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SDL Proprietary and Confidential
Live-Webinar | Alles unter
Kontrolle? Effizientes
Übersetzungsmanagement in
der Praxis
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL
08.03.2016
Herzlich Willkommen!
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Event-Nummer: 631 511 853
SDL Proprietary and Confidential
Live-Webinar | Alles unter
Kontrolle? Effizientes
Übersetzungsmanagement in
der Praxis
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL
08.03.2016
3
Referenten
Eva Friedrich
Field Marketing Manager
SDL Language Solutions
Dr. Axel Poestges
Senior Business Consultant
SDL Language Solutions
4
Haben Sie Ihre
Übersetzungsprojekte im Griff?
Warum die Einführung eines
Translation Management Systems auch
für Ihr Unternehmen hochinteressant ist.
5
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Agenda
○ Wer ist eigentlich SDL?
○ Translation Management System
(TMS) im Schnelldurchgang
○ TMS als Managementsystem
○ Warum ist ein TMS erfolgskritisch für
das globale Business?
○ Welchen Nutzen stiftet ein TMS?
○ Einige TMS-Beispiele aus der Praxis
○ Geht ein TMS nur für die Großen?
○ Fragen und Antworten
6
53 der 70
weltweit führenden
Maschinenbau-
unternehmen
arbeiten mit SDL
(inklusive Automobilindustrie +
Unterhaltungselektronik)
3.200
Mitarbeiter weltweit
Gründungsjahr:1992
Führend beim
WCMS
Top-Platzierungen
seit 2001
Die TOP 14
Unternehmen der
Automobilindustrie
setzen auf SDL
Ermöglicht
Unternehmen die
Kommunikation in
100+ Ländern
7 MILLIARDEN
übersetzte Wörter
pro Monat
70
Standorte
38
Länder
1.500
Firmenkunden
79 der globalen
Top 100 Marken
setzen auf SDL.
400
Partner
7
Reaktion & Improvisation
Arbeiten ‘mit der Hand am Arm‘
Grundstrukturen & Reproduzierbarkeit
Arbeiten ‘mit Bordmitteln‘
Abläufe & Verantwortungen
Arbeiten ‘mit erprobten Prozessen‘
Best Practices & Standards
Planbar und reproduzierbar arbeiten
Kontinuierliche Verbesserung & Innovation
Arbeiten mit Innovationsansätzen
Nur persönliche Erfahrungen verfügbar - Abläufe werden
improvisiert - Aufgaben und Verantwortungen sind nicht
klar - Systemunterstützung erfolgt nur punktuell
Einige grundlegende Abläufe existieren für die wichtigsten
Lokalisierungsaufgaben - Verantwortlichkeiten sind nur
vereinzelt und selektiv zugeordnet
Die erfolgskritischen (Teil-) Prozesse für die wesent-
lichen Lokalisierungsaufgaben sind geregelt und
zumindest die Ergebnisverantwortung ist zugewiesen
Die wesentlichen Bausteine eines Translation Management
Systems existieren – Prozesse, Verantwortlichkeiten,
Steuerungsgrößen sind vorhanden
Das Translation Management System ist integraler
Bestandteil von Geschäftsmodell, Prozess- und System-
landkarte und wird bei Strategiefestlegungen einbezogen
Lokalisierungsmaturity ist ohne TMS nicht möglich!
Vgl. CMMI ® Capability Maturity Model Integration
8
Wie entsteht Umsatz: durch den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen z.B. auf globalen Märkten
Welche Kosten entstehen: z.B. Materialeinsatz, Personalkosten z.B. Übersetzungskosten
Geschäftsethik: z.B. soziale Verantwortung z.B. kulturelle Compliance
Managementsysteme: z.B. Qualität, Umwelt, Information z.B. Übersetzung / Lokalisierung
Partner
Wer sind die
Partner, die ich
für den Geschäfts-
betrieb benötige?
z.B. Einbindung der
Sprachdienstleister
Ressourcen
Welche Ressourcen
benötige ich für den
Geschäftsbetrieb?
z.B. Native Speaker
als Reviewer
Prozesse
Welche Abläufe sind
für den Geschäfts-
betrieb wichtig?
z.B. der gesamte
Lokalisierungs-
prozess
Nutzenversprechen
Welche positiven
Erlebnisse erwartet
der Kunde aus dem
Geschäftsbetrieb?
z.B. Marketing
und Produkt-
dokumentation
in der Sprache
des Kunden
Kundenbeziehung
Was tue ich wie für
positive Kunden-
erlebnisse?
z.B. Schaffung
kultureller
Compliance
Vertriebskanäle
Welches sind ziel-
gruppengerechte
Go-to-Market-
Konzepte?
z.B. Wahl der
angemessenen
Kunden-
kommunikation
Zielmärkte
Wie wähle,
adressiere und
bearbeite ich die
ausgewählten
Märkte?
z.B. formale
Fähigkeit, Märkte
beurteilen zu können
TMS wirkt in allen Bereichen des Geschäftsmodells!
