Este documento explica los conceptos de retención en la fuente de IVA y su contabilización. Brevemente: 1) La retención en la fuente de IVA consiste en que el comprador retiene un porcentaje del IVA cobrado por el vendedor y lo entrega directamente al Estado. 2) Cuando un responsable del régimen común compra a uno del régimen simplificado, debe asumir el 50% del IVA que se habría generado. 3) Tanto el agente retenedor como el retenido deben contabilizar

1. 3.3 RETENCION EN LA FUENTE DE IVA
¿En qué consiste la retención en la fuente
de IVA?
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado que tiene
por finalidad facilitar, acelerar y asegurar el traslado del impuesto a las arcas
del Estado (Estatuto tributario, artículo 437-1).
En lo que respecta al IVA, la retención en la fuente consiste en que el
comprador, a quien en principio le toca pagarle al vendedor el IVA que va
incluido en el precio de adquisición del bien o servicio, detrae del valor a
pagar un porcentaje establecido del IVA que se le está cobrando, de tal modo
que solo le paga una parte al vendedor, y la otra parte se la consigna
directamente al Estado mediante la respectiva declaración de retención en
la fuente.
Ejemplo: La empresa XYZ Ltda, que es catalogado como Gran
Contribuyente. compra mercancías por valor de $1.000.000 al comerciante
Pablo Mármol, quien pertenece al régimen común. Para efectos prácticos de
este ejemplo, no se tendrán en cuenta las retenciones en la fuente por
concepto de renta, ni de industria y comercio.
Suponiendo que en este ejemplo la venta se encuentra gravada a la tarifa
del 16%, la retención en la fuente corresponde al 50% de esta tarifa, así:
Precio de venta 1.000.000
(+) IVA 160.000 (-) Retención en
la fuente - 80.000 (=) Valor a
pagar $ 1.080.000
La declaración de retención en la fuente se debe presentar mensualmente,
dentro de los plazos que para el efecto establezca el Gobierno Nacional, y
en los formularios oficiales señalados por la DIAN.

2. 2365 Retención en la fuente
DESCRIPCION
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o
sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la
administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador
que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos,
como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas
actividades y operaciones son objeto de gravamen
SUBCUENTAS
236505 Salarios y pagos laborales
236510 Dividendos y/o participaciones
236515 Honorarios
236520 Comisiones
236525 Servicios
DINAMICA
Créditos
1. Por el importe de la retención que debe efectuar el ente económico.
Débitos
1. Por los montos cancelados a la Administración de Impuestos Nacionales
1355. ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A
FAVOR
DESCRIPCIÓN

3. Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del
ente económico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados
en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para
ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.
DINÁMICA
Débitos
a) Por los valores pagados;
b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los
diferentes conceptos establecidos en la ley;
c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al
momento de pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales,
muebles o servicios gravados;
d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y
comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de
bienes o servicios, y
e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por
pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Créditos
a) Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual
corresponda;
b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolución, y

4. c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a
las ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las
devoluciones y/o anulaciones de operaciones a través de las cuales se
enajenaron bienes corporales muebles o se prestaron servicios gravados.
ILUSTRACION GRAFICA DE LOS AGENTES RETENEDORES
DE IVA
La gráfica siguiente, debe interpretarse conforme a las siguientes reglas:
Quienes se encuentren ubicados en un segmento de grado superior, deben
practicarle retención en la fuente por concepto de IVA a los responsables que
se encuentran en los segmentos de grados inferiores.
Quienes se ubiquen en el mismo segmento no se aplicarán, entre sí,
retenciones en la fuente por concepto de IVA.
Quienes se encuentren ubicados en un segmento de grado inferior, NO
deben practicarle retención en la fuente por concepto de IVA a los
responsables que se encuentran en los segmentos de grados superiores.

