As novas funções do arquivista na era digital

Nótulas sobre as novas funções dos arquivistas?
Autor: Ricardo Charters d’Azevedo
Resumo:
Como instituições culturais, os arquivos, os museus e as bibliotecas, incorporam um
conjunto de valores e bens, que sabemos ter grandes ligações e que são hoje
consideradas propriedade partilhada pelo cidadão. A sociedade pretende usufruir
daquela propriedade, pelo que, quer o arquivista, quer o bibliotecário, quer o
museólogo, trabalham em três instituições que estão cada vez mais próximas e
interligadas. Através de alguns exemplos e de literatura recente explica-se como a
dimensão custodial, culturalista e historicista do arquivo se tem vindo a alterar levando
a que os seus atuais «cultores» se reformem, obrigando a que o arquivista adquira
novas competências, para responder nomeadamente à introdução das TI e ao
incremento da ligação com a comunidade, como já o fazem, em parte, os bibliotecários
e os museólogos.
Palavras chaves: arquivos, bibliotecas, museus, formação, metadados
Briefs notes on new tasks of the archivists?
Abstract:
As cultural institutions, archives, museums and libraries, incorporate a set of assets,
which we know have great links and which are now considered shared ownership by
the citizen. The society intends to make use of that property, so whether the archivist
or librarian, or the curators, work in three institutions that are increasingly close and
interconnected. Through some examples and recent literature we explain how the
custodial dimension, culturalist and historicist of the archives has been changing with
the result that their current «culturers» retire, requiring that the archivist acquire new
skills to meet in particular the introduction of IT and the increasing the connection with
the community, as I do, in part, librarians and curators.
Key-words: archives, libraries, museums, training, metadata

A necessidade de formação do “novo “ arquivista
Numa empresa, o gestor de arquivos correntes é basicamente um administrativo e o
arquivista é um historiador. De forma mais direta e simples, podemos resumir dizendo que
arquivistas estão interessados em cultura, história e eventos passados; gestores de arquivos
correntes estão preocupados com a eficiência e com o presente.
No continuum que vai desde a criação do documento, passando pelo seu arquivo
corrente, tratamento, seleção/arquivo e difusão ao público interessado, com uma ligação forte
entre a informação e as novas tecnologias, obriga naturalmente que haja uma formação em
adequada pelo que Ribeiro (2005, p. 8 e 9) pergunta se a formação recebida atualmente pelos
arquivistas os prepara e os dota de capacidade de resposta aos novos desafios nomeadamente
os colocados pelas tecnologias da informação e comunicação.
Já em 2002, Silva e Ribeiro (2002, p. 37) definiam informação como:
«Um conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos significantes) socialmente
contextualizadas e passiveis de ser registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda
magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada».
A partir desta definição, a profissão de arquivista não pode continuar a ser aquele que
guarda, conserva e arruma papéis e outros documentos, servindo preferencialmente
investigadores, tendo uma função quase mecânica e administrativa. Lembramos que como
afirma Ribeiro (2002, p. 6) que a «ênfase posta nos procedimentos técnicos (classificação,
ordenação, descrição, etc.), só por si, não foi suficiente para conferir à arquivística um estatuto
de disciplina científica, pois a falta de fundamentação teórica e metodológica constituiu um
forte handicap na afirmação de cientificidade». No novo contexto informacional e tecnológico,
colocam-se novos desafios, nomeadamente passará a ser um gestor de informação criada e
produzida e usada em multi-contextos e em diferentes meios.
Além disso, por força e obrigação de associar a documentação ao património, como
por exemplo, a casa e móveis com que ela conviveu, tem toda a lógica, como já defende
Ribeiro (2002, p. 8 e 9) que se associe ao arquivista, o bibliotecário, o documentalista e o
especialista em informática de gestão, criando um novo perfil profissional, com as
competências necessárias para que o cidadão possa usufruir de um bem que criou, apoiou e
que quer usar.
Num artigo de 2005, Upward e McKemmish (2006, p. 220) já se preocupavam com a
urgente necessidade de formação, afirmando:
«teaching continuum style offers a way of addressing this challenge. It provides opportunities for archival
students to acquire general understandings of cognate disciplines and, in harmony with these
understandings, to gain specialized knowledge and skills in recordkeeping and archiving. For students in
cognate disciplines (for example librarianship, information technology management, information systems