9
Vermarktungseindruck
• Produktdatenblätter
• Kampagnenmaterial
• Webpräsenz
HW-Produkterlebnis
• Verpackung
• HW-Dokumentation
• Kennzeichnung
Service-Erlebnis
• Self-Services
• Online Support
• How-to-Anleitungen
SW-Produkterlebnis
• User Interface
• SW-Dokumentation
• User Friendliness
Service & Support
• Service Handbücher
• Trainingsdoku.
• Best Practice DB
Finanzen & Controlling
• Geschäftsberichte
• Sicherheit
• Finanzberichte
Konstr. & Entwicklung
• Technische Doku.
• Produktdaten
• Nachweispflicht
Recht & Compliance
• Patente
• Haftung
• Governance
Marketing & Vertrieb
• Vertriebstraining
• Produktmarketing
• Kampagnen
Produktion & Logistik
• Handbücher
• Techn. Anleitungen
• SW Dokumentation
Terminologie
Translation
Memory
TMS entscheidet über Ihren Erfolg beim Kunden!
T
M
S
10
Wie sollte eine TMS-Einbettung aussehen?
Workflow-
anbindung
Learning
Management
Technische
Dokumentation
Produkt-
entwicklung
Software-
entwicklung
Marketing
Vertrieb
Service und
Support
Customer Exp.
Management
Terminologie
Translation
Memory
Web-
zugang
System-
zugang
Admin-
zugang
Interner
Zugang
Language
Service Provider
Reviewer
Spezialisierter
Übersetzer
Content
Produzent
Workflow-
anbindung
SW- & GUI
Experten
Maschinelle
Vorübersetzung
Content
Manager
Content
Owner
Publishing
Ressourcen
ERP-
AnbindungT
M
S
CCMS
Records
Mgmt.
EDB
PDM
Source
Code
PIM
WCMS
11
Welcher Nutzen wird von einem TMS gefordert?
Einfachheit &
Handhabbarkeit
1
Strategischer
Nutzen & Flexibilität
2
Automatisierung &
Systemintegration
4
Qualität &
Konsistenz
7
Standardisierung &
Typisierung
3
Transparenz &
Sichtbarkeit
5
Planbarkeit &
Kontrollierbarkeit
6
12
HERAUSFORDERUNGEN INDIKATOREN NUTZENDIMENSIONEN
Bewältigung eines ständig
steigenden Contentvolumens
• Neue Produkte, Innovationen
• Wachsendes Contentvolumen
• Zunehmende Anzahl an Zielsprachen
• Mehr Beteiligte am Lokalisierungsprozess
• Neue Zielsprachen schneller implementieren
• Neue LSP schneller integrieren
• Weitreichende Prozessautomatisierung
• Flächendeckende Ablaufstandardisierung
Zwang zur Kostenreduktion • Viele dezentrale Translation Memorys
• Fehlende Ressourcenkontrolle
• Manuelle Vor- und Nachbereitung
• Keine End-to-End-Prozesse
• Cross-funktionale / Cross-divisionale TM-Nutzung
• Weniger manuelle Eingriffe durch Standards
• Synergien in anderen Unternehmensbereichen
• Ermöglichung der Kosten- / Leistungskontrolle
Professionelles Management
der Sprachdienstleister
• Jeder hat einen bevorzugten Sprachdienstleister
• Es gibt wenig Branchenexpertise
• Fehlende Kosten- / Leistungstransparenz
• Medienbrüche und mangelndeAutomatisierung
• LSP-übergreifende Nutzung vom TM
• Reduktion desAdministrationsaufwandes
• Perfektionierung eines verl. Werkbankkonzeptes
• Regelmäßige Business Reviews und CIP-Mgmt.
Immer kürzer werdende Time
to Market- und Time to
Operation-Zyklen
• Simultane Product Launches klappen nicht
• Hybride Produkte selten komplett dokumentiert
• Verschieden agile Produktentstehungsprozesse
• Abkoppelung eigener / outgesourcter Services
• WYSIWYG Contentplanung und -steuerung
• Steuerung auch von Value Networks
• Go-to-Market wird global plan- und machbar
• Mehrfache risikoarme Contentverwendung
Verbesserung von Content-
aktualität und Contentqualität
• Inkonsistenter Content in verschiedenen Kanälen
• Mangelnde nicht nachhaltige Contentqualität
• Mangelnde Standards in Wording / Terminologie
• Mangelnde Prozessharmonisierung
• Konsistenzsteigerung durch Wiederverwendung
• Nähe von Autor und Contentqualitätsmanagement
• Synergien in PEP, PDM und PIM
• Synergien bei digitalem und analogem Content
Warum die Einführung eines TMS zwingend ist
13
Simultane Product Launches sind ohne TMS Illusion!
