Comment les associations peuvent-elles améliorer leur gestion des ressources humaines bénévoles ? A l’occasion du marathon pro bono HEC 2012, Pro Bono Lab et le département ressources humaines de Bouygues Construction ont réalisé, en partenariat avec un professeur d’HEC, cette formation pro bono livrant conseils et bonnes pratiques en matière de recrutement et d’intégration des bénévoles. Ce contenu pédagogique est destiné à toutes les associations qui souhaitent améliorer leur gestion des ressources humaines bénévoles. Il a été développé par les équipes de Bouygues Construction avec l’accompagnement de Pro Bono Lab. Nous tenons à remercier l’entreprise Bouygues Construction pour son soutien financier ainsi que le professeur Mathilde Leroy en formation Executive Education (Mastere RH) à HEC pour l’encadrement fourni.

1. FORMATION PRO BONO
AMÉLIORER SA GESTION DES
RESSOURCES HUMAINES BÉNÉVOLES
Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

2. Préambule
Ce contenu pédagogique est destiné à toutes les associations qui souhaitent
améliorer leur gestion des ressources humaines bénévoles.
Il a été développé par les équipes de Bouygues Construction avec
l’accompagnement de Pro Bono Lab.
Nous tenons à remercier :
L’entreprise Bouygues Construction pour son soutien financier
Le professeur Mathilde Leroy en formation Executive Education (Mastere RH) à
HEC pour l’encadrement fourni.
Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

3. Introduction
Points communs et différences de GRH en association et en entreprise
L’association et l’entreprise: deux structures, deux cultures différentes
L’entreprise :
• Un lieu de production
• Une exigence de résultat économique
• Une relation hiérarchique et salariée
L’association :
• Un collectif réuni autour d’une mission ou un projet
• Un but non lucratif
• Un modèle participatif et démocratique
• Une relation basée sur l’engagement personnel et le bénévolat
Mais des problématiques communes : le recrutement, l’intégration, la formation et la
motivation des équipes.
3

4. PREMIERE PARTIE
RECRUTER, VALORISER ET RESPONSABILISER
Formation gestion des ressources humaines bénévoles

5. SOMMAIRE
Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe : définir le processus de recrutement
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6. Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?
5 postulats pour placer le recrutement au cœur de la stratégie de l’ association
Recruter c’est choisir et donc renoncer !
Recruter, c’est prendre un risque : bonne nouvelle vous n’allez avoir d’autre choix
que de l’assumer !
Recruter, c’est accueillir un nouveau partenaire qui change de manière notable
l’organisation d’une équipe
Recruter, c’est parier sur la potentialité du futur bénévole et accueillir sa personnalité
et ses motivations.
Recruter un bénévole, c’est s’engager envers lui sur un deal clair
6

7. SOMMAIRE
Introduction: Qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe: Définir le processus de recrutement
7

8. Les enjeux du renouvellement des bénévoles
1) Raisonner profil et personnalité et non besoin permet :
D’ouvrir le champ du sourcing
D’éviter le schéma clonique et éviter la discrimination par la compétence
De valider la capacité du bénévole à intégrer la personnalité de l’équipe
De mettre au premier plan l’engagement
D’avoir un bénévole plus adaptable en fonction des projets
De présenter la mission confiée comme une premier investissement et de donner la
perspective
De nourrir la vision à moyen et long terme malgré le renouvellement des dirigeants
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9. Les enjeux du renouvellement des bénévoles
2) Un enjeu interne fort
Rassemblement du staff Clarification du profil :
et formalisation de personnalité / missions /
l’annonce organisation / timing
Une réunion de calage
Une décision intégrée par l’équipe
Quelle place pour Quel management?
l’équipe dans la Qui fait quoi ? Qui
décision et / ou accueille et forme le
dans l’accueil ? bénévole?
Prévoir un
argumentaire
et se l’approprier
9

