Dokumen tersebut memberikan panduan tentang tata cara yang tepat dalam menerima tamu kantor, meliputi pengertian tamu kantor, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu, penanganan ruang tamu, tata cara mengantar dan melayani tamu, serta etika sekretaris dalam melayani tamu.

1. ASSALAMU’ALAIKUM WR.WB
ZAKIYAH ULFA ARYANI
XII ADMINISTRASI PERKANTORAN 3
HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

2. TATA CARA MENERIMA TAMU
TENTANG

3. PENGERTIAN TAMU KANTOR
Tamu kantor adalah seseorang atau
kelompok yang datang kesebuah
perusahaan untuk kepentingan tertentu.

4. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar
kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat
(prioritas perlu dipertimbangkan)
Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
Berikan sapaan ramah kepada tamu

5. PENANGANAN RUANGAN TAMU
Ruangan harus
nyaman, bersih
dan rapi.
Lengkapi ruangan
tamu dengan
perlengkapan seperti :
a. Buku
Tamu
b.
Majalah/
Koran
c. Tanda
Pengenal
Tamu
d. Brosur/katolog
Perusahaan
e. Tempat
Asbak/Sampah
Tunjukanlah sikap
untuk selalu siap
menerima
memberikan
bantuan dan
bersahabat.

6. TATA CARA MENGANTAR DAN
MELAYANI TAMU
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau
penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu
dari atas sampai bawah.
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan,
sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar
menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh,
sambil melakukan pekerjaan.
ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju
dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat,
menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak
sopan.

7. • Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan
agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil
sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan
jalan tamu.
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak
kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya)
dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan
tamu untk masuk terlebih dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk
masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah
disediakan oleh kantor.

8. Hal-hal yang Harus dilakukan
sekretaris saat menerima tamu kantor
•
a). Mempersilahkan tamu
duduk ditempat terhormat,
biasanya ditempat yang
paling jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan
dengan tamu dan melayani
dengan sikap duduk yang
sopan, duduk miring
bersandar, kaki menumpang
keatas tidaklah baik.

9. Ketika akan memasuki ruang
yang ada tamu didalamnya
hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala
kepada tamu terlebih dahulu,
kemudian berbicara dengan
orang yang dimaksud.
Apabila materi
pembicaraan hanya perlu
diketahui oleh orang yang
dimaksud, sampaikan
pesan tertulis dikertas
catatan.
Ketika tamu akan
meninggalkan ruang
tamu bukakan pintu
dengan ramah dan
sopan.

10. ETIKA SEKRETARIS DALAM MENERIMA
TAMU
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik

11. g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan
kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit
kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara
profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu