1. Tema 6 - Control de Calidad 1
Auditorias y Registros de
Empresa
6.0 Conceptos previos.
6.1 ¿Qué es una auditoria de calidad?
6.2 Tipos de Auditorias.
6.3 Objetivos de la Auditoria.
6.4 Cualificación de los auditores.
6.5 Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
6.6 ¿Cómo auditar?
2. Tema 6 - Control de Calidad 2
6.0 - Conceptos Previos
Control de la Calidad: Técnicas y
actividades de carácter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza óptima de que una
entidad cumplirá requisitos para la calidad.
Gestión de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la política de la
calidad, responsabilidad de la dirección.
Calidad total: Forma de gestión de una
organización, basado en la coordinación y
participación de todos sus miembros para la
calidad. Calidad: Conjunto de
características de una entidad que
le confieren la aptitud negativa o
positiva para satisfacer las
necesidades establecidas y las
implícitas.
Evolución de la Calidad
Sistema de Calidad (SC): Estructura
organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la
gestión de la calidad.
3. Tema 6 - Control de Calidad 3
6.1 - ¿Qué es una Auditoría Administrativa?
¿Quién está implicado?
AUDITOR Una persona calificada para planear y
conducir auditorias de acuerdo a un estándar y
este estándar puede ser usado como referencia a
una o más auditorias.
CLIENTE
La organización que
requiere la auditoria,
para que esta se lleve a
cabo y así obtener
seguridad en la calidad.
AUDITADO
La organización que es
auditada; esta puede ser
una organización
completa o una parte de
la misma.
Definición:
Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.
4. Tema 6 - Control de Calidad 4
Externas
de Clientes
de Certificación
Internas
6.2 - Tipos de Auditorías
Auditorias
- Realizadas por personal de
la organización pero que
no tiene relación directa
con la actividad auditada.
- Las realiza personal contratado por la organización.
- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauración
de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.
5. Tema 6 - Control de Calidad 5
Auditoria Interna Auditoria de Cliente
Auditoria de
Certificación
Proporcionan confianza
externa
Proporcionan confianza
interna
Mejora de los procesos
Mejora del Sistema de
Calidad
Las auditorias internas se programan en función de la
naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria
externa.
Tipos de Auditorías
6. Tema 6 - Control de Calidad 6
6.3 - Objetivos de las Auditorías
Determinar la conformidad o
no de los elementos de la
Funciones Administrativas
con los requisitos observados.
Determinar la eficacia de las
Funciones Administrativas
implantado para alcanzar los
objetivos.
Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
proceso
Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
Permitir la inscripción del
organismo auditado en un
Objetivos de las Auditorias
Hacer la evaluación inicial de un
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
Verificar en el organismo, que sus
Funciones Administrativas
cumplen los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
Verificar que, en una relación
contractual, las Funciones
Administrativas del suministrador
es eficiente.
Hacer la evaluación, en el marco
del propio organismo, de su
Funciones Administrativas con
relación a una norma.
Razones para realizar una Auditoria
7. Tema 6 - Control de Calidad 7
6.4 - Cualificación de los Auditores
Cualidades Personales
Formación y experiencia
Mantenimiento de la aptitud
Personas abiertas, maduras, con sentido común,
tenacidad, realistas y con capacidad de análisis.
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espíritu
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, técnicas de
evaluación de pruebas, apreciaciones y
de informes. 4 años de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al día en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
los métodos y procedimientos de
las auditorias.
Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento;
estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.
8. Tema 6 - Control de Calidad 8
Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicación y gestión del equipo.
6.5 - Funciones responsabilidades y tareas
de los auditores
Responsabilidades Funciones
Del Auditor Jefe.
Del equipo auditor o
auditores.
Del auditado.
Del Auditor Jefe.
Del equipo auditor o
auditores.
El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
función.
9. Tema 6 - Control de Calidad 9
Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITOR JEFE
Responsable final de todas las fases de la
auditoría; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditoría .
Participar en la selección de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditoría. Revisar la documentación de la
Función Administrativa . Dar instrucciones al
equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado sobre los
resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculo
importantes durante el curso de la auditoría.
Funciones
Responsabilidades
10. Tema 6 - Control de Calidad 10
Funciones, responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITORES
Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
Cooperar con el auditor jefe.
Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.
Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de
la auditoria. Respetar la deontología
profesional.
Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.
Funciones
Responsabilidades
11. Tema 6 - Control de Calidad 11
Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITADO
Informar al personal afectado sobre el objeto
y finalidad de la auditoría; designar a los
mandos de su personal para que acompañen
al equipo auditor.
Poner a disposición del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
desarrollo optimo de la auditoría.
Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditoría.
Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditoría.
Responsabilidades
12. Tema 6 - Control de Calidad 12
6.6 - ¿Cómo auditar?
Revisión preliminar del SC
auditado
-Si las condiciones no es el adecuado
conviene no continuar con
la auditoría.
-Base para preparar la auditoría y
juzgar el SC auditado.
Tareas del equipo
auditor
-Conviene asignar a cada auditor
la auditoría de elementos
Específicos de la Empresa. Esta
asignación será hecha por el
auditor jefe.
Documentos de trabajo
- Listas de verificación para cada
elemento del proceso.
- Formularios para recoger
observaciones y formularios para
consignar evidencias.
Plan de la auditoría
- Conocido con antelación.
- Flexible para permitir cambios
durante la auditoría.
-Debe incluir: objetivos, identidades
del equipo auditor, fecha y lugar de
la auditoría, áreas a auditar...
PREPARACIÓN
DE LA AUDITORIA
13. Tema 6 - Control de Calidad 13
¿Cómo auditar?
Reunión inicial
- Presentación del equipo auditor
y de un resumen de métodos y
procedimientos a utilizar.
- Confirmar el horario de reuniones
intermedias y final, y la disponibilidad
de medios e instalacio-
nes que se precisen.
Observaciones de
la auditoría
- Documentar todas las observa-
ciones y determinar las que deben
considerarse no conformidades.
- Las no conformidades deben
referenciar los requisitos que se
Incumplen.
Recogida de evidencias
- A través de entrevistas, examen
de documentos y observación de
las áreas afectadas.
- Anotar los indicios de no
conformidad para su posterior
investigación.
.
Reunión final
con el auditado
- Presentar: las observaciones de
la auditoría a la dirección del
auditado y asegurarse de su
comprensión; las conclusiones
del equipo auditor relativas al SC.
-Levantar acta de esta reunión.
EJECUCIÓN
DE LA AUDITORIA
14. Tema 6 - Control de Calidad 14
¿Cómo auditar?
Es responsabilidad del auditor jefe.
El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
En caso de duda sobre alguna situación
auditada, no considerarla.
Debe contener: objetivo y alcance de la
auditoría, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribución del informe...
Informe de la Auditoría
15. Tema 6 - Control de Calidad 15
¿Cómo auditar?
Retener solo los hechos. No tener en cuenta
rumores o suposiciones.
Tener en todo momento el control de la
auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.
Adaptarse a la situación y al auditado.
Examinar en detalle la documentación.
Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperación.
Para estudiar una situación, usar las
tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...
Recomendaciones
practicas
Comportamiento del auditor
16. Tema 6 - Control de Calidad 16
¿Cómo auditar?
¿NECESITA
INSTRUCCIONES
ESCRITAS?
¿CONFORME
INSTRUCCIONES?
Conforme
NO CONFORME
¿EXISTEN?
NO CONFORME
O
NO ADAPTADA
¿ALCANZA
OBJETIVOS?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
Tarea Examinada
CONFORME
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI