O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng module quản lý kho

1.431 visualizações

Publicada em

File hướng dẫn và tham khảo thêm trong module Kế Toán Kho (dành cho loại hình SXXK và Gia công) trong phần mềm khai hải quan ECUS5 VNACCS của Cty Thái Sơn.

Publicada em: Software
  • Seja o primeiro a comentar

Tài liệu hướng dẫn sử dụng module quản lý kho

  1. 1. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MODULE QUẢN LÝ KHOMODULE QUẢN LÝ KHO
  2. 2. Hà Nội 06-2015 2
  3. 3. NỘI DUNG I.GIỚI THIỆU...................................................................................................................4 1. Giới thiệu chung................................................................................................................4 2. Giải pháp từ phần mềm ECUS:.......................................................................................6 3. Phương án chốt tồn.........................................................................................................10 II. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN.....................................................................................13 1.Các thiết lập ban đầu.......................................................................................................13 a)Thiết lập thông số ngầm định......................................................................................................13 b)Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ..............................................................................................14 c)Nhập danh sách kho công ty........................................................................................................15 2. Hướng dẫn thực hiện chức năng “Kế toán kho”..........................................................16 Bước 1: Lập danh mục....................................................................................................................16 Bước 2: Cập nhật tồn đầu kỳ..........................................................................................................22 Bước 3: Thực hiện các chứng từ nhập xuất....................................................................................25 a)Phiếu nhập kho.................................................................................................................................25 b)Phiếu xuất kho..................................................................................................................................31 c)Phiếu chuyển kho.............................................................................................................................36 d)Phiếu kiểm kê...................................................................................................................................39 Bước 4: Tính giá xuất kho..............................................................................................................42 Bước 5: Xem báo cáo kho...............................................................................................................44 a)Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho)......................................................................................................44 b)Báo cáo nhập xuất tồn kho...............................................................................................................46 Bước 6: Khóa sổ, bỏ khóa sổ..........................................................................................................47 3. Hướng dẫn thực hiện chức năng “Sổ quyết toán”........................................................49 Bước 1: Cập nhật tồn đầu kỳ..........................................................................................................50 Bước 2: Thực hiện các chứng từ nhập xuất....................................................................................52 a)Phiếu nhập kho gộp..........................................................................................................................53 b)Phiếu xuất kho gộp...........................................................................................................................57 c)Phiếu chuyển kho.............................................................................................................................61 d)Phiếu kiểm kê...................................................................................................................................64 Bước 3: Tính giá xuất kho..............................................................................................................68 Bước 4 : Xem báo cáo kho..............................................................................................................70 a)Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho)......................................................................................................70 b)Báo cáo nhập xuất tồn kho...............................................................................................................72 c)Báo cáo quyết toán (Mẫu 15/BCQT)...............................................................................................73 Bước 5: Khóa sổ, bỏ khóa sổ..........................................................................................................74 4. Hướng dẫn Import dữ liệu chứng từ.............................................................................76 3
