El documento describe los beneficios de adoptar un enfoque de gestión por procesos en las organizaciones. Explica que este enfoque se centra en satisfacer al cliente mediante la alineación de los procesos con la estrategia de la organización y el uso de herramientas de mejora continua. También destaca que la gestión por procesos requiere un cambio de paradigma y nuevos roles y responsabilidades dentro de la organización.
1. “ La cosa más difícil del mundo no es que las personas acepten nuevas ideas, sino hacerles olvidar las viejas prácticas” John Maynard Keynes ANÁLISIS POR PROCESOS
3. Organización Tradicional Producción Sistemas Contabilidad Mercadeo PRESIDENCIA DESVENTAJAS: Procesos fragmentados Descuido del cliente Largas esperas Procesos sin dueños Inflexibilidad Poca innovación Burocracia Responsabilidades dispersas Errores frecuentes Empleados frustrados Las organizaciones clásicas basan su forma de operar en funciones definidas, en donde existe un deficiente aprovechamiento de los recursos
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5. Organización por Procesos Individual Gerentes y Directores Concentración en los resultados y productos Equipo Entendimiento de su aporte al resultado final Dueños de procesos y Lideres de procesos CAMBIO DE PARADIGMA Organización por procesos Organización funcional Concentración en tareas Entendimiento de las funciones La transformación en una organización por procesos no se limita a su documentación, conlleva a un cambio de paradigmas y a la utilización de un nuevo lenguaje
6. Enfoque Metodológico Riesgo Control Proceso Mapas de Riesgo Planeación estratégica La Gestión de Procesos debe estar alineada a la estrategia y a la estructura, incorporando herramientas de mejoramiento y seguimiento a los procesos. Flujogramas Matrices de interacción Acuerdos de niveles de servicio Matrices de roles y responsabilidades Indicadores MEJORAMIENTO CONTINUO Cadena de Valor Proceso P1 P2 P1 X P2 X R / R F1 F2 P1 X X P2 X Planear Hacer Verificar Actuar Conciencia de la Calidad P H V A
7. Gestión Procesos … Planeación estratégica La operación por procesos exige que estos estén alineados a la estrategia definida en la organización, para de esta manera lograr la consecución de metas y objetivos, mediante un despliegue estratégico en todos los niveles de la organización. ¿Hacia dónde se dirige la organización? ¿Qué requerimos para hacerlo bien y alcanzar la estrategia? ¿ Cómo llegamos? ¿Cómo lo alcanzamos? ¿Cómo medimos que tan bien vamos? Ejecución Aprendizaje & Innovación Procesos Internos Clientes Financiero Indicadores Clave de Desempeño / Medidas Aprendizaje & Innovación Procesos Internos de Negocio Clientes Financiero Estrategia Visión Diseño , Desarrollo de Soluciones. Factores Críticos de éxito ¿Que debemos hacer?
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9. ENTRADAS SALIDAS RECURSOS / INSUMOS PROCESO Actividades PRODUCTO / SERVICIO Con base en la cadena de valor se define el mapa de procesos y se desarrollan los procesos en sus diferentes niveles. Gestión por Procesos … Mapa de Procesos La definición de los procesos y sus actividades se realiza con base en el ciclo de mejoramiento PHVA Planear Hacer Verificar Actuar Conciencia de la Calidad P H V A
10. Gestión por Procesos … Herramientas de Apoyo Riesgo Criticidad Control Proceso Mapas de Riesgo Los procesos deben apoyarse en herramientas de modelamiento, control y seguimiento para asegurar la efectividad en su aplicación. Flujogramas Matrices de interacción Acuerdos de niveles de servicio Matrices de roles y responsabilidades Indicadores Normatividad Proceso P1 P2 P1 X P2 X R / R F1 F2 P1 X X P2 X Estratégico Táctico Operativo
11. Gestión por Procesos… Estructura Organizacional Equipos de trabajo Dueño de proceso 1 Líder de proceso Líder de proceso Equipo de trabajo X X X X X X X X Coordinador de equipo de trabajo Con la definición de Procesos, aparecen nuevos roles y formas de organización dentro de la organización. Un factor clave de éxito es alinear la estructura organizacional a los procesos y empoderar al capital humano. Dueño del macroproceso Dueño de proceso 2 Equipo de trabajo Coordinador de equipo de trabajo
12. Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos medición, análisis y mejora SALIDAS Mejora continua del Sistema de gestión de la calidad ENTRADAS C L I E N T E S Productos / Servicios Requisitos C L I E N T E S Satisfacción ISO 9001:2000 y los Procesos Insumos / Recursos El Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000 se fundamenta en un modelo de Gestión por Procesos , orientado al mejoramiento y a la satisfacción del cliente. Realización del producto
13. Beneficios de la implementación de un SGC Mejora imagen Eficacia Eficiencia Competitividad Mejora Continua SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Implementar un Sistema de Gestión de Calidad trae una serie de beneficios que mejoran el desempeño organizacional.
14. Beneficios personales de la implementación de un SGC SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Estabilidad laboral Mejoramiento de las relaciones personales Participación en la planeación estratégica Motivación para trabajar Desarrollo de Competencias y Empoderamiento Además trae beneficios a personales a los involucrados.
