1. HUONOT KÄYTÄNNÖT OPPIMISEN JA KEHITTÄMISEN VÄLINEINÄ
VTT, Timo Aro
Muutos 12 –koulutus
22.10.2010, MTC Oy, Pori © Timo Aro 2010

2. SISÄLTÖ:
I Projekti- ja kehittämistoiminnan
logiikasta
II Huonot käytännöt oppimisen ja
kehittämisen välineinä
III Jäsenneltyä kokemusten-
vaihtoa viiden eri teeman
näkökulmasta Learning Cafe -
metodilla
© Timo Aro 2010

3. Koulutuspäivän tarkoitus ei ole…
… esitellä epäonnistuneita hankkeita, hankehenkilöstöä tai rahoittajia…
…asettaa hankehenkilöstöä alttiiksi loputtomalle pilkanteolle ja pahalle silmälle…
…osoittaa syyttävällä sormella ei niin kovin hyvin onnistuneita hankkeita…
… ripotella suolaa vanhoille epäonnistumisen haavoille …
…löytää uusia ja tunnistamattomia hankeruumiita…
…tai löytää uusia jäseniä loppuun kulutettujen projektihenkilöiden hautausmaalle
- Jari Alankoa (2007) mukaillen -
© Timo Aro 2010

4. ”Puhutaan joskus siitäkin, mistä
normaalisti vaietaan” © Timo Aro 2010

5. ”Pitää epä-
onnistua,
jotta voisi
onnistua
pikemmin
ja
paremmin”
© Timo Aro 2010

6. I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikka
© Timo Aro 2010

7. © Timo Aro 2010

8. Hankemaailman ”hevonpaskabingo”
Verkos- Hyvä käytäntö Projekti Kärkihanke Rahoittajaviran- Kartoitus
toituminen omainen
Toimintamalli Todentamisviran- Klusteri Ohjausryhmä Loppukäyttäjä Substanssi-
omainen osaaminen
Ennakointi Asiakasrajapinta Palvelu- Koordinointi Viranomais- Tuotos
järjestelmä yhteistyö
Kumppanuus Innovaatio ELY Integrointi Kehittäminen Järjestelmä
Pilotti Osaamiskeskus Konsepti Strategia Kehittämistarve Loppuraportti
Yrityskehi- Tuotekehitys Hanke Liiketoiminta- Oppimis- Valtavirtaista-
tystoimija osaaminen ympäristö minen
Kuusi oikein pystyyn, vaakaan tai vinoittain ja BINGO!!!!! © Timo Aro 2010

9. ”Tämä on kuin armeijan
johtamista: kenraali sanoo
everstille joka sanoo kapteenille
joka sanoo luutnantille joka
sanoo alikersantille joka sanoo
korpraalille joka sanoo
sotamiehelle, että sulake pitää
vaihtaa”
- Kirjailija Ian McEwan 2010 -
© Timo Aro 2010

10. 6846
© Timo Aro 2010

11. © Timo Aro 2010

12. © Timo Aro 2010

13. Miksi kehittämistä vastustetaan
joissakin emo-
organisaatioissa?
-Hankkeet eriytyneet liikaa varsinaisesta
toiminnasta:
-Korostuu erityisesti pienissä organisaatiossa, jossa rahoitus
myönnetty vain hankkeen kustannuksiin
-Projektien tavoitteet ja projektihenkilöstön toimenkuvat ovat
usein kryptisiä hankemaailman ulkopuolisten näkökulmasta
-Projektiarjen kateus (tilat, laitteet, vapaus, palkka, verkostot)
- Hankkeen tavoitteet epäselvät:
-Emon ja projektin kehittämistavoitteet eivät kohtaa
-Hankkeen tavoitteista, tuotoksista ja hyödyistä ei osata
kertoa tai tiedottaa
-Emojen sisäinen muutosvastarinta kehittämistyön
aiheuttamista mahdollisista muutoksista
- Epävarmuus:
- Kehittämistyön perusta on muutoksenhalussa, joka saattaa
aiheuttaa kilpailutilanteen
© Timo Aro 2010