  4. 4. I.GIỚI THIỆU. 1. Giới thiệu chung. Căn cứ điều 41 nghị định 08/2015/NĐ-CP về chế độ báo cáo quyết toán, kiểm tra báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị. Căn cứ điều 60 thông tư số 38/2015/TT-BTC quy định về báo cáo quyết toán. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, người khai hải quan nộp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hoá xuất khẩu trong năm tài chính cho cơ quan hải quan. Nộp báo cáo quyết toán theo nguyên tắc tổng trị giá nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh theo mẫu số 15/BCQT-NVL/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư này cho cơ quan hải quan thông qua Hệ thống. Báo cáo quyết toán phải phù hợp với chứng từ hạch toán kế toán của tổ chức, cá nhân. Trong đó tại khoản 3 điều 60 quy định rõ trách nhiệm của tổ chức cá nhân thực hiện quyết toán cụ thể như sau : - Lập và lưu trữ sổ chi tiết nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo các quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó ghi rõ số tờ khai hàng hóa nhập khẩu nguyên liệu, vật tư. - Lập và lưu trữ sổ chi tiết sản phẩm xuất kho để xuất khẩu theo các quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó xác định rõ xuất khẩu theo số hợp đồng, đơn hàng. - Lập và lưu trữ chứng từ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm. Như vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý của Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần phải thực hiện: - Quản lý kho Nguyên vật liệu và Thành phẩm theo quy định của Bộ tài chính về chế độ kiểm toán, kế toán (gọi là Kế toán kho). - Liên kết thông tin quản lý kho Nguyên vật liệu, Thành phẩm với số liệu XNK để lập báo cáo quyết toán và kiểm tra đối chiếu. - Nộp báo cáo quyết toán từ nghiệp vụ quản lý của “Kế toán kho”. Để thực hiện quyết toán theo Thông tư 38/2015/TT-BTC thì phải có sự kết hợp giữa bộ phận XNK và bộ phận kế toán kho của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải có quy trình và hệ thống để quản lý thống nhất giữa XNK và kế toán kho. 4
  5. 5. Trong thực tế danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm trong quản lý kho nội bộ của Doanh nghiệp được quản lý chi tiết theo hệ thống mã nội bộ (thường gọi là mã Code).Trong khi đó, Danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm trên tờ khai xuất nhập khẩu thì được gộp lại (thường là theo mã HS và thuế xuất), sự khác nhau này được thể hiện rõ trong hình ví dụ sau: 5
  6. 6. Biểu mẫu Trên mẫu báo cáo quyết toán 15/BCQT-NVL/GSQL chỉ thể hiện tên Nguyên vật liệu, Thành phẩm không có chi tiết theo mã (tức là thể hiện theo dạng gộp): Phần mềm ECUS được tính hợp thêm module “Sổ quyết toán” và “Kế toán kho”: 2. Giải pháp từ phần mềm ECUS: 6
  7. 7.  “Sổ quyết toán” quản lý theo danh mục NPL/SP KB Hải quan (Gộp theo nhóm – Như hiện tại để khai trên tờ khai)  “Kế toán kho” quản lý theo NPL/SP Quản lý nội bộ (Tách theo nhóm – Như hiện tại quản lý theo Invoice) Doanh nghiệp sẽ áp dụng hai module này theo từng mức độ khác nhau theo mô hình quản lý của từng doanh nghiệp, được thể hiện theo sơ đồ sau: Giải thích sơ đồ :  Mức độ (1): Quản lý kho theo danh mục nguyên phụ liệu , Sản phẩm gộp giống danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm trên tờ khai và gọi là “Sổ quyết toán”. Từ quản lý kho theo “Sổ quyết toán” có thể in ra được báo báo quyết toán theo quy định của thông tư 38/2015/TT-BTC. Qua đó ta có sơ đồ quy trình cho mức độ này như sau: 7
  8. 8.  Mức độ (2) – Quản lý kho theo danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết theo mã chi tiết nội bộ của doanh nghiệp, gọi là “Kế toán kho”. Thông thường quản lý kho do kế toán của doanh nghiệp sẽ thực hiện theo mức độ này. Thông qua bảng MAP danh mục giữa mã chi tiết (gọi là mã code) với mã hàng ECUS tương ứng, khi tạo phiếu chứng từ bên chức năng Kế toán kho phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu chứng từ tương ứng cho Sổ quyết toán. Theo đó ta có sơ đồ quy trình của mức độ này như sau :  Mức độ (3) – Cho phép kết nối giữa quản lý kho của doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý kho với “Kế toán kho” của phần mềm ECUS thông qua chức năng Import dữ liệu chứng từ. Mức độ này sử dụng cho các doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý kho chuẩn riêng, chỉ quan tâm đến việc kết chuyển dữ liệu từ phần mềm quản lý kho hiện tại sang “Sổ quyết toán” của phần mềm ECUS để in báo cáo quyết toán theo mẫu 15/BCQT nộp cho cơ quan Hải quan. Qua đó ta có sơ đồ quy trình của mức độ này như sau : 8
  9. 9. Từ các sơ đồ mức độ ở trên ta có thể thấy dù mức độ ứng dụng module Quyết toán trên ECUS của Doanh nghiệp ở mức độ nào thì “Sổ quyết toán” là thể hiện của sự kết chuyển số liệu kế toán chi tiết của doanh nghiệp để liêt kết được với số liệu XNK thành một hệ thống dữ liệu thống nhất. Số liệu tổng trên “Sổ quyết toán” luôn bằng với số liệu tổng trên “Kế toán kho”. o Kế toán kho và Sổ quyết toán có các nghiệp vụ như nhau, khác nhau là ở danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm:  Sổ quyết toán: quản lý theo danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm gộp sử dụng khai báo chứng từ tờ khai với Hải quan.  Kế toán kho: quản lý theo danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết (thường gọi là mã Code) của nghiệp vụ quản lý kho kế toán. o Hai phần này liên kết với nhau thông qua bảng MAP giữa danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết với danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm gộp. o Khi sử dụng “Kế toán kho” thì số liệu sẽ tự động kết chuyển sang “Sổ quyết toán”. o Nếu doanh nghiệp quản lý kế toán kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm gộp giống số liệu Nguyên vật liệu chi tiết thì chỉ cần sử dụng “Sổ quyết toán”. o Nếu doanh nghiệp quản lý kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm chi tiết thì sẽ sử dụng “Kế toán kho” trên ECUS hoặc sử dụng phần mềm kế toán kho sẵn có. o Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán kho riêng thì có thể kết nối dữ liệu sang “Kế toán kho” của ECUS để thực hiện sự liên kết giữa kế toán kho và số liệu XNK đồng thời in được báo cáo quyết toán trên ECUS. 9
