2. ¿Qué es? es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del sector público; y por
extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado.
¿para qué sirve?
Se utiliza con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar remitir
documentos, agradecer o tratar de asuntos diversos del trabajo administrativo.
¿Cómo se redacta?
- Es obligatorio el membrete, lugar y fecha, código, texto, antefirma, pos firma y sello, pie de página.
- En lo complementario va el nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa),
referencia, anexo.
- Encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura: “tengo el honor...”, cuando el
oficio es dirigido aun superior, y "tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor
jerarquía.
Desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la
fórmula de apertura.
Es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio. Se emplea la fórmula: “a la espera de su atención
aprovecha la oportunidad para expresarle las muestras de mi especial consideración y estima”.
3. CASO
Ejemplo: la secretaria de "ASUNTOS
ACADEMICOS” en la facultad de
ciencias aplicadas-Tarma debe enviar un
oficio a 5 empresarios y pedirle la
entrega de funciones, archivo y oficina.
5. 2.1 ¿Qué es?
Es una comunicación que se emplea en entidades estatales y privadas para citar a reuniones
entre autoridades, jefes y miembros de comisiones. De igual manera en los sindicatos. Esta
comunicación es afirmada por el secretario o la secretaria de la dependencia.
2.2 ¿Para qué sirve?
Sirve para avisar a una persona señalándole día hora y lugar para tratar algún asunto.
2.3 ¿Cómo se redacta?
Encabezamiento: membrete de la institución (opcional o complementario), nombre de
documento o código, destinatario si la citación es individual
Texto o cuerpo: forma o estila
Forma de despedida: al agradecerle su puntual asistencia, atentamente o lugar y fecha.
Firma del secretario
Con copia (parte complementario)
6. CASO
Ejemplo: la administradora de unidad de la
empresa BANI S.A.C deberá citar a una
reunión a los trabajadores del área de
producción y mantenimiento para informar del
avance de producción del mes de Mayo y
Junio, capacitación del personal de
mantenimiento, informe de gratificaciones,
otros puntos.
8. 2.1 ¿Qué es?
El memorando es un documento simplificado de uso muy difundido, que se utiliza para breves comunicaciones o
notificaciones sencillas de cualquier índole.
El área de difusión es de carácter interno, por que solamente se difunde dentro de una institución o empresa
2.2 ¿Para qué sirve?
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía por
la aplicación de los principios de simplificación administrativa y de racionalización de recursos. Por ejemplo: entre el
gerente y su secretaria y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa; o entre jefes del
mismo nivel.
2.3 ¿Cómo se redacta?
SeredactaenpapelA5.
9. Partes obligatorias:
Código(La palabra Memorando N° )
Destinatario(se utiliza el tratamiento "señor” o "señora“ , o los términos "A“ o "Al".
Asunto(título del texto)
Lugar y fecha
Texto(apertura del asunto a tratar, fundamentación respectiva, exponiendo las razones)
Antefirma, se usa la palabra: Atentamente.
Firma y pos firma
Con copia (e. E. Archivo)
Partes complementarias:
Membrete
Nombre del año
Destinator (persona que envía el documento)
Referencia
Sello (obligatorioparalosquelotienen).
10. CASO
Ejemplo:
La administradora general tendrá que solicitar la autorización de
brindar alimentación en el comedor HIDRO al personal de servicio
VICENTE SANTIAGO MEZA, identificado con el DNI
47266106 con el cargo de ELECTRICISTA.
