Révolutionner vos présentations

Geckonaute
http://geckonaute.tumblr.com

Viva la revolución de la
presentación !
Comment révolutionner vos présentations pour
les rendre à la fois plus effcaces et plus
amusantes à préparer et à délivrer !

Table des matières

Le problème & la prise de conscience p. 3

Le fond p. 6
Pour quoi ?
Pour qui ?
Comment ?

La forme p. 16
Utilisation de photos
Utilisation de schémas
Utilisation de graphiques

Le jour J p. 34
La préparation
L'environnement
L'auditoire
Séance de questions / réponses


La prise de conscience !

http://geckonaute.tumblr.com 3

«[L]a première mise en cause [de PowerPoint] remonte au 1er
février 2003. Ce jour-là, la navette Columbia rentre dans
PowerPoint peut-il tuer s'il l’atmosphère avec sept astronautes à bord…
et se désagrège, à la
stupeur générale.
est mal utilisé ?

Après des semaines
d’investigation, les enquêteurs
révèlent les noms des principaux accusés :
PowerPoint et ses complices, les fameux « bullet points ». Quel
rapport entre un logiciel qui fait 30 millions de petits chaque jour
et ce désastre ? L’outil avait été utilisé quinze jours avant l’accident
pour décrire un incident mineur survenu pendant le décollage de
la fusée : une mousse isolante s’était détachée et avait endommagé
Columbia. Malgré 28 pages de présentation, les ingénieurs de la
Nasa ont présenté l’affaire de façon trop simpliste. Minorés dans
leur PowerPoint, les risques n’ont pas été suffsamment pris en
compte pour la mission. » Source:
Article de Courrier Cadre « Faut-il brûler PowerPoint ? »
4
http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint

« Il est facile de comprendre
comment un cadre supérieur
[de la NASA] lisant ce slide
PowerPoint ne puisse pas
comprendre qu'il s'agit d'une
situation de vie ou de mort. »
- Commission d'enquête sur l'accident de Columbia*

* Traduction de : « It is easy to understand how a senior
manager might read this PowerPoint slide and not realize that it
addresses a life-threatening situation, the Columbia Accident
Investigation Board concluded. »

Sources:
- Article de Courrier Cadre « Faut-il brûler PowerPoint ? »
http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint
- Article du Washington Post « PowerPoint: Killer App? » par Ruth Marcus - 30/08/2005
http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2005/08/29/AR2005082901444.html
- Article du New York Times « PowerPoint Makes You Dumb » par Clive Thompson - 4/12/2003
http://www.nytimes.com/2003/12/14/magazine/14POWER.html 5
- Article « PowerPoint Does Rocket Science--and Better Techniques for Technical Reports » par Edward Tufte, 06/09/2005
http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0001yB&topic_id=1

Le fond : pour être sûr de
mettre dans le mille !


Une présentation ne sert pas à informer !

Eh oui, tout comme les autres formes de communication, une présentation sert à
provoquer une réaction (agir, décider, valider, ...) chez quelqu'un ou chez un
groupe de personnes.
Les 2 éléments clés sont donc :
- l'action
- l'auditoire
Le pré-requis est donc de savoir ce que l'on attend (l'action) et de qui on
l'attend (l'auditoire)? Cela nécessite souvent un peu de recherche et de réfexion
pour savoir exactement à qui on va s'adresser et quel sont les préoccupations de
l'auditoire. Il faut donc commencer par se mettre à la place de l'auditoire, de
comprendre leur état d'esprit, leur motivation, leurs contraintes...
Une présentation est un exercice d'empathie : ce n'est pas à propos de vous mais
d'eux !


Une présentation est un voyage...

Bien défnir l'action et l'auditoire a pour but de représenter la présentation sous
forme d'un « voyage » :

Mon auditoire est ICI aujourd'hui
et à l'issue de ma présentation,
il devra savoir qu'il doit aller LA .
C'est l'objectif de la présentation, en d'autres mots, le message clé.


Un voyage dont il faut construire l'itinéraire !

Une fois la « destination » & les « voyageurs » défnis, il faut construire « l'itinéraire ».

C'est la construction, l'ossature, de la présentation. Un peu comme un scénario pour un
flm.

En effet, L'auditoire ne pourra pas passer pas d'un point à un autre sans
efforts. Il n'y a qu'à voir tout ce qui a été écrit & dit sur la conduite du changement !
Il faut donc des étapes intermédiaires, des points de passage pour que personne ne se
perde.