  10. 10. Khi bắt đầu thực hiện theo thông tư 38 doanh nghiệp cần thực hiện việc chốt tồn đưa số liệu tồn vào phần mềm ECUS, hiện nay chúng tôi đưa ra hai phương án chốt tồn để doanh nghiệp lựa chọn như sau. a) Phương án 1: Chốt tồn theo số liệu kế toán của doanh nghiệp.  Tồn đầu kỳ NPL – TK152 & Tồn đầu kỳ Sản phẩm – TK155:  Doanh nghiệp tự nhập số liệu tồn đầu kỳ Nguyên vật liệu, Vật tư và Sản phẩm dựa vào số liệu từ sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo các quy định của bộ Tài chính về chế độ kiểm toán, kế toán lên phần mềm ECUS5-VNACCS.  Công ty Thái Sơn sẽ có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp cách cập nhật dữ liệu lên phần mềm theo mẫu báo cáo quyết toán.  Trách nhiệm của doanh nghiệp:  DN tự chốt tồn và báo cáo với cơ quan hải quan và tự chịu trách nhiệm về số liệu đã cập nhật lên phần mềm.  Sơ đồ phương án 1: 3. Phương án chốt tồn. 10
  11. 11. b) Phương án 2: Chốt tồn nguyên liệu vật tư theo số liệu Hải quan, Sản phẩm theo số liệu kế toán của doanh nghiệp.  Tồn đầu kỳ NPL – TK152 :  Dữ liệu sẽ được cập nhật tự động từ phần mềm ECUS5-VNACCS dựa vào số liệu tồn của DN đến thời điểm kết thúc thông tư cũ và chuyển qua thông tư mới (trước ngày 01/04/2015).  Công ty Thái Sơn sẽ hỗ trợ DN cập nhật tồn đầu kỳ trên PM theo mẫu báo cáo quyết toán dựa vào năm tài chính của DN.  Tồn đầu kỳ Sản phẩm – TK155:  Doanh nghiệp tự chốt tồn theo số liệu kế toán doanh nghiệp và Cập nhật vào phần mềm hải quan.  Trách nhiệm của doanh nghiệp:  Doanh nghiệp tự chốt tồn và báo cáo với cơ quan hải quan và tự chịu trách nhiệm về số liệu đã cập nhật lên phần mềm.  Sơ đồ phương án 2: 11
  12. 12. 12
  13. 13. II. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN. 1. Các thiết lập ban đầu. Để đảm bảo quá trình thực hiện được xuyên suốt và đúng như quy trình chúng ta cần thiết lập một số thông số ban đầu sau đây: a) Thiết lập thông số ngầm định. Bạn vào menu “Hệ thống/ 1.2 Thiết lập thông số Quản lý kho”: - Lựa chọn “Sử dụng cả phân hệ kế toán kho và Sổ quyết toán” : Đây là lựa chọn khi bạn sử dụng Quyết toán mức độ (2) hoặc (3) như sơ đồ đã giới thiệu trên. Lựa chọn này còn có thêm tùy chọn “Tự động tạo chứng từ gộp (trong Sổ quyết toán) khi lập chứng từ kế toán kho” bạn nên sử dụng vào tùy chọn này để khi làm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho trong phần “Kế toán kho” phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng trong phần “Sổ quyết toán”, tiện cho việc làm báo cáo quyết toán với cơ quan Hải quan sau này. - Lựa chọn “Chỉ sử dụng phân hệ Sổ quyết toán”: Chọn lựa chọn này nếu bạn sử dụng Quyết toán mức độ (1) theo sơ đồ đã giới thiệu ở trên. 13
  14. 14. - Năm tài chính: chọn năm tài chính và khoảng thời gian của năm tài chính mặc định khi chọn năm phần mềm sẽ để ngày bắt đầu là 01/01 , ngày kết thúc là 31/12 của năm. - Chế độ ghi sổ khi nhập chứng từ: Bạn chọn các chế độ mặc định cho các thao tác khi làm chứng từ. b) Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ. Mặc định khi tạo mới phiếu chứng từ , số chứng từ sẽ được sinh tự động ví dụ PN00001, PX00001. Nếu bạn muốn thay đổi số phiếu theo ký hiệu của công ty thì vào menu “Hệ thống / 5.5.Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ”: Cột tiền tố: Thiết lập ký hiệu số chứng từ Cột giá trị phần số: Thiết lập giá trị bắt đầu đánh số cho phiếu, mặc định phần mềm đánh số từ 1. Cột độ dài số: Thiết lập độ dài số chứng từ phía sau tiền tố, mặc định phần mềm để độ dài số là 5. Sau khi thiết lập xong bạn nhận nút “Ghi” để lưu thiết lập, bạn lưu ý sau khi đã phát sinh các phiếu chứng từ nhập xuất thì không nên thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ này. 14
  15. 15. c) Nhập danh sách kho công ty. Trước khi có thể thực hiện các nghiệp vụ cụ thể bạn cần nhập vào danh sách kho hiện có của công ty, để nhập bạn vào menu “Danh mục/22.Danh mục kho” màn hình nhập liệu hiện ra như sau : Thông tin kho bao gồm Mã kho và Tên kho, khi kho đã được nhập, xuất (tức là đã sử dụng nhập kho, xuất kho trên các phiếu chứng từ) thì bạn không thể sửa đổi được mã kho, chỉ có thể sửa được tên kho. Để thêm mới danh sách kho bạn nhập thông tin Mã kho, Tên kho vào danh sách rồi nhấn vào nút “Ghi’ để ghi lại. 15
  16. 16. 2. Hướng dẫn thực hiện chức năng “Kế toán kho”. Trong chức năng “Kế toán kho” bao gồm có ba phần tương ứng với ba loại hình doanh nghiệp đó là: Gia công, Sản xuất xuất khẩu và Chế xuất. Trong mỗi phần đều có các nghiệp vụ như đã giới thiệu ở trên. Để đi vào chi tiết từng nghiệp vụ tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ cho loại hình Gia công, các loại hình khác đều thực hiện tương tự. Lưu ý : - Nếu bạn sử dụng quyết toán mức độ (1) thì không sử dụng chức năng này, hãy xem hướng dẫn sử dụng cho mức độ của mình tại phần 2. Hướng dẫn sử dụng Sổ quyết toán. - Nếu bạn là doanh nghiệp sử dụng quyết toán mức độ (2) theo sơ đồ trên thì phải thực hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn dưới đây. - Nếu bạn là doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý kho chuẩn của riêng doanh nghiệp (tức là sử dụng mức độ (3)) thì bạn tiến hành Bước 1: Lập danh mục, Bước 2: Cập nhật tồn đầu và xem thêm phần 4.Hướng dẫn import dữ liệu chứng từ để đưa các phiếu chứng từ từ file excel được kết xuất ra bằng phần mềm quản lý kho của mình. Bước 1: Lập danh mục. Lập danh mục kho cũng đồng nghĩa với việc tạo bảng MAP giữa mã hàng theo nghiệp vụ quản lý kho kế toán với mã hàng theo nghiệp vụ Hải quan.Đây là công việc đầu tiên bạn phải làm trước khi lập chứng từ, việc lập danh mục nhằm xác định được bảng mã vật tư quản lý theo mã code ( mã kho chi tiết) và mã hàng ECUS tương ứng với nó, giữa dữ liệu chứng tử ở Sổ quyết toán và Kế toán kho có mối liên hệ thông qua bảng map này làm cầu nối. Để thực hiện bạn vào menu “Kế toán kho/ Gia công” : 16