Strategischer Nutzen &
Flexibilität
2
14
14
Language Service
Provider #
Language Service
Provider 2
Language Service
Provider 1
Terminologie
DB #
Translation
Memory #
Terminologie
DB 2
Translation
Memory 2
Terminologie
DB 1
Translation
Memory 1
Dokument #
Dokument 2
Dokument 1
dezentrale Reviews
Technisches
Dokument
Service-
dokument
Marketing-
dokument
Auftraggeber
Content Owner
Experten Review
Markenkonsistenz
Review / CI-Check
Fachspezifische
Koordination
Koordinations-
prozesse
Typisches Scenario vor der TMS-Einführung
dezentrale Reviews
dezentrale Reviews
15
15
Language
Service Provider
Terminologie
DB
Translation
Memory
Auftraggeber
Content Owner
Prüfung und
Freigabe
Projekt-Typ
Identifikation
Projekt Typ DB
Styleguide
DB
Translation Management System
Typisches Scenario nach der TMS-Einführung
Technisches
Dokument
Service-
dokument
Marketing-
dokument
dezentrale
online Reviews
Standardisierung &
Typisierung
3
16
Start
Übersetzer analysiert
den Contentund
kalkuliert die Kosten
Übersetzer schickt
Email mit Kosten und
Lieferdatum
Ende
Content Owner schickt
Content mitErklä-
rungen zumÜbersetzer
Autor legt Content,
Zielsprache und
Lieferdatumfest
Content Owner be-
stätigt den Überset-
zungsauftragper Email
Übersetzer führtdie
Übersetzung durch
Übersetzer schickt den
Übersetzungsentwurf
zum Content Owner
Content Owner lässt
die nötigen Reviews
durchführen
Content Owner schickt
eine Email zur Freigabe
der Übersetzung
Übersetzer stößt
das Update des
Translation Memorys an
Übersetzer schickt
Übersetzung in finaler
Dateiformatversion
Content Owner
bestätigt den
Wareneingang
Content Owner
informiert
den Übersetzer
Übersetzer schickt
die Rechnung
Übersetzer
Autor
Reviewer
Manuelle Tätigkeiten
Schematischer Ablauf vor der TMS-Einführung
17
Schematischer Ablauf nach der TMS-Einführung
Start
Ende
Autor legt Content,
Zielsprache und
Lieferdatum fest
Automatisch werden
Wareneingang und
Übersetzer informiert
Der Übersetzer
schickt
die Rechnung
Übersetzer akzeptiert
Auftrag online
Content Owner autorisiert
Übersetzer online
Übersetzer komplettiert
den vorübersetzten
Content
Content Owner stößt
Review an und gibt
online frei
TMS analysiert den
Content, kalkuliert die
Kosten und bereitet
das Projekt vor
TMS macht Update
von Translation
Memory und
Terminologie DB
Übersetzer
Autor
Reviewer
TMS
Planbarkeit &
Kontrollierbarkeit
6
18
Webseitencharacteristika Volume
Webseiten mit tägl. Änderungen 100
Webseiten mit monatl. Änderungen 300
Contenttypen Contenteigenschaften Reuse
Rates
Œ Global Web-Content Content/ sehr häufige Updates 10% - 30 %
 Technische Doku. Stabiler Content/ wenig Änderungen 50% - 70 %
Ž Mktg & Sales Doku. Basis Content/ regelm.Änderungen 30% - 40%
 Governance Doku. Neue Doku. / regelm. Änderungen 30% - 50 %
 Bestehende CMS Zwang zur Wiederverwendung 20% - 40 %
Unternehmensbereich Bekannte / belegbare
Übersetzungskosten
(geschätzt wurde, dass dies
etwa 40% der tatsächlichen
Übersetzungskostensind)
ŒWebContent
Technische
Dokumentation
ŽMktg&Sales
Dokumente
Governance
Dokumente
Bestehende
CMS
Corporate-Funktionen 600 T€ 50% 25% 25% n.a.
Geschäftsbereich 1 200 T€ 30% 30% 20% 20% n.a.
Geschäftsbereich 2 100 T€ 30% 20% 25% 25% n.a.
Geschäftsbereich 3 300 T€ 20% 40% 20% 20% n.a.
Beispiel TMS-Einführung bei einem global Player
19
Aktivität Aufwand vor TMS Aufwand nach TMS % Unterschied
Extraktion des Quell-
content (WCMS)
60 sec 30 sec 200% Effizienzgewinn
Upload des Quell-
content (WCMS)
480 sec 60 sec 800% Effizienzgewinn
TMS-Nutzung – erste belastbare Ergebnisse
20
TMS-Nutzen – wo kommt das Geld her?
21
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
22
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Durch die Anwendung von
Standards, Regeln und Best
Practices wurde eine syste-
matische und nachhaltige
Verbesserung der Qualität
des produzierten Contents
erreicht.
1
Qualität &
Konsistenz
7
23
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Durch die Integration von
Component- und Webcontent-
managementsystemen und
Translation Management System
konnte das Contenthandling
automatisiert werden und die
Fehlerrate ging gegen Null.
2
Qualität &
Konsistenz
7
24
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Durch den Einsatz von
maschineller Vorübersetzung
und Post-editing wurde der
Lokalisierungsprozess deutlich
beschleunigt, die Kosten
wurden reduziert ohne Qualität
einzubüßen.
3
Qualität &
Konsistenz
7
25
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Etwa 80% des Übersetzungs-
volumens wurde von einem
großen LSP abgewickelt. Dadurch
wurde die Qualität gesteigert, die
Planbarkeit erhöht und ein
transparentes Controlling
ermöglicht.
