Simplificacion de trabajo

1. República Bolivariana de Venezuela
MPP Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología
Fundación Misión Sucre
ALDEAS Universitaria Alejandro Fuenmayor
PNF: Administración U.C. Organización y sistemas.
SIMPLIFICACIÓN DE TRABAJOS
Facilitador: Carlos Romero. Integrante: Frank Peaspan
C.I: V-10.115.033
Caracas, Mayo de 2017

2. INTRODUCCIÓN
Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su
propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál
sea su objetivo. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se
presentará el problema de la distribución de las funciones.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la simplificación de trabajos, los
limites en el proceso del trabajo, el crecimiento y el control de proceso, objetivos
para mejorar el análisis de procesos y las técnicas para simplificar el trabajo
espero que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus
conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de
la administración.

3. DEFINICION DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO.
A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que
la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes
organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la
ejecución de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es
cualquier método, artificio o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de
esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida
fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las
tareas ordinarias propias de toda organización.
PROCESO DE TRABAJO.
Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que
colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de
una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.
LÍMITE EN EL PROCESO DE TRABAJO.
El proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera
mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado
para el cliente. Al analizar el proceso desde un punto de vista distinto al del cliente
con frecuencia da como resultado una definición estrecha del proceso. Esta
definición limita el esfuerzo de mejorar porque falla el estudio de la experiencia del
cliente.

4. Propiedad del proceso Se refiere a identificar quien es el responsable de
asegurar de que un proceso se realice de tal manera que produzca satisfacción a
un cliente. Éste puede y tiene las facultades necesarias para hacer los cambios a
un proceso.
Porque es necesario elaborar un mapa de proceso que identifique todas las
actividades del proceso En la mayoría de las organizaciones son pocos los que
conocen la diversidad de actividades que se tiene que hacer en un proceso para
elaborar un producto o servicio. Los mapas de procesos son herramientas de
comunicación ya que al identificar y escribir en forma gráfica ayuda a las personas
a entender cómo llevan a cabo el trabajo, reflejando las operaciones actuales y así
se pueden evaluar. Además un mapa de proceso identifica las actividades que se
han agregado a un proceso con el paso del tiempo con la finalidad de adaptar los
procesos más antiguos a los cambios del negocio. Una vez que se han propuestos
estos cambios, los mapas de procesos son útiles para comunicar estos cambios.
Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y
relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un
Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido
en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones
diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.
EL CRECIMIENTO Y EL CONTROLDEL PROCESO.
En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una Compañía
está centrada en la labor de quienes son contratados como Personal
Administrativo, realizando diversas tareas y siendo conocidos también como
Oficinistas, contando con distintas funciones dentro de lo que es el área de
Atención al Cliente de una firma, realizando variadas tareas en la misma.

5. Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de toda compañía,
contando con una gran cantidad de tareas que van desde la elaboración y control
del Banco de Datos, como también las distintas tareas de Control de Operaciones,
siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas campañas y tareas que permiten
un crecimiento o la elaboración de un plan para brindar Nuevos Ingresos.
Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa
consta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden y
Crecimiento de una compañía, realizándose además una sectorización de los
trabajos en distintas Áreas Especializadas, y logrando que cada una de ellas no
funcione como entes autónomos, sino que se realicen Acciones Conjuntas para
poder alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo, que es propuesto
justamente por la administración misma.
Un buen Administrador De Empresas tiene entonces que tener un espíritu
desafiante, contando con un perfil ocupacional con gran tendencia a la
Planificación y Proyección, sumado además a un perfil de Liderazgo y
Organización que le permita ser el impulsor del ámbito de trabajo, además de
interiorizarse del funcionamiento de las distintas actividades del Proceso
Administrativo, para poder comparecer ante directivos sobre el control de lo
producido, el resultado al que se ha arribado y la metodología de trabajo utilizada.
OBJETIVOS PARA MEJORAR.
Para permanecer competitivo en el mercado, las empresas deben identificar
los procesos que desperdician recursos y mejorarlos, con la intención de evitar
defectos e incrementar la productividad al reducir el tiempo que toma un ciclo del
proceso y eliminar el desperdicio. La clave para refinar procesos es concentrarse
en éstos desde el punto de vista del cliente e identificar y eliminar las actividades
que no agregan valor.

6. Algunos de estos Objetivos para mejorar pueden ser:
Eliminar el trabajo innecesario.
Combinar las diversas operaciones o sus elementos.
Combinar el orden de las operaciones.
Simplificar las operaciones necesarias.
TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR ELTRABAJO.
La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica
y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que
puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.
Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas
que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador,
las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos
evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.
La medición del trabajo:
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la
diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene

7. cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos
empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general
la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar
rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de
responsabilidades.
Cuadro de distribución del trabajo.
El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una
buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas
las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos
o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de
las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.
Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de
un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el
programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así
como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las
técnicas del programa.
Estudios de tiempos y movimientos:
Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar
estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus
actividades componentes, así como también para las funciones independientes
que se realicen dentro del área.
La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo
efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar
bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.
Diagrama de procedimientos o procesos.
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su
totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para

8. la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente
con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el
proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas
independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte,
de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de
duración de cada una de ellas.
El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo en
una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras
que el diagrama de procesos enseña ¿cómo se hace el trabajo en una oficina?
Flujogramas:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos
o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que
conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de las
figuras que se han diseñado para ilustrarlo.
Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez
sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo es común encontrar
figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de
complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a
esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades
componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.
Grafica de la distribución física de la oficina y distribución en planta:
La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del
círculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las
actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible,

9. adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más
racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.
Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el
cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o
servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo
de la maquinaria, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible
incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.
Ambas técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es
que la distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo
administrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaria y
equipo y materiales.
Diagrama de recorrido:
El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución
física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la
facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de
transporte innecesarias y el análisis del traslado del personal, materiales,
productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.
Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen tiempos
ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de
las oficinas, planta de producción o empresa en general.
Grafica de Gantt:
Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica
de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades
que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que
lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de
las actividades.

10. Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna
correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la
fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo representa
su duración.
Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de
dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y
control entre lo ejecutado y lo planeado.
Grafica CPM.
El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación,
programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste
en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y
secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el
proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos
disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden
concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor
cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un
evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al
tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
También determina el tiempo máximo o última fecha aceptable en que un
evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor
cantidad de tiempo de duración de un evento, se calcula de derecha a izquierda
en forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.
Grafica PERT.
El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control
de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa
en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas que representan el

11. trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguiéndose de otras
técnicas por el grado y utilización de la estadística.
Está orientado hacia la evaluación del progreso de un proyecto, pone de
manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona
información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los
objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales
están divididos en Tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o
actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el
que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten
condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista
es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades,
complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el
que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estadística de los
tiempos normal, optimista y pesimista.