  17. 17. Bạn lần lượt thiết lập cho danh mục nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu ví dụ bạn chọn “Danh mục nguyên liệu” : Chọn hợp đồng để tạo danh mục, màn hình hiện ra như sau : 17
  18. 18. Tại đây bạn nhập danh mục để thiết lập mối liên hệ giữa mã quản lý kho và mã quản lý khai Hải quan, trường hợp mối quan hệ là một – nhiều thì bạn chọn mã danh mục Hải quan như trong hình trên rồi nhấn vào nút “Chi tiết Map dữ liệu” để chọn chi tiết : 18
  19. 19. Phần mềm hỗ trợ bạn chức năng nhập dữ liệu từ file excel có sẵn, bằng cách nhấn vào nút “Nhập từ excel”, màn hình hiện ra bạn thiết lập các thông số theo file excel có sẵn như sau: Cuối cùng nhấn vào “Thực hiện” để phần mềm đưa danh sách trong file excel vào cho bạn. Bạn thực hiện theo cách tương tự cho các danh mục sản phẩm, hàng mẫu, thiết bị nếu có. Đối với danh mục định mức thực tế của sản phẩm, trong trường hợp bạn nhập bảng định mức cho sản phẩm chi tiết trong Kế toán kho trước, tức là định mức sản phẩm theo mã code thì bạn có thể chuyển bảng định mức này vào danh mục định mức cho sản phẩm theo mã hàng ECUS bằng chức năng “Chuyển định mức sang Sổ quyết toán”, phần mềm sẽ dựa vào bảng danh mục MAP để chuyển đổi tự động mã Sản phẩm, Nguyên liệu CODE sang Sản phẩm, Nguyên liệu theo mã hàng ECUS. 19
  20. 20. Màn hình nhập định mức sản phẩm kho về giao diện giống như màn hình định mức của mã hàng ECUS : Khi nhấn vào nút “Chuyển định mức sang Sổ quyết toán” để thực hiện, nếu mã CODE nguyên phụ liệu tham gia bảng định mức của Sản phẩm mà trong bảng danh mục MAP có mối liên hệ với nhiều mã nguyên phụ liệu ECUS thì phần mềm sẽ hiện ra bảng thông báo sau: 20
  21. 21. Khi đó bạn phải tự nhập tách định mức cho danh sách nguyên liệu ECUS liên quan, Ghi lại rồi nhấn vào thực hiện và chờ có thông báo thành công. Bạn vào phần định mức thực tế của sản phẩm ECUS để kiểm tra : 21
  22. 22. Nếu sản phẩm theo mã hàng ECUS tương ứng đã có bảng định mức nhập trước đó, phần mềm sẽ hiện thông báo như sau: Nếu bạn vẫn quyết định chuyển từ định mức kế toán kho sang thì trước hết phải xóa bảng định mức đã nhập rồi mới thực hiện việc chuyển định mức. Bước 2: Cập nhật tồn đầu kỳ. Khi bắt đầu thực hiện quản lý kho trên phần mềm ECUS bạn cần thực hiện việc cập nhật số liệu tồn đầu kỳ nguyên liệu vật tư của từng kho theo các phương án chốt tồn đã giới thiệu ở trên, để thực hiện bạn vào menu “Kế toán kho/ Cập nhật tồn Gia công” : Chọn hợp đồng gia công để cập nhật số liệu tồn: 22
  23. 23. Màn hình cập nhật số liệu hiện ra như sau: 23
  24. 24. Bạn thực hiện cập nhật số liệu tồn Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu cho các kho, bạn cũng có thể đưa số liệu vào từ file excel bằng cách nhấn phím F6 trên bàn phím, màn hình thiết lập hiện ra bạn thiết lập các thông số tương ứng như hình sau : Sau khi nhập xong số liệu tồn đầu kỳ Kế toán kho bạn có thể chuyển toàn bộ số liệu này sang cho Sổ quyết toán nếu chọn phương án chốt tồn theo số liệu kế toán, bằng cách nhấn vào nút “Chuyển tồn sang sổ quyết toán”: 24
  25. 25. a) Phiếu nhập kho Bước 3: Thực hiện các chứng từ nhập xuất. 25
  26. 26. Để tạo phiếu nhập kho, bạn vào menu “Kế toán kho/ Chúng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu nhập kho” màn hình hiện ra như sau : Nhập thông tin chung cho phiếu nhập kho : - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu nhập kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu (…) để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì khi chọn đối tượng phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. 26
  27. 27. - Mã kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào cho phiếu nhập kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / 22.Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu nhập kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu nhập kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. - Thông tin tờ khai: nếu có sẵn thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bạn nhấn vào nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vào phiếu nhập kho cho bạn. Nhập danh sách hàng cho phiếu nhập kho: Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứng với mã hàng theo danh mục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 27
  28. 28. Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu (…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS ) 28
  29. 29. Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vào danh sách hàng của phiếu nhập kho với mã hàng tương ứng với mã hàng ECUS bạn đã thiết lập trong danh mục: 29
  30. 30. Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. Nếu ở phần thiết lập thông số ngầm định ở trên bạn có đánh dấu vào mục lựa chọn : Thì phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn một phiếu với thông tin tương tự ở Sổ quyết toán, có điều mã hàng trên phiếu vừa được tự động tạo ra ở Sổ quyết toán là mã hàng theo danh mục Hải quan, các mã này được lấy tự động bởi mối liên hệ với mã code quản lý theo nghiệp vụ kho mà bạn đã thiết lập tại phần danh mục ở trên. Phiếu này sẽ phục vụ số liệu cho việc báo cáo quyết toán với Hải quan sau này. Bạn có thể xem phiếu này tại menu “Sổ quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn “Danh sách phiếu nhập kho” : 30
  31. 31. b) Phiếu xuất kho Để tạo phiếu xuất kho, bạn vào menu “Kế toán kho/ Chúng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu xuất kho” màn hình hiện ra như sau : 31
