CREDIT AUDIT:VALUTAZIONE DEL RISCHIO INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE PER RIDURRE GLI INSOLUTI. Indipendentemente dalle ragioni e dalle origini dell'attuale periodo di crisi, molte aziende sono costrette a lavorare in un mercato che vede aumentare il numero dei cosiddetti "cattivi pagatori", che spesso prima erano assolutamente solventi ed affidabili. Nelle PMI non è diffusa un’evidente cultura della prevenzione, perché ritenuta costosa, e questa mancanza di cultura condiziona anche la gestione dei rischi sul credito, costringendo le aziende a investire molto nelle azioni di recupero dei crediti. Un credito non si recupera quando è scaduto oppure quando è insoluto, ma va gestito sin dalla sua origine, cercando di intervenire per presidiare o rimuovere tutte le cause che possono generare nuovi insoluti. La responsabilità nella gestione dei crediti, e la valutazione dei rischi commerciali connessi alle vendite, non è soltanto dell’amministrazione, ma dell’intera azienda. Nelle due serate dedicate all’argomento, verranno affrontati quali sono i principali fattori di rischio quando manca una precisa policy per la concessione di credito commerciale e come progettare un intervento di CREDIT AUDIT con l’obiettivo di eseguire la revisione dei processi operativi e modificare la cultura interna del management, del personale amministrativo e della forza vendita.

1. GRUPPO DI STUDIO COMMERCIALE E MARKETING
CREDIT AUDIT:
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE
PER RIDURRE GLI INSOLUTI.
Relatore: Dott. Daniele MAGGIOLO
Senior Management Consultant - Studio Maggiolo Pendini Associati
lunedì 12 marzo e lunedì 2 aprile 2012
Ore 18.00
Centro Produttività Veneto - Fondazione Giacomo Rumor
Area Gruppi di Studio

2. Il caso| profilo azienda
ATTIVITA’ = Produzione mobili per ufficio e commercio ingrosso di
complementi d’arredo per l’ufficio
GAMMA = prodotti fascia medio-alta
In possesso di CERTIFICAZIONE DI QUALITA ISO 9001 e UNI-EN ISO
14001
Rapporto commerciale B to B con rete di rivenditori (forniture per ufficio)
Rapporto commerciale B to G per partecipazione diretta a gare
Rete commerciale mista, composta da venditori monomandatari,
plurimandatari – supervisione di 3 responsabili di area
Consegna prodotti con logistica propria
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3. Il caso| la situazione rilevata (1/2)
Nonostante C.S.Q., scarsa sincronizzazione tra VENDITA – GESTIONE
ORDINE – PRODUZIONE – LOGISTICA - AMMINISTRAZIONE
Riscontro di aumento degli insoluti a causa della crisi
Difficoltà di vendita, compensata da politiche commerciali con scontistica
e dilazione pagamento
Aumento della dilazione aveva causato la polverizzazione degli insoluti
In caso di mancato pagamento, ritardo nel blocco di fornitura al cliente e,
in caso di avvenuto pagamento, dello sblocco delle forniture (produzione
e/o logistica)
Nessuna strategia per concessione di credito in base al pagamento
Insoluti gestiti poco e mal volentieri nella fase SOLLECITO e RECUPERO
da parte del personale amministrativo interno
Venditori esterni poco incisivi nella azione del recupero (ritardi nel contatto
con il cliente-debitore, accordi poco favorevoli alla azienda, ulteriori sconti
concessi al cliente in cambio di altri ordini)
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4. Il caso| la situazione rilevata (2/2)
Attiva solo procedura di concessione/revisione fido e blocco/sblocco
fornitura
Nessuno strumento informatico per lasciare “memoria storica” degli
insoluti e di attività / tempi / costi “consumati” per il sollecito / recupero
Solo gestione contabile sul gestionale
Procedura, sollecito e recupero del credito, rilevata:
1/2 telefonate (eseguite come “punizione”)
2/3 solleciti scritti da amministrazione (circolari automatiche)
visita agente (non sempre)
pratica al legale (gestita in “economia”)
Mancanza formazione personale interno (amministrazione) e esterno
(commerciali) sulle tecniche da impiegare per il sollecito dei crediti
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5. Rischi sui crediti commerciali | scenari
La gestione del credito è uno degli elementi strategici di sopravvivenza
per molte aziende, soprattutto se PMI
Nelle PMI non è diffusa una evidente cultura della prevenzione, perché
ritenuta costosa, degli insoluti e si investe molto nelle azioni di recupero
dei crediti out-sourcing
In aziende di maggiori dimensioni il CREDIT MANAGER definisce la
Credit Policy - partendo dalla contrattualistica e valutazione dei rischi
concilia interessi commerciali e contenimento dei rischi di insolvenza
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6. Insolvenza |fattori di rischio
Mancanza di una precisa e convinta CREDIT POLICY
Scarso utilizzo delle informazioni interne per valutare la clientela (vecchia e nuova)
Scarsa efficienza nell’acquisire, interpretare ed utilizzare informazioni dall’esterno
(ufficiose e ufficiali)
Scarsa integrazione (operativa e informativa) tra le diverse funzioni aziendali
Scarsa sensibilità a personalizzare la concessione di credito alla clientela
Decisioni sul credito provenienti dal titolare e raramente condivise con altri
Approccio commerciale approssimativo, orientato al VENDERE anziché
all’INCASSARE
Mancata definizione di sistemi premianti (per i clienti puntuali pagatori) e punitivi
(per quelli che pagano male)
Mancanza di una “cultura di prevenzione”, da contrapporre ad una “attitudine alla
reazione” (recupero crediti VS gestione preventiva)
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7. Insolvenza |cause e concause
Si stima che il 65% degli insoluti sia da addebitarsi a:
Mancanza di pattuizioni precise all’atto dell’acquisto
Mancanza di documentazione a supporto della vendita (contratti, copie
commissioni,...)