10. SOMMAIRE
Introduction: Qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe : Définir le processus de recrutement
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11. Anticiper et définir le besoin
1) Qu’est-ce que définir le besoin ?
Définir le besoin, c’est :
Connaître l’organisation pour identifier les besoins en ressources humaines. Dans
chaque équipe, les membres ont des aptitudes et s’attribuent des rôles différents.
Sans tenter de classer les individus, il est intéressant de s’appuyer sur les forces de
chacun pour améliorer la performance de l’association.
Mesurer son activité à l’aide d’un planning
Projeter une prévision d’effectif
Définir le besoin pour gagner du temps avec une check-list de la fiche de fonction /
mission.
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12. Anticiper et définir le besoin
Zoom : check-List de la fiche de fonction ou de mission
Un titre.
Le but du poste et son rapport à l’action globale.
Un résumé du travail à accomplir.
Les horaires et le volume temps.
La personne responsable du bénévole.
Le remboursement éventuel des frais.
Les devoirs et les responsabilités.
Les exigences de base (Qualifications, Expériences, Formation).
La durée d’une période d’intégration.
Les assurances.
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13. Anticiper et définir le besoin
Zoom : la répartition des rôles au sein d’une organisation
9 rôles identifiés par le Dr Belbin, classés en 3 catégories :
Les rôles de Les rôles Les rôles de
réflexion d’action relation
Le concepteur Le réalisateur Le promoteur
L’expert Le fonceur Le coordinateur
Le contrôleur Le perfectionneur L ’équipier
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14. Anticiper et définir le besoin
2) Quelques réflexes pour gagner du temps en matière de recrutement
Communiquer pour vous faire connaitre
Faire de l’ensemble du staff de bons ambassadeurs
Cibler qui sont vos relais et les utiliser pour communiquer
Prenez le temps de produire un site internet proche de vos valeurs
Surfer sur les réseaux sociaux : associer en transverse les étudiants
Travailler vos supports de présentation (vidéo : ex Bref, je fais de l’humanitaire)
Faire un journal pour chaque bougie soufflée
Créer un événement rassembleur (culturel, sportif)
Communiquer pour recruter
Formaliser vos annonces sur la base de vos valeurs et de vos projets
Mettez en avant vos annonces sur les supports utilisés par vos cibles
Soyez visibles : espace bénévolat + France volontaires + site école + Facebook
Démarcher les membres d’associations voisines pour les associer et les intéresser
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15. SOMMAIRE
Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe: Définir le processus de recrutement
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16. Attirer et trouver des profils adéquats
1) Conseils pratiques pour recruter les bons profils :
Déterminer les bénévoles cibles
Utiliser les bons canaux de recrutement
Définir les périodes de recrutement
Profiter de l’entretien pour communiquer sur l’association
Définir un processus de recrutement clair même pour les gens cooptés
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17. Attirer et trouver des profils adéquats
2) Réussir l’entretien de recrutement
Clarifier le projet associatif (vision, mission, valeurs, parties prenantes, programmes,
impact)
Détailler le rôle du bénévole et l’impact de son engagement
S’assurer de l’adhésion du bénévole
Êtes-vous prêts à donner les clés de la boutique, à faire confiance ?
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18. Attirer et trouver des profils adéquats
Zoom : l’entretien de recrutement en 10 questions
1) Quel est le profil de l’association ?
2) Quels sont nos principaux projets et partenaires ?
3) Quelle est la stratégie de l’association – son ADN – ses valeurs – son budget ?
4) Qui sont les membres de l’équipe ? Quelle est l’organisation interne, l’esprit de corps ?
5) Comment se passe l’intégration dans les équipes ?
6) Quelle est la place du ludique dans l’association – moments forts – team building ?
7) Quels sont les apports professionnels directement transposables (exs d’anciens) ?
8) Comment l’association est-elle valorisée au sein de l’école ?
9) Quelles sont les interactions avec les autres associations, les entreprises ?
10) Quels sont les parcours possibles sur deux ans ?
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19. SOMMAIRE
Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe : définir le processus de recrutement
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20. Déterminer un processus d’intégration adapté
1) Accueillir le bénévole dans la structure, le former et le manager.
2) Fidéliser ses bénévoles dès l’arrivée et non les retenir
Les intégrer de manière individualisée et valorisante
Impliquer les bénévoles dans les projets, les décisions et les objectifs de l’association.
Donner la liberté de parole à vos bénévoles et les nommer: interview dans les journaux
d’écoles, blog, communiqués de presse, relations entreprises
Cibler les actions : les faire réfléchir en collectif à des sujets transverses
Travailler avec un rétro planning assez précis
3) Enfin ne négligez pas les autres formes de coopération inter association,
l’implication locale sur vos projets, l’intérêt de fondation ou d’entreprise comme Bouygues
Construction pour vous accompagner avec l’aide de ses collaborateurs.
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21. SOMMAIRE
Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?
Les enjeux du renouvellement des bénévoles
Anticiper et définir le besoin
Attirer et trouver des profils adéquats
Déterminer un processus d’intégration adapté
Annexe : définir le processus de recrutement
21

