OfficeCentral User Manual - Bahasa Melayu - Konfigurasi Global V3R1

0
OFFICECENTRAL
PANDUAN PENGGUNA – KONFIGURASI GLOBAL
© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 3 REVISION 1 (070317)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1
CONTENTS
1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 3
2 – Daftar Dan Log Masuk Ke Sistem ................................................................................................................................ 4
2.1 Log Masuk ............................................................................................................................................................... 5
Log Masuk................................................................................................................................................................. 5
Mengapa? ................................................................................................................................................................. 5
Lupa Kata Laluan?..................................................................................................................................................... 6
Pendaftaran .............................................................................................................................................................. 6
3 - Permulaan.................................................................................................................................................................... 8
3.1 Susun Atur Aplikasi ................................................................................................................................................. 8
Menu Utama............................................................................................................................................................. 8
Sub Menu.................................................................................................................................................................. 9
Pautan Pantas ........................................................................................................................................................... 9
Mengapa? ................................................................................................................................................................. 9
4 – Konfigurasi Sistem....................................................................................................................................................... 9
4.1 Konfigurasi Akaun ................................................................................................................................................... 9
Tukar Kata Email Atau Kata Laluan (Sekiranya Perlu) ............................................................................................... 9
Cara Menukar alamat E-mel (Gambar 4.1, 4.2) ...................................................................................................... 10
Cara Menukar Kata Laluan (GAMBAR 4.3).............................................................................................................. 11
Paparan Login Profile (GAMBAR 4.4)...................................................................................................................... 11
4.2 User (PENGGUNA)................................................................................................................................................. 12
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 12
Cara Menambahkan Pengguna Baru ...................................................................................................................... 12
role group ............................................................................................................................................................... 13
Cara Memadam Data.............................................................................................................................................. 16
4.3 PROFIL SYARIKAT................................................................................................................................................... 16
BASIC....................................................................................................................................................................... 16
Cara Menukar Logo Syarikat................................................................................................................................... 17
GST.......................................................................................................................................................................... 19
Cara MEMASUKKAN MAKLUMAT KEWANGAN SYARIKAT ...................................................................................... 20
Cara MENETAPKAN BAHASA................................................................................................................................... 20
4.4 REPORT SETTINGS................................................................................................................................................. 21
Cara MENUKAR MENUKAR TEMPLATES FINANCE/CRM/PROCUREMENT/PAYROLL REPORTS............................... 21
4.5 Lesen Kredit (License Credit)................................................................................................................................. 22
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 22
Senarai Lesen Kredit ............................................................................................................................................... 22

4.6 GROUP MONITORING ........................................................................................................................................... 23
GROUP MONITORING ............................................................................................................................................. 23
4.7 SETTINGS............................................................................................................................................................... 25
Cawangan-Cawangan Atau Lokasi Dalam Syarikat (Locations)............................................................................... 25
Menambahkan Lokasi Dalam Syarikat .................................................................................................................... 25
Cara Menambah Lokasi Baru .................................................................................................................................. 26
CUTI UMUM (pUBLIC HOLIDAY).............................................................................................................................. 27
Menambahkan Cuti Umum Yang Diikuti Oleh Syarikat .......................................................................................... 28
CUTI NEGERI (STATE HOLIDAY) ............................................................................................................................... 29
Menambahkan Cuti Negeri Yang Diikuti Oleh Syarikat........................................................................................... 30
CUKAI (tax).............................................................................................................................................................. 31
bank ........................................................................................................................................................................ 34
MATAWANG ........................................................................................................................................................... 36
KUMPULAN PERANAN ADAT .................................................................................................................................. 37

1 - PENGENALAN
OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)
dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji
(Payroll), Perakaunan (Accounting), Kewangan (Finance), Pengurusan Pelanggan (Customer Relationship
Management), Perolehan (Procurement), Tempat Jualan (Point Of Sale), Penguruan Pengedaran
(Distribution).
OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana
untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.
Bantuan atas talian
Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas
talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:
eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com
Help Center:
http://bantuan.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Melayu)
http://help.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Inggeris)
Hubungi Kami
Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)
906B, Tingkat 2, Blok D
Kompleks Diamond, Bangi Business Park
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor, Malaysia.
P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672
E: sales@ventures.com.my
Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi
kami atau email di support@ventures.com.my.
Hakcipta Terpelihara
©2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

2 – DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM
OfficeCentral merupakan aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana
untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para
pengguna boleh menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana Internet Browser yang
bersesuaian). Sekiranya menggunakan Internet Explorer, harap maklum bahawa pengguna perlu
memastikan versi Internet Explorer tersebut adalah versi yang terbaru.
OfficeCentral mengandungi beberapa modul utama seperti berikut:
OfficeCentral juga mempunyai beberapa modul tambahan yang boleh ditambah dengan caj tambahan
sekiranya diperlukan oleh pengguna seperti berikut:
1) Procurement Management (Perolehan)
2) Distribution Management (Pengurusan Pengedaran)
OfficeCentral
Human Resources
Management
(Sistem Pengurusan
Sumber Manusia)
Payroll
(Sistem Pengurusan
Gaji)
Finance &
Accounting
(Kewangan &
Perakaunan) Customer
Relationship
Management
(Sistem Pengurusan
Pelanggan)
Point of Sale (POS)

2.1 LOG MASUK
Gambar 2.1.1 – Log Masuk ke Sistem OfficeCentral
LOG MASUK
Untuk log masuk ke sistem, sila layari ke https://v2.officecentral.asia. Masukkan nama pengguna
(username) dan juga kata laluan (password) anda untuk mengakses sistem OfficeCentral.
MENGAPA?
Dengan menggunakan nama pengguna dan kata laluan, hanya anda yang boleh akses akaun anda. Pastikan
anda tidak berkongsi kata laluan anda dengan orang lain untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun dan
data. Sekiranya anda khuatir bahawa kata laluan anda telah diketahui oleh orang lain, anda boleh
menukarkan kata laluan anda setelah log masuk ke sistem.
Sila masukkan
email yang telah
didaftarkan.Sila masukkan
kata laluan yang
didaftarkan.

