- Surat ini berisi tentang komunikasi bisnis melalui surat, karakteristik surat yang baik, contoh direct request untuk meminta informasi, pengaduan, dan rekomendasi, serta strategi penulisan pesan rutin, berita baik, dan ucapan terima kasih.

1. Kelompok 5
Komunikasi Bisnis
A I Yudhakusuma 135030200111118
Andhika Tanjung 135030201111028
Seno Darma Aji 135030207111069
Agung Santoso 135030201111066
Apriliani Isnandari 135030201111169
Fitria Nindy Lestari 135030201111141
Niku April Izang 135030201111162
Nunung Farida 135030201111143
KOMUNIKASI MELALUI
SURAT

2. Berkomunikasi
Berkomunikasi ialah kegiatan tindak
berbahasa, baik lisan maupun tulisan,
antara pihak satu (pembicara/penulis)
dengan pihak lainnya (audiens:
pendengar/pembaca).
sehingga terjadi kesepemahaman dan
saling pengertian di antara kedua
pihak.

3. Komunikasi Melalui Surat
Berkomunikasi melalui surat
termasuk berkomunikasi tidak
langsung.
Dikarenakan antara pihak yang
berkomunikasi tidak saling
bertatapan (bertemu) dan melalui
perantara media surat.

4. Karakteristik Surat Yang
Baik
• Penyampaian pesan secara
langsung serta mudah
dipahami.
• Tulislah dengan ejaan yang
benar dan mudah dibaca.
• Penulisan format yang tepat.

5. Direct Request
Direct Request bukanlah
bentuk permintaan barang
dan jasa secara langsung
yang dilakukan dengan
tatap muka.

6. Direct Request
Namun, Direct Request adalah suatu
kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi
(bisnis maupun nonbisnis) kepada
pihak lain (individu/organisasi) untuk
meminta berbagai informasi penting
dengan segera dengan
menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada.

7. Pengorganisasian Direct
Request
1. Bagian awal :
sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-
fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat
pembuka :
“….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku
Diponegoro dan terarik untuk..”
Gunakan bahasa yang sopan :
“Saya senang sekali atau saya sangat berterima
kasih..

8. Pengorganisasian Direct
Request
2. Bagian Pertengahan :
Biasanya menjelaskan permintaan yang
sebenarnya “ Saya ingin sekali memesan buku
Komunikasi Bisnis, dengan pengarang Djoko
Purwanto.
3. Bagian Akhir :
Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu
pernyataan yang ramah.

9. Direct Request Untuk
Pengaduan
Ketidakpuasan konsumen atas
pelayanan akan menimbulkan klaim.
Dalam menangani masalah-masalah
tersebut perlu perlakuan khusus.
Sehingga dapat terjalin kerja sama
yang baik antara perusahaan dengan
konsumen.

10. Contoh klaim yang sering
terjadi :
• Pengembalian barang yang sudah
dibeli dan meminta uang kembali.
• Meminta pengiriman barang yang
baru sesuai dengan pesanan.
• Penjelasan atas perubahan kebijakan
atau prosedur.
• dsb.

11. Menulis Direct Request
Untuk Pengaduan
Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci.
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur
pembelian.
3. Permintaan tindakan khusus.

12. Contoh direct request untuk pengaduan.
Malang, 27 Maret 1995
Yh. Manajer Departemen Pakaian Olah Raga
Raganata Store
Dengan hormat,
Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 Maret 1995 karena
ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti
dengan ukuran dan warna yang saya inginkan yaitu ukuran L warna biru muda.
Melalui telepon 9 Maret 1995, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru
muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun yang saya terima adalah sweater ukuran S
warna merah dan tentu saja saya tidak dapat memakainya.
Saya mohon agar dikirim kembali sweater ukuran L warna biru muda secepatnya. Apabila
sweater yang saya pesan tidak tersedia, mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.
Hormat saya,
(Nama..)

13. Contoh direct request untuk meminta rekomendasi :
Palembang, 16 Mei 2011
Kepada Yth.
Prof. Yogi Sudiro
MDP Business School
Jl Rajawali 14 Palembang
Dengan hormat,
Perkenalkan saya Joana Lamora, mahasiswa bapak di MDP business school program studi sistem
informasi dan sudah wisuda bulan Maret lalu. Saya baru saja lolos seleksi tahap wawancara di PT X. PT
X meminta surat rekomendasi dari dosen sewaktu kuliah. Bolehkah saya meminta rekomendasi dari
bapak Yogi? Mengingat Bapak Yogi adalah Ketua Program Studi Sistem Informasi.
Jika Bapak berkenan, surat rekomendasi tersebut harus diterima oleh Bapak Blackmon di bagian HRD
paling lambat tanggal 30 Mei 2011. Untuk itu saya sertakan juga alamat dan amplop beserta perangko.
Saya sangat menghargai waktu dan usaha Bapak untuk surat rekomendasi ini. Atas perkenannya saya
ucapkan banyak terima kasih.
Hormat saya,
(Nama..)

