Una introducción a la Gestión de Proyectos

1. Lic. Viviana Levy
@vivianalevy
Gestión de
Personas y el
Éxito de los
Proyectos en las
Organizaciones

2. Trabajemos juntos
Qué proyectos tuvimos?
2

3. 3
Por qué tienen Éxito los Proyectos
Exitosos?

4. 4
- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

5. 5
Cómo se definió el
proyecto
Cómo lo entendió el
Líder
Cómo lo diseño el
analista
Cómo lo escribió el
programador
Cómo lo describió el
Comercial
Cómo se documentó el
proyecto
Cómo instrumentó la
operativa
Cuánto costó el
proyecto
Cómo fue gestionado y
apoyado
Qué era lo que
realmente se necesitaba

6. 6
- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

7. 7
7
La Gestión Profesional,
La Planificación,
El seguimiento,
La Buena Comunicación
Y más

8. Proyecto
Un esfuerzo temporal
y por una sola vez;
emprendido para
crear un producto o
servicio único, que
produce cambios
beneficiosos o valor
añadido.
8

9. Qué implica
un Proyecto
9
ÉXITO
PLAZO
CALIDAD
ALCANCESATISFACCIÓN
COSTOS

10. 10
La aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del
proyecto.
Organizar y administrar los recursos para que el
proyecto finalice dentro del alcance, tiempo y
costo definidos.
Gestionar un Proyecto

11. 11
- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

12. 12
“El fracaso es un acontecimiento;
no una persona”
Zig Ziglar

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Los Proyectos pueden
fallar…
- Debilidad, desconexión
- Falta de compromiso de
la alta dirección
- Errores de Planificación
- Tecnología
- Definiciones poco claras
- Las personas

14. 14
O…
pueden ser EXITOSOS

15. 15
10
1. Procesos de Gestión del Proyecto
2. Proyecto vinculado a los objetivos de negocio
de la organización
3. Compromiso de la Dirección
4. Buena gestión del cambio
5. Requisitos bien detallados

16. 16
10
6. Calendario realista
7. Buenas relaciones con los interesados
8. Director del proyecto potenciado
9. Miembros del equipo expertos, con
funciones y responsabilidades definidas
10.Disponibilidad de fondos

17. 17
Cómo hacer esto funcione
Eligiendo al Líder correcto

18. 18
- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

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20. 20
Conocimiento sobre la temática del Proyecto
Comprensión del entorno
Competencias directivas (presupuestación,
programación, etc.)
Habilidades de comunicación
Habilidades interpersonales
Cómo definir el perfil del líder

21. Fase 1
Definición de
Competencias
Fase 2
Diseño de la
Herramienta
Fase 3
Selección de
Evaluadores
Fase 4
Comunicación
del Sistema
Fase 5
Procesamiento
de la
Evaluación
Fase 6
Retroalimentación
Evaluación de la Gestión
No es Herramienta de Desempeño sino de Desarrollo
21

22. 22
- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

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⁻ El Líder no realiza otro trabajo que no sea
gestionar el proyecto!
⁻ El 90% del tiempo del Líder lo dedica a la
comunicación
⁻ Entendimiento del flujo de las relaciones de
principio a fin
⁻ Identificación de riesgos y desarrollo de las
eventualidades
⁻ Delineamiento claro de la ruta crítica
Gestión de las Personas

24. Cultura del Equipo
de Proyecto
vs
Cultura
Organizacional
24

25. La Comunicación es un proceso esencial de la gestión
de proyectos, del principio hasta el final del proyecto.
Hay que determinar:
- A quién se comunica qué información (comunicar
propósitos y comprender cómo lograrlos; compartir
emocionalmente expectativas y desafíos)
De qué manera se le comunica la información.
- con qué frecuencia se comunica.
- con qué grado de detalle.
25

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- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

27. 27
 Identificar a todos los interesados por
adelantado
 Desarrollar el plan del proyecto antes de
iniciar el proyecto
 Establecer protocolos de comunicaciones
 Definir sus requisitos en detalle
 Establecer un proceso para la resolución
de conflictos
 Hacer planes de contingencia
 Planificar una agenda de ejecución
razonable

28. 28
 Garantizar una gestión de soporte
comprometida
 Conectar los objetivos de negocio, con el
Proyecto
 Asignar un Líder de proyecto con
experiencia
 Establecer direcciones claramente
definidas
 Ser proactivo
 Darle a la Tecnología un lugar en la mesa
 Establecer expectativas claras de
rendimiento
 Solicitar asistencia técnica
 No comenzar la ejecución sin haber
finalizado un Piloto

29. 29
 Comunicar los objetivos con frecuencia
 Reconocer las diferentes perspectivas de
los miembros del Equipo de Proyecto
 Comprobar los supuestos del Equipo
frecuentemente
 Manejar las expectativas
 Compartir el éxito y difundir los logros
 Solicitar retroalimentación

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 Asegurarse que el diseño del sistema
refleja una planificación sólida
 Mantener las riendas de la euforia
irracional!
 Capacitar a todo el personal en el
momento oportuno
 Hacer pruebas exhaustivas; es una
prioridad
 Saque el máximo partido de la prueba
piloto

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- La gestión de proyectos
- La importancia de la gestión de
proyectos
- El papel del Líder en los proyectos
- Gestión de las personas
- Gestión del proyecto
- Claves para el éxito de los proyectos

32. Piense Grande, Rápido y a Futuro
Entreguen un producto de calidad que satisfaga las necesidades
del cliente, dentro del tiempo, alcance y presupuesto
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33. Un buen Equipo de Proyecto puede
ser la Clave del Éxito de un
Proyecto
33

34. Qué implica
un Proyecto
34
ÉXITO
PLAZO
CALIDAD
ALCANCESATISFACCIÓN
COSTOS

35. Para lograr un Proyecto exitoso;
no olviden
 Cuidado con el alcance del Proyecto, que no
cambie, que no se deslice más allá de lo definido
(influye en costos y tiempos)
 Tengan control sobre el presupuesto (control de
gastos, variaciones)
 Ver más allá de las entradas y salidas. Hacer foco
en el Proyecto total
 Documenten. Establecer previamente las
condiciones de reporte. Lo bueno, lo malo, lo feo
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36. Antes de comenzar pregúntense:
1. Es una necesidad el Proyecto?
2. Se puede hacer el trabajo sin él?
3. Contribuye a la unidad/área/organización?
4. Añade valor?
5. Vale la pena el costo adicional?
36

37. Al finalizar evalúe
1. Qué tan complejo fue de alcance del trabajo?
2. Calidad del trabajo
3. Desempeño del programa
4. Desempeño del presupuesto
5. Comunicación
6. Relaciones con el cliente
7. Desempeño general
8. ¿Qué beneficios se produjeron o se atendieron como
resultado este proyecto?
a. Beneficios cuantitativos b. Beneficios cuantitativos
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38. Gestión del
Cambio
38

39. Para potenciar el proceso de cambio, mitigando ó revirtiendo las resistencias
que el cambio pueda generar, se propone trabajar de acuerdo al siguiente
modelo:
Para Gestionar el cambio
2 Workshop con
decisores. Planes
3 Comunicación
estratégica (MKT
interno del
proyecto)
4 Evaluación de
Potencial del
personal clave
5 Consolidación de una
Visión fuerte y clara.
Formación de una
coalición de decisión
6 Entrenamiento en
liderazgo y coaching
para agentes de
cambio
1 Reconocimiento de
situación: punto de
partida y llegada
7 Análisis de
avances y
resistencias
8 Medición
continua
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40. - Sean
Flexibles
- Sean Firmes
- Dejen los
egos detrás de
la puerta
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41. 41
Gestión de Recursos Humanos: Desafíos y Tendencias
Muchas Gracias!!!!
vlevy@americarh.com.ar