UN 01 GESTION DE PROYECTOS OCT.2022.pdf

Cursos
Especializados
Docente: Carlos Alfredo Trigo Pérez

Gestión de Proyectos
UNIDAD 1
ING. CARLOS TRIGO PÉREZ, MSc, , , ,
3

El expositor: Carlos Trigo
• Ingeniero Industrial, con una Maestría en Ingeniería de Sistemas, ambos cursados en la UNI; PMP; SMCE; ACCE
• Ex-Gerente de TI en Royal & Sunalliance, Seg. Fénix, Seg. La Nacional, Financiera Sudamericana, SBS
• Cursos continuos de Especialización en Gerencia de Proyectos (Horsham-England (EPM)), TI, Auditoria de Sistemas, Gestión de la
Calidad ISO 9001-2000, Seguridad de la Información ISO 17799 (27001-2005).
• Graduado del Programa “2005 ADOC Program´s Training for Trainers” que sobre Desarrollo Digital, Project Management, Redes y
Seguridad de Información se realizó del 4 de Julio al 19 de Agosto del 2005 en la ciudad de Taipei, Taiwán
• Becado del curso “IT Development Policy”, patrocinado por la Agencia de Cooperación Internacional de Corea (KOICA) realizado del
9 al 22/10/05 en la ciudad de Seoul, Korea del Sur
• METRICAS: 18 Proyectos aplicando enfoque PMI; 5 Metodologías desarrolladas e implementadas, Dos PMO´s instaladas, mas de
10 años dictando cursos PMI, 5 Talleres vivenciales de Aplicación PMI, 6 Auditorias a proyectos realizadas, 3 Talleres de MS Project
2013 con enfoque PMI desarrollados.
• Entre el 01/09/2010 y el 30/08/2011 estuve como Gerente del Proyecto de la Plataforma de Interoperabilidad del estado; desde
01/09/2011 al 30/09/12 estuve a cargo del Proyecto de PMO y Métricas PPM para telefónica del Perú; del 2/10/12 al 30/03/13 en el
Proyecto SISCONE para MINJUS; del 01/04/2013 al 31/12/14 en Proyecto REAPRO – ONP, Secretaría de Gobierno Digital SeGDi-
PCM: 2018-2019. Actualmente desarrollando Proyectos de Gobierno y Transformación Digital
GERENCIA DE PROYECTOS Ing. Carlos Trigo Pérez, MSc, PMP, SMCE, ACCE, SPOCE
4

Objetivo del curso
El participante comprende el nuevo ciclo de vida ampliado de los
proyectos y los PRINCIPIOS de la DIRECCIÓN DE PROYECTOS; conoce
como realizar un análisis costo beneficio para la evaluación y
selección de un proyecto. Así también, con una mirada a las áreas de
gestión infaltables, describe procesos claves para la elaboración de los
principales artefactos ó entregables de la gestión de proyectos,
entendiendo cómo debe ser formulada el Acta de constitución, la
EDT, el diccionario de la EDT, el cronograma, la curva “S”, y el registro
de riesgos, usando herramientas que faciliten su materialización, para
finalmente relacionarlos con los DOMINIOS DEL DESEMPEÑO de la
Guía del PMBOK del 2021.
5

Agenda del curso
• Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos
• Principios de la Dirección de Proyectos
• Evaluación y selección de proyectos (Ideas a Proyectos)
UNIDAD 1:
• La organización y su influencia en los proyectos
• Los Procesos de Gestión de Proyectos
• Dominios de Desempeño del Proyecto
• Madurez en Gestión de Proyectos
UNIDAD 2:
• Integración del Proyecto
• Interesados del Proyecto
• Alcance del Proyecto
UNIDAD 3:
• Cronograma del Proyecto
• Costos del Proyecto
UNIDAD 4:
UNIDAD 5:
• Adquisiciones del proyecto
• Comunicaciones
• Riesgos del Proyecto
• Calidad del Proyecto
• Recursos del Proyecto
UNIDAD 6:
GERENCIA DE PROYECTOS Ing. Carlos Trigo Pérez, MSc, PMP, SMCE, ACCE
6

UNIDAD 1: La dirección de
proyectos, sus principios y
la evaluación y selección
de proyectos
7 GERENCIA DE PROYECTOS Ing. Carlos Trigo Pérez, MSc, PMP, SMCE, ACCE, SPOCE

Estándares fundamentales
Fuente: PMI.org
Estándares
prácticos y
marcos de trabajo
Guías prácticas
8
Otros
Fuente: AXELOS

1.1 Marco Conceptual de la Dirección del Proyecto
Esfuerzo temporal para crear un producto único.
Elaboración gradual: se desarrolla en etapas
paso a paso en incrementos graduales
Con comienzo y fin definidos.
Al término: Logro de objetivos
No todos los Objetivos son alcanzados
Cancelado cuando la necesidad lo amerite
Los resultados del proyecto son únicos.
Pueden ser: producto cuantificable
nueva capacidad / función
documentos
Qué es un Proyecto?