LUPA KATA LALUAN?
Sekiranya anda lupa kata laluan anda, anda boleh tekan butang Lost Password? dan isikan nama pengguna
(username) anda dalam ruang yang disediakan dan tekan butang Send. Sistem akan menghantarkan email
yang mengandungi kata laluan yang baru ke email anda yang berdaftar dengan OfficeCentral. Email ini
mungkin mengambil masa sehingga 5 minit untuk dihantarkan ke email anda. Sila buka ruangan “Spam”
juga sekiranya anda masih tidak mendapat email ini selepas 5 minit.
Gambar 2.1.2 – Anda lupa kata laluan?
Seterusnya, apabila anda telah berjaya untuk log masuk ke akaun anda, anda digalakkan untuk menukar
password tersebut ke password yang mudah anda ingati dan tidak diketahui oleh orang lain.
PENDAFTARAN
Sekiranya anda masih belum mempunyai nama pengguna, anda boleh mendaftar dengan menekan link
“Click here to Register” di bahagian atas dan isikan data yang diperlukan. Email akan digunakan sebagai
username.
Semasa pendaftaran, anda boleh memilih sama ada ingin gunakan percubaan percuma (“free trial”) ataupun
terus membuat pembayaran. Sekiranya anda menggunakan percubaan percuma, anda akan mendapat 3
lesen kredit (license credit) untuk satu bulan secara percuma. Ini akan membolehkan anda menggunakan 3
pengguna (“user”) untuk satu bulan. Bagi pengguna yang tidak mempunyai akaun, anda perlulah mendaftar
untuk menjadi pengguna yang sah. Hal ini penting bagi membolehkan anda log masuk ke dalam sistem.
Tekan butang
Send untuk
dapatkan kata
laluan yang baru
Masukkan alamat
e-mel pengguna
(Username) anda
di sini

Petunjuk:
Gambar 2.1.3: Pendaftaran untuk Sistem OfficeCentral
1 Klik Registration Package dan pilih Free Trial (3 license * 1 Month).
2 Untuk Company Name, sila masukkan nama syarikat anda yang sebenar.
3 Country merujuk kepada negara di mana syarikat yang mendaftar akaun baru ini. Anda perlu pilih
negara yang betul bagi memastikan anda mendapat versi OfficeCentral yang sesuai dengan anda.
4 Sila masukkan nama anda.
5 Bagi maklumat pendaftaran, sila masukkan email selain daripada email syarikat anda.
6 Bagi ruangan Password, sila masukkan kata laluan yang baru. Sila pastikan anda ingat kata laluan
anda.
7 Untuk ruangan Confirm Password sila masukkan kata laluan yang sama. Fungsi ini penting untuk
mengesahkan kata laluan yang anda masukkan di (6).
8 Apabila sudah diisi smua ruangan 2, 3, 4, 5, 6, 7. Sila klik butang Click Here to Register.
Nota: Sekiranya anda telah mempunyai akaun OfficeCentral sebelum ini dengan menggunakan
email yang sama, kata laluan anda akan mengikut kata laluan yang lama dan bukan yang baru.
1
2
3
4
5
6
78

3 - PERMULAAN
Seperti sistem-sistem aplikasi web yang lain, OfficeCentral dibahagikan kepada beberapa bahagian untuk
memudahkan user untuk menggunakan dan melayari modul-modul yang ada dalam sistem tersebut. Setiap
bahagian dan data di dalam sistem OfficeCentral dibahagikan seperi berikut:
3.1 SUSUN ATUR APLIKASI
Gambar 3.1.1 : Susun atur aplikasi OfficeCentral
Gambar 3.1.2 : Susun atur aplikasi OfficeCentral
MENU UTAMA
Menu Utama merangkumi 6 bahagian iaitu HRMS, Payroll, Finance, CRM, Procurement, POS,
Distributor dan Global Settings. Pengguna boleh klik mana-mana pautan yang berkaitan untuk
mengakses modul yang ingin digunakan.
Menu Utama
Submenu
Pautan Pantas

SUB MENU
Sub menu mengandungi hyperlinks, enjin carian, info pengguna dan juga butang logout. Info pengguna
yang diletakkan di sini adalah nama pengguna yang sedang log masuk dan juga nama syarikat yang
sedang digunakan. Ini untuk mengelakkan sebarang kekeliruan sekiranya ada pengguna yang
menggunakan beberapa akaun syarikat dalam OfficeCentral.
PAUTAN PANTAS
Pautan pantas adalah fungsi yang memudahkan pengguna untuk pilih 3 fungsi yang biasa digunakan
oleh pengguna. Ianya termasuklah HRMS, kewangan dan Pengurusan perhubungan pelanggan (CRM).
Pengguna boleh terus ke pautan yang ini tanpa klik di menu utama.
MENGAPA?
Dengan menggunakan susun atur yang seragam ini membolehkan anda menguruskan akaun anda dengan
mudah dan berkesan.
4 – KONFIGURASI SISTEM
4.1 KONFIGURASI AKAUN
TUKAR KATA EMAIL ATAU KATA LALUAN (SEKIRANYA PERLU)
Selepas anda pergi ke menu “Global Configuration”, pergi ke bahagian “Account” seperti gambar di
bawah:
Gambar 4.1.1 : “Global Configuration” > “Account”
Jika anda ingin menukar
email, tekan disini.
Jika anda ingin menukar
Kata laluan, tekan disini.