development, business intelligence, information management, knowledge management, cultural heritage
management) it enables cross-disciplinary understandings of recordkeeping and archiving to be acquired.
It also infers all students some meta-level knowledge and skills that apply widely across the information
landscape.»
Igualmente, estes dois autores propõem a «activity-based learning» como forma de
ultrapassar um dos principais problemas que é a constante expansão do conhecimento
humano na medida em que tem impacto direto nesta profissão. Tal obriga a aprender fazendo,
enquadrando a expansão de ideias e de compatibilidade do processamento da informação e
da comunicação em termos de resolução de problemas específicos. Será que a existência de
um Erasmus, nacional ou europeu na profissão, não iria permitir responder a este desiderato?
Sabemos que os gestores da informação e dos arquivos necessitam de um grande leque
de competências — têm de entender as necessidades de informação sobre negócios dos seus
parceiros, de ter experiência no contacto com o público e com os seus colegas, bem como na
gestão de projetos; de ser capaz de falar e de entender especialistas em TIC e de ser adaptável
às necessidades de mudança da sua organização. A gestão da informação já não é mais da
única responsabilidade de um pequeno grupo de especialistas qualificados (e iluminados).
Percebe-se a vantagem da existência de uma colaboração entre os funcionários das
diversas organizações e instituições responsáveis por arquivos (continuum, interoperabilidade
e portabilidade), da necessidade e importância de se encontrar o apoio do público,
demonstrando-lhe que as dotações orçamentais atribuídas aos arquivos são cuidadosamente
aplicadas, por exemplo, pela disponibilização on-line da muita informação existente, bem
como respondendo atempadamente aos pedidos efetuados.
Todos nós nos lembramos como era difícil, para o cidadão comum, consultar o Diário
da República, que publicava leis que ele tinha a obrigação de conhecer e respeitar. Hoje, a
difusão eletrónica do Diário da República responde muito bem a quem dele necessita. A
montagem de sistemas que permitam o uso do crowdsourcing (Charters-d’Azevedo, 2014)
irá permitir igualmente um aumento da difusão de documentos, bem como evitar que
arquivistas, agora requalificados, se mantenham ligados ao desempenho de atividades
administrativas repetitivas.
Questões:
A formação recebida atualmente pelos arquivistas prepara-os e dota-os de
capacidade de resposta aos novos desafios nomeadamente os colocados pelas
tecnologias da informação e comunicação (TIC)?
Deverá o arquivista passar a ser igualmente um gestor da informação criada,
produzida e usada em multi-contextos e em diferentes meios?

A conceção unitária dos arquivos obriga a uma cooperação entre os diferentes
profissionais (técnicos e empregados administrativos, juristas, informáticos,
tecnólogos, etc.), exigindo também uma coordenação atenta às contribuições de
cada um para que os arquivos respondam aos objetivos de garantia a curto e a longo
prazo. Será que esta coordenação deverá ser atribuída aos arquivistas?
Deverá ser criado um novo perfil profissional que associe o arquivista, o
bibliotecário, o museólogo e o especialista em informática de gestão, com as
competências necessárias para que o cidadão possa usufruir de um bem que criou,
apoiou e que quer usar?
A necessidade de aprender fazendo, enquadrando a expansão de ideias e de
compatibilidade do processamento da informação e comunicação com a resolução
de problemas específicos, não justificará a criação de um programa na profissão do
tipo Erasmus, que permita responder a este desiderato?
Distinção pouco clara: bibliotecas, arquivos e museus
Até hoje, as bibliotecas, os arquivos e os museus assumiram que os clientes, ou seus
utilizadores, os visitavam, e ficavam tranquilamente aguardando a sua entrada nas suas
instalações. Hoje, a maioria daquelas instituições, e especialmente os museus, porque cobram
entrada, preocupam-se com a divulgação da sua existência e preparam exposições
especialmente apelativas em termos culturais para o grande público. Outras daquelas
instituições procuram mostrar-se relevantes nas suas comunidades, colaborando com as
autoridades locais na organização de eventos históricos e culturais.
As bibliotecas, arquivos e museus usam a sua experiência, procurando maximizar a
«exploração» do espólio que detêm e as coleções que receberam para, por assim dizer,
justificar a sua existência e no fundo o orçamento que anualmente lhes é atribuído. No
entanto, verifica-se que bibliotecas, arquivos e museus são frequentemente parceiros naturais
colaborando e cooperando, na medida em que muitas vezes servem uma mesma comunidade,
de maneira semelhante.
As bibliotecas, os arquivos e os museus são três declinações de instituições culturais
do mesmo tipo e são vistas pelo público como culturais e difusoras de informação. No entanto,
a perceção pelo público, de cada uma delas, não é igual. As bibliotecas dominam na área da
informação e os museus no cultural. O potencial dos arquivos como instituição custodial, não