Les 3 étapes de la présentation

L'introduction :
On présente dès le départ le message clé sous la forme « VOUS êtes ICI
aujourd'hui et demain vous devez être LA et voilà COMMENT et/ou
POURQUOI ». Trop souvent, le message clé arrive bien trop tard. Cela frustre
l'auditoire qui ne comprend pas bien ce qu'on attend de lui et qui n'est donc pas
très attentif à ce que vous dites. Il est impératif d'augmenter l'attention de
l'auditoire en jouant sur le sentiment d'urgence.
Le cheminement :
On étoffe et argumente pour expliquer QUOI, POURQUOI, COMMENT...
en utilisant une structure en pyramide pour chaque question.
D'ailleurs, cette structuration en pyramide se prête étonnamment à un travail de
« brainstorming » sous forme de mindmap.
La conclusion doit être un appel à action !


Le chiffre d'or des présentations : 3

Idée centrale

Ligne clé
Pourquoi
&
comment

Information Chaque information répond à une question
de support à propos de son « parent »

Source: http://www.idergie.com/pyramide-barbara-minto


Les points clés...

Bien être clair dans sa tête sur l'objectif, c'est à dire l'action qui résultera de votre
présentation : acheter votre produit, vous accorder un budget...
Se mettre à la place de votre auditoire : vous êtes un expert du sujet, vous avez
travaillé pendant des jours/mois/années sur ce que vous allez présenter, l'auditoire n'a pas ce
recul... Attention, il ne s'agit pas non plus de les inonder et de faire une démonstration de
votre savoir. Pour vous aider, voici 2 questions que vous pouvez vous poser à tout moment
en imaginant qu'elles viennent d'une personne dans la salle :
« Et alors ? » question qui permet de jauger la pertinence de ce que vous avancez
mais vue du public.
« Show me the millon dollar slide! » (= « Montre-moi le slide qui tue ! »), question
qui permet de se concentrer sur le message clé. Si la réponse à cette question est que le
« slide qui tue » est le numéro 10, il faut revoir la structure pour qu'il arrive bien avant.
Structurer la présentation sous forme d'un voyage avec une argumentation,
sous forme de pyramide, qui viendra étoffer votre message et assurera une cohérence tout
au long de la présentation.


Beyond bullet points et Microsoft PowerPoint :
Pour les cadres par Cliff Atkinson.
A signaler également le site & le blog de
Cliff Atkinson où sont disponibles des
En savoir plus... sur la
modèles de structure pour les
présentations :
http://www.beyondbulletpoints.com/
structuration

A sense of urgency par John P. Kotter, une
des références de la gestion de projet. Cet
ouvrage est consacré au sentiment
d'urgence et comment le créer. En effet,
sans sentiment d'urgence, dit-il, pas de
motivation pour changer.

Just enough anxiety par Robert H. Rose est
centré sur comment & pourquoi créer le
« juste niveau d'anxiété ». Trop d'anxiété et
on est dans le stress destructeur. Pas assez
d'anxiété, on est dans l'immobilisme, dans la
complaisance..
14

La forme, pour s'adresser...

« Les neurologistes le disent : notre
cerveau est bien mieux programmé pour
les histoires que pour les slides PowerPoint
et les choses abstraites.
Les histoires avec un peu d’émotion sont
(…) mémorisées beaucoup plus longtemps
que des slides froids remplis de chiffres et
d’analyses. »
John P. Kotter dans A sense of urgency


...à l'hémisphère droit !


Utiliser des photos pour faire des analogies

Quelques conseils relatifs à l'utilisation de photos :
Choisir des photos de qualité (résolution, taille, contraste, luminosité...) : la
présentation pourra être projetée sur grand écran et si les images ne sont pas de
bonne qualité ça se verra encore plus (phénomène de « pixelisation »). Cela nuira
forcément au « fond » de la présentation !
Proscrire les cliparts : tout le monde a les mêmes, cela dénote soit un manque
d'originalité soit, pire, une certaine paresse...
Faire attention aux droits d'auteur, il vaut mieux utiliser des images libre
de droits.


Où trouver des images de qualité ?

- http://www.sxc.hu : le site par où je commence toute recherche. Site gratuit, bonne
qualité, photos libres de droits
- http://www.fickr.com : bien faire attention aux droits qui reprennent les différentes
catégories défnies par Creative Commons
- Google image : http://images.google.com (attention aux droits d'utilisation des
photos...)
- Images de LIFE magazine : http://images.google.com/hosted/life

Sinon il existe des sites payants tels que http://www.gettyimages.com &
http://www.istockphoto.com ...


Exemples avec des photos sur une partie des slides


Exemples avec des photos en plein écran


Dessins ou schémas : illustrer des concepts abstraits

Il est souvent impossible (ou compliqué ou inutile) de faire appel à une photo pour
expliquer certains points, idées ou concepts.
On peut alors faire appel à un dessin ou schéma que l'on réalise soi-même.
Encore une fois, le visuel doit être un complément à ce que vous dites
oralement et pas une pollution.