  32. 32. Nhập thông tin chung cho phiếu xuất kho : - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu xuất kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu (…) để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. - Mã kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng ra cho phiếu xuất kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / 22.Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu xuất kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu xuất kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. - Thông tin tờ khai: nếu có sẵn thông tin hàng từ tờ khai xuất nhập khẩu Hải quan bạn nhấn vào nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vào phiếu nhập kho cho bạn. Nhập danh sách hàng cho phiếu xuất kho: 32
  33. 33. Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứng với mã hàng theo danh mục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 33
  34. 34. Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu (…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS ) Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vào danh sách hàng của phiếu nhập kho với mã hàng tương ứng với mã hàng ECUS bạn đã thiết lập trong danh mục: 34
  35. 35. Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. Nếu ở phần thiết lập thông số ngầm định ở trên bạn có đánh dấu vào mục lựa chọn : Thì phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn một phiếu với thông tin tương tự ở Sổ quyết toán, có điều mã hàng trên phiếu vừa được tự động tạo ra ở Sổ quyết toán là mã hàng theo danh mục Hải quan, các mã này được lấy tự động bởi mối liên hệ với mã code quản lý theo nghiệp vụ kho mà bạn đã thiết lập tại phần danh mục ở trên. Phiếu này sẽ phục vụ số liệu cho việc báo cáo quyết toán với Hải quan sau này. Bạn có thể xem phiếu này tại menu “Sổ quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn “Danh sách phiếu xuất kho” : 35
  36. 36. c) Phiếu chuyển kho Phiêu chuyển kho được sử dụng để điều chuyển hàng giữa các kho với nhau, để thực hiện phiếu chuyển kho bạn vào menu “Kế toán kho / Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu chuyển kho” màn hình phiếu chuyển kho hiện ra như sau : 36
  37. 37. Nhập thông tin chung cho phiếu chuyển kho : - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu xuất kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu + để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. 37
  38. 38. - Xuất tại kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng ra để chuyển sang kho khác cho phiếu chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. - Nhập tại kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào khi chuyển từ kho khác sang cho phiếu chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu xuất kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu chuyển kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. Nhập danh sách hàng cho phiếu chuyển kho: Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứng với mã hàng theo danh mục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 38
  39. 39. Bạn nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. d) Phiếu kiểm kê. Hàng kỳ tháng hoặc quý doanh nghiệp thường có nhu cầu kiểm kê hàng hóa trong kho, việc kiểm kê có thể có nhiều mục đích khác nhau ngoài nhu cầu vê quản lý nhằm phát hiện những gian lận hay sai sót trong quản lý kho bãi, đôi khi nó cũng có tác dụng để tính giá thành hay xác định lượng hàng tiêu thụ trong kỳ. Để thực hiện kiểm kê bạn vào menu “Kế toán kho/Chứng từ nhập xuất” và chọn Phiếu kiểm kê, màn hình phiếu kiểm kê hiện ra như sau : 39
  40. 40. Các thông tin chung của phiếu kiểm kê: - Diễn giải : Nhập vào nội dung kiểm kê. - Kho : Chọn mã kho cần kiểm kê. - Số hợp đồng, ngày hợp đồng : Nhập vào số hợp đồng vào ngày hợp đồng nếu loại hình kiểm kê là Gia công. - Kiểm kê đến ngày : Bạn chọn khoảng thời gian kiểm kê. - Loại hàng: Chọn loại hàng cần kiểm kê là nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. Sau khi nhập xong các chỉ tiêu ở trên, bạn nhấn vào “Lấy dữ liệu”, nếu chỉ muốn hiện danh sách còn tồn bạn đánh dấu tích chọn vào mục “Chỉ lấy vật tư tồn” danh sách vật tư sẽ hiển thị trong tab “Danh sách hàng kiểm kê”: 40
  41. 41. Bạn tiến hành nhập vào số lượng kiểm kê thực tế tại kho vào cột “Số lượng K.Kê” phần mềm sẽ tự động tính số lượng sai lệch, sau đó nhấn vào nút “Ghi” để ghi lại. Nếu việc kiểm kê có sự chênh lệch, để mở các chứng từ nhập xuất để điều chỉnh số lượng bạn vào tab “Kết quả xử lý” và chọn “Tạo phiếu nhập” hoặc “Tạo phiếu xuất”: 41
  42. 42. Theo nghiệp vụ kế toán, khi tạo phiếu xuất kho người dùng không phải nhập đơn giá xuất. Chỉ khi đến kỳ báo cáo, quyết toán sẽ thực hiện việc tính đơn giá xuất để cập nhật cho các phiếu xuất đã có trong kỳ quyết toán này. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cách tính giá xuất theo phương pháp tính giá xuất bình quân theo kỳ. Bạn vào menu “Kế toán kho/ Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Tính giá xuất kho”: Màn hình tính giá xuất kho hiện ra như sau : Bước 4: Tính giá xuất kho. 42
  43. 43. Tại đây bạn cần chọn loại vật tư, hàng hóa tính giá xuất, chọn kỳ tính thuế trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày. Bạn cần lưa ý ngày bắt đầu của kỳ tính thuế phải là ngày lớn hơn ngày khóa sổ gần nhất nếu có. Ví dụ bạn đã khóa sổ vào ngày 30/05/2015 thì ngày bắt đầu tính giá xuất của kỳ kế tiếp có thể là 01/05/2015 trở về sau. Có hai hình thức tính giá xuất đó là : - Tính giá theo kho: là chỉ tính giá xuất kho cho các mã hàng, vật tư có phiếu xuất, nhập theo từng kho phân biệt. - Tính giá không theo kho: là tính giá xuất kho chung cho các mã hàng hóa, vật tư có phiếu nhập, xuất kho không phân biệt theo kho. Cuối cùng bạn nhấn vào nút “Thực hiện” sau khi tính giá xuất thành công phần mềm sẽ tự động cập nhật lại đơn giá xuất vừa tính vào các Phiếu xuất kho đã có trong khoảng thời gian kỳ tính giá mà bạn vừa chọn ở trên. 43