Gambar 4.1.2: Paparan Change E-mail
Gambar 4.1.3: Paparan Change Password
CARA MENUKAR ALAMAT E-MEL (GAMBAR 4.1, 4.2)
1. Tekan butang Change Email atau Change password sekiranya ada ingin menukarnya. (Gambar 4.1)
2. Sila pastikan email anda dieja dengan betul kerana kesemua email notifikasi berkenaan
OfficeCentral akan dihantar ke email ini. (Gambar 4.2)
3. Akaun OfficeCentral anda akan mengunakan email baru sekiranya anda telah menukarnya di
Change Email.
4. Akaun OfficeCentral anda akan mengunakan password baru sekiranya anda telah menukarnya di
Change Password.
Masukkan e-mail baru (jika
anda ingin tukar) disini.

CARA MENUKAR KATA LALUAN (GAMBAR 4.3)
1. Anda boleh menukar password anda jika anda merasakan password yang asal tidak selamat
digunakan.
2. Anda perlu isikan kata laluan sekarang (Old Password) dan juga kata laluan yang baru sebanyak dua
kali. (New Password & Confirm New Password)
3. Apabila telah selesai isi maklumat yang diperlukan, tekan “Submit”.
4. Dengan ini, kata laluan anda telah ditukar. Anda perlu menggunakan kata laluan yang baru ketika
ingin log masuk ke sistem OfficeCentral selepas ini.
PAPARAN LOGIN PROFILE (GAMBAR 4.4)
Sekiranya anda memiliki syarikat lebih daripada satu, dan berdaftar dengan OfficeCentral, anda juga boleh
menggunakan username yang sama untuk memasuki akaun daftar syarikat tersebut tanpa perlu log keluar
dan log masuk semula. Anda hanya perlu pergi ke paparan Login Profile dan pilih syarikat lain yang anda
ingin log masuk. Dengan itu, memudahkan anda untuk terus login ke akaun syarikat anda yang satu lagi.
Gambar 4.1.4 : Paparan Login Profile
Anda boleh menggunakan username
yang sama, sekiranya anda
mempunyai lebih dari satu syarikat.

4.2 USER (PENGGUNA)
USERS bertujuan untuk menambah dan menyambung pengguna dengan OfficeCentral. Dengan ini,
memudahkan majikan dan para pekerja dalam pengurusan syarikat.
MENGAPA?
Dengan menambahkan pengguna (atau user) di dalam sistem, ini membolehkan lebih banyak pengguna
akses ke sistem OfficeCentral. Para pengguna boleh menggunakan sistem OfficeCentral untuk menjalankan
kerja-kerja mereka dengan lebih pantas dan efektif.
Setiap pengguna disambungkan dengan setiap pekerja bagi membolehkan aktiviti-aktiviti pengguna
tersebut dihadkan berdasarkan pekerja-pekerja yang berkaitan.
CARA MENAMBAHKAN PENGGUNA BARU
Untuk menambahkan pengguna baru, anda hendaklah menekan butang “Create” dan masukkan data
seperti di bawah:
Gambar 4.2.1 : Paparan Pengguna
Gambar 4.2.2: Paparan Senarai Pengguna
2 tempat untuk tambah
User baru, tekan di salah
satu dari kedua ini
2 tempat untuk Assign
User baru, tekan di salah
satu dari kedua ini
Anda boleh melihat senarai pengguna yang ada dalam syarikat
anda. Kesemua pengguna yang disenaraikan akan
menggunakan 1 lesen kredit untuk setiap bulan.
Untuk melihat perincian
user ini, tekan sini

1. Untuk menambahkan pengguna yang baru (emel pengguna tersebut tidak pernah digunakan
sebagai pengguna OfficeCentral), tekan butang “Create” atau “Create User”. (Gambar 4.2.1)
2. Sekiranya pengguna yang anda ingin tambahkan untuk syarikat anda merupakan pengguna
OfficeCentral sedia ada (sudah menggunakan username yang sama untuk akaun lain), tekan butang
“Assign” atau “Assign User by Staff”. Ini membolehkan pengguna tersebut ditambahkan dalam
akaun syarikat anda dengan akses username yang sama dan kata laluan yang sama seperti yang
sedia ada digunakan oleh pengguna tersebut. (Gambar 4.2.2)
3. Tekan butang “Details” untuk melihat maklumat pengguna. (Gambar 4.2.2)
4. Tekan butang “Unassign” untuk padamkan pengguna tersebut. Dengan memadamkan pengguna,
lesen kredit anda tidak akan ditolak untuk bulan berikutnya untuk pengguna tersebut.
Gambar 4.2.3: Cara untuk menambahkan pengguna baru
ROLE GROUP
Anda boleh menetapkan kumpulan peranan menggunakan tetapan yang ada didalam konfigurasi global
ini. Kumpulan peranan ni bermaksud anda boleh menetapkan staff anda atau user yang lain daripada
mengakses ke submodul-submodul yang lain. Sebagai contoh, anda mengehadkan staff anda untuk
melihat gaji keseluruhan staf syarikat anda. Anda boleh menetapkannya disini.
Pilih staf anda samaada,
staf baru atau staf lama
Tentukan lesen user bagi
staf anda
Masukkan email staf
tersebut sebagai
username
Untuk permulaan,
masukkan kata laluan bagi
staf tersebut dan sahkan
kata laluan itu