14. Projektisyklin hallinta:
-Projektisuunnitelma on toiminnan perusankkuri: muut
suunnitelmat tukevat ja täydentävät
- On ymmärrettävä hankkeen taustalla olevat motiivit, hankkeen
välineellisyys ja kytkettävä hankkeen tavoitteet emon tavoitteisiin
ja strategioihin
-Projekti on jaettava viipaleisiin, vaiheistettuihin kokonaisuuksiin
-Jokaisessa vaiheessa toteutetaan erilaisia toimenpiteitä ja
vastuunjaossa tapahtuu muutoksia
-Projektin elinkaarimalli (Project Cycle Management l. PCM-malli) ja
vaikutusketjuajattelu
© Timo Aro 2010

15. PCM-MALLI
Kiinnitetään liian vähän
huomiota!
KYTKENTÄ OHJELMIIN/EMOON
JA TARVEKARTOITUS Kiinnitetään liian
vähän huomiota!
PROJEKTIN PROJEKTIN
PÄÄTTÄMISVAIHE SUUNNITTELUVAIHE
TUOTOSTEN LEVITTÄMIS- PROJEKTIN
JA HYÖDYNTÄMISVAIHE ALOITTAMISVAIHE
PROJEKTIN
Kiinnitetään liikaa
Kiinnitetään liikaa TOIMEENPANOVAIHE
huomiota!
huomiota!
© Timo Aro 2010

16. TULOSTEN JA
KOKE-
PROJEKTIN
• Samankaltaisia projekteja rahoitetaan aina
• Hyvistä/ huonoista käytänteistä MUSTEN
SUUNNIT-
uudestaan: jokainen keksii pyörän vuorollaan
oppiminen ei kumuloidu eikä HYÖDYNTÄ-
uudelleen TELUVAIHE
siirry MISVAIHE
•Projektimuotoisen
kehittämistyön tulokset hukkuvat
• Kytkentä emo-organisaation
päättämisen kaaokseen –pysyviä
strategioihin, kehittämistoimintaan ja
vaikutuksia ei synny
tarpeisiin jää irralliseksi
•Tavoitteita liikaa ja tavoitteet
epärealistisia ja korkealentoisia
•Sisäinen markkinointi tökkii, avainhenkilöt
NOIDANKEHÄ eivät sitoudu
PROJEKTIN
PROJEKTIN • Hankehenkilöstön rekrytointi kestää
PÄÄTTÄMIS-
ALOITTAMISVAIHE
VAIHE • Resursointi suhteessa asiakas- ja
•Projektin päättämisen kaaos:
kehittämistyöhön
•Hyviä käytänteitä ei ehditty
kuvaamaan eikä •Projektia suunnittelevat tahot eivät jää
siirtoprosesseihin ehditä toteuttamaan projektia
paneutumaan •Projektin ulkoinen ja sisäinen
•Vastuuta ei voida siirtää emo- markkinointi hankalaa
PROJEKTIN
organisaatiolle projektin TOIMEEN-
•Kehittämisvastuu ulkoistetaan hankkeelle, omistajuus
irrallisuuden vuoksi PANOVAIHE
hukassa
•Viestintää ei kohdenneta oikeille
•Tuotteistaminen puuttuu, hyvien ja huonojen käytänteiden
sidosryhmille ja projekti päättyy
tunnistaminen ja dokumentointi sattumanvaraista
töksähtäen
•Kehittämiskiire ja -tuska
© Timo Aro 2010

