1. WORK FLOW
INGENIERÍA CONCURRENTE
Isabel Cristina Barrera
Alejandra Alzate Pineda

2. INTRODUCCION
• En un principio se utilizó el termino workflow (flujo de trabajo), que
viene desglosado de procesamiento, para flujos involucrados con
masa y energía. Con el tiempo, fueron estudiados y mejorados por
medio de estudios de tiempo y movimiento.
• Uno de los flujos de trabajo que inspiro el término workflow fueron
las líneas de montaje, donde el pensamiento primitivo en torno al
trabajo era mucho mas sofisticado de lo que se entiende
comúnmente.
• A partir de todo lo anterior comenzaron a tenerse en cuenta los flujos
de información y conceptos relacionados como:
optimización, rendimiento y utilización de recursos. De ahí, se
difundió el estudio de la organización racional del trabajo de la planta
de fabricación a la oficina, la conexión de la información entre todos
los involucrados, sistemas de registro y otros sistemas sofisticados
para la gestión de flujos físicos de información, dando como
resultado la evolución a flujos de información formales, teorías de
Estasoptimización matemática, de tecnologías de la información de flujos de trabajo en
ideas desataron toda una gama flujos de trabajo racionales
manufactura, servicios, trabajos de información pura, sistemas flexibles de fabricación, justo a
tiempo de gestión de inventario, y otros sistemas altamente ágiles y adaptables de flujo de trabajo .

3. automatización y
seguimiento de procesos
administrativos .Involucra
documentos, información o
tareas que pasen de un
participante a otro, para la
sistema informático que realización de tareas
gestiona y define una especificas.
serie de tareas dentro de Sirve como una
una organización para representación
producir un resultado virtual de un trabajo
final. Se compone de real, donde se
una secuencia de pasos, describe un flujo que
cada uno sigue el puede referirse a un
precedente y termina documento o
justo antes de que producto, etc.
comience el siguiente.
WORK
FLOW
¿Qué es?

4. Término utilizado en la
programación de las
computadoras para
permiten al usuario definir capturar y desarrollar
flujos de trabajo diferentes los recursos y la
para diferentes tipos de interacción HUMANO-
puestos de trabajo o MÁQUINA. Estrechamente
procesos. relacionado con
campos en la
Estrechamente relacionado investigación de
con los conceptos que operaciones, áreas
describen la estructura de que estudian la
la organización: pasos, naturaleza del
funciones, equipos, trabajo cuantitativa o
proyectos, políticas, cualitativamente
jerarquías, etc.
WORK
FLOW

5. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación
ISO.
Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y
simple.
Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas
a sus solicitudes.
Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el
envío de documentos.
Permite observar el desempeño real de cada Reduce los tiempos en los ciclos de los
persona que participa en sus procesos procesos.
administrativos. Facilita la eliminación del papel en los controles
Asegura el cumplimiento de estándares administrativos.
obligatorios en su organización. Mejora la productividad en departamentos de
Ayuda a implementar proyectos de mejora atención a clientes, empleados o usuarios.
continua y monitoreo de la calidad. Agiliza la gestión administrativa en esquemas
Optimiza la utilización de los recursos. de gobierno digital y corporativos eficientes
WORK
FLOW
Benefici
os

6. Integración con sus sistemas actuales para hacer más eficiente la cadena de
suministros.
Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar errores, y realizar
las adecuaciones pertinentes en línea.
Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles
personales o funcionales.
Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones
específicas.
Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por
cumplimiento de condiciones específicas.
Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow.
Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-
Administración de procesos centralizada por medio asignaciones basadas en horas laborales.
de su interfaz unificada.
Análisis de procesos concluidos, así como de
Colas de trabajo para la utilización óptima de los procesos corriendo en tiempo real.
recursos.
Reporte de auditoría detallado sobre el
Fácil personalización de interfaces de usuarios. progreso y respuestas del flujo de trabajo.
Optimizado para diseño de largos y complejos Lista de actividades con una columna
flujos de trabajo. conteniendo cada actividad en donde el usuario
Administración de procesos centralizada. participa.
Múltiples canales para activar tareas:
Web, Outlook, Email, Messenger, SMS.
WORK
FLOW
ventajas

7. CARACTERI
Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos
STICAS
por la alta dirección de su organización, permitiendo
observar el desempeño real de sus
procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es
necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar
sus objetivos.
Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño,
sus políticas y procedimientos internos se podrán llevar
a cabo al pie de la letra, pues permite dibujar fácilmente
diagramas de flujo estructurados con reglas de negocio
bien definidas.
La mejora continua de sus procesos administrativos, es
un punto básico pues podrá realizar constantemente
ajustes a los mismos, para minimizar los errores, los
cuellos de botella y el incumplimiento de metas.
cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le
permite vigilar con lujo de detalle el status de sus
procesos de negocios, y desde donde usted podrá
organizar, analizar, interpretar y presentar los datos
producidos por el sistema.

8. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y
monitorean con Workflow son trámites gubernamentales,
requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes,
reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de
vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra,
peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias,
sistemas de control de gestión, etc.
Workflow automatiza al menos hasta cierto grado, un
proceso o procesos. Los procesos son por lo general
relacionados con los negocios, pero puede ser cualquier
proceso que requiere de una serie de pasos que se
pueden automatizar mediante el software. Algunos de los
pasos del proceso pueden requerir la intervención
humana, tales como la aprobación o el desarrollo de un
texto personalizado. Las aplicaciones avanzadas
permiten a los usuarios introducir nuevos componentes
en la operación. Un proceso de flujo de trabajo puede
implicar un cambio constante y la actualización.

9. Que empresas deben usarlo?
• Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que
deseen aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos.
• Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran
documentos digitales para dar soporte a las transacciones.
• Organizaciones que deseen tener un solo software que administre
toda su información corporativa y automatice sus procesos
administrativos.
• Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que
resuelva múltiples necesidades puntuales para cada área o
departamento.
• Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que
genere reportes en línea y alertas por e-mail.
La variabilidad es inevitable en cualquier proceso, pero
teniendo Workflow, se limita a causas inherentes al
proceso, que son medibles, controlables y mejorables.