22. Définir le processus de recrutement
La préparation de
l’entretien
• Etre ponctuel et respecter les règles de bienséance
L’accueil du • Etre attentif aux premières impressions et s’imprégner du candidat
candidat • Se présenter de façon simple, se montrer accueillant et chaleureux
sans trop de proximité pour autant
L’explicitation du
cadre de l’entretien
• Donner au candidat l’occasion de dire ce qu’il a préparé
• Repérer les expériences dont le candidat parle plus volontiers
L’écoute libre et celles qu’il esquive
• Jouer sur les silences et respecter le rythme de l’autre
Extrait de la fiche manager « recruter » réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG
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23. Définir le processus de recrutement
• Explorer l’expérience du candidat par des questions ouvertes, valider par des
La validation des questions fermées, toutes centrées sur les compétences et l’expérience du candidat
• Valider l’état d’esprit et la motivation du candidat
critères • Valider les compétences techniques par des questions qui mettent le candidat en
situation
• Présenter l’association, le poste d’une façon attractive et pédagogique
La séduction • Eviter les longs monologues, les digressions « Moi je ».
• Apporter des réponses concrètes aux points qui préoccupent le candidat
La conclusion et • Restituer le processus de l’entretien et les prochaines étapes
• S’engager sur un délai de réponse et le tenir scrupuleusement
l’engagement
La formalisation • Evaluer chacun des critères identifiés lors de la préparation (+/ -)
d’une synthèse à • Lister les questions qui demeurent
chaud
Extrait de la fiche manager « recruter » réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG
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24. DEUXIEME PARTIE
INTEGRER, MOTIVER ET PASSER
LE RELAIS
Formation gestion des ressources humaines bénévoles

25. SOMMAIRE
Introduction : l’intégration, une étape capitale
Construire un parcours pour donner du sens et motiver
Réussir la passation
Anticiper et gérer le désengagement
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26. Introduction : l’intégration, une étape capitale
L’engagement associatif :
Un engagement à «durée déterminée»
Une équipe continuellement renouvelée
Le besoin d’être rapidement dans l’efficacité et de s’inscrire dans une continuité
… Autant de spécificités qui justifient la mise en place de process adaptés !
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27. Introduction : l’intégration, une étape capitale
Zoom: Organiser/préparer les premiers jours :
Les premiers jours, premiers semaines sont essentiels pour la suite d’où le
besoin d’organiser les premiers jours:
Avec 1 interlocuteur dédié, le tuteur
Avec 1 book ou livret d’accueil qui reprend les principales informations
Avec des rencontres programmés avec les principaux membres de
l’association et /ou les partenaires (parcours d’intégration)
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28. Introduction : l’intégration, une étape capitale
Zoom sur le départ en mission ( sur le terrain ou dans le pays ciblé)
Afin de préparer le départ en mission, prévoir:
Un entretien de préparation spécifique pour le départ en mission afin de valider
les motivations du bénévole en amont.
Une journée de formation à l’exemple de celle dispensée par Bouygues
Construction dans le cadre de l’expatriation de ses collaborateurs. Parmi les
thèmes à aborder: l’inter culturalité / la diversité, l’expatriation, l’éthique, la
prévention du risque sanitaire, la sécurité personnelle et professionnelle.
28

