#6 Занятие: Управление на проекта - изпълнение и отчитане
1. #6 УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТА –
ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ
04.12.2015
НИКОЛАЙ ЯНЕВ
СУ СВ. КЛИМЕНТ ОХРИДСКИ - КАТЕДРА
“ЕВРОПЕИСТИКА”
МАГИСТЪРСКА ПРОГРАМА “ЕВРОПЕЙСКИ ПРОЕКТИ”
2. ПЛАН И РЕАЛНОСТ
• Изпълнението е тази фаза в проектния цикъл, която
отнема най-много време, човешки и финансов ресурс
• Сблъсък на прогнозата от кандидатстването с
реалността на изпълнението
• Започва с подписване на договора:
• Започва да тече срокът за изпълнение
• Става допустимо извършването на разходи
• Условните месеци се превръщат в карендарни
• Възниква поредица от проблеми и казуси
• Ако проектът е „проблем, насрочен за решаване, то
изпълнението се състои в управлението на серия от
проблеми
2
5. УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ -
ТИПОЛОГИЯ
• Занятие, наричано “Project Management”
• Върху него работи институт The Project Management
Institute
• Дефинират го като:
“...прилагане на знания, умения, инструменти и
техники, така че проектните дейности да отговорят
на проектните изисквания. Изпълнява се през процеси
като “иницииране”, “планиране”, “изпълнение”,
“контрол” и “завършване”.
• Типология на проектите: в зависимост доколко ясно са
дефинирани техните цели и възможните решения
5
6. ТРАДИЦИОННИ ПРОЕКТИ
• (Например проектите, финансирани по линия на
Структурните фондове):
• ясни /фиксирани/ цели;
• ясни /фиксирани/ решения;
• дейности, познати на организациите и изпълнявани от
тях;
• непоносимост към промяната;
• губи се значително време при планирането, което не носи
добавена стойност;
• позната среда;
• нисък риск /този тип проекти са тествани при предишни
ситуации/;
• опитен в дейностите проектен екип;
• основани на детайлни планове, чието пунктуално
изпълнение е ключов критерий за успех;
6
7. ТРАДИЦИОННИ ПРОЕКТИ В
ПРОМЕНЛИВА СРЕДА
• Когато се появи някоя остра и нова тема, както се
появи темата за бежанската криза, а сега е темата
сигурност – винаги първото, за което се сещат
част от европейските лидери, е защо да не
променим схемата за европейско финансиране и да
не насочим повече пари там.
…
• Трудно е да си представим как ще се случи и затова е
необходимо да се промени Общият регламент 1303,
където средствата, които се дават за въоръжени
сили и за полиция, са дописани по-скоро като
недопустими.
[Томислав Дончев, БНР, 17.11.2015]
7
8. • Това, което мен ме притеснява е, че някой ще ни
посъветва да харчим повече средства от ЕС за
повече сигурност – за оборудване на гранична
полиция и т.н. Само по себе си това няма нищо лошо,
но ако се появи трето предизвикателство, ние ще
трябва да си препрограмираме всичките
Оперативни програми... Гоним цели и имаме
индикатори, а това не ни помага.
[Томислав Дончев, focus-news, 20.11.2015]
• В традиционните проекти „планът е свещен“ (Wysocki,
2009);
• Тяхното изпълнение „прилича на копи-пейст
упражнение“ (пак там);
8
9. ДРУГИ ПОДХОДИ
• Agile Project Management – Гъвкаво управление
• Ясна цел
• Решения, които не са фиксирани
• Техният брой нараства, поради динамиката на
съвременността, в която се сучват проектите
• По-висок риск
• И т.н.:
• “екстремни” подходи > слаба яснота както по
отношение на решенията, така и по отношение на
целите (напр. изследователски проект)
• Проекти с ясно решение, но слабо дефинирана цел.
9
10. УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ПО СФ
• Традиционни
• Промяната не се насърчава
• Предишният опит в същите дейности е предимство
• Правилата за управление са фиксирани в: а) Насоки, б)
Договор и в) Наръчници за изпълнение
• Особености при планиране на времето: а) тромави и
дълги процедури в управляващия орган, б)
обвързаност с външни процедури: ЗОП
• Особености при планиране на ресурсите: авансово
плащане, съфинансиране, плащане на верифицирани
разходи
• Принцип на проверката: „В състояние на нередност до
доказване на противното“
10
11. ПРОЕКТЕН ЕКИП
• Някои важни теми в неговата работа:
• Разделение на функции и отговорности: Кой какво
прави?
• Контрол върху качеството на изпълнение и сроковете:
кога? и как? се изпълняват дейностите?
• Средства за комуникация, честота на срещи и
вътрешни проверки.
• Рискове, управление на “проблеми”, изменения в
бюджета и параметрите на планираните дейности.
• Анализ на грешки и “лош опит”, утвърждаване на
успешни практики, образци и вътрешти процедури.
11
13. ОТЧИТАНЕ
• Техническо отчитане
• Финансово отчитане
• Регламентирани в Договора, Общите условия към
договора и Наръчника за бенефициенти (изпълнение)
• В ДОГОВОРА:
• Авансово, междинни и финално плащане
• Техният размер – фиксиран до % от бюджета
• Финално плащане = Сума на верифицирани разходи -
аванс и междинни плащания;
• Задължение за безкасови плащания;
13
14. • В ОБЩИТЕ УСЛОВИЯ:
• Описание на техн. и финансови отчети (напр. срокове
за предаване)
• Задължения за информиране и публичност
• Възможности за изменения в договора (проекта)
• Условия на плащането: срокове, изискване за банкови
преводи
• Задължения за поддържане на счетоводна система
• Условия за налагане на финансови корекции и
възстановяване на средства
14
15. • В НАРЪЧНИКА НА БЕНЕФИЦИЕНТА:
• Препоръки по отношение на организацията на работа:
напр. да не се дублират функции по управление и
изпълнение
• Правила за наемане на персонал: основен трудов
договор или допълнителни споразумения; процедури по
ЗОП за избор експерти
• Правила за тръжни процедури
• Ред за промяна на договора:
• Съществени промени чрез анекс
• Малки промени: чрез уведомяване
• Правила за публичност
• Финансово отчитане и счетоводство
• Изисквания към архива
15
16. АРХИВ И ДОКАЗАТЕЛСТВА
Не се е случило нищо, което не е документирано
• Отговорник за архива
• Вътрешна система за архивиране
• Типове документи: технически (присъствени списъци,
снимки, видео, документация по дейности), финансови
(договори, фактури, процедури)
• Логика на подребата (напр. по дейности)
• Досие на проекта (Договор, изменения,
кореспонденция)
• Кога се събират – преди, по време на, след дейността
• Съхраняване и достъп: къде стоят и кой ги използва
• Електронни копия и резервен запис
16
17. СПРАВКА
1. Berkun, S., 2005: The Art of Project Management
2. PMI, 2000: A Guide to Project Management Body of
Knowledge
3. Wysocki, R., 2009: Effective Project Management,
17
