Joaquín Gairín y Jesús Martínez - EXPOELEARNING 2012

1. 22 acciones
Estrategias de implantación
de comunidades de
práctica.
Jesus Martínez

2. 2
Fases en la construcción de
CoPs
Preparación.
Diseño y construcción.
Consolidación.
Mejora permanente

3. 3
FASE DE
PREPARACIÓN

4. FASE DE
PREPARACIÓN
Decisiones previas
relacionadas con la
organización.

5. 5
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de
intercambio y de colaboración en la organización (utilizar
instrumentos estandarizados si es necesario)
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.
Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o
impacto).
3. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de
compartir).
4. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los
resultados concretos esperados.
5. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los
objetivos institucionales.
6. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de losobjetivos
.
1. Protocolización fase de preparación

6. 6
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de
intercambio y de colaboración en la organización.
1. Protocolización fase preparación
(Metodologia: lista de control)

7. 7
Escala de Madurez Organizacional
PREGUNTAS PREVIAS PARA EL EQUIPO PROMOTOR: Si No
1-¿Estáis dispuesto a salir de vuestra zona de confort?
2-¿Sois pacientes y disponéis de tiempo?
3-¿Tenéis la flexibilidad suficiente para adaptaros a lo que la
organización está dispuesta a ofrecer?
4-¿Disponéis de un plan y de estrategia?
5-¿Disponéis de un plan B?
COMENTARIOS

8. 8
Escala de Madurez Organizacional
INFRAESTRUCTURA Si No
• Los participantes disponen de los recursos
tecnológicos y materiales que faciliten su participación
en la CoP (ordenadores y software actualizados,
acceso a redes, medios de comunicación, etc ..)
• Los recursos disponibles son adecuados para la
creación y gestión de conocimiento entre empleados
• Existe un equipo interno de personas en la
organización donde vincular la gestión del
conocimiento (y la gestión de la CoP).
• El horario laboral puede proveer
un tiempo semanal para la participación en la CoP.
CULTURA ORGANIZATIVA
• Los empleados están dispuestos a compartir sus
conocimientos con el resto de compañeros.
• Entorno organizativo propicio para los procesos de
creación y gestión del conocimiento.
• El trabajo en la CoP se podría entender como una
actividad laboral más.

9. CLIMA LABORAL: Si No
• Ausencia de conflictos laborales y / o
institucionales tanto en el momento del inicio de la
comunidad como posteriormente en su desarrollo
• Ausencia de quejas y de otros factores
distorsionadores
CARACTERISTICAS DEL GRUPO
PROFESIONAL:
• Estabilidad de la plantilla: se da correlación entre porcentaje
elevado (más del 70%) de
profesionales estable (no interinos o sustituciones) y éxito.
• Uso de las TIC e Internet: a mayor uso de la tecnología
(herramientas de ofimática, etc.) e Internet en el lugar de
trabajo, más nivel de éxito.
• Carga laboral percibida: a partir de un determinado límite
correlaciona con fracaso.
• Autovaloración positiva del colectivo como poseedores de
conocimientos y experiencias que pueden transmitir:
además valoración positiva, más éxito
Escala de Madurez Organizacional

10. NECESIDAD DE
INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO EN EL GRUPO
PROFESIONAL Si No
• Participación en congresos, publicación de artículos, etc.
• Propuestas de mejoras organizativas elevadas a los jefes de la
organización en el último año.
• Necesidad previa de compartir conocimiento en el
colectivo: número de proyectos en los que ha
participado durante el último año.
• Transferencia de Conocimiento entre los miembros
del colectivo profesional
Escala de Madurez Organizacional

