1. Trabajo de investigación
El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a
determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan
determinadas condiciones.
Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza entre las ventas
pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un sombreado de color verde a
las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado
de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas.
Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten,
incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los
formatos de celda especificados.
Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos.
1.- Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.
2.- Pinchar en el menú Formato la opción Formato condicional. Aparecerá la siguiente
ventana, donde debemos establecer la condición para aplicar el formato deseado.
3.- Para establecer la condición se puede realizar de 2 formas:
a.- Valor de la celda. En este caso utilizamos los valores de las celdas seleccionadas
como el criterio de formato, elegimos la frase de comparación, que por defecto es
entre, e introducimos un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un
valor constante o una fórmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma.
b.- Fórmula. Para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas
seleccionadas. En este caso la figura que aparece es la siguiente
En el cuadro de la derecha escribimos la fórmula que debe evaluarse contra un valor
lógico VERDADERO o FALSO.
4.- Una vez establecida la condición, pulsamos el botón Formato y seleccionamos el
estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que queramos aplicar.
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2. Trabajo de investigación
El formato seleccionado solamente se aplicará si el valor de la celda cumple la
condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO.
6.- Para añadir otra condición, pulsamos el botón Agregar y repetimos los pasos del 3
al 5.
Pueden especificarse tres condiciones como máximo. Si se especifican varias
condiciones y más de una de ellas es verdadera, solamente se aplicará los formatos
de la primera condición que sea verdadera. Si ninguna de las condiciones que se han
especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Pueden
utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición.
Para buscar celdas que tengan formatos condicionales
1.- Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales específicos, haga clic en
una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar. Para
buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga
clic en cualquier celda.
2.- En el menú Edición, seleccionamos la opción Ir a y pulsamos el botón Especial...
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3. Trabajo de investigación
4.- Seleccionamos la opción Celdas con formatos condicionales y dependiendo de si
queremos buscar todas las celdas con formato condicional o bien las que tienen
formatos condicionales idénticos a la celda que tenemos seleccionada seleccionamos
la opción Todos o Iguales a celda activa, respectivamente.
Ejemplo:
En la siguiente hoja de cálculo se desea que la celda C2, donde se calcula la
diferencia entre A2 y B2, tenga el siguiente formato
- - negrita y cursiva si el valor está comprendido entre -2 y 2.
- - sombreado de color rojo si el minuendo es menor que el sustraendo.
Solución
En la celda C2 introducimos
=A2-B2
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4. Trabajo de investigación
Validación
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de
datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede
permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras
comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de
datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o
permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También
se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se
espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel
muestra un mensaje con instrucciones
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar
formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para
introducir datos como formularios presupuestarios o informes de
gastos.
En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos,
incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes
que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se
puede descargar para obtener ejemplos de validación que se
pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para
una celda:
Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un
número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o
máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una
fórmula para calcular la validez de un número.
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5. Trabajo de investigación
Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya
determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la
validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir
en una celda o exija un número mínimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una
celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo
esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista
desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la
selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes
diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los
datos y otro que aparece después de que el usuario intente
introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios
tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje
aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede
utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo
de datos que se han de introducir en la celda.
Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el
usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se
puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
• Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de
datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario,
incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce
los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura
el valor anterior de la celda.
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6. Trabajo de investigación
• Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de
datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un
icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no
válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones
y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
• Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de
datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un
icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda
para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la
celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida
de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no
válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la
validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que
introduce un usuario son válidos de modo que se pueden
comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una
entrada no es válida.
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