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Las Comisiones Calificadoras,CCDA

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El modelo de las comisiones calificadoras de documentos administrativos es la solución para la valoración, conservación o eliminación de los documentos administrativos públicos.

Publicada em: Governo e ONGs
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Las Comisiones Calificadoras,CCDA

  1. 1. LA SOLUCIÓN ESTANDARIZADA Alfonso Ruiz Cagigal, TAE Archivero archivo@pozuelodealarcon.org 11 de
  2. 2. 1.-Eliminar documentos administrativos públicos en papel y documentos electrónicos. eGov : contribuir al cambio de cultura administrativa. 21 de
  3. 3. Los ayuntamientos madrileños intervenimos, pero quién dictamina es el Consejo de Archivos y quién resuelve es el Consejero/-a La Autonomía tiene la competencia. 31 de
  4. 4. Hablamos de algo mucho más serio que limpiar los trasteros… 41 de
  5. 5.  En cada fase del ciclo de vida se podrá y se deberá destruir. Conforme avancemos en #eGov algunos documentos serán destruidos de forma semiautomática.  Funciona porque es legal y tiene garantías.  Funciona porque hay gobierno.  Funciona porque es multidisciplinar.  Funciona porque normaliza.  Funciona porque es supra departamental y centralizado.  Funciona porque es dinámico, es flexible, da cabida al sector privado.  Funciona porque el trabajo de unos sirve a los otros.  Funciona porque existe la comunidad de MADRID. 51 de
  6. 6. 61 de
  7. 7. 1 de 7 VALORACIÓN/DESTRUCCIÓN VS DIGITALIZACIÓN • No se debe plantear en términos de oposición. • Antes de nada, pararse a pensar y a diferenciar. Hay documentos y documentos. • El criterio general para el control de un gran pasivo de documentos es que la política de destrucción vaya por delante de la política de digitalización. • La valoración también nos dirá qué auténticos documentos tienen que ser necesariamente digitalizados
  8. 8. 1 de 8 Elementos Descripción Serie documental / código 02.09.01.10. Estadísticas de Población Procedimiento/s equivalentes No. Legislación vigente RD 2612/1996, de 20 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales aprobado por el RD 1690/1986, de 11 de julio. Calificación: Esencial No No es esencial en el nivel local. Queda subordinada al documento oficial producido por el INE. El deber de calificación, conservación y custodia corresponde al INE. Valoración La formalización y producción del documento corresponde al INE: los ayuntamientos suministran la información obligatoria y, a su vez, los ayuntamientos se apoyan en el documento final del INE. Valores primarios administrativos, sí. Es información de naturaleza estadística en función de la obligatoriedad de suministrar datos al INE; puede sustentar políticas y planificación municipales. Valores secundarios informativos: sí, cubre la necesidad de contar con información estadística (información agregada). Valores históricos, no, la secuencia histórica está derivada a la conservación del INE. Dictamen Conservación parcial/temporal (pendiente de Comisión) La estadística municipal limitada al cumplimiento de los datos exigidos por el INE es auxiliar de la estadística definitiva producida por el INE. La responsabilidad de dictaminar sobre la estadística oficial corresponde al INE porque tiene la competencia. En el supuesto de que el ayuntamiento realice estadísticas de población más amplias, el dictamen también sería de conservación temporal (pendiente de Comisión). Conservación (pendiente de calificación por el INE de acuerdo a su competencia) Autor del estudio Alfonso Ruiz (Archivero de Pozuelo de Alarcón)
  9. 9. 91 de
  10. 10. 101 de
  11. 11. 111 de
  12. 12. 1 de 12 http://www.santcugat.cat/go/indicadors-transparencia
  13. 13. 1 de 13
  14. 14. 14 IDEAS RELACIONADAS Gobierno; #eGov; #PGDE Cero papel-Eliminación segura Digitalización Seguridad jurídica Normalización-estandarización Transversalidad Transparencia Reingeniería de procesos 1 de @gamm_archiveros
  15. 15. 151 de
  16. 16.  http://www.cnis.es/programa/  http://www.madrid.org/archivos/index.php/ quienes-somos/conocenos/consejo-de- archivos  https://twitter.com/gamm_archiveros 1 de 16
  17. 17. 1 de 17 Porque una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados.
  18. 18. 1 de 18 En materia de archivos se introduce como novedad la obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento. A este respecto, cabe señalar que la creación de este archivo electrónico único resultará compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los términos previstos en la legislación vigente, y respetará el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo electrónico único resultará compatible con la continuidad del Archivo Histórico Nacional de acuerdo con lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo
  19. 19. 1 de 19 Artículo 46. Archivo electrónico de documentos. 1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible. 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados

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