é percetível pelo público, assim como não se apercebem ainda que os arquivos têm uma
responsabilidade na área cultural e de informação.
No passado, estes irmãos desavindos, como René-Bazin (1994, p. 33) lhes chamou,
guerreavam-se. Por exemplo, entre as bibliotecas e os museus, a propósito das coleções de
desenhos ou de estampas, pela indefinição de se saber se se tratavam de obras de arte ou se
elas entravam na classificação de material em depósito legal; entre as bibliotecas e os arquivos
pela custódia de um ou outro manuscrito. Alguns exemplos põem em causa estas delimitações
pois encontramos objetos nos arquivos (por exemplo, maquetes), obras de arte nas bibliotecas
(as recentes artotécas, dedicadas às artes visuais, funcionando como uma biblioteca de arte)
e manuscritos nas bibliotecas (por exemplo, cartulários antigos ou documentos de um
politico) e impressos e manuscritos literários nos arquivos (fundos antigos).
Esta delimitação, muito difusa, se bem que sempre no campo cultural, tem sido, de
forma artificial, separada da seguinte forma (Moulinier, 1994, p. 34):
 aos arquivos a memória histórica e institucional do país;
 às bibliotecas a história literária, as fontes do saber e a informação sobre as
grandes correntes da criação literária e poética
 aos museus a exposição de obras de arte ou a evocação da vida quotidiana e
do passado técnico e económico
Ao longo dos tempos, cada instituição foi-se afirmando profissionalmente e pela
definição das suas missões (Vatican, 2011, p. 16-20). No entanto, num primeiro tempo, os
arquivos disponibilizaram documentação mais como um valor de prova e para a boa gestão
administrativa antes de «caírem», num segundo tempo, no domínio cultural servindo então a
comunidade dos cidadãos e nomeadamente dos historiadores.
Lembramos que somente 5 a 10% do material arquivado é conservado de forma perene
e irá transformar-se em arquivos históricos. Segundo a célebre fórmula de Robert-Henri
Bautier, citada por René-Bazin (1994, p. 34), «o arquivista transformou-se no homem que
sabe destruir» é hoje mais verdade dada a existência de enormes volumes de documentos
armazenados de forma informática ou digital. Pelo contrário, o papel cultural, dos museus e
das bibliotecas, e não a «destruição», que constitui a «justificação fundamental da sua
existência» (Moulinier, 1994, p. 34). Estes foram já frequentemente constituídos, num mesmo
edifício, pelos municípios no seculo XIX.
Evidentemente que os arquivos, as bibliotecas e os museus beneficiam todos de dons,
legados, depósitos e de doações. As formas de trabalho diferem igualmente e cada uma destas
instituições adotaram, há muito, uma linguagem própria. No entanto, a informática e a web
trouxeram novas pistas de cooperação entre estas três instituições que têm, como sabemos,

pontos de contacto comuns. Já em 2008 a International Federation of Library Associations and
Institutions publicava um texto com exemplos de colaboração entre as bibliotecas, os arquivos
e os museus (Yarrow et all, 2008).
Vemos que, por exemplo, estas instituições estão hoje sob a mesma palavra «cultura»
e dependentes, em muitos países, do mesmo ministério, como já acontece em Portugal. Todas
elas são preponderantes para manter e conservar o património cultural representando os «três
domínios da memória coletiva» (René-Bazin, 1994, p. 34). Mesmo tendo uma tradição
diferente na forma de documentação e organização, têm um objetivo comum: a preservação
e a apresentação da nossa herança cultural. Para isso, os seus agentes ou funcionários tem as
mesmas missões: adquirir/colecionar, catalogar/inventariar/classificar, descrever/analisar,
comunicar/expor.
Paule René-Bazin, num artigo publicado há 20 anos, via nas tecnologias de informação
novas pistas de colaboração «que deveriam permitir conjugar sem negar os métodos de cada
uma, desde que os seus profissionais façam prova de abertura de espírito e de respeito
mútuo» (René-Bazin, 1994, p. 34).
Podemos imaginar um cenário, onde os metadados destas instituições (os arquivos, as
bibliotecas e os museus) são ordenados, categorizados e classificados num mesmo local e
disponibilizados ao público, num ecrã. Aos documentos conservados nas instituições juntar-
se-ão as imagens fixas e animadas, bem como os registos sonoros e audiovisuais. Abel
Rodrigues já defendeu este quadro, no 4º Congresso da Casa Nobre, em Arcos de Valdevez,
em novembro de 2014, para os bens arquivados na Casa Mateus.
Como já se faz em diversos países (Bermès, 2011, p. 9 a 11), alguns destes portais
criados, como acima se preconiza, permitirão o acesso integrado a recursos muito diversos:
documentos impressos, documentos de arquivo (registos, cartas, etc.), imagens de objetos e
de documentos, documentos sonoros ou audiovisuais, documentos numéricos, etc.
Questões:
Bibliotecas, arquivos e museus apoiam e maximizam as oportunidades de
aprendizagem ao longo da vida do público em geral, preservam nomeadamente o
património cultural da comunidade onde se inserem, ao mesmo tempo que
promovem o acesso à informação a esse mesmo património. De que forma é que esta
colaboração poderá ser incentivada?
As bibliotecas, os arquivos e os museus são três declinações de instituições culturais
do mesmo tipo, mas a perceção de cada uma delas pelo público não é igual. As
bibliotecas dominam na área da informação e os museus na área cultural. O potencial

dos arquivos como instituição custódial e cultural, não é percetível pelo público.
Como corrigir esta situação?
Os metadados
A descrição de documentos — ou de outro património — e a forma cuidada como é
realizada permitirá que, na altura de os procurarmos possam ser facilmente localizados. Nem
todas as organizações/instituições funcionam da mesma forma, mas muitas delas introduzem
metadados, não só como forma mais rápida de encontrar o que se procura, mas igualmente
para ser fácil migrar a informação.
Podemos ir mais longe e, como J. Gabriel, questionar a necessidade de introduzir
metadados na descrição de um objeto, de um documento ou de um livro, porque hoje muito
do software que se produz consegue pesquisar texto. Assim, nem será necessário a utilização
de um Thesaurus, nem ficarmos ligados a software especial alocado à leitura de campos que
têm sido naturalmente diferentes para os livros, para os documentos ou para objetos
museológicos (Holland et all, 2014).
Lembramos que hoje o software existente é capaz fazer pesquisas a partir do nome do
ficheiro eletrónico, através de palavras-chaves ou mesmo pela indexação de textos que
descrevem o objeto, tal como já é hoje usado pela Rede Portuguesa de Arquivos da DGLAB. O
sistema de pesquisa de documentos na DGLAB/Torre do Tombo, a que podemos aceder on-
line nas nossas casas, é realizado através de texto.
Sabemos como a introdução de metadados consome recursos (Evans et all, 2006, p.
18 et 19), e podemos calcular o impacto que a não utilização de metadados terá nos
produtores de software dirigido à pesquisa do livro, ou do documento, ou do objeto, mas, por
outro lado, facilitará muito a vida dos utentes destas instituições que não sejam técnicos de
catalogação ou que não tenham o Thesaurus à mão. Permitirá igualmente uma maior rapidez
no registo, levando a que a percentagem de documentos, peças e livros a aparecer on-line,
aumente. Consequentemente, ter-se-ão de flexibilizar as normas existentes, que, de resto, já
não são integralmente cumpridas, como referimos acima.
Quem será contra a possibilidade de um qualquer utente vir a pesquisar, por exemplo,
a existência de um vaso da dinastia Ming no património de uma determinada família
portuguesa e puder ver o vaso em três dimensões rodando-o, ao mesmo tempo que recebe
uma ficha em texto corrido da sua descrição, conjuntamente com a cópia da encomenda que
foi feita, bem como a troca de correspondência que levaram à encomenda, juntando-se a
indicação dos livros que tratam a porcelana daquela época? Tudo isto é fácil de efetuar usando

