2. اجزاء الرسالة :
1~الترويسة :
• تكون مطبوعة على الجزء العلوي على الورقه المعده لكتابه
وتشمل :
• عنوان الشركه المرسله من حيث
• البلد والموقع ورقم صندوق البريد والهاتف والفاكس والبريد
اللكتروني .
3. 2~الرقم ”الاشارة ” :
• وهو الرمز موجز يدل على المواضوع الرسالة بالاضافه الى
ترتيبها الرقمي في دفتر الصادر للمؤسسة .
4. 3~ التاريخ :
• أي تاريخ ارسال الرسالة ويواضع اعلى الصفحه الى اليمين
والقاعدة المتبعه في كتابة التاريخ هي :
اسم البلد المرسل اليوم الشهر السنه
ملحظه
:يكتب الشهر بالحروف ضمانا لعدم التزوير
وليكون دليل قانوني.
5. 4~ مركز المرسل اليه وعنوانه :
• يكتب العنوان في الزاوية الليمنى ومن اعلى في الرسالة
باللغة العربية وفي الزاوية اليسرى للرسائل باللغة النجليزية
ويكون تحت التاريخ والرقم مبااشره ويكون التسلسل بالشكل
التي :
• اسم المرسل اليه, ومركز المرسل اليه, اسم الشركه أو
المؤسسة,وبعدها صندوق البريد , ثم اسم البلد ،وأخيرا اسم
الدولة
8. 7~جسم الرسالة :
وفيها يتم طرح الموضوع الذي تهدف اليه الرسالة وتبحث •
في شأنه متضمنة كل المعلومات , ويجب مراعاة عدة امور :
اليجاز في طرح الموضوع •
استخدام لغة سهله •
الدخول الى الموضوع فورا وبكل وضوح •
استخدام اسلوب النقناع ل اسلوب التهديد وترك مجال للتفاهم •
لقحقا وعدم كتابة اية كلمات يمكن ان تستخدم ضد المرسل
في المستقبل
9. 8~التحية الختامية :
• هي عبارة موجزة ومهذبة ,تنسجم مع التحية الفتتاقحية ,تختتم
بها الرسالة , مثل : )وتفضلوا بقبول فائق القحترام والتقدير (
• أو ) وانقبلوا القحترام (
• أو ) مع الشكر والتقدير (
10. 9~التونقيع و الخاتم :
• نقبل تونقيع الرسالة أو وضع الخاتم عليها يجب ان تقرأ
الرسالة مجددا للتأكد من خلوها من الخطاء , او من عدم
اهمال أي نقطه يراد ايصالها للمرسل اليه , والتونقيع يضفي
صفة ) الرسميه ( على الرسالة , بينما الخاتم لوقحده ل يكفي
لبثبات نقانونية الرسالة ,كما يجب ذكر اسم المرسل ومركزه
الوظيفي اسفل التونقيع .
11. 01~المرفقات :
• اذا أرفقت الرسالة بمستندات أخرى كالتقارير , أو فواتير
البيع أو الشراء فيجب الشارة الى هذه المرفقات في اسفل
الرسالة , فتكتب كلمة مرفقات وتذكر .
12. 11~نسخ اصحاب العلنقة :
• هي الجهات المعنية بالطلع على المعلومات الوارده في
الرسالة ,والمطلوب منها اتخاذ اجراءات بشأنها , ويشار الى
الجهات التي يتقرر ارسال اليها في الجزء السفل من الرسالة
وفي الجانب اليمن منها .
13. 21~الرموز :
• هي عبارة عن الرحرف اللولى من اسم كاتب الرسالة
لوطابعها .
14. انواع الرسائل التجاريه :
• الستفسار :
• اما ان تكون استفسار عن اشخاص , ألو مؤسسات ألو بضاعة .
15. الرد على الستفسار :
• للرد على الستفسارات المطرلورحة ,لوالردلود ممكن أن
تكون ايجابية ألو سلبيه .
16. العرض :
• تستخدم لعرض سلعة معينة ألو مجموعة السلع التي
تبيعها الشركة,لوقد يوضح في العرض السعر , لو
المواصفات ,الو الخدمات ما بعد البيع .
17. الطلب :
• )هي عبارة عن عقد بين البائع لوالمشتري (،تكون ردا على
رسالة العرض ،فإذا لوجد المشتري ان السلعه المعرلوضة
مناسبة من رحيث السعر لوالمواصفات ، فانه يطلب شراءها.
18. تنفيذ الطلب :
• لوهي رسائل لبثبات عملية شحن البضائع المطلوبة
للمشتري ،لويتم ارفاقها في العادة بفاتورة تتضمن مواصفات
البضاعة من رحيث الكمية لوالسعر .
20. الرد على الشكوى :
• وهي التي ترعسل في مقابل رعسالة الشكوى للعتذار ،أو
لصل ح الخطأ ، أو التوضيح المر الذي عسبب عسوء الفهم.
21. مواصفات الرسالة الجيدة
تضمن الرعسالة قدر كاف من الكلمات والعبارة الدالة على التحترام والتقدير . •
تجنب اعستخدام العبارات السلبيه والغامضة بقدر المكان،وكذلك تجنب تكرار •
العسف والعتذار .
اعستخدام الجمل المبنية للمعلوم لن لها وقعا اكبر من الجمل المبنية للمجهول . •
اللتزام بقواعد اللغة من تحيث ترتيب الكلم ،كما يجب النتباه الى تحذف الكلمات •
الزايئدة التي تضيف شيئا لفهم القارئ ،ومحاولة تجنب الطخطاء اللغوية والمليئية
قدر المكان.
التعبير عن مضمون الرعسالة بأقل عدد من الكلمات ،وإيصال الهدف للقارئ دون •
الطخلل بالمعنى.
الدطخول الى الموضوع فورا وبكل وضو ح . •