Gambar 4.2.4: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan
Setelah menekan butang details, anda akan melihat paparan seperti dibawah:
Gambar 4.2.4: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan
Apabila anda menekan butang update roles, anda akan dapat melihat tetapan yang telah sedia ada di
dalam sistem untuk admin dan staf. Sekiranya anda mahu mengubahnya, anda perlu menekan butang
‘MODIFY’ atau ‘MODIFY LEGACY’. Dibawah adalah paparan apabila anda menekan butang update roles.
Gambar 4.2.5: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan secara terperinci dan berdasarkan setiap modul
Untuk menetapkan tetapan
kumpulan peranan
Tekan disini
untuk tetapkan
peranan
Tekan untuk mengubah role
secara modul
Tekan untuk mengubah role
dengan lebih terperinci

Anda dapat melihat paparan seperti berikut jika anda menekan butang ‘MODIFY LEGACY’.
Gambar 4.2.6: Paparan bila anda menekan butang ‘MODIFY LEGACY’
Pastikan anda menekan butang update roles setelah selesai mengubah suai peranan (role) untuk staf
anda. Sekiranya anda mahu mengubah role secara lebih terperinci, anda boleh menekan butang ‘MODIFY’.
Berikut paparan yang akan dikeluarkan bila anda menekan butang ‘MODIFY”:
Gambar 4.2.7: Paparan bila anda menekan butang ‘MODIFY’
Setelah anda mengubah had limit role untuk staf anda, anda perlu menekan butang modify sebagai simpan.

CARA MEMADAM DATA
Anda boleh juga memadam mana-mana pengguna yang tidak diperlukan dengan menekan butang
“Unassign” pada data yang hendak dipadam. Dengan memadamkan data pengguna yang tidak diperlukan,
sistem tidak akan menolak lesen kredit dari jumlah lesen kredit syarikat anda.
Gambar 4.2.8: Tekan butang “OK” untuk “Unassign” pengguna tersebut.
4.3 PROFIL SYARIKAT
Setelah selesai, anda pergi ke bahagian seterusnya iaitu Profil Syarikat. Anda perlu tekan submenu
“Company Profile”. Anda akan dapat lihat paparan seperti gambar di bawah. Profil syarikat adalah penting
untuk diisikan kerana ia akan digunakan dalam laporan dan juga sebarang dokumen seperti sebutharga
dan invois yang dikeluarkan melalui OfficeCentral.
BASIC
Gambar 4.3.1 : “Settings” > “Account” > “Company Profile”
Basic Information: Informasi tentang syarikat. Informasi ini penting kerana kesemua laporan di
dalam OfficeCentral akan menggunakan data di sini.
Contact Person Information: Orang yang boleh dihubungi sekiranya terdapat apa-apa terbaru
tentang OfficeCentral.
Address: Masukkan alamat syarikat yang ingin ditunjukkan dalam report, sebutharga dan
sebagainya yang disediakan melalui OfficeCentral.
Tekan “Company Profile”

Financial Information: Masukkan nombor pendaftaran syarikat untuk institusi-institusi tersebut
untuk kegunaan menyediakan laporan gaji dan kewangan.
Additional Information: Masukkan data syarikat untuk membolehkan OfficeCentral menyediakan
statistik penggunaan OfficeCentral.
Gambar 4.3.4: Profil Syarikat
CARA MENUKAR LOGO SYARIKAT
1. Anda juga boleh meletakkan lambang/logo syarikat dengan pergi ke bahagian “Logo” seperti
gambar di bawah:
Gambar 4.3.5: Logo Syarikat
Sila masukkan no telefon
syarikat anda
Sila masukkan email
syarikat anda
Sila isikan no
pendaftaran syarikat
anda.
Anda wajib masukkan
nama syarikat anda.
Klik “choose file” untuk
pilih fail bagi logo anda
Klik “upload” sekiranya
anda telah memilih logo.

2. Sekiranya anda pernah muat naik sebarang gambar ataupun logo sebelum ini, anda akan dapat lihat
gambar atau logo yang dipaparkan. Sekiranya anda tidak pernah memuatnaik sebarang gambar atau
logo sebelum ini, hanya ruangan kosong akan ditunjukkan di bahagian “Current Picture”.
3. Jika anda ingin memilih atau menukar gambar, tekan butang “Choose File” dan pilih gambar yang
anda mahukan dari computer anda.
4. Selepas itu, anda tekan butang “Upload” dan logo company akan ditunjukkan seperi dalam gambar
di atas.
5. Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan halaman
tersebut.
6. Dengan ini, semua maklumat berkenaan dengan syarikat anda telah pun diisi beserta dengan
logo/lambang syarikat.
Nota : Perlu diingatkan bahawa logo yang boleh dimuat turun hanyalah kurang daripada 100 KB sahaja.
Bagi mengetahui adakah gambar anda boleh dipilih untuk dimuat turun. Sila lihat cara dibawah:
Gambar 4.3.6: Cara untuk melihat saiz logo
1. Klik pada gambar anda.
2. Klik butang kanan tetikus dan pilih “Properties”.
3. Anda boleh lihat saiz fail anda (Perlulah kurang daripada 100 KB). Sekiranya lebih dari 100kb, anda
akan menghadapi masalah untuk muat naik fail tersebut.
Cara untuk melihat saiz logo