17. Näin epäonnistut varmasti…
1.
Käytä hankehakemuksessa lyhenteitä tai kieltä, joita kukaan ei ymmärrä
2.
Älä sitouta projektin onnistumisen kannalta keskeisiä osallistujia, kumppaneita tai verkostoja
3.
Älä palkkaa projektisihteeriä tai -assistenttia
4.
Pidä kaikki langat omissa käsissäsi, äläkä kerro muille mitään
5.
Älä tee työnjakoa, tee hommat itse tai delegoi hommat vain muutamalle
6.
Pyöritä ahkerasti projektipuppugeneraattoria tai viljele mahdollisimman vaikeaselkoista kapulakieltä
7.
Älä kysy rahoittajilta etukäteen mitään tukikelpoisista kustannuksista, vaan anna palaa vaistojesi
mukaan
8.
Säikäytä mahdolliset osallistujat työn määrällä ja ennakkotehtävillä
© Timo Aro 2010

18. II Huonot käytännöt oppimisen ja kehittämisen välineinä
© Timo Aro 2010

19. Aidosti uutta kehittävät hankkeet Hankeidean
haastavuus
ovat alttiita sekä huonoille että
hyville käytännöille… Apollo
-lennot
Toteutustavan
selvyys
?
Toteutustavan
epäselvyys
Perusbulkki
Hankeidean
(itsestään-)selvyys
Missä kentässä sinun hankkeesi on?
Lähde: Petri Virtanen

20. © Timo Aro 2010

21. © Timo Aro 2010

22. Miksi huonojen (tai hyvien) käytäntöjen tunnistaminen on niin tärkeää?
- Tarpeettomat toiminnot karsiutuvat, toiminnan fokus olennaisessa
- Toiminnanohjaus tehostuu (seuranta, raportointi, vertailu, (itse)arviointi
- Lisää toiminnan ammattimaisuutta ja järjestelmällisyyttä
- Edistää oppimista, laatuajattelua, tiedonsiirtoa
- Ongelmien ja epäkohtien nopeampi havaitseminen, perustellut korjausliikkeet
© Timo Aro 2010

23. Huonojen käytäntöjen tunnistaminen:
- Projektin elinkaaren eri vaiheiden mukaan
- Teemoittain
- Muu
© Timo Aro 2010

24. Projektin elinkaaren eri vaiheiden huonoja käytäntöjä
Huono käytäntö Parannus- tai korjausehdotus
Suunnitteluvaiheen huonoja käytäntöjä: -Ratkaisuehdotus A
- Huono käytäntö A -Ratkaisuehdotus B
- Huono käytäntö B -Ratkaisuehdotus X
- Huono käytäntö X
Aloittamisvaiheen huonoja käytäntöjä:
Toimeenpanovaiheen huonoja käytäntöjä:
Päättämisvaiheen huonoja käytäntöjä:
© Timo Aro 2010

25. Esimerkkejä suunnitteluvaiheen huonoista käytännöistä
”Yhdet suunnittelee, toiset tekee”
Suunnittelun ja käytännön toteutuksen erottaminen toisistaan
Epärealistisuus
Eri henkilöt suunnittelevat ja toteuttavat
Hiljaisen tiedon hyödyntäminen,
Rönsyilevyys
Projektihenkilöstön määräaikaisuus,
Projektihenkilöstö ulkoa organisaatiosta
Sitoutumisen ja sitouttamisen vaikeudet
Resursointi
Vastuut ja työnjako
Väärät kumppanit
© Timo Aro 2010

26. Esimerkkejä toimeenpanovaiheen huonoista käytännöistä
”Suunnittelu- ja aloitusvaiheen epäonnistumiset
kumuloituvat”
• Asiakkaat ja yhteistyötahot eivät sitoudu
• Tavoitteet eivät ole konkretisoituneet ja eivät ole mitattavissa/arvioitavissa
• Onnistumisen mittarit puuttuvat
• Yhteistyötahojen epärealistiset ja väärät odotukset
• Uudelleensuunnittelu vie aikaa ”oikeasta työstä”
• Taustaorganisaation uusi sitouttamisprosessi suunnitelman muutosten jälkeen
• Rahoitus puolittui, mutta tavoitteet eivät
© Timo Aro 2010

