1. Agir
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Gestion et Animation des réunions
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2. Agir
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Les quatre grandes phases
• Préparation
• Animation
• Evaluation
• Compte-rendu
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3. Agir
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La préparation physique et matérielle
Pour bien préparer sa réunion, il faut :
• Inviter ou convoquer les participants par écrit ou par e-mail,
• Indiquer l’objet de la réunion ou l’ordre du jour
• Relancer par SMS la veille
• Donner la possibilité aux participants de proposer des sujets à l’ordre du jour
• Indiquer le genre de réunion (voir page 5)
• Préparer les documents nécessaires à l’argumentation
• Eviter l’improvisation
• Préparer la salle de façon à ce que les participants soient bien installés
et si possible dans une ambiance conviviale
• Imposer aux participants d’arriver à l’heure
• Utiliser les outils informatiques et le vidéo projecteur 3

4. Agir
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La préparation physique et matérielle
• L’animateur doit être impérativement à l’heure et prêt à intervenir
• L’animateur accueille ses invités
 Il contrôle la présence et l’absence des personnes convoquées
 Il s’assure que tout le monde est bien confortablement installé
 Tous les participants doivent être autour de la table et se voir
 Il doit se protéger de toutes intrusions de l’extérieur
 Il fait éteindre les portables et faire respecter une certaine discipline
• Le confort des participants est primordial.
• Lorsque l’animateur connaît bien les participants, il est impératif qu’il les
place lui-même, ce qui a deux effets :
 Maîtriser les rebelles, réveiller les endormis, mettre en bonne
position les plus timides pour faciliter leur intervention.
 Imposer son charisme
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5. Agir
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Préparation de la réunion (Identification)
La préparation d’une réunion commence par définir le type de réunion que l’on
souhaite tenir à savoir :
• Réunion de service
• Information montante
Si plusieurs types de
• Information descendante réunions sont traités dans
• Information horizontale un même espace temps, il
faut bien marquer les
• Créativité (Groupe de travail....) coupures
• Recherche de solutions
• Commission
• Délégués du personnel
• Comité d’entreprise
D’une façon générale, les règles du jeu doivent être fixées au départ. Cette
définition est très importante car la préparation de la réunion en dépend. 5

6. Agir
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Préparation des conditions techniques pour l’animateur
• Etre clair et transparent car toute réticence, manipulation ou arrière pensée de
la part de l’animateur sont détectées par les participants et sont sanctionnées
par une perte de confiance et un désengagement.
• Fournir toutes les informations et documents complémentaires, savoir :
 Bien expliquer ce que l’animateur attend de chacun,
 Obtenir la meilleure production possible du groupe,
 Utiliser le langage qui prend en compte des références du groupe.
 Ne pas prendre de notes et ne jamais distribuer de documents pendant la
réunion mais après
 Utilisez un vidéoprojecteur, vous capterez mieux l’attention des participants
•. S’aider des participants - Rapporteur - Gardien du temps - logistique
• Faire des pauses (1 par demi journée)
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7. Agir
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Pa
L’animation us
e em
pa
thi
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Mettez de l’empathie organisée et structurée dans votre réunion 7

8. Agir
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Pa
L’animation us
e em
pa
thi
3 avantages de l'empathie ? e
• L'empathie permet de se syntoniser avec l’interlocuteur
(mettre en résonnance)
• L'empathie permet de récolter un maximum d'informations
• L'empathie nous rend sympathique. Inutile de "surjouer"
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9. Agir
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L’animation
Quelques conseils supplémentaires :
• Approuver le compte rendu de la réunion précédente,
• Réitérer l’objet de la réunion,
• Afficher l’ordre du jour,
• Fixer les tranches d’horaires,
• Réglementer la prise de paroles afin d’éviter les discussions « champ de foire »
• Argumenter avec des phrases et des mots simples,
• Mettre en valeur les participants positifs et être attentif aux perturbateurs,
(essayer d’en connaître les raisons le + rapidement possible)
• Identifier les personnes qui ne participent et analyser les causes, limiter les
bavards, dégager les oppositions, constater les consensus,
• Ne pas dévoiler les sujets induits,
• Prévoir les sujets « pétards » pour faire réagir,
• Utiliser l’humour, ça décontracte tout le monde, 9