GST
Seterusnya, anda perlu mengisikan butiran pendaftaran GST syarikat anda (sekiranya syarikat anda
berdaftar sebagai syarikat GST). Masukkan maklumat seperti di bawah. Untuk mendapatkan maklumat
tersebut, anda boleh merujuk kepada surat kelulusan permohonan GST yang dikeluarkan oleh Jabatan
Kastam Diraja Malaysia kepada syarikat anda seperti di bawah:
Nota : Anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *
Gambar 4.3.7: Cara untuk mendapatkan maklumat GST syarikat
Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan halaman tersebut
untuk memastikan kesemua data telah dimasukkan ke dalam sistem.
GST NUMBER
DATE GST EFFECTIVE
GST PERIOD
DATE GST VERIFIED

CARA MEMASUKKAN MAKLUMAT KEWANGAN SYARIKAT
Seterusnya, anda boleh memasukkan maklumat berkaitan kewangan syarikat di bahagian “Financial”
seperti gambar di bawah:
Gambar 4.3.8: Cara memasukkan maklumat kewangan syarikat
CARA MENETAPKAN BAHASA
1. Seterusnya, anda boleh memilih untuk menetapkan penggunaan bahasa yang akan digunakan oleh
sistem OfficeCentral. Tetapan ini akan mengubah bahasa dan cara yang digunakan untuk
keseluruhan sistem dan untuk kesemua user dalam akaun syarikat anda.
Gambar 4.3.9: Tetapan Bahasa dan Culture
Jika anda ingin memasukkan maklumat tambahan seperti nombor
EPF,SOCSO,Cukai Pendapatan, Zakat, Tabung Haji, Paypal email dan
MSIC kod, anda boleh memasukkan maklumat tersebut.
Masukkan NOMBOR AKAUN BANK
yang telah didaftarkan oleh syarikat
anda.
Masukkan NAMA BANK yang telah
didaftarkan atas nama syarikat anda.
Masukkan NAMA SYARIKAT
anda.

4.4 REPORT SETTINGS
Seterusnya, anda boleh menukar bentuk laporan yang dikeluarkan oleh sistem OfficeCentral untuk syarikat
anda dalam submodul “Report Settings”. Harap maklum bahawa semua laporan yang dikeluarkan oleh
mana-mana pengguna OfficeCentral dalam akaun syarikat anda akan menggunakan bentuk laporan yang
sama seperti yang telah anda tetapkan dalam submodul ini.
CARA MENUKAR MENUKAR TEMPLATES FINANCE/CRM/PROCUREMENT/PAYROLL REPORTS
1. Anda boleh mengubah templates mengikut kehendak syarikat anda dengan menekan butang
pada bawah template atau menggunakan format yang telah disediakan bagi setiap laporan.
2. Seterusnya, tekan butang “Save” untuk memastikan sistem mengikut bentuk laporan yang dipilih.
3. Contoh bentuk laporan adalah seperti berikut:
Gambar 4.4.1: Contoh tetapan bentuk laporan

4.5 LESEN KREDIT (LICENSE CREDIT)
“License Credit” merupakan lesen kredit yang digunakan untuk merekodkan jumlah lesen yang digunakan
oleh syarikat anda. Satu lesen kredit akan digunakan bagi setiap satu pengguna setiap bulan. Lesen kredit
juga mempunyai tarikh luput (expiration date). Oleh itu, ia perlu digunakan dalam satu tempoh masa
tertentu.
Untuk menjimatkan penggunaan lesen kredit, anda disarankan untuk memadam (unassign) pengguna-
pengguna yang tidak lagi digunakan atau pengguna-pengguna yang disambungkan kepada pekerja yang
telah berhenti.
MENGAPA?
Dengan menggunakan sistem lesen kredit, anda akan mendapat lebih banyak fleksibiliti dari segi
penambahan atau pengurangan bilangan pengguna pada sesuatu masa. Sebagai contoh, sekiranya anda
membeli 5 pengguna untuk 12 bulan, anda akan mendapat 60 lesen kredit dengan tarikh luput selama 1
tahun kemudian. Jika anda hanya menggunakan 3 pengguna semasa bulan pertama anda gunakan
OfficeCentral, anda akan mempunyai baki 57 lesen kredit untuk digunakan dalam bulan seterusnya. Oleh
itu, jika anda perlu tiba-tiba gunakan lebih dari 5 pengguna dalam sesuatu bulan, anda boleh gunakan tanpa
bayaran tambahan, dengan syarat, anda masih mempunyai baki lesen kredit.
SENARAI LESEN KREDIT
Pergi ke “Global settings”, dan klik menu “License Credit”
Berikut merupakan maklumat kredit dan baki lesen anda:
Gambar 4.5.1: Maklumat lesen kredit untuk syarikat