11. ORIENTACION DE LOS DIRECTIVOS A COPS Si No
• Escucharían y apoyarían demandas de les CoPs
• Se implicarían en el funcionamiento de la comunidad
de práctica favoreciendo la consecución de
sus objetivos.
• Permitirían la integración
de las mejoras conseguidas por la CoP en la
organización
.
NECESIDADES DE LA ORGANIZACION
• Desarrollar conocimiento en un determinado ámbito.
• Facilitar el intercambio de conocimiento tácito.
• Prevenir la pérdida
de conocimiento organizacional y acelerar la
generación de capacidades.
• Desarrollar modelos de aprendizaje organizacional.
• Optimizar procesos operativos.
• Integrar grupos geográficamente dispersos
• Acelerar los procesos de innovación y transferencia.
en las organizaciones.
Escala de Madurez Organizacional

12. 12
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.
3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o
impacto).
4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura
de compartir).
5. Identificación de patrocinadores.
1. Protocolización fase preparación (1)
( Metodologia: entrevista convergente)

13. 13
La técnica de la entrevista convergente
(Adaptada de Vasquez 2005)
• Esta es una técnica para recoger datos cualitativos.
Se utiliza un procedimiento sistemático para afinar
cada vez más la información así recolectada.
• Este procedimiento funciona por ciclos (o
iteraciones). Se empieza con una pequeña serie de
entrevistas hechas por uno o dos entrevistadores.
Luego se analizan las entrevistas hechas y se
prepara la próxima ronda de entrevistas.

14. 14
Propuesta de modelo para adaptacionPropuesta de modelo para adaptacion

15. 15

16. 16
Mapa de conocimiento

17. 17
Mapas de conocimiento

18. 18
Entrevista para la identificación de
conocimiento crítico
¿Qué es lo que hace
difícil esta actividad/
/práctica?
Errores comunes ¿En que difieren los
expertos de los
novatos?
Nombre de la actividad: …………………………
Persona entrevistada:……………………………

19. Taller 1
Relación de problemas encontrados
Identificación de
problemas reales
de conocimiento
en la organización

20. Prácticas críticas
Identificación
de prácticas
críticas
(selección por
por interés o
impacto)
Taller 1

21. Identificacion de grupos dinámicos
Identificación
de grupos
dinámicos y
patrocinadores
Taller 1

22. Identificacion de patrocinadores
Identificación
de posibles
patrocinadores
Taller 1

23. 23
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)
7- Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados
concretos esperados.
8- Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos
institucionales.
9- Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.
1. Protocolización fase preparación (2)

24. 24
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)
1. Protocolización fase preparación

25. 25
Propuesta Plantilla
Análisis del riesgo y oportunidad
Características
del entorno
organizativo
propuesto:
DEBILIDADES
(Aquello que falta para conseguir una
buena implantación)
OPORTUNIDADES
(Qué podemos encontrar en el entorno que
nos ayude conseguir una buena implantación )
AMENAZAS
(Aquello que puede dificultar y actuar
como barrera para conseguir una buena
implantación)
FORTALEZAS
(Aquello que ya tenemos y nos ayuda a
conseguir una buena implantación)

26. Alineamiento Objetivos Cops/Objetivos Estratégicos
Objetivos a
cumplir y su
relación con
los objetivos
estratégicos
Taller 2
Objetivo CoP (¿qué se aporta?) Objetivo Estratégico

27. Entrevista Institucional (1)
Entrevista (s)
Institucional
(aspectos a
tratar)
Taller 2
Mejoras para la organización
Orientación de la CoP
Política de incentivos
Propuestas de métricas
Propuesta de cordinador y
de e-moderador
Costos
Mejoras para el colectivo
Otros

28. FASE DE
DISEÑO

29. 29
10. Reunión de lanzamiento de la CoP con el grupo profesional
amplio.
11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y
responsabilidades (modulable y escalable).
12. Introducir tecnología bajo demanda y en función de
necesidades reales.
13. Delimitar les responsabilidades de cada participante de la CoP.
14. Vincular estructuras que puedan inyectar información y
conocimiento a la CoP.
15. Política de incentivos.
16. Planificar política de difusión interna y externa.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

30. 30
10. Reunion de lanzamiento de la CoP
(con el grupo profesional amplio).
2. Diseño/Construcción del modelo de CoP

31. Reunion de lanzamiento (1)
Reunión de
lanzamiento
(Aspectos a
tener en
cuenta)
Taller 3
Convocatoria abierta a
Propuesta de diferentes modelos
de CoPs
Propuesta/elección de e-
moderador y procedimiento para
añadir miembros.
Organización del circuito de
comunicación con el grupo
profesional amplio
Presentación de la iniciativa y de sus
promotores
¿Presencia lideres formales y
informales?
¿Presencia de un ponente
inicial atractor?