  44. 44. Bước 5: Xem báo cáo kho. Khi cần xem báo cáo chi tiết Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo quyết toán bạn vào menu “Kế toán kho/ Báo cáo gia công” : a) Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho). Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Thẻ kho” từ menu trên : 44
  45. 45. Bạn chọn các điều kiện lọc sau đó nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất ra báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 45
  46. 46. b) Báo cáo nhập xuất tồn kho. Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Báo cáo nhập xuất tồn” từ menu trên : Bạn chọn các điều kiện lọc sau đó nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất ra báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 46
  47. 47. Bước 6: Khóa sổ, bỏ khóa sổ. Khóa sổ kế toán: Sau khi đã báo cáo tài chính, quyết toán cho tháng, quý, năm tài chính , bạn không còn bổ sung, sửa đổi các phát sinh trong khoảng thời gian tài chính này, khi đó bạn thực hiện khóa sổ kế toán, tất cả các phát sinh sẽ được thực hiện cho kỳ kế toán tiếp theo. Bỏ khóa sổ kế toán: Khi đã thực hiện việc khóa sổ kế toán mà cần sửa đổi bổ sung chứng từ trong khoảng thời gian đã khóa sổ, bạn tiến hành bỏ khóa sổ để quay về trạng thái sửa dữ liệu. Để khóa sổ bạn vào menu “Kế toán kho / Gia công” và chọn mục “Khóa sổ kế toán” màn hình hiện ra như sau : Nếu là lần khóa sổ đầu tiên phần mềm tự động lấy ngày khóa sổ hiện thời là ngày nhỏ nhất của các chứng đã có. Bạn chọn ngày khóa sổ mới để xác định kỳ khóa sổ nằm trong khoảng thời gian từ ngày khóa sổ hiện thời đến ngày khóa sổ mới bạn vừa chọn. Nhấn “Thực hiện” thành công sẽ có thông báo trả về như sau : 47
  48. 48. 48
  49. 49. Trong chức năng “Sổ quyết toán” bao gồm có ba phần tương ứng với ba loại hình doanh nghiệp đó là: Gia công, Sản xuất xuất khẩu và Chế xuất. Trong mỗi phần đều có các nghiệp vụ như đã giới thiệu ở trên. Nếu trong phần thiết lập ngầm định ban đầu bạn có sử dụng cả hai chức năng “Kế toán kho” và “Sổ quyết toán” kèm theo lựa chọn “Tự động tạo chứng từ gộp” để khi tạo chứng từ bên “Kế toán kho” sẽ tự động tạo ra chứng từ tương tự bên “Sổ quyết toán” : Thì : - Bạn không phải thực hiện các bước tạo chứng từ tại Bước 2 trong phần hướng dẫn dưới đây. - Chỉ cần cập nhật tồn đầu kỳ cho danh mục nguyên liệu vật tư theo quản lý hàng ECUS, sau đó thực hiện việc xem báo cáo (Hướng dẫn cụ thể tại Bước 1 và Bước 3 dưới đây). Nếu trong phần thiết lập ngầm định ban đầu bạn chọn “Chỉ sử dụng Sổ quyết toán” : Thì : - Bạn cần phải thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình hướng dẫn dưới đây. Để đi vào chi tiết từng nghiệp vụ tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ cho loại hình Gia công, các loại hình khác đều thực hiện tương tự. 3. Hướng dẫn thực hiện chức năng “Sổ quyết toán” 49
  50. 50. Khi bắt đầu thực hiện quản lý kho bảng chức năng Sổ quyết toán bạn cần thực hiện việc cập nhật số liệu tồn đầu kỳ, để thực hiện bạn vào menu “Sổ quyết toán/ Gia công” chọn “Cập nhật tồn đầy kỳ : Chọn hợp đồng gia công để cập nhật số liệu tồn: Màn hình cập nhật số liệu hiện ra như sau: Bước 1: Cập nhật tồn đầu kỳ 50
  51. 51. Bạn thực hiện cập nhật số liệu tồn Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu cho các kho, bạn cũng có thể đưa số liệu vào từ file excel bằng cách nhấn phím F6 trên bàn phím, màn hình thiết lập hiện ra bạn thiết lập các thông số tương ứng như hình sau : 51
  52. 52. Bước 2: Thực hiện các chứng từ nhập xuất. 52
  53. 53. a) Phiếu nhập kho gộp Để tạo phiếu nhập kho, bạn vào menu “Sổ quyết toán/ Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu nhập kho” màn hình hiện ra như sau : Nhập thông tin chung cho phiếu nhập kho : - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu nhập kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu (+) để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. 53
  54. 54. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. - Mã kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào cho phiếu nhập kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu nhập kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu nhập kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. - Thông tin tờ khai: nếu có sẵn thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bạn nhấn vào nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vào phiếu nhập kho cho bạn. Nhập danh sách hàng cho phiếu nhập kho: - Mã hàng: Mã hàng của phiếu nhập kho là mã hàng đăng ký danh mục ECUS. - Tài khoản Nợ - Có: Chọn tài khoản Nợ - Có cho danh sách hàng của phiếu nhập kho nhằm mục đích báo cáo quyết toán với cơ quan Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 54
  55. 55. Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu (…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS ) 55
  56. 56. Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vào danh sách hàng của phiếu nhập kho: 56
  57. 57. Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. b) Phiếu xuất kho gộp Để tạo phiếu xuất kho, bạn vào menu “Sổ quyết toán/ Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu xuất kho” màn hình hiện ra như sau : Nhập thông tin chung cho phiếu xuất kho : 57