4
Qualität &
Konsistenz
7
26
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Globaler Zugriff auf das TMS über
das Internet ohne die Nutzung
weiterer spezieller Systeme mit
hoch-automatisierten Workflows
haben Prozesse beschleunigt und
Kosten reduziert bei gleichzeitiger
Fehlervermeidung.
5
Qualität &
Konsistenz
7
27
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
unterstützung
Regeln und
Best Practices
Tech-Content
Management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie
Datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Ein zentrales Translation Memory
im weltweiten Zugriff und mit
ständiger Aktualität hat die
Wiederverwendung von Content in
unterschiedlichen Bereichen
drastisch erhöht. Zugleich führte
der minimierte Reviewaufwand zu
weiteren Kostenreduzierungen.
6 Qualität &
Konsistenz
7
28
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-
Unterstützung
Regeln und
Best Practices
Techcontent-
management
Interne Reviewer
Maschinelle
Vorübersetzung
Translation
Memory
Terminologie-
datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-
management
Webcontent-
management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System
35
(20%) Interne Über-
setzungsexperten
Zentrale unternehmensweite
Terminologiedatenbank sichert
weltweite Markenkonsistenz,
weniger redundante Tätigkeiten
und Fehlerkorrekturen sowie die
Verbesserung der Lernkurven.
7
Qualität &
Konsistenz
7
29
TMS als Prozessbeschleuniger (Beispiel aus PoC)
Prozess-Schritt Ausführung
IST-Zustand
Zeitbedarf
IST-Zustand
Ausführung
Soll-Zustand
Zeitbedarf
Soll-Zustand
Bemerkungen
Produktdokumentation erstellen manuell 30' manuell 30' unverändert
Sichten / Beauftragen manuell 20' manuell 20' online-Anbindung möglich
Content erstellen manuell 30' manuell 30' online-Anbindung möglich
Dokument für Freigabe erstellen manuell 30' manuell 30' bei online Zugriff evtl. überflüssig
Freigabe zur Übersetzung manuell 15' manuell 15' evtl. auch online möglich
Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow
Datenexport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow
Vorübersetzung manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Kontextdokument PDF manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Übersetzung manuell 30' manuell 30' unverändert
Datenimport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow
Dokument für Review erstellen manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Review 2 Durchläufe manuell 60' online / manuell 20' einmalig online ohne Zeitversatz
Dateivalidierung XML Übersetz. manuell 30' entfällt 0' einmalige Validierung ausreichend
Dateivalidierung XML Redaktion manuell 30' entfällt 15' wenn nötig online möglich
QA Prüfung manuell 30' manuell 30' unverändert
Freigabe manuell 15' manuell 15' unverändert
Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow
470' 255'
Automatisierung &
Systemintegration
4
30
TMS-Einführung – Was hat es gebracht?
• Reduzierung des tatsächlichen Wortpreises durch Bündelung der Übersetzungsaktivitäten und
Zentralisierung von Translation Memory und Terminologiedatenbank je Geschäftsbereich:
Ø 50% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Automatisierung der Vor- / Nachbearbeitung und Reduzierung des notwendigen Projektmanagement-
aufwands:
Ø 10% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Einsatz intelligenter maschineller Übersetzungstechnologie für bestimmte Contentelemente:
Ø 30% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Set-up-Zyklus für neue Sprachen:
Ø in nur 18 Monaten können 2,5 mal soviel neue Sprachen pro Jahr realisiert werden
• Senkung der gesamten Lokalisierungskosten:
Ø Um nahezu 80% (bezogen auf die direkten Lokalisierungskosten)
• Publishingkosten für neu zu erstellende, sowie für die Pflege bestehender Dokumente:
Ø Kosten können um ca. 1,3 Mio. € für die Dokumentenerstellung bzw. um ca. 1,8 Mio. € für die Erstellung
mit Berücksichtigung der fremdsprachlichen Erfordernisse gesenkt werden
31
TMS – für jede Anforderung die richtige Lösung
Zielgruppen LSP und Unternehmen Unternehmen LSP und Unternehmen Unternehmen
Stärken Hohe Durchsätze,
Kombination mit SDL als
LSP
Schnittstellen, Workflow,
Integrierbarkeit
Leicht zu implementieren,
einfach zu nutzen, sehr
robust
Low cost,
leichter Einstieg
Nutzungsmöglichkeiten SaaS & On Premise SaaS & On Premise On Premise & Cloud Cloud
Installierte Basis >100 >200 >800 NA
Passt am besten als ... SaaS-Lösung und
bestehendes internatio-
nales Übersetzerteam
Als selbst betriebene
Lösung oder als SaaS-
Lösung
Es besteht bereits ein
internationales
Übersetzerteam
Wennnichts anderes
passt, LC geht immer
Können LanguageServices
damit verbunden werden?
Ja, als Managed Services
eine idealeLösung
Ja Ja Ja
Auch mit Integratoren /
Partnern implementierbar?