32. Reunion de lanzamiento (2)
Reunión de
lanzamiento
(Aspectos a
tener en
cuenta)
Taller 3
Propuestas de temas a
trabajar (formato taller)
Valorar si es necesario
hacer formación previa
Compromisos que
adquieren los miembros
Explicación de la
tecnología disponible

33. 33
11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y
responsabilidades (modulable y escalable).
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

34. E-MODERADOR
Responsabilidades
Taller 2
Roles

35. COORDINADOR
Responsabilidades
Taller 2
Roles

36. ROLES
E-moderador
Internos
Externos
Participantes activos
Lectores
Participantes ocasional
Coordinador
Experto
ResponsabilidadesRoles
Taller 3
Otros
Otros

37. 37
12. Introducir tecnologia bajo demanda y en función de necesidades
reales.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

38. Inventario de tecnología disponible
TIPO
Taller 3
FUNCIONALIDADES
Corporativa
Externa

39. 39
13. Vincular estructuras que puedan inyectar información y
conocimiento a la CoP.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

40. Inventario de recursos de informacion y conocimiento disponibles
TIPO
Taller 3
FUNCIONALIDADES
Internos
Externos

41. 41
14. Política de incentivos.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP

42. Incentivos disponibles
TIPO
Taller 3
VALORACIÓN
E-moderador
Personas expertas
invitadas
(no remuneradas)
Participantes
directos
Participantes
periféricos
(ocasionales
y lectores)

43. FASE DE
CONSOLIDACION

44. 44
15.Eficiencia en el trabajo presencial.
16.Eficiencia en el trabajo on line
17. Métricas. Indicadores de retorno sistematico.
18. Formación y soporte tecnologico a demanda.
3. Consolidación

45. 45
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS

46. 46
EFICIENCIA EN EL TRABAJO ON LINE
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS

47. 47
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL/ON LINE
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS

48. 48
16. Estrategias para poner el conocimiento creado en circulación y
difundirlo a la organización.
3. Consolidación

49. 49
ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
Taller 4
DESCRIPCIÓNPRESENCIALES TIPO

50. 50
ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
Taller 4
DESCRIPCIÓNON LINE TIPO

51. 51
17.Indicadores de retorno: Métricas
18. Formación y soporte tecnológico a demanda.
3. Consolidación

52. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de proceso
Breve justificación

53. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de
producción
Breve justificación

54. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de impacto
Breve justificación

55. FASE DE
MEJORA
PERMANENTE

56. 56
19. Consideración de nuevos retos para las CoPs.
20. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP
21. Política regular de difusión dentro y fuera de la organitzación.
22. Protocolización del proceso y diseminación (Manual)
4. Mejora permanente

57. 57
Taller 3
Valoración
Problemas
Necesidades
Nuevas necesidades y problemas de la organización
Breve descripción

58. 58
HERRAMIENTAS

59. Gastos Directos
Remuneraciones
• E-moderador
• Coordinador de grupo (si hay más de un grupo)
• Experto externo
Jornada de Buenas prácticas
Gastos Indirectos
• Personal administrativo
• Aulas y espacios
• Mantenimiento portal y difusión.
Modelo económico CoPs
Compartim