29. SOMMAIRE
Introduction : l’intégration, une étape capitale
Construire un parcours pour donner du sens et motiver
Valoriser les bénévoles
Réussir la passation
Anticiper et gérer le désengagement
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30. Construire un parcours pour donner du sens et motiver
1) Quelles sont les motivations des bénévoles ?
Etre utile à la société : 81 %
Rencontrer des personnes ou se faire des amis : 45 %
S'occuper ou occuper son temps de loisir : 44 %
Défendre un droit ou une cause : 28 %
Acquérir ou exercer une compétence : 24 %
Source : Etude CerPhi 2009
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31. Construire un parcours pour donner du sens et motiver
2) Donner de la visibilité :
Au niveau collectif :
• Bien définir et formaliser l’organisation, le projet, les missions, les objectifs.
Créer un Intranet ?
Au niveau individuel :
• Préciser les missions et l’action du bénévole et donner les moyens
(informations, formation, logistique)
• Souligner l’importance et l’impact de sa mission pour l’association
• Identifier un tuteur ou un parrain au sein de l’association
• Fixer des points de rencontre réguliers !
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32. Construire un parcours pour donner du sens et motiver
3) Que signifier parrainer un bénévole ?
Le parrain est :
un mentor pour le guider
un professeur pour développer ses connaissances
un juge pour évaluer ses progrès
un supporter pour l'encourager
Source : Peter Drucker, Managing the Non Profit Organization
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33. SOMMAIRE
Introduction : l’intégration, une étape capitale
Construire un parcours pour donner du sens et motiver
Valoriser les bénévoles
Réussir la passation
Anticiper et gérer le désengagement
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34. Valoriser les bénévoles
1) Valoriser l’implication des bénévoles
Par une responsabilisation et une évolution progressive des missions
Par des points de rencontres participatives et interactives
Par des temps de convivialité (créer du lien, de la proximité, donner envie)
Bonne pratique : Afin de reconnaître l’expérience bénévole, France Bénévolat a
mis en place le Passeport Bénévole qui permet à tout bénévole qui le souhaite de
créer une passerelle entre son expérience associative et son parcours
professionnel.
2) Savoir remercier
Reconnaitre l’investissement, la qualité du travail réalisé
Un petit geste qui fait la différence !
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35. Valoriser les bénévoles
3) Cinq règles d’or pour des bénévoles motivés
Ne pas rater l’intégration :
• Accueil et présenter l’équipe
• Clarifier le projet associatif, les besoins de l’association et le rôle des bénévoles
• Former : Importance du book d’accueil
Etre clair sur les missions :
• Les objectifs, les moyens, le budget, la finalité recherchée
• Valoriser les bons cotés, ne pas cacher les mauvais (travail administratif ou isolé)
Privilégier l’écoute et la communication :
• De l’écoute, de l’échange et de la convivialité !
• Faire le point quelques semaines après l’intégration
• Savoir comprendre et gérer les baisses de régime
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36. Valoriser les bénévoles
Valoriser et remercier sans modération :
• Donner un retour sur le travail effectué
• Valoriser toutes les actions, surtout les plus ingrates ainsi que les
compétences développées
Ne pas rater la passation :
• Mettre en place des tuteurs
• Tenir ses dossiers à jour pour mieux les transmettre
• Fixer une période de renouvellement du bureau :
• Organiser un événement pour la passation
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37. SOMMAIRE
Introduction: l’intégration, une étape capitale
Construire un parcours pour donner du sens et motiver
Valoriser les bénévoles
Réussir la passation
Anticiper et gérer le désengagement
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38. Réussir la passation
Le turn-over constitue l’une des principales réalités à gérer dans une association. Plutôt que