  58. 58. - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu xuất kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu + để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. - Mã kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào cho phiếu xuất kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu xuất kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu xuất kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. - Thông tin tờ khai: nếu có sẵn thông tin hàng từ tờ khai xuất nhập khẩu Hải quan bạn nhấn vào nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vào phiếu nhập kho cho bạn. Nhập danh sách hàng cho phiếu xuất kho: 58
  59. 59. Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng theo danh mục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 59
  60. 60. Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu (…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS ) Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vào danh sách hàng của phiếu xuất kho: 60
  61. 61. Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. c) Phiếu chuyển kho Phiêu chuyển kho được sử dụng để điều chuyển hàng giữa các kho với nhau, để thực hiện phiếu chuyển kho bạn vào menu “Sổ quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu chuyển kho” màn hình phiếu chuyển kho hiện ra như sau : 61
  62. 62. Nhập thông tin chung cho phiếu chuyển kho : - Nhập đối tượng : chọn đối tượng cho phiếu xuất kho từ danh sách, nhấn vào nút dấu (…) để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên. - Địa chỉ : Nhập thông tin địa chỉ đối tượng, nếu khi bạn thêm danh sách đối tượng thường xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ô này. - Xuất tại kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng ra để chuyển sang kho khác cho phiếu chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. 62
  63. 63. - Nhập tại kho: Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào khi chuyển từ kho khác sang cho phiếu chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / Danh mục kho”. - Nhập các thông tin về chứng từ: như ngày chứng từ, số chứng từ gốc nếu có. - Mã nguyên tệ: Chọn mã nguyên tệ sử dụng cho phiếu xuất kho và thiết lập tỷ giá so với đồng tiền Việt Nam. - Loại hàng: để chọn loại hàng hóa cho phiếu chuyển kho là Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. Nhập danh sách hàng cho phiếu chuyển kho: Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng theo danh mục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạn nhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lập hàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây : 63
  64. 64. Bạn nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn). Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa dữ liệu. d) Phiếu kiểm kê. Hàng kỳ tháng hoặc quý doanh nghiệp thường có nhu cầu kiểm kê hàng hóa trong kho, việc kiểm kê có thể có nhiều mục đích khác nhau ngoài nhu cầu vê quản lý nhằm phát hiện những gian lận hay sai sót trong quản lý kho bãi, đôi khi nó cũng có tác dụng để tính giá thành hay xác định lượng hàng tiêu thụ trong kỳ. Để thực hiện kiểm kê bạn vào menu “Sổ quyết toán/Chứng từ nhập xuất” và chọn Phiếu kiểm kê, màn hình phiếu kiểm kê hiện ra như sau : 64
  65. 65. Các thông tin chung của phiếu kiểm kê: - Diễn giải : Nhập vào nội dung kiểm kê. - Kho : Chọn mã kho cần kiểm kê. - Số hợp đồng, ngày hợp đồng : Nhập vào số hợp đồng vào ngày hợp đồng nếu loại hình kiểm kê là Gia công. - Kiểm kê đến ngày : Bạn chọn khoảng thời gian kiểm kê. - Loại hàng: Chọn loại hàng cần kiểm kê là nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị hay hàng mẫu. Sau khi nhập xong các chỉ tiêu ở trên, bạn nhấn vào “Lấy dữ liệu”, nếu chỉ muốn hiện danh sách còn tồn bạn đánh dấu tích chọn vào mục “Chỉ lấy vật tư tồn” danh sách vật tư sẽ hiển thị trong tab “Danh sách hàng kiểm kê”: 65
  66. 66. Bạn tiến hành nhập vào số lượng kiểm kê thực tế tại kho vào cột “Số lượng K.Kê” phần mềm sẽ tự động tính số lượng sai lệch, sau đó nhấn vào nút “Ghi” để ghi lại. Nếu việc kiểm kê có sự chênh lệch phần mềm sẽ báo ở mục Trạng thái: Bạn vào tab “Kết quả xử lý” và chọn “Tạo phiếu nhập” hoặc “Tạo phiếu xuất” để cần đối lại số lượng chênh lệnh: 66
  67. 67. Khi tạo phiếu, phần mềm cũng tự động lấy số liệu chênh lệch để đưa vào danh sách hàng của phiếu cho bạn một cách tự động : 67
  68. 68. Theo nghiệp vụ kế toán, khi tạo phiếu xuất kho người dùng không phải nhập đơn giá xuất. Chỉ khi đến kỳ báo cáo, quyết toán sẽ thực hiện việc tính đơn giá xuất để cập nhật cho các phiếu xuất đã có trong kỳ quyết toán này. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cách tính giá xuất theo phương pháp tính giá xuất bình quân theo kỳ. Bạn vào menu “Sổ quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Tính giá xuất kho”: Màn hình tính giá xuất kho hiện ra như sau : Bước 3: Tính giá xuất kho. 68
  69. 69. Tại đây bạn cần chọn loại vật tư, hàng hóa tính giá xuất, chọn kỳ tính thuế trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày. Bạn cần lưa ý ngày bắt đầu của kỳ tính thuế phải là ngày lớn hơn ngày khóa sổ gần nhất nếu có. Ví dụ bạn đã khóa sổ vào ngày 30/05/2015 thì ngày bắt đầu tính giá xuất của kỳ kế tiếp có thể là 01/05/2015 trở về sau. Có hai hình thức tính giá xuất đó là : - Tính giá theo kho: là chỉ tính giá xuất kho cho các mã hàng, vật tư có phiếu xuất, nhập theo từng kho phân biệt. - Tính giá không theo kho: là tính giá xuất kho chung cho các mã hàng hóa, vật tư có phiếu nhập, xuất kho không phân biệt theo kho. Cuối cùng bạn nhấn vào nút “Thực hiện” sau khi tính giá xuất thành công phần mềm sẽ tự động cập nhật lại đơn giá xuất vừa tính vào các Phiếu xuất kho đã có trong khoảng thời gian kỳ tính giá mà bạn vừa chọn ở trên. 69
  70. 70. Bước 4 : Xem báo cáo kho. Khi cần xem báo cáo chi tiết Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo quyết toán bạn vào menu “Sổ quyết toán/ Báo cáo gia công” : a) Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho). Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Thẻ kho” từ menu trên : 70