60. 60
DESPESES CoP

61. Comunidad:
Año:
Comunidad de práctica de X (a rellenar)
Grupos de trabajo, precisiones:
Si la CoP se divide en diferentes grupos, indique cuál de las siguientes opciones se utilizará:
- grupos de trabajo internos y simultáneos: la comunidad se reúne entera, y durante la sesión se divide
en grupos, pero todos los asistentes se reúnen según un mismo calendario.
- grupos de trabajo independientes: cada uno está formado por miembros diferentes y se reúne según
un calendario propio. En este caso, ante todo, debe obtener el visto bueno de su dirección y de J. Martínez
del CEJFE y deberá rellenar una plantilla de planificación para cada uno de los grupos indicando en el título
"Comunidad de práctica de X (grupo de trabajo sobre / de X)
Metodología y
calendario de
aplicación de los
productos
elaborados el año
anterior
Productos de
conocimieto para
este año
Breve resumen de
aquello que se
aportará o se
innovará para la
organización
Plantilla de Planificación del trabajo de la CoP

62. Calendario de Trabajo (ejemplo real)
Gener Febrer Març/Abril Maig Juny Setembre Octubre Novembre Desembre
Observació:
Cada CoP ha de
pactar la
periodicitat de les
reunions amb la
seva Direc. Gral.
-Curs:
del
26/01/11
al
22/02/11
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Cloenda
del curs en
línia i IX
seminari
Compartim:
22/02/11,
de 16 a 20 h
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Lliurament
de la
primera
part del
producte
per a les
CoPs que
fan la
jornada al
2n.
semestre:
límit
30/06/11
-X seminari
Compartim:
29/06/11
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-XI
seminari
Compartim:
29/09/11
-Lliurament
de la versió
definitiva i
validada del
producte:
20 dies hàbils
abans de la
jornada
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Lliurament
de la versió
definitiva i
validada del
producte:
20 dies hàbils
abans de la
jornada
-Jornada de
la CoP
-VI jornada
del
programa
Compartim:
30/11/11
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Lliurament
de la versió
definitiva i
validada del
producte:
20 dies hàbils
abans de la
jornada
-Jornada de
la CoP
-Reunió
treball
presencial:
data
horari inicial
– horari final
lloc
-Jornada de
la CoP

63. Fichas de Control
Instrucciones: estas reuniones presenciales se combinarán con una actividad virtual regular e intensiva en
el espacio de la CoP y el de e-moderadores del e-Catalunya. El éxito del trabajo colaborativo depende de
la implicación tanto presencialmente como en línea. Las horas presenciales constarán en un certificado de
formación para los asistentes (siempre que cumplan con el porcentaje de asistencia mínimo establecido) y un
certificado de coordinación de actividad para el e-moderador y / o los coordinadores de grupo.
Miembros
de la CoP
que
asistiran a
las
reuniones
presencial
es
1-Nombre, apellido y e-mail
2- etc.
Experto(s) Si cree que necesitará la ayuda metodológica o teórica de un experto en la fase final
de elaboración del producto de la CoP, debe enviarle la correspondiente solicitud
motivada con una previsión global de horas a Jesús Martínez. Si obtenemos la
autorización, le pediremos una planificación más precisa. No se puede empezar a
trabajar con el experto antes de obtener esta autorización y de haber entregado la plantilla de
planificación del experto.

64. Modelo de Acta

65. Control de asistencia presencial

66. 66
FICHAS DE
SUPERVISIÓN DE
COPS

67. 67
Nombre de professionals
col·lectiu
Altes en e-
Catalunya
Nombre Connexió e-
moderadors
Total del
Col·lectiu
Nombre d'aportacions de e-
moderadors
Participants e-
Catalunya
% de
participaci
ó
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia
Juvenil
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia
Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche
Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia
Palau)
Treballadors Socials
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults
Resums Estadistics

68. 68
VALORACIONS PART PRESENCIAL
Reunions Fetes Participacions % Participació Hores Totals
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justicia Juvenil
Medi Obert
Mediadors Justicia Juvenil
Assessorament Penal Menors
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia
Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (treball
familar i amb l'entorn)
Treballadors Socials (mesures
penals alternatives)
Treballadors Socilas (Estrangeria)
Mediació Familar
Assessorament Penal Adults
Mitjana

69. 69
On line presencial productes
En aplicació productes
07
Aplic. 09
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia Juvenil
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche
Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia Palau)
Treballadors Socials
(estrangeria)
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults