Presentatie van Walter Flaat gegeven voor het Kennisnetwerk IIE, in het kader van Project Professionalisatie als inleiding op het vervolgonderwerp "Personal Management"

1. Project Professionalisatie
Blok 1, Onderwerp 1: Time-Management
Walter Flaat, 2 oktober 2006

2. Inhoud deze maand
• Kick-off Project Professionalisatie
• Plan doelstellingen
• Maak tijd voor zelf-ontwikkeling
• Time-management
• Inventariseer patronen/gewoontes
• Plan tijd in op ritme
• Probeer goede gewoontes op te nemen

3. Professionalisatie
• Blok 1: Persoonlijke effectiviteit (3 onderwerpen)
• Blok 2: Visie (2 onderwerpen)
• Blok 3: Lifestyle (1 onderwerp)
• Blok 4: Marketing (3 onderwerpen)
• Blok 5: Leiderschap en adviseren (2 onderwerpen)
Bepaal voor jezelf wat je minimaal wilt bereiken!

4. Aanpak
Dagelijks! Denk Research Probeer
Minimaal Wekelijks! Verwoord Maak Permanent
Resultaat
Niet meedoen een keer? Geef het aan!

5. Time-Management

6. Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Plannen Plan
Prioriteren 3e generatie: Time-management
Beheersen
4e generatie: Personal Management Systeem

7. Inventarisatie
• “Ik hou mijn agenda bij. Daarin staan al mijn afspraken
met mensen”
• “Ik hou een to-do lijst bij met al mijn taken”
• “Ik weet tot op detail op momenten van de dag ik
bepaalde dingen wel en niet moet doen om effectief te
zijn”
• “Ik ben niet iemand die dingen vaak uitstelt”

8. Noodzaak van time-management?
• Oplossen van tijdsproblemen!
• Typische problemen (toeval of niet?):
• Waarom verslaap je je?
• Waarom ben je te laat?
• Waarom blijven belangrijke dingen liggen?
• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken?
• Waarom voel je je opgejaagd?

9. Noodzaak van time-management?
• Oplossen van tijdsproblemen!
• Typische problemen (toeval of niet?):
• Waarom verslaap je je? Wekker zetten
• Waarom ben je te laat? Eerder vertrekken
• Waarom blijven belangrijke dingen liggen? Prioriteiten
• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken? Verloren tijd
• Waarom voel je je opgejaagd? Drukte afbouwen
Mensen herkennen problemen, maar implementeren
vaak geen oplossingen!

10. Doelen
Hou rekening met
Ken je patronen
je patronen
Verbeter je patronen

11. Opdracht 0
Wellicht ten overvloede:
- Alle afspraken in je agenda
- Alle acties/taken op een todolijst

12. Opdracht 1
Hou minimaal 3 dagen elk kwartier bij wat je gedaan hebt
en hoeveel energie je had.
Gebruik formulier (mail)
• Waar gaat je tijd naartoe?
e!
• Doe je de juiste dingen op het juiste moment
• Prioriteer je goed? iplin
is c
D

13. Basispatronen
Ochtend vs Avondmens
Fluctuerende vs Stabiele Productiviteit
...

14. Goede TM gewoontes
• Plan en Review je dag
• Denken voor doen
• Organiseer
en natuurlijk
• Plan tijd in voor zelfverbetering en herstel

15. Opdracht 2
Analyseer je patronen en maak een standaard dagschema.
Voor elke dag (min. 1 week): Plan je dag in aan de hand
van de taken die je moet doen en je dagschema.
Review je resultaten elke dag.
Gebruik formulier (mail)
e!
iplin
is c
D

16. Prioriteren

17. 80/20 (Pareto Principe)
Gevraagde aandacht
20% 20%
Klanten
Mensen
80% 80%
Invloed
80% 80%
20% 20%

18. 80/20 (Pareto Principe)
Belang (Nut * Urgentie)
20%
80%
Taken
80%
20%

19. 80/20 (Pareto Principe)
Dit zijn niet per definitie dezelfde als bij “belang”!
20%
Benodigde tijd
80%
Taken
80%
20%

20. 80/20 (Pareto Principe)
Prioriteren:
Selecteer de Top-20% en begin daar

21. Covey quadrant
1: 2:
Belangrijk & Belangrijk &
Urgent Niet Urgent
3: 4:
Onbelangrijk & Onbelangrijk &
Urgent Niet Urgent

22. De Crisismanager
1: 2:
Belangrijk & Belangrijk &
Niet Urgent
Urgent
3: 4:
Onbelangrijk
Onbelangrijk & &
Urgent Niet Urgent

23. Kan niet prioriteren
1: 2:
Belangrijk & Belangrijk &
Urgent Niet Urgent
3: 4:
Onbelangrijk & Onbelangrijk &
Urgent Niet Urgent

24. Kan geen nee zeggen
1: 2:
Belangrijk & Belangrijk &
Urgent Niet Urgent
3: 4:
Onbelangrijk &
Urgent
Onbelangrijk &
Niet Urgent

25. Verantwoordelijk & Effectief
1: 2:
Belangrijk & Belangrijk &
Urgent
Niet Urgent

26. Onderzoek startpunten
• Uitleenboeken
• Effectief Time-Management
• 80/20 principe
• Eat That Frog!
• Originele Time-Management boek (1910!):
“How to Live on 24 Hours a Day”
• http://www.effective-time-management.com/ (gratis d/l)
• “Time Management for System Administrators” (O’Reilly)
• Sommige mensen denken goed na over systemen:
• http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=00010v

27. Volgende maand:
Generatie 4:
Persoonlijk management
Getting Things Done (D. Allen)
en/of
7 habits of highly effective people (S. Covey)

28. Succes!!!