Nein Ja Ja Nein
33
Dr.-Ing. Axel Poestges
Senior Business Consultant
E-Mail:
apoestges@sdl.com
Mobil:
+49 174 322 58 68
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Alles unter Kontrolle? effizientes Übersetzungsmanagement in der P

  • 1. SDL Proprietary and Confidential Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL 08.03.2016 Herzlich Willkommen! Das Webinar startet in wenigen Minuten. Bitte beachten Sie, dass alle Teilnehmer stumm geschaltet sind. Bei Fragen nutzen Sie bitte die Chat-Funktion. Über Ihren Computer sind Sie direkt per Audio verbunden. (Klicken Sie „Call Using Computer“) Sie können sich auch über Ihr Telefon einwählen. (Klicken Sie „More“ und „I will call in“) Einwahlnummer für Audioverbindung per Telefon: − Deutschland:069 25511 4402 − Österreich: 0125 3021 546 − Schweiz:043 456 9566 Event-Nummer: 631 511 853
  • 2. SDL Proprietary and Confidential Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL 08.03.2016
  • 3. 3 Referenten Eva Friedrich Field Marketing Manager SDL Language Solutions Dr. Axel Poestges Senior Business Consultant SDL Language Solutions
  • 4. 4 Haben Sie Ihre Übersetzungsprojekte im Griff? Warum die Einführung eines Translation Management Systems auch für Ihr Unternehmen hochinteressant ist.
  • 5. 5 Image placeholder Click on image icon Browse to image you want to add to slide Agenda ○ Wer ist eigentlich SDL? ○ Translation Management System (TMS) im Schnelldurchgang ○ TMS als Managementsystem ○ Warum ist ein TMS erfolgskritisch für das globale Business? ○ Welchen Nutzen stiftet ein TMS? ○ Einige TMS-Beispiele aus der Praxis ○ Geht ein TMS nur für die Großen? ○ Fragen und Antworten
  • 6. 6 53 der 70 weltweit führenden Maschinenbau- unternehmen arbeiten mit SDL (inklusive Automobilindustrie + Unterhaltungselektronik) 3.200 Mitarbeiter weltweit Gründungsjahr:1992 Führend beim WCMS Top-Platzierungen seit 2001 Die TOP 14 Unternehmen der Automobilindustrie setzen auf SDL Ermöglicht Unternehmen die Kommunikation in 100+ Ländern 7 MILLIARDEN übersetzte Wörter pro Monat 70 Standorte 38 Länder 1.500 Firmenkunden 79 der globalen Top 100 Marken setzen auf SDL. 400 Partner
  • 7. 7 Reaktion & Improvisation Arbeiten ‘mit der Hand am Arm‘ Grundstrukturen & Reproduzierbarkeit Arbeiten ‘mit Bordmitteln‘ Abläufe & Verantwortungen Arbeiten ‘mit erprobten Prozessen‘ Best Practices & Standards Planbar und reproduzierbar arbeiten Kontinuierliche Verbesserung & Innovation Arbeiten mit Innovationsansätzen Nur persönliche Erfahrungen verfügbar - Abläufe werden improvisiert - Aufgaben und Verantwortungen sind nicht klar - Systemunterstützung erfolgt nur punktuell Einige grundlegende Abläufe existieren für die wichtigsten Lokalisierungsaufgaben - Verantwortlichkeiten sind nur vereinzelt und selektiv zugeordnet Die erfolgskritischen (Teil-) Prozesse für die wesent- lichen Lokalisierungsaufgaben sind geregelt und zumindest die Ergebnisverantwortung ist zugewiesen Die wesentlichen Bausteine eines Translation Management Systems existieren – Prozesse, Verantwortlichkeiten, Steuerungsgrößen sind vorhanden Das Translation Management System ist integraler Bestandteil von Geschäftsmodell, Prozess- und System- landkarte und wird bei Strategiefestlegungen einbezogen Lokalisierungsmaturity ist ohne TMS nicht möglich! Vgl. CMMI ® Capability Maturity Model Integration
  • 8. 8 Wie entsteht Umsatz: durch den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen z.B. auf globalen Märkten Welche Kosten entstehen: z.B. Materialeinsatz, Personalkosten z.B. Übersetzungskosten Geschäftsethik: z.B. soziale Verantwortung z.B. kulturelle Compliance Managementsysteme: z.B. Qualität, Umwelt, Information z.B. Übersetzung / Lokalisierung Partner Wer sind die Partner, die ich für den Geschäfts- betrieb benötige? z.B. Einbindung der Sprachdienstleister Ressourcen Welche Ressourcen benötige ich für den Geschäftsbetrieb? z.B. Native Speaker als Reviewer Prozesse Welche Abläufe sind für den Geschäfts- betrieb wichtig? z.B. der gesamte Lokalisierungs- prozess Nutzenversprechen Welche positiven Erlebnisse erwartet der Kunde aus dem Geschäftsbetrieb? z.B. Marketing und Produkt- dokumentation in der Sprache des Kunden Kundenbeziehung Was tue ich wie für positive Kunden- erlebnisse? z.B. Schaffung kultureller Compliance Vertriebskanäle Welches sind ziel- gruppengerechte Go-to-Market- Konzepte? z.B. Wahl der angemessenen Kunden- kommunikation Zielmärkte Wie wähle, adressiere und bearbeite ich die ausgewählten Märkte? z.B. formale Fähigkeit, Märkte beurteilen zu können TMS wirkt in allen Bereichen des Geschäftsmodells!
  • 9. 9 Vermarktungseindruck • Produktdatenblätter • Kampagnenmaterial • Webpräsenz HW-Produkterlebnis • Verpackung • HW-Dokumentation • Kennzeichnung Service-Erlebnis • Self-Services • Online Support • How-to-Anleitungen SW-Produkterlebnis • User Interface • SW-Dokumentation • User Friendliness Service & Support • Service Handbücher • Trainingsdoku. • Best Practice DB Finanzen & Controlling • Geschäftsberichte • Sicherheit • Finanzberichte Konstr. & Entwicklung • Technische Doku. • Produktdaten • Nachweispflicht Recht & Compliance • Patente • Haftung • Governance Marketing & Vertrieb • Vertriebstraining • Produktmarketing • Kampagnen Produktion & Logistik • Handbücher • Techn. Anleitungen • SW Dokumentation Terminologie Translation Memory TMS entscheidet über Ihren Erfolg beim Kunden! T M S
  • 10. 10 Wie sollte eine TMS-Einbettung aussehen? Workflow- anbindung Learning Management Technische Dokumentation Produkt- entwicklung Software- entwicklung Marketing Vertrieb Service und Support Customer Exp. Management Terminologie Translation Memory Web- zugang System- zugang Admin- zugang Interner Zugang Language Service Provider Reviewer Spezialisierter Übersetzer Content Produzent Workflow- anbindung SW- & GUI Experten Maschinelle Vorübersetzung Content Manager Content Owner Publishing Ressourcen ERP- AnbindungT M S CCMS Records Mgmt. EDB PDM Source Code PIM WCMS
  • 11. 11 Welcher Nutzen wird von einem TMS gefordert? Einfachheit & Handhabbarkeit 1 Strategischer Nutzen & Flexibilität 2 Automatisierung & Systemintegration 4 Qualität & Konsistenz 7 Standardisierung & Typisierung 3 Transparenz & Sichtbarkeit 5 Planbarkeit & Kontrollierbarkeit 6
  • 12. 12 HERAUSFORDERUNGEN INDIKATOREN NUTZENDIMENSIONEN Bewältigung eines ständig steigenden Contentvolumens • Neue Produkte, Innovationen • Wachsendes Contentvolumen • Zunehmende Anzahl an Zielsprachen • Mehr Beteiligte am Lokalisierungsprozess • Neue Zielsprachen schneller implementieren • Neue LSP schneller integrieren • Weitreichende Prozessautomatisierung • Flächendeckende Ablaufstandardisierung Zwang zur Kostenreduktion • Viele dezentrale Translation Memorys • Fehlende Ressourcenkontrolle • Manuelle Vor- und Nachbereitung • Keine End-to-End-Prozesse • Cross-funktionale / Cross-divisionale TM-Nutzung • Weniger manuelle Eingriffe durch Standards • Synergien in anderen Unternehmensbereichen • Ermöglichung der Kosten- / Leistungskontrolle Professionelles Management der Sprachdienstleister • Jeder hat einen bevorzugten Sprachdienstleister • Es gibt wenig Branchenexpertise • Fehlende Kosten- / Leistungstransparenz • Medienbrüche und mangelndeAutomatisierung • LSP-übergreifende Nutzung vom TM • Reduktion desAdministrationsaufwandes • Perfektionierung eines verl. Werkbankkonzeptes • Regelmäßige Business Reviews und CIP-Mgmt. Immer kürzer werdende Time to Market- und Time to Operation-Zyklen • Simultane Product Launches klappen nicht • Hybride Produkte selten komplett dokumentiert • Verschieden agile Produktentstehungsprozesse • Abkoppelung eigener / outgesourcter Services • WYSIWYG Contentplanung und -steuerung • Steuerung auch von Value Networks • Go-to-Market wird global plan- und machbar • Mehrfache risikoarme Contentverwendung Verbesserung von Content- aktualität und Contentqualität • Inkonsistenter Content in verschiedenen Kanälen • Mangelnde nicht nachhaltige Contentqualität • Mangelnde Standards in Wording / Terminologie • Mangelnde Prozessharmonisierung • Konsistenzsteigerung durch Wiederverwendung • Nähe von Autor und Contentqualitätsmanagement • Synergien in PEP, PDM und PIM • Synergien bei digitalem und analogem Content Warum die Einführung eines TMS zwingend ist