Berikut pula merupakan bilangan transaksi kredit lesen yang berlaku dalam akaun syarikat anda.
Transaksi ini akan berlaku secara automatik setiap bulan dan dikira berdasarkan bilangan pengguna yang
aktif dalam bulan tersebut.
Gambar 4.5.2: Senarai transaksi kredit lesen dalam syarikat anda
4.6 GROUP MONITORING
GROUP MONITORING
Setelah selesai, anda pergi ke submenu seterusnya iaitu “Group Monitoring”. Anda akan dapat lihat
paparan seperti gambar di bawah. Group monitoring adalah penting untuk memantau kumpulan syarikat
anda (seperti anak-anak syarikat) jika ada.
Gambar 4.6.1: Paparan “Group Monitoring”

Anda boleh menambah anak syarikat melalui cara berikut:
Gambar 4.6.2: Cara menambahkan anak syarikat
Gambar 4.6.3: Cara memasukkan makluman akaun dan orang untuk dihubungi
Masukkan nama anak syarikat
yang ingin ditambah
Masukkan nama pengguna iaitu nama
orang/wakil syarikat yang akan
mengendalikan akaun, email dan juga
kata laluan untuk syarikat tersebut.
Tekan butang ini untuk memasukkan
nombor telefon dan e-mail anak
syarikat yang telah didaftarkan.
Masukkan nombor pendaftaran anak
syarikat.
Masukkan maklumat orang yang akan
dihubungi di dalam syarikat itu.

4.7 SETTINGS
CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS)
OfficeCentral membenarkan anda menambahkan cawangan-cawangan dan lokasi dalam syarikat anda. Hal
ini kerana terdapat syarikat mempunyai lebih dari satu lokasi ataupun cawangan. Dengan menamakan lokasi
atau cawangan yang baru selaras dengan lokasi-lokasi yang wujud di syarikat anda, anda dapat
mengklasifikasikan pekerja anda dengan lebih mudah. Hal ini juga membolehkan sistem mengira cuti
dengan automatik dengan mengambil kira public holiday dan state holiday berdasarkan lokasi pekerja.
MENAMBAHKAN LOKASI DALAM SYARIKAT
Pergi ke “Settings” tersebut dan anda akan lihat isi kandungan di dalamnya seperti “Departments”,
“Locations”, “Designations”, “Job Classifications”, “Public Holidays” dan “State Holidays”. Tekan
“Locations”.
Gambar 4.7.1: Cara untuk akses ke submodul Lokasi
Gambar 4.7.2: Senarai lokasi/cawangan syarikat
B
C
Gambar 4.6: Locations
Tekan “locations”
Tekan butang ini untuk
tambahkan cawangan atau lokasi
yang baru.
Tekan butang ini untuk
mengemaskini data untuk
cawangan atau lokasi tersebut.
Tekan butang ini untuk memadamkan lokasi atau cawangan ini. Walau bagaimanapun, harap
maklum bahawa sesebuah lokasi/cawangan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum
digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan.

CARA MENAMBAH LOKASI BARU
Anda boleh menambahkan lokasi/cawangan yang baru dengan mengikut proses berikut:
1. Isikan maklumat yang diperlukan.
Gambar 4.7.3: Cara menambahkan lokasi baru dalam syarikat anda
Keterangan:
1 Masukkan nama syarikat atau cawangan baru anda.
2 Sila masukkan kod lokasi baru anda.
3 Masukkan kenyataan bagi syarikat itu.
4 Masukkan alamat syarikat anda.
5 Bagi fungsi “parent”, sekiranya cawangan yang baru ditambah adalah sub kepada mana-
mana lokasi.
6 Pilih Negara syarikat anda beroperasi.
7 Pilih Negeri syarikat anda beroperasi.
8 Sila tanda hari cuti bagi syarikat.
9 Tandakan sekirannya syarikat anda mempunyai Carta Akaun sendiri
10 Tekan butang ini untuk dapatkan lokasi syarikat anda. Pastikan anda tekan butang ini di
syarikat anda.
11 Apabila telah selesai, tekan butang “Submit” di bahagian kanan atas page.
1
2
3
4
5
7
6
8
9
10
11

CUTI UMUM (PUBLIC HOLIDAY)
“Public Holiday” adalah bertujuan untuk meletakkan apa-apa cuti yang diisytihar di dalam negara (cuti
umum) yang diikuti oleh syarikat. Tidak semua syarikat mengikut cuti umum yang sama.
Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja
secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat di dalam sistem
ini, anda boleh menambah cuti tersebut.
Tekan menu “Settings” dan pilih “Public Holidays” untuk akses ke submodul ini.
Gambar 4.7.4: Cara untuk akses ke modul tetapan Cuti Umum (Public Holidays)
Gambar 4.7.5: Senarai Cuti Umum yang diikuti oleh syarikat anda
Tekan ‘Add’ untuk
tambahkan cuti umum yang
baru.
Tekan ‘Edit’ untuk
mengemaskini data bagi cuti
umum tersebut.
Tekan butang ini untuk memadamkan cuti
umum tersebut. Walau bagaimanapun,
harap maklum bahawa sesuatu jawatan
hanya boleh dipadamkan sekiranya masih
belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah
digunakan, ia tidak boleh dipadamkan.

