TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA CIDBA

1. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
YOLMIRA PALMA MEZA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
MAYO 2013

2. TRABAJO FINAL
LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
YOLMIRA PALMA MEZA
MARTA LILIANA SABOGAL ALDANA
TUTORA EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
MAYO 2013

3. INTRODUCCION
Las Tablas de Retención Documental (TRD) en una empresa son
un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Para la implementación de las TRD es necesario seguir unos
pasos los cuales nos van a llevar finalmente a la culminación y
posteriormente su aprobación.

4. OBJETIVOS
 Conocer a fondo la importancia de la elaboración e implementación de las
Tablas de Retención Documental (TRD) en las instituciones.
 Realizar propuestas que puedan ser aplicadas en este caso al área de
archivo, en cuanto a la implementación de las TRD a partir de los
conocimientos recibidos en la asignatura de Expresión Oral y Escrita para
contribuir a la mejora continua en los procesos desde lo teórico practico.
 Demostrar el manejo y uso de nuevas herramientas de la web 2.0, para la
presentación y publicación de documentos digitales.

5. ¿QUE SON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL?
son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Son un instrumentos archivísticos a través de cuya
implementación se busca garantizar la protección de la
información publica y privada y del patrimonio documental.
Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y
disposición de documentos físicos como electrónicos de
conformidad con lo establecido legalmente.

6. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE LAS TRD
Etapa I: Investigación
preliminar sobre la
institución.
En esta etapa se recopila
toda la información
institucional para ello se
tiene en cuenta los actos
administrativos como son
acuerdos, resoluciones
entre otros relacionados
con la creación de la
entidad, organigramas

7. Etapa II: Análisis e
interpretación de la
información
recolectada.
En esta etapa se
conformaran las series
y subseries con sus
respectivos tipos
documentales,
teniendo encuentra la
encuesta de estudio
documental y el
resultado del análisis
de los manuales de
procedimientos.

8. Etapa III: Elaboración y presentación de las Tablas
de Retención Documental .
En esta etapa se elabora la propuesta
de elaboración de las TRD teniendo
como punto de partida las series y
subseries documentales que tramita y
que administra cada dependencia.
Las TRD deben presentarse
acompañadas de una introducción y de
los anexos que sustenten el proceso de
elaboración asegurando su comprensión
y aplicación.

9. Etapa IV: Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión
indicando las fechas a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
También deben establecerse normas para la organización de los archivos
de gestión en concordancia con las TRD de cada oficina.

10. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD
Las Tablas de Retención se aplicaran a
partir de su aprobación y servirá de
referente para la organización y
conformación de series y subseries de los
documentos producidos con anterioridad
a la aprobación, siempre y cuando
correspondan a su misma estructura
organizacional sobre la cual se baso la
elaboración de las TRD.
Se establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la
aplicación de las TRD en las
dependencias y un plan de
mejoramiento a corto plazo, para
atender las modificaciones suscitadas
por cambios en los procedimientos ,
reformas organizacionales y funciones
en la institución.

11. ¿PORQUE ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE
RETENCION EN LAS INSTITUCIONES?
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo
total.
 Ayudan a controlar la producción y tramite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión de
apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en
el archivo de gestión.
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.

12. ¿Cual es la normatividad que rige las TRD?
Ley 594 2000
Circular 001 de 2000
Circular externa 002 de 2009 del AGN
Acuerdo 39 de 2002
Acuerdo 04 2013
Acuerdo 09 de 1995
Acuerdo 012 1991
Decreto 1382 de 1995

13. PROPUESTA
Como profesional de ciencias de la información, documentación,
bibliotecología y archivistica Y teniendo en cuenta que el campo
laboral en el que me encuentro en estos momentos es el
archivístico y con todo lo aprendido en expresión oral y escrita
debo destacar que al momento de realizar una labor en este caso
las tablas de retención o en general cualquier proceso archivístico
es importante leer detenidamente buscar la información adecuada
realizar un análisis riguroso de los textos que necesito para
realizar mi trabajo de esta manera el resultado final que se
entregara es un trabajo de optima calidad.
Al momento de realizar cualquier actividad debemos poner en
practica temas como situación vital, pre lectura, las preguntas y
propósitos de lectura, búsqueda bibliográfica y la inferencia de
textos son claves para la mejora continua de los procesos
archivísticos.

14. Resumen del trabajo
Según lo aprendido en expresión oral y escrita el anterior
trabajo nos permitió poner en practica los temas vistos ya que
atreves de la investigación de la prelectura basada en las tablas
de retención documental de lo cual se desprenden otros temas
como son
Situación vital: escogí este tema porque actualmente me muevo
laboralmente en el área de archivo y este es un tema importante
en el archivo para la organización y control total de la
documentación que se maneja en la institución.
Los textos conceptuales a consultar son leyes, acuerdos,
circulares entre otros.
Textos argumentales a consultar son: la pagina del archivo
general de la nación, Sociedad colombiana de archivistica y
algunos encontrados a través de los motores de búsqueda.
En el propósito de lectura encontramos según lo conceptual la
definición de que son las tablas de retención, en lo procedimental
etapas para la elaboración de las tablas de retención documental.

15. Videos relacionado
https://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE
https://www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA
Pagina web
http://www.archivogeneral.gov.co/

16. GLOSARIO
Tipo documental: unidad documental simple.
Ciclo Vital: etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal hasta su eliminación
o integración a un archivo permanente.
Serie: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones especificas.
Subserie: conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican,
en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto.

17. CONCLUSIONES
Como resultado de la investigación para la elaboración de las
tablas de retención documental en las instituciones es posible
concluir que las tablas de retención son una herramienta
indispensable para mejorar la gestión documental de una
entidad, sin embargo si no existe previamente una buena
organización de los documentos sera muy dificil para la entidad el
manejo de las TRD de hay que sea importante tener un orden en
los diferentes archivos, ya que existe un lugar para cada cosa.
Relacionado con expresión oral y escrita podemos concluir que
es importante aplicar los temas vistos en las actividades que
realizamos a diario en nuestro sitio de trabajo y a nivel personal
logrando enriquecer nuestra manera de expresarnos y de analizar
diferentes situaciones que se presentan a nuestro alrededor.

18. GRACIAS