  • 13. 13 Simultane Product Launches sind ohne TMS Illusion! Strategischer Nutzen & Flexibilität 2
  • 14. 14 14 Language Service Provider # Language Service Provider 2 Language Service Provider 1 Terminologie DB # Translation Memory # Terminologie DB 2 Translation Memory 2 Terminologie DB 1 Translation Memory 1 Dokument # Dokument 2 Dokument 1 dezentrale Reviews Technisches Dokument Service- dokument Marketing- dokument Auftraggeber Content Owner Experten Review Markenkonsistenz Review / CI-Check Fachspezifische Koordination Koordinations- prozesse Typisches Scenario vor der TMS-Einführung dezentrale Reviews dezentrale Reviews
  • 15. 15 15 Language Service Provider Terminologie DB Translation Memory Auftraggeber Content Owner Prüfung und Freigabe Projekt-Typ Identifikation Projekt Typ DB Styleguide DB Translation Management System Typisches Scenario nach der TMS-Einführung Technisches Dokument Service- dokument Marketing- dokument dezentrale online Reviews Standardisierung & Typisierung 3
  • 16. 16 Start Übersetzer analysiert den Contentund kalkuliert die Kosten Übersetzer schickt Email mit Kosten und Lieferdatum Ende Content Owner schickt Content mitErklä- rungen zumÜbersetzer Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatumfest Content Owner be- stätigt den Überset- zungsauftragper Email Übersetzer führtdie Übersetzung durch Übersetzer schickt den Übersetzungsentwurf zum Content Owner Content Owner lässt die nötigen Reviews durchführen Content Owner schickt eine Email zur Freigabe der Übersetzung Übersetzer stößt das Update des Translation Memorys an Übersetzer schickt Übersetzung in finaler Dateiformatversion Content Owner bestätigt den Wareneingang Content Owner informiert den Übersetzer Übersetzer schickt die Rechnung Übersetzer Autor Reviewer Manuelle Tätigkeiten Schematischer Ablauf vor der TMS-Einführung
  • 17. 17 Schematischer Ablauf nach der TMS-Einführung Start Ende Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatum fest Automatisch werden Wareneingang und Übersetzer informiert Der Übersetzer schickt die Rechnung Übersetzer akzeptiert Auftrag online Content Owner autorisiert Übersetzer online Übersetzer komplettiert den vorübersetzten Content Content Owner stößt Review an und gibt online frei TMS analysiert den Content, kalkuliert die Kosten und bereitet das Projekt vor TMS macht Update von Translation Memory und Terminologie DB Übersetzer Autor Reviewer TMS Planbarkeit & Kontrollierbarkeit 6
  • 18. 18 Webseitencharacteristika Volume Webseiten mit tägl. Änderungen 100 Webseiten mit monatl. Änderungen 300 Contenttypen Contenteigenschaften Reuse Rates Œ Global Web-Content Content/ sehr häufige Updates 10% - 30 %  Technische Doku. Stabiler Content/ wenig Änderungen 50% - 70 % Ž Mktg & Sales Doku. Basis Content/ regelm.Änderungen 30% - 40%  Governance Doku. Neue Doku. / regelm. Änderungen 30% - 50 %  Bestehende CMS Zwang zur Wiederverwendung 20% - 40 % Unternehmensbereich Bekannte / belegbare Übersetzungskosten (geschätzt wurde, dass dies etwa 40% der tatsächlichen Übersetzungskostensind) ŒWebContent Technische Dokumentation ŽMktg&Sales Dokumente Governance Dokumente Bestehende CMS Corporate-Funktionen 600 T€ 50% 25% 25% n.a. Geschäftsbereich 1 200 T€ 30% 30% 20% 20% n.a. Geschäftsbereich 2 100 T€ 30% 20% 25% 25% n.a. Geschäftsbereich 3 300 T€ 20% 40% 20% 20% n.a. Beispiel TMS-Einführung bei einem global Player
  • 19. 19 Aktivität Aufwand vor TMS Aufwand nach TMS % Unterschied Extraktion des Quell- content (WCMS) 60 sec 30 sec 200% Effizienzgewinn Upload des Quell- content (WCMS) 480 sec 60 sec 800% Effizienzgewinn TMS-Nutzung – erste belastbare Ergebnisse
  • 20. 20 TMS-Nutzen – wo kommt das Geld her?