Conteggio in fattura di spese non concordate (imballi, trasporti, spese
incasso,...)
Forniture incomplete
Lavori eseguiti parzialmente o da verificare o da collaudare
Accordi iniziali approssimativi sul prodotto o sul servizio
Accordi approssimativi sulle modalità di pagamento
Documenti di vendita compilati approssimativamente e/o con informazioni
incomplete sulle prestazioni o sui prodotti
Differenze economiche o di di quantità o di qualità tra ordinato e fatturato
Errori formali sulla composizione dei documenti contabili (partita iva, codice
fiscale, indirizzo,...)
Mancato ricevimento della fattura
Impossibilità di dimostrare, da parte del fornitore, di lavori, ore extra di lavoro,
materiali impiegati e non concordati preventivamente, ma necessari a
completamento del lavoro.
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8. Credit management |strategie per PMI
Definire nuove e più moderne azioni preventive per ridurre il
rischio insoluti
Ampliamento del business con politiche di diversificazione per acquisire
nuovi clienti
Programma attività per fidelizzare la clientela
Programma attività per recuperare i clienti persi
Miglioramenti / ottimizzazioni organizzativi
Contenimenti dei costi
Gestione preventiva degli insoluti per ridurre le perdite sui crediti
Definire la CREDIT POLICY
Avviare procedure di CREDIT AUDIT strutturate
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9. Rischio insoluti |importanza della prevenzione
Un CREDITO non si recupera quando è scaduto o, peggio,
quando è insoluto ma va gestito sin dalla sua origine
cercando di intervenire per presidiare o rimuovere tutte le
cause che possono generare l’insoluto. La responsabilità
nella gestione dei crediti non è solo della amministrazione,
ma dell’intera azienda.
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10. Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (1)
La gestione del credito comporta preliminarmente la
definizione delle politiche del credito, in particolare:
termini di incasso, definendo non solo le condizioni “nominali”
concordate con la clientela, ma anche quelle “reali”, conseguenti
all’ulteriore periodo di mancato pagamento che si è disposti ad
accettare. L’ ampiezza dei termini dovrà essere valutata in relazione
allo stato di liquidità dell’azienda;
modalità di incasso, anche in funzione delle conseguenze che
inducono sulla gestione della tesoreria;
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11. Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (2)
procedure operative per la gestione degli scaduti, delle posizioni
in sofferenza, del superamento del fido, delle condizioni di
affidamento concesse;
individuazione della funzione aziendale delegata a supportare le
decisioni e il controllo dei risultati.
livelli di affidamento, attraverso un’adeguata valutazione della
solvibilità del cliente e con modalità diverse a seconda delle tipologie
di clientela;
Informazioni periodiche preventive sui clienti a rischio o strategici
Uso banche dati ufficiali (C.C.I.A.A.); Telemaco (C.C.I.A.A)
Company Explorer (telecom)
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12. Credit audit|cosa e come
COSA
Analisi delle dinamiche del processo, attraverso la mappatura dell’intera filiera
ORDINE - INCASSO, con evidenza dei punti critici e/o di debolezza cioè
laddove il cliente può trovare “spunti” per contestare i pagamenti;
Valutazione della complessità operativa di tutti gli attori coinvolti nel processo;
Intervento multidisciplinare che comprende consulenza, formazione,
informatica dedicata.
COME
Interviste dirette agli attori coinvolti nel processo;
Valutazione delle attuali procedure di CREDIT MANAGEMENT (ove
presenti);
Valutazione congruità, completezza ed efficacia della modulistica operativa in
uso;
Individuazione dei fabbisogni formativi e di rinforzo per tutti gli attori coinvolti
nel processo;
Erogazione di corsi di formazione dedicati al management, al personale
amministrativo interno, alla forza vendita (interna e/o esterna).
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13. Credit audit|aree di analisi
Credit management Informazioni ufficiali/ufficiose
Valutazione rischio clienti Informazioni interne Credit Policy
Approvazione ordini Banche dati Sistemi premianti
Gestione fidi concessi Referenze commerciali Sistemi sanzionatori
Coordinamento funzioni interne Analisi dei bilanci Formazione
Coordinamento recupero crediti Analisi dei trend (vendita e Revisione procedure
amministrativi)
Procedure interne
Revisione sistemi incasso
Vendite
Sistemi di vendite a credito
Revisione garanzie cliente AREE DI Assistenza tecnica e logistica
ANALISI Amministrative e finanziarie
Trasferimento del rischio
Manualistica e contrattualistica Coordinamento informativo
Assicurazione crediti
Moduli ordine interni Scambio interfunzionale
Factoring programmato di informazioni
Copie commissioni
Gestione crediti in out-sourcing Aggiornamento periodico
Fatturazione
supporti informatici
Manutenzione – assistenza
Sistema CRM integrato
Contratti fornitura e vendita
CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 13/13