um software de agregação e um sistema de pesquisa de texto como aquele que a Google já
usa em http://books.google.com.
Assim esbater-se-ão as fronteiras entre estas instituições culturais, com o
desenvolvimento das novas tecnologias como catalisadores da convergência digital entre
bibliotecas, arquivos e museus. Não haverá convergência física, até pelos custos que tal
provocará, mas facilmente será feita a convergência digital levando a que o usuário muitas
vezes seja incapaz de distinguir entre uma biblioteca digital, um arquivo on-line, ou um
museu virtual.
Devemos salientar que os grandes benefícios desta colaboração é não só o aumento
da visibilidade destas instituições, ao mesmo tempo que estas instituições reduzirão custos
pela adoção deste tipo de cooperação/colaboração, mas igualmente o cidadão que sairá
beneficiado pelo mais fácil acesso à informação cultural. Na medida em que este mesmo
cidadão passará a ver as vantagens da existência destas instituições pelo serviço que delas
recolhe, virá a apoiar o aumento do orçamento a elas alocado.
Questões:
Entende-se os metadados como uma única forma de descrever a informação dos
documentos, objetos e livros, ou outras experiencias permitem-nos colocar tal em
causa?
Será que o abandono dos metadados (e substituição por texto) não permitirá ser-se
mais produtivo no registo e identificação e consequentemente na disponibilização
ao público de acervos?
Será que se irão esbater as fronteiras entre as instituições culturais pela proliferação
de novas tecnologias como o catalisador da convergência digital entre bibliotecas,
arquivos e museus?
O arquivista, o bibliotecário e o museólogo
Nesta transformação gradual do arquivista de «guarda» passivo do passado para
mediador ativo da formação da sociedade sobre o seu passado, o próprio arquivo altera-se
deixando de ser um armazém de factos/fontes históricas que esperam vir a ser descobertos,
passando a ser um local destinado à formação da memória.
Nos últimos 30 anos, os métodos de trabalho e práticas na gestão da informação e de
arquivo mudaram profundamente. O trabalho dos arquivistas e dos bibliotecários, e mesmos
dos museólogos, tornou-se cada vez mais refém das novas tecnologias, ao ser

computorizado. No entanto, os processos foram sendo progressivamente alterados porque se
foram encontrando novas soluções, à medida que as tecnologias se iam, não só aperfeiçoando,
como modificando-se. Assim, uma maior complexidade levou a que estas profissões
obrigassem a novas competências para permitir a realização de novas funções.
No domínio dos arquivos, a normalização foi lançada por consultores, em que firmas
vendedoras de soluções informáticas e projetos no domínio da governança informática
proliferam por toda a parte, cobrindo soluções desde o registo dos documento, passando
pelas plataformas de trocas de informação até às bases centralizadas, sem nos esquecermos
dos projetos que pretendem arquivar os e-mail de empresas ou de organismos públicos bem
como a catalogação de massas enormes de documentos nascidos já na forma digital. Estes
projetos, que abrangem arquivistas, mas também bibliotecários ou museólogos, são
complexos e necessitam da colaboração de peritos em diferentes campos, desde consultores
das novas tecnologias, analistas em computação e peritos em software, peritos em direito,
administrativos no lançamento de concursos públicos, etc. No entanto, sem a colaboração de
arquivistas, bibliotecários e museólogos, aqueles projetos não se desenvolverão no sentido
de virem a apoiar os aspetos culturais, e tornar-se-ão, simplesmente, numa panóplia de
soluções de pura engenharia. Mas tal só será possível com um novo tipo de qualificação para
aqueles.
Os rápidos avanços na tecnologia durante o século XXI terão um efeito profundo sobre
a forma como as pessoas têm acesso e usam a informação. Museus, arquivos e bibliotecas
precisarão de definir o seu papel na evolução da política da propriedade intelectual, da
digitalização, da preservação e do acesso a conteúdos. As novas gerações de técnicos nas
bibliotecas, nos museus e nos arquivos darão, se foram bem formados, um contributo
essencial para o desenvolvimento destas instituições e para a adoção de novas práticas e
políticas.
Lembramos que até há uns anos seria impensável ver anúncios de museus promovendo
as suas novas coleções ou exposições temporárias. Não nos devemos admirar que arquivistas
e bibliotecários o façam, mas para tal têm de repensar a forma como apresentam as suas
coleções a um público cada vez mais variado e crítico.
Demoulin e Soyes, no DLM Forum Foundation Triennial Conference (2014), em Lisboa,
apresentaram uma boa identificação dos estudos nestes domínios, da necessidade da sua
evolução, e consequentemente, da necessidade de aquisição pelo arquivista de novas
competências.
Questões:
Quais são as competências necessárias para os profissionais de museus, arquivos e
bibliotecas, para terem sucesso na era da informação?

Quais serão os efeitos da terceirização de atividades, como, por exemplo, do
crowdsourcing e da existência de cada vez mais programas de “open souce” para
estas instituições?
De que forma estas instituições responderão à comunidade quando esta lhes
começar a mostrar que existem para a servir e para responder às suas interrogações
e interesses culturais?
Será que os processos e regras, bem como as normas, não deverão adaptar-se às
novas condições de trabalho dos arquivistas e dos bibliotecários, e mesmos dos
museólogos, dada o uso cada vez mais frequente das novas tecnologias?
Não será de refletir sobre o facto de os arquivistas não conseguirem apresentar a
maioria dos documentos que têm em custódia on-line, quando os seus «irmãos»
museólogos e bibliotecários os tem?
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