  71. 71. Bạn chọn các điều kiện lọc sau đó nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất ra báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 71
  72. 72. b) Báo cáo nhập xuất tồn kho. Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Báo cáo nhập xuất tồn” từ menu trên : 72
  73. 73. Bạn chọn các điều kiện lọc sau đó nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất ra báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: c) Báo cáo quyết toán (Mẫu 15/BCQT). Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Báo cáo quyết toán” từ menu trên : Bạn chọn các điều kiện lọc sau đó nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất ra báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 73
  74. 74. Bước 5: Khóa sổ, bỏ khóa sổ. Khóa sổ kế toán: Sau khi đã báo cáo tài chính, quyết toán cho tháng, quý, năm tài chính , bạn không còn bổ sung, sửa đổi các phát sinh trong khoảng thời gian tài chính này, khi đó bạn thực hiện khóa sổ kế toán, tất cả các phát sinh sẽ được thực hiện cho kỳ kế toán tiếp theo. Bỏ khóa sổ kế toán: Khi đã thực hiện việc khóa sổ kế toán mà cần sửa đổi bổ sung chứng từ trong khoảng thời gian đã khóa sổ, bạn tiến hành bỏ khóa sổ để quay về trạng thái sửa dữ liệu. 74
  75. 75. Để khóa sổ bạn vào menu “Sổ quyết toán / Gia công” và chọn mục “Khóa sổ kế toán” màn hình hiện ra như sau : Nếu là lần khóa sổ đầu tiên phần mềm tự động lấy ngày khóa sổ hiện thời là ngày nhỏ nhất của các chứng đã có. Bạn chọn ngày khóa sổ mới để xác định kỳ khóa sổ nằm trong khoảng thời gian từ ngày khóa sổ hiện thời đến ngày khóa sổ mới bạn vừa chọn. Nhấn “Thực hiện” thành công sẽ có thông báo trả về như sau : 75
  76. 76. Phần mềm quản lý kho cung cấp cho doanh nghiệp chức năng tiện ích Import dữ liệu chứng từ vào phần mềm từ file excel có sẵn (các file excel chứng từ này thường được kết xuất từ phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp đang sử dụng theo tháng hoặc theo tuần được lưu thành các thư mục ), vì vậy để hiểu rõ cách thức thực hiện tôi sẽ hướng dẫn các bạn bằng một ví dụ dưới đây. Bạn vào menu “Kế toán kho/ Import, Export dữ liệu” ở phần loại hình tương ứng với doanh nghiệp đang sử dụng như Gia công, Sản xuất xuất khẩu hoặc Chế xuất: Màn hình danh sách các phiếu mport hiện ra như sau : 4. Hướng dẫn Import dữ liệu chứng từ. 76
  77. 77. Bạn nhấn vào thêm mới để tạo một lần import phiếu: Nhập các thông tin chung lần import: - Ngày, tháng, năm của lần import, - Chọn loại hàng đang cần import, chọn loại phiếu là nhập, xuất hay chuyển kho. 77
  78. 78. Chọn mẫu excel: - Bạn có thể xem file excel mẫu trước để biết thông tin trước khi chọn mẫu. Mỗi lần import phiếu bạn có thể import vào một hoặc nhiều phiếu, bạn chỉ cần chỉ đường dẫn thư mục lưu các phiếu trên các file excel có sẵn bằng cách nhấn vào nút có dấu (…). Đồng thời chọn mẫu file excel, thiết lập cấu hình import theo mẫu bạn vừa chọn. Bạn nhấn vào nút “Cấu hình” để hiện ra cửa sổ thiết lập : 78
  79. 79. Bạn tiến hành thiết lập các thông số tương ứng trên form thiết lập như sau: Tại mục thông tin chung phiếu chứng từ: - Nhập vào số thứ tự của Sheet có dữ liệu thông tin chung của phiếu chứng từ. - Thiết lập thứ tự hàng, cột excel tương ứng với trường dữ liệu. Tại mục thông tin và thông tin hàng phiếu thu : - Nhập vào số thự tự của Sheet có chứa dữ liệu đang cần import. - Nhập vào hàng đầu tiên chứa dữ liệu. - Thiết lập thứ tự Hàng – Cột tương ứng cho các chỉ tiêu tại cột “Tên cột dữ liệu”. File excel mẫu : Để hỗ trợ việc nhập liệu sẵn dữ liệu trên file excel import phần mềm có hỗ trợ một số file mẫu để bạn lựa chọn bạn nhấn vào dòng link “Xem file excel mẫu”, ví dụ : 79
  80. 80. Mẫu: IMP/SOCT-PNX01: Mẫu: IMP/KHO-PNX03: Tương ứng với mẫu IMP/SOCT-PNX01 ta có thông số thiết lập như sau : Thiết lập thông tin phiếu : 80
  81. 81. Thiết lập thông tin danh sách hàng : Sau khi đã thiết lập cấu hình xong bạn nhấn vào nút (…) để chọn đến thư mục có chứa các file excel phiếu chứng từ đã có: 81
  82. 82. Phần mềm sẽ tự động load tất cả các file trong thư mục mà bạn chỉ định đồng thời kiểm tra xe cấu trúc có phù hợp với mẫu mà bạn đã chọn và cấu hình ở trên hay không. Các file phù hợp sẽ được tự động đánh dấu chọn và phần trạng thái kiểm tra là “Kiểm tra thành công, có thể import”. Trường hợp kiểm tra thấy các mã trong danh sách hàng bạn đang đưa vào chưa có trong danh mục hoặc chưa được map danh mục với mã hàng ecus, phần mềm sẽ hiện danh sách và nội dung lỗi tại tab “2. Kết quả kiểm tra Danh mục”. 82
  83. 83. Bạn xem thông báo lỗi và thực hiện theo hướng dẫn của chương trình phần mềm. Bạn nhấn nút ghi rồi nhấn vào “Thực hiện” để bắt đầu quá trình import các phiếu, thành công sẽ có thông báo như sau: Màn hình thể hiện kết quả import : Màn hình hiện danh sách các phiếu đã được import thành công, tại đây bạn có thể click đúp chuột để xem chi tiết phiếu. 83
  84. 84. Nhấn đúp chuột để xem chi tiết từng phiếu. 84
  85. 85. THÔNG TIN LIÊN HỆ Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn Trụ sở Hà Nội: Phố Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy-Hà Nội. Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223 Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM. Điện thoại: 08.35470355. FAX: 08.35470356 Chi nhánh Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương. Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882 Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai. Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866 Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG . Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364 Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768 85

×