5. Entiades Estatales
Grandes
Contribuyentes
Entidades Emisoras
De Tarjetas debito
y/o crédito
Responsables Responsables
regimen del régimen comun
comun autorizados como
retenedores
Regimen
Simplificado
Personas o
Entidades no
Residentes ni
Domiciliadas
En el país
¿En qué consiste la retención en la fuente que se debe aplicar cuando
se compra al régimen simplificado?
Los responsables del régimen común que adquieran bienes o servicios
gravados de personas que pertenezcan al régimen simplificado, deben
efectuar una retención en la fuente por IVA que corresponde al 50% del IVA
que tendría que cobrar el vendedor si no perteneciera al régimen
simplificado.
Es decir, a pesar de que los responsables del régimen simplificado no
pueden cobrar IVA por las ventas de bienes y/o servicios que ejecuten, por
disposición legal se ha dispuesto que los responsables del régimen común
que le compren al régimen simplificado deben asumir el 50% del IVA que se

6. debería generar si el vendedor cobrara el IVA.
En este caso, no se afecta el valor que el comprador debe pagar al
vendedor, puesto que esta obligación recae exclusivamente sobre el
responsable del régimen común, y no afecta para nada al responsable del
régimen simplificado.
Ejemplo: La empresa XYZ Ltda. compra mercancías por valor de $
1.000.000 al comerciante Juan Pérez, quien pertenece al régimen
simplificado. Para efectos prácticos de este ejemplo, no se tendrán en cuenta
las retenciones en la fuente por concepto de renta, ni de industria y
comercio.
En este caso, el señor Juan Pérez no cobra IVA por las mercancías
vendidas, razón por la cual se le debe pagar el valor neto de la venta ($
1.000.000).
Suponiendo que en este ejemplo la venta se encuentra gravada a la tarifa
del 16%, entonces la retención en la fuente correspondería al 50% de esta
tarifa, de lo cual resulta un impuesto asumido del 8% por concepto de IVA
en el valor de la venta, así:
Precio de venta 1000.000
(+ ) IVA asumido 80.000
( - ) Retenciòn en la fuente 80.000
( = ) 1.000.000
No olvide que si el vendedor hubiese sido responsable del régimen
común, el IVA generado al 16% ascendería a la suma de $ 160.000
(1.000.000 x 16%).
¿Cómo se trata el IVA asumido por compras al régimen simplificado?
Los responsables del régimen común que efectúen la retención en la
fuente por compras al régimen simplificado, tienen dos (2) opciones
para tratar el valor retenido.
a) Descontarlo en la declaración bimestral del IVA, siempre y cuando
cumpla con los requisitos exigidos en los artículos 483 y siguientes del
estatuto tributario (Estatuto tributario, artículo 485-1).
b) Contabilizarlo como un mayor valor del respectivo costo o gasto
en que se incurre.

7. CONTABILIZACION DE LA RETENCION DEL IVA
Una de las obligaciones de las empresas o personas naturales pertenecientes
al régimen común, que adquieren bienes gravados con el impuesto a las
ventas, es la practicar la retención en la fuente por Iva.
Por regla general, quien compra, quien hace el pago, debe retener el 50% del
valor del Iva que le haya sido facturado por su proveedor. Para más
información consulte el documento Retención en la fuente por Iva.
Tanto quien efectúa la retención en la fuente por Iva [agente retenedor], como
el retenido [sujeto pasivo] deben realizar la respectiva contabilización.
Quien practica la retención, deberá contabilizar como pasivo el valor retenido,
puesto que ha dejado de pagar un valor a su proveedor, el valor que ha
retenido, así que tiene una deuda. Claro que esta deuda no es con el
proveedor, sino con la Dian, puesto que el Iva no es de quien vende el producto
gravado, sino del estado. El vendedor sólo cobra le cobra el Iva al estado.
El retenido, debe contabilizar el valor retenido como un activo, puesto que al
ser objeto de retención, al no pagársele todo el valor de la factura, está
adquiriendo un derecho consistente en la posibilidad de cruzar el valor retenido
con el valor adeudado por Iva. Luego al final del periodo, el retenido dirá a la
Dian en su declaración de Iva que le cobró $1.000.000 en Iva, por dar un
ejemplo, pero que pago anticipadamente [cuando le retuvieron] la suma de
$500.000, por lo tanto, su deuda real será con la Dian por concepto de Iva será
de $500.000.
Supongamos una compra de mercancías por 1.000.000 mas Iva
Tendremos
Compra 1.000.000
Iva 160.000
Retención por renta 35.000
Retención por Iva 80.000
Neto pagado 1.045.000