MENAMBAHKAN CUTI UMUM YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT
Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah cuti-cuti lain yang diperlukan dan link “Delete” untuk
memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai
data tersebut.
Keterangan:
1 Sila pilih negara untuk cuti umum tersebut.
2 Masukkan nama cuti tersebut.
3 Sila pilih tarikh cuti tersebut.
4 Masukkan keterangan tentang cuti tersebut
Nota: Anda perlu masukkan senarai cuti umum yang diikuti oleh syarikat anda setiap tahun. Sistem tidak
melakukan ini secara automatik kerana banyak cuti yang tidak mempunyai tarikh yang tetap setiap tahun
dan tidak kesemua syarikat mengikuti cuti yang sama.
Gambar 4.7.6: Tambah Public Holiday baru
1
2
3
4

CUTI NEGERI (STATE HOLIDAY)
“State Holiday” bertujuan untuk meletakkan apa-apa jenis cuti yang diikuti oleh syarikat anda mengikut
negeri masing-masing. Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang
diambil oleh pekerja berdasarkan lokasi mereka secara automatik.
Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh
menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang
berlainan, anda masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan.
Tekan ‘Add’ untuk tambahkan
cuti negeri yang baru.(jika
perlu)
Tekan ‘Edit’ untuk
mengemaskini data bagi cuti
negeri tersebut.
Gambar 4.7.7: Senarai Cuti Negeri dalam syarikat anda
Tekan butang ini untuk memadamkan
cuti negeri tersebut. Walau
bagaimanapun, harap maklum bahawa
cuti tersebut hanya boleh dipadamkan
sekiranya masih belum digunakan lagi.
Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak
boleh dipadamkan.

MENAMBAHKAN CUTI NEGERI YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT
Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah dan link “Delete” untuk memadam mana-mana cuti
yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut.
Gambar 4.7.8: Paparan untuk menambahkan cuti negeri yang baru
Keterangan:
1 Sila pilih negeri untuk cuti tersebut.
2 Masukkan nama cuti tersebut.
3 Sila pilih tarikh cuti tersebut.
4 Masukkan keterangan tentang cuti tersebut
1
2
3
4

CUKAI (TAX)
Tax ini adalah bertujuan untuk menetapkan jenis-jenis cukai yang digunakan dalam syarikat anda. Anda
boleh menekan pada TAXES dan VIEW LIST untuk melihat kadar cukai yang ditetapkan oleh sistem. Anda
juga boleh menambah cukai yang baru seperti contoh cukai perkhidmatan. Untuk menetapkan cukai lain,
anda perlu menekan ADD NEW. Untuk menambahkan jenis cukai seperti contoh cukai kepada pengedar dan
pembeli boleh si setupkan di TAX TYPES.
Gambar 4.7.9: Menu tetapan cukai
Sekiranya anda menekan “Tax Types”, anda dapat melihat jenis-jenis cukai yang ada dalam syarikat anda
seperti berikut:
Gambar 4.7.10: Senarai jenis-jenis cukai dalam syarikat anda
Tekan taxes untuk melihat
cukai yang disediakan oleh
sistem
Untuk melihat
jenis cukai yang
disediakan
Untuk menambah
cukai yang baru
Tekan taxes untuk melihat cukai yang disediakan
oleh sistem
Tekan butang
“Add” Untuk
menambah jenis
cukai yang baru
Tekan “Edit” untuk mengubah
data jenis cukai sedia ada.
Tekan “Delete” untuk memadam
jenis cukai yang dipilih. Walau
bagaimanapun, anda hanya boleh
memadam data tersebut sekiranya
belum digunakan lagi sahaja.

Seterusnya, anda boleh menambah jenis cukai yang baru dengan menekan butang “Add”. Anda akan
dapat akses paparan seperti di bawah:
Gambar 4.7.11: Cara menambah jenis cukai dalam syarikat anda
Seperti dalam paparan di atas, anda boleh masukkan maklumat seperti berikut:
1 Masukkan nama jenis cukai tersebut
2 Masukkan tujuan cukai sama ada untuk jualan (Supply) ataupun pembelian (Purchase)
3 Masukkan maklumat tambahan atau keterangan tentang jenis cukai tersebut.
Setelah maklumat di atas dimasukkan, tekan butang save untuk menyimpan data anda.
Seterusnya, anda boleh menekan menu “Taxes” untuk mengakses senarai cukai dalam syarikat anda:
Gambar 4.7.12: Menu dalam submodul Cukai (Taxes)
1
2
3
Tekan di sini untuk menetapkan cukai GST di dalam akaun syarikat secara automatik.

Sekiranya syarikat anda merupakan syarikat berdaftar GST, tekan butang “Setup GST” untuk menetapkan
cukai-cukai GST secara automatik supaya anda tidak perlu tambahkan satu persatu, sekaligus menjimatkan
masa anda.
Setelah anda menekan butang ‘Setup GST’, anda akan melihat papran seperti berikut:
Gambar 4.7.13: Senarai cukai dalam syarikat anda
Tekan “Edit” untuk mengubahsuai data cukai tersebut manakala tekang butang “Delete” untuk
memadamkan data cukai tersebut. Harap maklum bahawa data tersebut hanya boleh dipadam sekiranya
belum digunakan lagi.

BANK
Setelah anda tetapkan bank yang anda gunakan untuk company anda, anda perlu memasukkan nombor
akaun bank anda di sini. Ini adalah bertujuan untuk mewujudkan nombor akaun anda di invois dan resit.
Gambar 4.7.14: Menu untuk penambahan akaun bank dalam syarikat
Berikut merupakan contoh senarai bank dalam syarikat anda:
Gambar 4.7.15: Senarai bank dalam syarikat anda
Tekan view list untuk melihat senarai
bank yang telah disediakan oleh
sistem
Tekan ADD NEW untuk
menambahkan bank lain yang
digunakan untuk syarikat anda
Tekan butang “Edit” untuk
mengubah maklumat bank yang
dipilih.
Tekan butang “Delete” untuk memadam
maklumat bank tersebut. Walaubagaimana
pun, data hanya boleh dipadam sekiranya
ia tidak digunakan lagi.