  • 21. 21 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten
  • 22. 22 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Durch die Anwendung von Standards, Regeln und Best Practices wurde eine syste- matische und nachhaltige Verbesserung der Qualität des produzierten Contents erreicht. 1 Qualität & Konsistenz 7
  • 23. 23 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Durch die Integration von Component- und Webcontent- managementsystemen und Translation Management System konnte das Contenthandling automatisiert werden und die Fehlerrate ging gegen Null. 2 Qualität & Konsistenz 7
  • 24. 24 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Durch den Einsatz von maschineller Vorübersetzung und Post-editing wurde der Lokalisierungsprozess deutlich beschleunigt, die Kosten wurden reduziert ohne Qualität einzubüßen. 3 Qualität & Konsistenz 7
  • 25. 25 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Etwa 80% des Übersetzungs- volumens wurde von einem großen LSP abgewickelt. Dadurch wurde die Qualität gesteigert, die Planbarkeit erhöht und ein transparentes Controlling ermöglicht. 4 Qualität & Konsistenz 7
  • 26. 26 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Globaler Zugriff auf das TMS über das Internet ohne die Nutzung weiterer spezieller Systeme mit hoch-automatisierten Workflows haben Prozesse beschleunigt und Kosten reduziert bei gleichzeitiger Fehlervermeidung. 5 Qualität & Konsistenz 7
  • 27. 27 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- unterstützung Regeln und Best Practices Tech-Content Management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie Datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Ein zentrales Translation Memory im weltweiten Zugriff und mit ständiger Aktualität hat die Wiederverwendung von Content in unterschiedlichen Bereichen drastisch erhöht. Zugleich führte der minimierte Reviewaufwand zu weiteren Kostenreduzierungen. 6 Qualität & Konsistenz 7
  • 28. 28 TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller Autoren- Unterstützung Regeln und Best Practices Techcontent- management Interne Reviewer Maschinelle Vorübersetzung Translation Memory Terminologie- datenbank rechtlich kulturell technisch sprachlich Marketingcontent- management Webcontent- management 4 (80%) globaler LSP 76 2 1 Translation Management System 35 (20%) Interne Über- setzungsexperten Zentrale unternehmensweite Terminologiedatenbank sichert weltweite Markenkonsistenz, weniger redundante Tätigkeiten und Fehlerkorrekturen sowie die Verbesserung der Lernkurven. 7 Qualität & Konsistenz 7
  • 29. 29 TMS als Prozessbeschleuniger (Beispiel aus PoC) Prozess-Schritt Ausführung IST-Zustand Zeitbedarf IST-Zustand Ausführung Soll-Zustand Zeitbedarf Soll-Zustand Bemerkungen Produktdokumentation erstellen manuell 30' manuell 30' unverändert Sichten / Beauftragen manuell 20' manuell 20' online-Anbindung möglich Content erstellen manuell 30' manuell 30' online-Anbindung möglich Dokument für Freigabe erstellen manuell 30' manuell 30' bei online Zugriff evtl. überflüssig Freigabe zur Übersetzung manuell 15' manuell 15' evtl. auch online möglich Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow Datenexport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow Vorübersetzung manuell 30' entfällt 0' überflüssig Kontextdokument PDF manuell 30' entfällt 0' überflüssig Übersetzung manuell 30' manuell 30' unverändert Datenimport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow Dokument für Review erstellen manuell 30' entfällt 0' überflüssig Review 2 Durchläufe manuell 60' online / manuell 20' einmalig online ohne Zeitversatz Dateivalidierung XML Übersetz. manuell 30' entfällt 0' einmalige Validierung ausreichend Dateivalidierung XML Redaktion manuell 30' entfällt 15' wenn nötig online möglich QA Prüfung manuell 30' manuell 30' unverändert Freigabe manuell 15' manuell 15' unverändert Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow 470' 255' Automatisierung & Systemintegration 4
  • 30. 30 TMS-Einführung – Was hat es gebracht? • Reduzierung des tatsächlichen Wortpreises durch Bündelung der Übersetzungsaktivitäten und Zentralisierung von Translation Memory und Terminologiedatenbank je Geschäftsbereich: Ø 50% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten) • Automatisierung der Vor- / Nachbearbeitung und Reduzierung des notwendigen Projektmanagement- aufwands: Ø 10% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten) • Einsatz intelligenter maschineller Übersetzungstechnologie für bestimmte Contentelemente: Ø 30% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten) • Set-up-Zyklus für neue Sprachen: Ø in nur 18 Monaten können 2,5 mal soviel neue Sprachen pro Jahr realisiert werden • Senkung der gesamten Lokalisierungskosten: Ø Um nahezu 80% (bezogen auf die direkten Lokalisierungskosten) • Publishingkosten für neu zu erstellende, sowie für die Pflege bestehender Dokumente: Ø Kosten können um ca. 1,3 Mio. € für die Dokumentenerstellung bzw. um ca. 1,8 Mio. € für die Erstellung mit Berücksichtigung der fremdsprachlichen Erfordernisse gesenkt werden
  • 31. 31 TMS – für jede Anforderung die richtige Lösung Zielgruppen LSP und Unternehmen Unternehmen LSP und Unternehmen Unternehmen Stärken Hohe Durchsätze, Kombination mit SDL als LSP Schnittstellen, Workflow, Integrierbarkeit Leicht zu implementieren, einfach zu nutzen, sehr robust Low cost, leichter Einstieg Nutzungsmöglichkeiten SaaS & On Premise SaaS & On Premise On Premise & Cloud Cloud Installierte Basis >100 >200 >800 NA Passt am besten als ... SaaS-Lösung und bestehendes internatio- nales Übersetzerteam Als selbst betriebene Lösung oder als SaaS- Lösung Es besteht bereits ein internationales Übersetzerteam Wennnichts anderes passt, LC geht immer Können LanguageServices damit verbunden werden? Ja, als Managed Services eine idealeLösung Ja Ja Ja Auch mit Integratoren / Partnern implementierbar? Nein Ja Ja Nein
  • 32.
  • 33. 33 Dr.-Ing. Axel Poestges Senior Business Consultant E-Mail: apoestges@sdl.com Mobil: +49 174 322 58 68 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!