8. El comprador hará la siguiente contabilización:
Cuenta Debito Crédito
143505 1.000.000
240805 160.000
236540 35.000
236701 80.000
111005 1.045.000
El vendedor hará la siguiente contabilización
Cuenta Debito Crédito
111005 1.045.000
135515 35.000
135517 80.000
240810 160.000
4135XX 1.000.000
Este ejemplo también es válido para la contabilización de la retención en la
fuente por renta y por Ica, puesto que tanto los principios como los
procedimientos son iguales.
CONTABILIZACION DEL IVA CUANDO EL REGIMEN COMUN LE COMPRA
AL REGIMEN SIMPLIFICADO
Para quienes se inician en el mundo de la contabilidad, les resulta un tanto
complejo la contabilización de las compras que un régimen común hace al
régimen simplificado.
Para tratar de ilustrar la correcta contabilización, se trabajará un ejemplo en el
cual se incluyan todos los conceptos propios de este tipo de operaciones.
Pues bien, manos a la obra.
Un régimen común compra a un régimen simplificado el valor de $5.000.000 en
mercancías para la venta.
En este caso debemos tener en cuenta que el régimen común debe asumir el
Iva al régimen simplificado, que debe practicar retención la fuente por renta y
por Ica.

9. Tendríamos entonces:
Compra 5.000.000
Iva sumido 400.000
Retención en la fuente por renta 175.000
Retención en la fuente por Ica 20.000.
El Iva se asume mediante el mecanismo de retención, a una tarifa del 50% del
Iva teóricamente generado. El Iva generado por una compra de $5.000.000 a
una tarifa del 16% es de $800.000, y como la retención es del 50% del Iva,
tendremos que el Iva asumido es de $400.000.
La retención en la fuente en renta por compras es del 3.5% sobre el valor de la
compra, lo cual da los $175.000.
En cuanto a la retención en la fuente por Ica, cada municipio tiene su propia
tarifa, por lo que usted deberá verificar cual es la tarifa aplicable en su
municipio. En el ejemplo se ha aplicado una tarifa del 4×1000, que es la
aplicable en el municipio de Neiva, Huila.
Al hacer el pago de la compra, el Iva asumido no se tiene en cuenta, puesto
que éste es teórico. Al proveedor, esto es, al régimen simplificado solo se le
descuentan las retenciones por renta e Ica, de modo que el régimen
simplificado recibirá:
Compra 5.000.000
(-) Retención por renta 175.000
(-) Retención por Ica 20.000
Neto a pagar 4.805.0000
La contabilización será:
Cuenta Debito Crédito
143505 5.000.000
240815 400.000
236540 175.000
236701 400.000
236801 20.000

10. 111005 4.805.000
La única contabilización un poco fuera de lo común, es la del Iva asumido, que
se contabiliza como una retención y como un Iva descontable.
La contabilización que deberá hacer el régimen simplificado en caso de llevar
contabilidad es:
Cuenta Debito Crédito
110505 4.805.000
135515 175.000
135518 20.000
413505 5.000.000
Vemos que el régimen simplificado no contabiliza el Iva asumido, puesto que
este al ser teórico, solo lo contabiliza el que lo asume. Es teórico porque el
régimen simplificado no cobra Iva, por tanto no existe realmente y no deberá
contabilizarlo.