Презентация программного обеспечения "Электронный архив"

1. Самойленко
Евгений
01.03.2012
РГП Банковское сервисное бюро НБРК:
Опыт внедрения Электронных Архивов

2. История создания
проекта
2001-2004 2007 2008-2011
•обследование •Реализация и внедрение •Развитие системы
фондов, маркетинг и полномасштабного проекта •Интеграция с внешними
предложения системами
•разрабатывается Техническое
задание.
Февраль 2005 2006 2012
•Принимается решение по •Разработка технического •Создание и внедрение версии
выбору платформы для задания на реализацию на FileNet
создания электронного архива полномасштабного проекта
- IBM Content Manager
Апрель 2005 Март 2006
•Старт пилотного проекта •Ввод в промышленную
«Электронный архив» эксплуатацию пилотного
проекта «Электронный архив»

3. Наполнение Электронного
архива
Документы, подлежащие
оцифровке на этапе пилотного Оцифрованные документы
проекта:
• Приказы по основной • На 01.06.2008 - 18866 документов
деятельности за 1991–2002гг. • На 01.06.2009 - 20948 документов
• Распоряжения по основной • На 31.12.2009 - 22797 документов
деятельности за 1991–2002гг. • На 31.12.2010 - около 30000
• Документы личного состава (в т.ч. документов
приказы по личному составу) за • На текущий момент -
1925–2002гг.
• Договора за 1991–2002гг.
• Постановления правления и
совета директоров за 1991–
2002гг.

4. Основные компоненты
Электронного архива
Хранение
• ПО Kofax Ascent данных • ПО «АРМ
Capture Архивариус»
• ПО IBM Content
Manager • ПО IBM Document
Manager Desktop
Линия Доступ к
ретроконверсии документам

5. Основные компоненты
Электронного архива
Kofax Ascent Capture решает следующие задачи
• Серверные приложения
• Сервер распознавания
• Сервер полнотекстового распознавания
• Kofax PDF генерации
• Сервер выгрузки
• Клиентские приложения
• Администрирование
• Сканирование
• Контроль качества
• Индексация и проверка данных
• Верификация
• Управление пакетами
• Разделитель страниц

6. Основные компоненты
Электронного архива
IBM Content Manager решает следующие задачи
• хранение и управление метаинформацией хранимых объектов
• управление неструктурированным содержимым
• контроль и предоставление доступа к содержимому
Электронного архива
• поддержка версионности
• поддержка иерахической модели данных
• управление резервным копированием и архивированием
• предоставление интерфейса прикладного программирования API

7. Основные компоненты
Электронного архива
АРМ Архивариуса решает следующие задачи
• ведение справочников, импорт справочников из внешних систем (например
система документооборота) в формате XML
• обработка запросов на информационное обслуживание:
• поиск данных (поиск объектов учета)
• ввод информации об объектах учета путем заполнения регистрационных
карточек
• работа с архивными документами:
• подготовка акта о выделении документов к уничтожению
• подготовка сводных описей
• подготовка акта о передаче документов на государственное хранение
• интеграция с настольными прикладными системами (Lotus Notes, Microsoft
Office и др.)

8. Линия ретроконверсии
IBM Content
Manager
Подготовка Распознавние
Сканирование Аттрибутир. и
бумажных документов
документов
верификация
Экспорт
документов (Штрих-коды,
OCR, ICR, OMR)

9. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture - Сканирование (импорт) документов

10. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture - Разделение документов внутри дела

11. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture - Атрибутирование (ввод реквизитов
документов). Часть данных вводится из справочников системы

12. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture - Атрибутирование - Поле
«Наименование» заполняется автоматически (извлечение из документа)

13. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture – Полнотекстовое распознавание
документа

14. Линия ретроконверсии
Интерфейс Kofax Ascent Capture – Экспорт оцифрованных документов в
базу данных IBM Content Manager

15. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс - Вид интерфейса определяется правами и ролью
пользователя

16. АРМ «Архивариус»
Справочники – Подразделения

17. АРМ «Архивариус»
Справочники – Сотрудники

18. АРМ «Архивариус»
Справочники – Перечни документов

19. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Документов - Постановления

20. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Документов - Приказы

21. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Описей

22. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Описей – Карточка Описи

23. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Актов и сводных описей

24. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Актов и сводных описей - Карточка
Акта

25. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Дел

26. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Дел – Карточка Дела

27. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Журнала ордеров

28. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим просмотра Журнала ордеров - Карточка ордера

29. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс - ЭЦП документа

30. АРМ «Архивариус»
Web-интерфейс – Режим поиска документов

31. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа

32. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния – Утверждение
описи

33. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния – Утверждение
описи

34. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа – Изменение состояния

35. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа – Журнал аудита

36. АРМ «Архивариус»
Карта жизненного цикла документа – Хронология версий

37. АРМ «Архивариус» FileNet
Интерфейс – основное окно

38. АРМ «Архивариус» FileNet
Интерфейс – основное окно

39. АРМ «Архивариус» FileNet
Интерфейс – диалог

40. АРМ «Архивариус» FileNet
Режим поиска документов – простой поиск

41. АРМ «Архивариус» FileNet
Режим поиска документов – поиск по ключевым словам

42. АРМ «Архивариус» FileNet
Режим поиска документов – сложный поиск

43. АРМ «Архивариус» FileNet
Режим просмотра документа – форма

44. ECM IBM в мире
из 25
23 крупнейших Банков
из 25 крупнейших
25 Страховых компаний
250+ Телеком
1300+ Гос. структуры
1200+ Индустрии
80 компаний из рейтинга Fortune 100 используют IBM ECM

45. Gartner ECM 2007-2009

46. Gartner ECM 2010-2011

47. Ваши вопросы

48. Благодарю за внимание!
Тел.: + 7 727 272 70 15
Факс.: + 7 727 261 46 69
Email: info@bsbnb.kz
Web: www.bsbnb.kz