Apabila anda menekan butang “Add New”, anda akan mencapai ke paparan seperti di bawah:
Gambar 4.7.16: Paparan untuk menambahkan maklumat bank yang baru
Keterangan:
1 Masukkan nama bank tersebut.
2 Masukkan nama pendek yang anda gunakan untuk mengenalpasti bank tersebut. Sebagai contoh,
MBB digunakan sebagai shortcode untuk Maybank.
3 Pilih jenis bank sama ada Maybank atau CIMB. Pilih “Others” untuk lain2 bank.
4 Masukkan nombor akaun bank syarikat anda di sini.
5 Masukkan alamat cawangan bank tersebut di mana akaun syarikat anda diuruskan.
6 Masukkan maklumat tambahan tentang akaun bank tersebut.
1
3
5
6
2
4

MATAWANG
Untuk menambah jenis matawang yang digunakan oleh syarikat anda, anda boleh menekan pada menu
CURRENCIES. Disini, anda akan boleh menetapkan matawang yang digunakan oleh syarikat anda. Sekiranya
anda mendaftar syarikat anda di Malaysia, matawang yang akan digunakan adalah RM (Ringgit Malaysia).
Gambar 4.7.17: Paparan untuk submodul CURRENCIES
Apabila anda menekan link “View List”, anda dapat melihat paparan senarai matawang yang digunakan di
syarikat anda seperti berikut:
Gambar 4.7.18: Paparan bila anda menekan ‘View List’ didalam CURRENCIES
Tekan VIEW LIST untuk melihat
senarai matawang yang disediakan
oleh sistem
Jika matawang yang anda gunakan
tiada dalam senarai, anda boleh
menambahkan matawang itu disini
Tekan “Edit” untuk mengubah
maklumat matawang yang dipilih.
Tekan “Delete” untuk memadam
maklumat matawang yang dipilih.
Data hanya boleh dipadam sekiranya
belum digunakan lagi.

Apabila anda menekan “Add New”, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:
Gambar 4.7.19: Paparan bila anda menekan ‘Add New’ didalam CURRENCIES
Dalam seleksi “Currency”, anda boleh memilih matawang yang anda ingin gunakan dan pilih Exchange Rate
matawang tersebut dengan matawang utama yang anda telah pilih. Tekan butang “Save” untuk menyimpan
data tersebut.
KUMPULAN PERANAN (CUSTOM ROLE GROUPS)
Custom Role Groups adalah satu konfigurasi untuk menetapkan akses untuk pengguna yang berdaftar dalam
OfficeCentral. Di sini, admin boleh menetapkan had limit untuk staf mereka mengakses sistem. Sebagai
contoh, staf mereka hanya dapat melihat gaji mereka di modul gaji. Staf mereka tidak boleh melihat gaji
staf-staf yang lain. Disini anda boleh menetapkan kumpulan dimana sudah di hadkan pengaksessan sistem
ini. Anda tidak perlu untuk menetapkan had pengaksessan untuk setiap seorang staf anda. Anda hanya perlu
masukkan nama staf anda dalam kumpulan yang anda telah tambahkan di sini.
Gambar 4.7.20: Paparan butang ‘Custom Role Groups’

Setelah anda menekan butang ‘Custom Role Group’, anda akan melihat paparan seperti di bawah:
Gambar 4.7.20: Paparan bila anda menekan ‘Custom Role Groups’
Disini anda akan melihat paparan tetapan untuk Custom Role Group seperti berikut:
Gambar 4.7.21: Paparan untuk tetapan Custom Role Groups
Tekan untuk melihat
tetapan untuk Custom
Role Group
Tekan untuk mengubah
balik tetapan seperti sedia
kala
Tekan untuk menambah
Custom Role Group yang
baharu

Setelah anda menekan butang ‘Create’, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:
<<ERROR>>
Gambar 4.7.22: Paparan apabila anda menekan butang ‘Create’
Sekiranya anda hendak memadam ‘Role Group’, anda boleh menekan butang ‘Bulk Reset’. Stelah anda
menekan butang Bulk Reset tersebut, anda akan dapat melihat paparan seperti dibawah:
Gambar 4.7.23: Paparan apabila anda menekan ‘Bulk Reset’
Pilih kumpulan yang
anda hendak
padamkan
Pilih pekerja yang
berada didalam
kumpulan tersebut
Tekan untuk menambah lagi
kumpulan dan pekerja seperti
diatas
Setelah selesai memilih, anda perlu tekan
‘Bulk Reset’ sebagai tanda setuju

OfficeCentral User Manual - Bahasa Melayu - Konfigurasi Global V3R1

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Destaque (7)

Semelhante a OfficeCentral User Manual - Bahasa Melayu - Konfigurasi Global V3R1

Semelhante a OfficeCentral User Manual - Bahasa Melayu - Konfigurasi Global V3R1 (12)

Mais de Khairun Nisa Aziz

Mais de Khairun Nisa Aziz (14)

OfficeCentral User Manual - Bahasa Melayu - Konfigurasi Global V3R1