de le subir, il s’agit de l’anticiper et de l’accompagner en formalisant pour faciliter le passage
de relai et en joignant l’l’écrit aux passations orales (book d’accueil, de passation et Intranet )
Conseils pratiques :
Préparer la relève :
• Organiser une réunion du bureau en amont
• Anticiper l’identification et l’accompagnement des futurs dirigeants (dossiers à jour…)
• Travailler en binôme
• Formaliser et officialiser la passation lors d’un évènement
Garder le contact :
• Assurer un SAV, même léger, sur les premiers mois
• Identifier un interlocuteur dédié, qui jouera ce rôle de parrain ou d’ancien
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39. Réussir la passation
Zoom : le book de passation
Description de l’association (idéalement en 1, 3, 5 et 10 lignes)
Présentation de la vision (de la société idéale par l’association) / de sa mission (qu’elle s’est
donnée pour y parvenir) / de ses valeurs
Présentation de l’environnement de l’association : secteur, cible, enjeux, organisations
similaires, « concurrentes » ou partenaires
Préciser la fonction : Bénévole/Trésorier/Président
Principaux programmes
Pour chaque fonction/programme, préciser l’objectif, les actions à mener, les outils et la
périodicités
Prévoir des outils pratiques sur la recherche de partenaires, les relations avec différentes
institutions, la manière de monter un projet, de tenir les comptes de l’association (pour le
trésorier) ou de gérer le courrier et les formalités administratives (pour le secrétaire général).
Calendrier Annuel :cibler des principaux points d’étape à ne pas oublier sur un cycle
calendaire complet
Conseils et bonnes pratiques
Contacts : Mise en place du binôme ancien-nouveau
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40. Réussir la passation
Zoom : le book d’accueil
Historique de l’association
Finalité /mission
Environnement de l’association
Cible: à qui l’association rend service?
Besoin: à quel besoin elle répond?
Offre: Quelle est l’offre de l’association? Principales réalisations et actions en cours
Alternatives: Quelles alternatives à l’offre proposée existent pour répondre au besoin?
Avantage concurrentiel: Qu’est-ce que l’association fait mieux que n’importe qui d’autre?
Pourquoi nous rejoindre ?
Rôle des bénévoles + témoignage d’un ancien + parrainage d’un nouveau membre
Bulletin d’adhésion et Charte d’engagement réciproque.
Organisation du bureau + organigramme avec photos.
Partenaires (Associations, administration, entreprises, collectivités, pouvoirs publics,)
Financement
Statuts
Contacts et moyens de communication
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41. SOMMAIRE
Introduction : l’intégration, une étape capitale
Construire un parcours pour donner du sens et motiver
Valoriser les bénévoles
Réussir la passation
Anticiper et gérer le désengagement
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42. Anticiper et gérer le désengagement
1) Savoir repérer les signes de la démotivation
Identifier les points de vigilance au sein de l’association, et il y en a toujours !
Etre attentif aux signaux faible
2) Savoir réagir
Ecouter et évoquer ensemble des solutions /modifications
Savoir également arrêter une mission si nécessaire, dans l’intérêt de tous
Ne pas oublier que les bénévoles sont vos meilleurs ambassadeurs !
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43. Anticiper et gérer le désengagement
Zoom : Comprendre les raisons du désengagement du bénévole
Le bénévole a trop attendu du bénévolat
Travail pas assez apprécié
Le bénévole ne s'est pas senti épaulé
Le Bénévole s'est senti déclassé par rapport aux salariés
Demandes excessives de disponibilités
Le Bénévoles n'a pas éprouvé un sentiment d'accomplissement personnel
Source : Andreasen & Kotler, Strategic Marketing for Non Profit Organisations
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44. MERCI !
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www.bouygues-construction.com Site : www.probonolab.org
Blog : www.pro-bono.fr
contact@probonolab.org
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