27. Esimerkkejä päättämisvaiheen huonoista käytännöistä
”Hiljainen tieto jää tietoisesti hiljaiseksi”
Ei sisäistä tai ulkoista arviointia
Keskitytään ”loppuraporttirunoiluun”
Ei minkäänlaista reflektiota tuloksista, onnistumisista, epäonnistumisista jne.
aiheuttaa runsaasti jälkityötä
Käytäntöjä ja tuotoksia ei ole dokumentoitu
Ongelmia ja parannusliikkeitä ei ole kirjattu
Raportoidaan vain tehdyt tulokset
Avoimuuden puute, salainen valmistelu
Ei opita erehdyksistä
Projekti jää ”paloturvalliseen arkistoon kallioluolaan”
© Timo Aro 2010

28. III Jäsennelty kokemustenvaihto
© Timo Aro 2010

29. Learning Cafe -metodi
Jäsennelty ja vuorovaikutteinen kokemustenvaihto ratkaisukeskeisessä hengessä
Kuusi hanke- ja kehittämistoimintaan liittyvää teemaa, kuusi pöytäkuntaa
Jokaisessa pöytäkunnassa puheenjohtajat, jotka innostavat ja fasilitoivat keskustelua.
Osallistujat kirjoittavat pöytäliinalle kehittämiskohteen (=huonon käytännön) ja korjaus-,
parannus- ja ratkaisuehdotuksen
Osallistujat kiertävät kaikki viisi ryhmää/teemaa, aikaa 15 minuuttia per teema
Lopuksi puretaan tuotokset puheenjohtajien johdolla yhteisesti kaikille osallistujille
Kouluttaja toimittaa yhteenvetomuistion kaikille osallistujille koulutuksen jälkeen
© Timo Aro 2010

30. Teemat
Pöytä 1 Projektin johtamiseen liittyvät huonot käytännöt”: puheenjohtaja Maija Saari
Pöytä 2 Projektin ja emo-organisaation väliseen suhteeseen liittyvät huonot käytännöt:
puheenjohtaja Jouni Vataja
Pöytä 3 Projektin kumppanuus-, sidosryhmä- ja verkostoyhteistyöhön liittyvät ”huonot
käytännöt”/ puheenjohtaja Janne Rantala
Pöytä 4 Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät ”huonot käytännöt”: puheenjohtaja Keijo
Heinilä
Pöytä 5 Projektin tiedotukseen, markkinointiin, näkyvyyteen ja viestintään liittyvät ”huonot
käytännöt”: puheenjohtaja Eeva Laaksonen
Pöytä 6 Projektien ohjaus- ja kehittämisryhmätyöskentelyyn liittyvät ”huonot käytännöt”:
puheenjohtaja Riitta Hirsikoski
© Timo Aro 2010

31. Esimerkki teema 4: Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät
”huonot käytännöt”
Kehittämiskohde: huono käytäntö, Korjaus-, ratkaisu- tai parannusehdotus
epäonnistuminen, moka, virhe, riski
Seurantaraportin täyttäminen EURA-järjestelmään Tietojen tallentaminen säännöllisesti ja
ei toimi ruuhka-aikoina varmuuskopiot
Rahoittajaviranomainen ei vastaa ????
yhteydenottopyyntöihin eikä osallistu
ohjausryhmään
ESR-projektien tukikelpoisuus esim. lentoyhteyden Joustavuus valtion matkustusohjesääntöjen
käyttämisestä Pori-Helsinki välillä tulkinnoissa
Ensimmäisen projektihakemuksen ovat suunnitelleeet Organisaation sisäinen perehdytysjärjestelmä
eri henkilöt kuin sitä toteuttavat

32. Kiitokset kiinnostuksesta!
Lisätietoja:
www.timoaro.net
045 657 7890
timokaro@gmail.com
Kuvat: www. istockphoto.com
© Timo Aro 2010