14. • Perusahaan yang progresif selalu ingin
mengatahui tingkat kepuasan pelanggan
terhadap produk atau jasa yang diberikan.
• Konsumen yang puas akan bercerita
kepada orang lain seperti seorang NABI.
Sementara konsumen yang tidak puas akan
bercerita pada orang lain seperti seorang
teroris.
• Dalam membuat surat aduan/claim hindari
berbahasa yang kasar, karena hal ini akan
membuat si penerima surat enggan untuk
membacanya.

15. Contoh lain Direct
Request
•Surat Undangan
•Surat pesanan dan
Reservasi.

16. Positif Komunikasi
Bisnis
Menulis pesan-pesan bisnis baik berupa
surat-surat, laporan, dan proposal untuk
kalangan intern maupun ekstern organisasi
perusahaan dan memo merupakan hal
yang rutin dalam dunia bisnis.
Penulisan surat bisnis dapat memberikan
suatu kesan positif atau citra yang baik
bagi organisasi perusahaan.

17. Pesan Rutin, Good News
dan Good Will
Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah,
pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu
perusahaan yang perlu dilakukan atau dijawab
secepatnya.
Pesan-pesan good news dan good will adalah pesan-
pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan
menyenangkan kepada pihak lain.

18. Permintaan Informasi
Rutin
Dibagi dua :
1. Permintaan di dalam organisasi
contoh : memo
Memo mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :
• Memberikan suatu catatan permanen
• Menghemat waktu dan pertanyaan
• Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk
dilakukan
2. Permintaan ke luar organisasi.
Meminta informasi produk baru, buku-buku
terbaru, keinginan untu berlangganan koran,
majalah dll.

19. Pesan Rutin, Good News dan Good Will
Routin messages (Pesan Rutin) Good News (Berita baik)
• Pembuka :Pernyataan ide pokok
(main)
• Pembuka : Pernyataan good News
•Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci • Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci
•Penutup : Mengingatkan kembali ide
pokok atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi masa
depan.
• Penutup : Mengingatkan kembali
good news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi masa
depan.

20. Strategi Permintaan Pesan
– Pesan Rutin
1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan
ide pokok dengan mengemukakan secara tegas
apa yang diinginkan.
2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian
pembaca
3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan
keramahan, penghargaan dan tindakan khusus
yang diinginkan.

21. Strategi penulisan pesan-
pesan positif (good will)
Goodwill : suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.
• Dapat menggunakan pendekatan langsung
• Apapun bentuk permintaan yang diinginkan,
usahakan selalu sopan, ramah dan tidak
emosional.
• Usahakan bagian awal pesan positif dimulai
dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan
mampu menarik perhatian pembaca.

22. Contoh pesan Good news dan Good will :
Finansial Nonfinansial
Kenaikan gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan atau perumahan
THR Proposal (usulan ) suatu proyek
diterima.
Kredit bunga sangat ringan

23. Contoh goodwill :
1. Ucapan Selamat (Congratulations)
Ucapan selamat dilakukan untuk
memberikan ucapan selamat kepada
perusahaan atau individu yang
berhasil meraih suatu penghargaan
tertentu.

24. Contoh goodwill :
2. Ucapan penghargaan (messages of
appreciation)
Dalam perusahaan adalah penting untuk
memperhatikan apa yang telah diberikan
karyawan secara individual terhadap perusahaan.
Siapa pun yang secara khusus membantu Anda
atau organisasi Anda harus menerima ucapan
terima kasih secara tertulis.

25. Contoh goodwill :
3. Ucapan belasungkawa (condolence)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian
terhadap perusahaan atau individu yang
menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita
dimulai dengan pernyataan kalimat yang
menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah,
sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah
yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan
harapan, seperti referensi untuk masa depan yang
lebih cerah.

26. Contoh pernyataan goodwill
• Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC
via kiriman semalam. Anda telah membantu kami
untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang
sangat membutuhkan AC.
• Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang
pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak
pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya atas
sangat kami hargai.

27. Berita baik untuk pelamar pekerjaan.
Selamat datang ke Lake Valley rehabilitation Center. Anda berhasil terpilih
dari sekian banyak pelamar yang telah diwawancarai. Anda berhasil
menduduki posiis koordiantor catatan medis karen pendidikan dan
pengalaman Anda di Memorial Hospital.
Anda diharapkan datang pada hari senin tanggal 9 mei 2001, pukul 09.00
untuk menemui Ibu Nancy staf HRD untuk mendapatkan orientasi lebih
mendalam.
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nick Oshinski)
Manajer HRD