Voici un exemple provenant d'une
réunion de lancement d'un projet :
le visuel exprime le fait qu'il y a 3
« populations » différentes (de 3
fonctions) mais que nous avons un
« but » commun : le projet.


L'utilisation de graphiques pour illustrer des données

Pour illustrer des données, il est souvent utile de faire appel à des graphiques.
Seulement voilà, le risque est grand d'en faire « trop », c'est à dire de vouloir
appuyer son propos avec force chiffres qui fnalement détournent du vrai sujet, ou pire
exposent à des questions non souhaitées.

Avant d'aller plus loin dans le sujet des graphiques, quelques bonnes questions à
se poser :
Un graphique est-il vraiment nécessaire ?
Quel type de graphique choisir ?


Un graphique est-il réellement nécessaire ?

Bien souvent, un graphique n'apportera pas grand chose et ne sert qu'en fait, avouez-le,
à donner une pseudo-crédibilité scientifque à votre présentation.

Par exemple, l'utilisation du « Pac-Man » est à
proscrire ! Le « Pac-Man » est un graphique
« camembert » représentant les proportions de 2 séries et
qui, effectivement, ressemble au personnage de jeu vidéo du
même nom.

Si le graphique n'apporte rien, il vaut mieux dire la même chose soit avec un texte
(sobre et court) ou... avec une photo !


Ca vous rappelle quelque chose, non ?

% de graphiques qui ressemblent à un
Pac-Man
% de graphiques qui ne ressemblent pas
à un Pac-Man


Quel type de graphique choisir ?

Le choix du type de graphique est, lui aussi, critique. En fonction du message que vous
voulez faire passer, un graphique en ligne ou un histogramme ou un camembert...
n'auront pas le même impact. Sur ce sujet, je vous conseille d'utiliser
ce petit guide : ce site :

http://extremepresentation.typepad.com/blog/2006/09/choosing_a_good.html http://www.juiceanalytics.com/writing/introducing-chart-chooser/


Si un graphique est vraiment nécessaire...

Une fois votre décision prise quant au type de graphique, voici un autre conseil : ne
pas faire de copier/coller "brutal" depuis un tableur (MS Excel..).

Pourquoi ? Parce que :
Le look des graphiques n'est jamais "terrible" si on colle depuis un tableur.
Les couleurs du graphique (police, couleur des courbes, fond...) sont à harmoniser
avec celles de vos slides.
L'apparition du graphique d'un seul coup donne une occasion (de plus...) à votre
auditoire de ne plus vous écouter.


… voici quelques conseils

Si vous faites apparaître un graphique en une seule fois, votre auditoire va se concentrer
sur le graphique pour essayer de comprendre de quoi il retourne. Certains seront sur
les axes, d'autres essayeront de comprendre ce que représentent les différentes séries
(ligne, histogramme...). Bref, vous les avez perdus, ils ne vous écoutent plus.
Pour éviter ça, il faut « casser » les graphiques en plusieurs « morceaux »
pour les faire apparaître un par un :

- le 1er axe (horizontal par exemple) en expliquant ce qu'il
représente et j'en profte pour donner des infos sur l'échelle, etc...
- puis le 2ème axe, idem que pour le 1er : explications...
- puis la 1ère série avec, là aussi, les explications adéquates
- puis la 2ème série...


1 slide par élément du graphique !


Quelques derniers conseils...

Quelques derniers conseils suite à des mésaventures que j'ai eues il y a quelque
temps.
Une fois la présentation fnalisée (pour moi elle ne l'est qu'après l'avoir répétée
plusieurs fois, je vous conseille de convertir tous les slides en image (dans
PowerPoint, utiliser « enregistrer sous » puis choisir un format photo tel que jpg et
exporter tous les slides) puis de les ajouter dans un nouveau fchier PowerPoint.
Cela prend un peu de temps mais ça évite de voir ses slides « endommagés » (mise en
page, contenu...) pour cause de :
- format différent (dimensions des slides différentes entre pays ou logiciels)
- police non installée sur l'ordinateur qui sera utilisé le jour J


… pour 100% de tranquilité !

Un autre conseil, pour être sûr que tout ira bien le jour J… Toujours avoir le
fchier de sa présentation avec soi :
- sur son ordinateur
- sur clé USB, au cas où l’ordinateur prévu pour la présentation rende l’âme
- en format PDF au cas où la présentation se fasse avec un ordinateur qui n’a
pas la même version de PowerPoint que la vôtre
Je pousse même le « vice » à avoir une version en ligne (via site de stockage & de
partage de fchier) au cas où mon ordinateur soit en panne et que ma clé USB soit
cassée ou perdue…


présentationzen par Garr Reynolds.