10. Agir
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L’animation
• Mettre en lumière les sujets intéressants proposés par les participants,
• L’animateur doit toujours maîtriser sa réunion (ne pas se laisser déborder)
• Lorsqu’un participant intervient hors sujet, il faut adroitement lui faire
remarquer et noter ostensiblement sa question sur un paper-board par
exemple afin d’y revenir au moment propice.
• Observer les gestes des personnes. Ils parlent…(Voir 2ème partie)
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11. Agir
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L’animation
Position de l'animateur
• L’animateur doit se placer à un endroit stratégique qui ne permet aucune
ambiguïté sur son rôle,
• Si l’animateur n’est pas en forme, il doit le dire simplement (et demander de l’aide)
• Si l’animateur est hiérarchique, toute réunion aura une répercussion sur son
image et en particulier en terme de :
 Sécurité
 Maîtrise des évènements, prévision
 Organisation
 Prise de décision
 Maîtrise de soi en fonction des agressions
 Etc… 11

12. Agir
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L’animation
Position des participants
• Placer les participants à forte personnalité à côté de vous
• Placer les personnes ayant du mal à s’exprimer face à vous
• Dans une réunion tout le monde se place toujours à la
même place. Pourquoi ?
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13. Agir
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L’animation
Conditions psychologiques pour l’animateur
• Etre à l’écoute
• Etre disponible
• Etre patient et tolérant
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14. Agir
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L’animation La conclusion
• Rappeler les étapes
Quand on ne se connaît • Les accords réalisés
pas un tour de table de • Les désaccords éventuels
présentation s’impose
L’intro de la réunion doit La conclusion doit préciser
inclure l’approbation du la date de mise à disposition
précédent compte-rendu du compte-rendu et la date
de la prochaine réunion
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15. Agir
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L’animation
Conditions psychologiques pour l’animateur et pour le groupe
• Certains viennent avec un intérêt différent /objet de la réunion,
• Les motivations peuvent être divergentes,
• Attention aux antagonismes sous jacents (clan),
• Craintes de s’exprimer devant certaines personnes,
• Différence de niveau et de culture entre les personnes,
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16. Agir
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L’animation
La meilleure évaluation que vous pourrez faire de votre
réunion se résume en deux points
• Le rapporteur et le gardien du temps (les deux complices)
• Les participants eux-mêmes (une fiche d’évaluation)
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17. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
• Prise de notes
• Maquette de compte-rendu type
• Compte-rendu
• Technique de rédaction de compte-rendu
• Technique de rédaction informatique
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18. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
DE QUOI PARLE T-ON : Faites bien la distinction entre les différents termes :
 La dialectique, c’est l’art de la discussion.
 La rhétorique, c’est un ensemble de procédés constituant l’art de bien parler.
 La rédaction, c’est l’art et la manière de rédiger
 La syntaxe, c’est la partie de la grammaire qui étudie les rapports entre les
groupes de termes constituant la phrase et entre les membres de ces groupes
ou entre les phrases
 La sémantique, c’est l’étude du sens ou du contenu des mots et des énoncés
 La morphologie, c’est l’étude de la forme des mots et de groupes de mots.
"Faites attention, les mots et expressions utilisés par l’animateur c’est de la
dialectique." 18

19. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
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20. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
AMELIORATION DE LA REDACTION DU COMPTE-RENDU
Laisser passer une nuit puis revenez sur votre compte-rendu en essayant de le relire
et lors de cet exercice, essayez de penser au lecteur présent mais aussi absent. Il
faut donc être précis tout en étant synthétique. Il est conseillé d’éviter les adverbes,
les conjonctions, les locutions (groupe de mots équivalent à un mot) et les locutions
conjonctives.
Il faut aussi éviter les expressions complexes qui ne donnent satisfaction qu’au
rédacteur, les expressions latines, les expressions et mots anglais (il faut aussi
respecter ceux qui n’ont pas eu la chance ou l’opportunité d’apprendre la langue).
Surtout ne pas utiliser les expressions sophistiquées et les mots complexes
afin de SE METTRE A LA PORTÉE DE TOUS LES LECTEURS.
Lorsque vous considérez qu’une phrase est trop lourde, faite l’exercice d’en inverser
les termes. Dans bien des cas, vous vous simplifierez la tâche et la compréhension.
Faites des phrases courtes. Contrôler bien lors de la relecture de votre compte-rendu
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qu’il n’y ait pas trop de répétitions.

21. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
« Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement
et les mots pour le dire viennent aisément »
Nicolas Boileau
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22. Agir
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Le compte-rendu de la réunion
Une réunion c’est un cocktail et il faut :
• Des ingrédients judicieusement choisis,
• Un bon dosage,
• Bien mélanger,
• Soigner la présentation,
• Le servir frais, avec soin et attention,
• Lui donner beaucoup de goût,
• Donner l’envie d’en reprendre,
• Ne pas vouloir souler,
• Laisser un bon souvenir,
• Donner la recette, 22

23. Agir
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24. Agir
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Fin de la première partie
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