En savoir plus... sur la forme A signaler également, le blog de
Garr Reynolds. Vous y trouverez des
tonnes de sources d'inspiration et
des exemples de visuels :
http://www.presentationzen.com

slide:ology par Nancy Duarte,
fondatrice de Duarte Design, qui a
notamment travaillé avec Al Gore
sur sa présentation « an inconvenient
truth », http://www.climatecrisis.net/

Le site :
http://www.duarte.com

32

Le jour J !

« Présenter des idées est
une conversation sous haute
tension, c'est à la fois plus
dangereux et plus
puissant. » *
Henry M. Boettinger
* Traduction de : "Presentation of ideas
is conversation carried on at high
voltage — at once more dangerous and
more powerful."

Avant le jour J...

Bien sûr, et cela ne va sans dire, il faut répéter, répéter, répéter avant le jour J.
L’idée est de:
- s’approprier la présentation pour la connaître sur le bout des doigts et
notamment les transitions entre slides
- valider la logique du déroulé et l’ordre des slides
- vérifer la durée de la présentation.
Pour ce qui est de la durée de votre présentation, toujours prévoir moins long
que le créneau que vous avez pour inclure du temps pour des questions et pour
prendre en compte le stress du jour J. D’ailleurs, à moins que vous ne fassiez payer
l’auditoire pour vos présentations, personne ne vous en voudra de faire plus court. C’est
valable pour les réunions aussi!


Le jour J,

il faut être

zen...

37

Le jour J – L’environnement : la salle, le matériel...

En fait, le mieux serait de savoir, au moment où vous construisez votre présentation,
dans quelles conditions vous allez la délivrer car cela peut avoir un impact :
- éclairage de la salle, cela a une infuence sur les slides : fond clair ou foncé…
- taille de l’écran, du projecteur…
- distance entre vous & l’auditoire (salle de réunion = proximité / podium
ou estrade = éloignement)


Le jour J – Le contact avec le public...

Lors de la présentation, il est critique de se concentrer sur le contact avec l’auditoire.
Cela est d'autant plus facile que vous maîtriser les slides donc vous avez l'esprit libre
pour les personnes qui sont présentes !
L'objectif est de :
- montrer que vous êtes tout entier là pour faire preuve de votre
engagement et pour que les personnes ne soient pas que focalisées
exclusivement sur les slides
- être à l’écoute de la salle pour détecter les signes dénotant un accord
ou désaccord avec ce que vous dites
- interagir avec l’auditoire voire adapter vos propos à leurs réactions


Les pièges à éviter

Les pièges classiques relatifs à son positionnement par rapport au public et à l'écran :

- être dos au public pour
lire les slides (si vous lisez ce
qui est affché pourquoi ne pas
avoir simplement envoyé les
slides par email…)
- se positionner devant le
projecteur et ainsi avoir une
partie des slides projetés sur
vous et votre ombre sur l’écran


La séance de questions / réponses : une épreuve ?

D’abord, il faut dire au début de la présentation si les personnes peuvent poser les
questions à n’importe quel moment ou s’il y a une séance de questions / réponses
prévue à l’issue de votre présentation.
Se rapprocher de la personne qui a posé la question pour favoriser le dialogue et
montrer que vous l’écoutez attentivement.
Reformuler la question posée pour être sûr que l’auditoire l’a bien entendue
(surtout si la salle est grande et que la personne qui a posé la question ne parle pas fort
ou n’a pas de micro). En plus, ça vous donne du temps pour préparer votre réponse et
cela vous permet de confrmer que vous avez bien compris la question.
Ne pas hésiter à dire que vous n’avez pas de réponse mais que vous êtes
disposé à fournir la réponse ultérieurement à la personne soit par email soit au
téléphone.
Toujours s’assurer que vous avez bien apporté une réponse à la question
posée en disant par exemple : « est-ce que cela répond à votre question ? ».


En savoir plus... sur le jour J

ChangeThis 58.06 - Before You Open Your Mouth:The
Keys to Great Public Speaking par Nick Morgan.

42

Crédits photos

Page 3 - REUTERS/Bob Strong

Autres photos: stock.xchng - http://www.sxc.hu/


Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Pas
d'Utilisation Commerciale-Partage des Conditions Initiales à
l'Identique 2.0 France disponible :
- en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/
- par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300,
San Francisco, California 94105, USA.


Geckonaute

46

Révolutionner vos présentations

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a Révolutionner vos présentations

Semelhante a Révolutionner vos présentations (20)

Mais de Bertrand Maltaverne

Mais de Bertrand Maltaverne (7)

Révolutionner vos présentations