Operaciones Proyectos
Fuente: How to Launch, Lead, and Sponsor Successful
Projects, ANTONIO NIETO-RODRIGUEZ
Personas y Organizaciones: AMBIDIESTRAS

Proyecto vs. Operaciones
Proyecto
Esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un
producto o servicio
único”.
Operaciones
Esfuerzo ordinario hecho
en forma continua y
repetitiva
1. Desarrollo de un Sistema de Ventas
2. Viaje a la Luna
3. Viaje de la casa al trabajo.
4. Producción de automóviles.
5. Construcción de un Centro Comercial
6. Diseño y producción de un folleto
7. Instalación de un teléfono
8. Realización de una cena para 20
personas
9. La planeación de una boda
10. Modernización de fábrica

Atributos del proyecto
Objetivo claro: Beneficio o resultado + Producto + Tiempo + Presupuesto
“Ampliar 3% la participación de mercado de la empresa ABC mediante la introducción de un nuevo aparato
portátil para preparar alimentos, en 10 meses y con un presupuesto de $2 millones”
“ Recaudar US $ 50,000 para una investigación sobre la diabetes mediante la realización de un evento pro
fondos, en 3 meses y con un presupuesto de US $ 20,000”
12 GERENCIA DE PROYECTOS I ng. Carlos Trigo Pérez, MSc, PMP, SMCE, ACCE, SPOCE
Tareas interdependientes: secuencia determinada
Varios recursos: personas, organizaciones, equipos, materiales, etc
Período de tiempo específico: fecha de inicio y fin; o duración
Emprendimiento que se realiza una sola vez: cumple especificaciones
Patrocinador y/o cliente: proporciona los fondos
Grado de incertidumbre: plan al inicio con supuestos y estimaciones
Interesados

STAKEHOLDERS o INTERESADOS
Personas, grupos u organizaciones
cuyos
intereses se pueden ver afectados
positiva o negativamente
por la ejecución del proyecto o por
el producto del proyecto.

La Triple restricción tradicional:
una mirada hacia adentro
Mantener
Calidad
Beneficios
Sostenibilidad
Compromiso
Dedicación
Hoy también Una mirada hacia afuera
D E S E M P E Ñ O
14
Fuente: How to Launch, Lead, and Sponsor
Successful Projects, ANTONIO NIETO-
RODRIGUEZ
Las Triples restricciones modernas:

15
Tradicional
o Predictivo Ágil

• División del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto
• Las fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la organización
• Es una Buena Práctica tener definidos ciclos de vida para gestionar los proyectos de la
organización
Tiempo
Niveles
de
Costo
y
Personal
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Características:
•Costo de los recursos
•Nivel de Incertidumbre
•Influencia de los interesados en
el producto y costo final
(cambios del proyecto)
Ciclo de vida del proyecto - tradicional

La terminación y aprobación de uno o más entregables caracteriza una fase de un proyecto.
Un entregable es un producto de trabajo medible y verificable tal como una
especificación, un estudio de factibilidad, un documento de diseño de detalle, o un
prototipo. Entregables: Gerencia del proyecto y producto del proyecto
Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuencia general diseñado para asegurar un
control apropiado del proyecto, y para lograr el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto.
Tiempo
Niveles
de
Costo
y
Personal
Fase
Conceptual
Fases de Diseño é Ingeniería
Fase
Prototipo
“phases exits”
Ciclo de vida del proyecto - Características.

18
Ciclo de vida del producto es mas grande que el Ciclo de vida del proyecto.
Ciclo de vida del Proyecto

Los momentos por lo que atraviesa una fase o proyecto. (un Proyecto puede ser una sola Fase o varias juntas)
Identificar necesidad,
problema u oportunidad
(ó continuar con
siguiente Fase del
Proyecto)
Mostrar como se logrará el
alcance, dentro del tiempo
y presupuesto previsto
Planificar el trabajo y
trabajar el plan. Establecer
líneas bases
Lograr objetivos del Proyecto
Director de Proyecto: DIRIGE
Equipo de Proyecto: COMPLETA
el PROYECTO (ó Fase)
Documentar lecciones
aprendidas
Archivar los documentos del
proyecto

I
D
E
A
S
(evaluación
y
selección)
REALIDAD
Funcionamiento
(OPERACIONES)
Beneficios
Ciclo de vida del proyecto ampliado
20
P R O Y E C T O

Fuente: PMBOK 7th Edition
21
Fuente: PMBOK 6th Edition

Es la aplicación de
a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.
Grupos de procesos de la gerencia de proyectos
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Cierre
Procesos de
Inicio
Procesos de
Monitoreo y control
24
2 1
10
12
Actividad
(Trabajo)
Qué es Gerencia de Proyectos?
Co Ha Te He
Fuente: Guía del PMBOK 2017

1.2 Principios de la Dirección de Proyectos
Fuente: adaptado de la Guía del PMBOK 2021
12
Son leyes o reglas??.... Prescriptivos??
Orientan (estrategia, toma de decisiones y
resolución de problemas) para una eficaz
dirección de proyectos.......
COMPORTAMIENTO
Grado y forma de aplicación influenciados x…
Valores, FODA..
1) Misión, Visión
CONTEXTO..
2) PROY
4) ENTREGABLES.
3) EQ. PRY
5) INTERESADOS
ÉTICA
• RESPONSABILIDAD
• RESPETO
• IMPARCIALIDAD, y
• HONESTIDAD

“Administrador: Diligente, Respetuoso y cuidadoso ” < integridad, cuidado, confiabilidad, cumplimiento>
Preocuparte del Proyecto y sentirte responsable (Int/Ext) y comprometido en entregar valor.
Supervisar proyecto con el mismo cuidado que tu vida personal
“Entorno colaborativo del equipo de proyecto” < Trabajo en equipo, Cultura, Roles y
Responsabilidades> ACUERDOS + ESTRUCTURAS ORG. (roles, funciones, autoridad) + PROCESOS
Sin colaboración no hay resultados sostenibles. Miembros del equipo deben usar habilidades
para satisfacer las necesidades del equipo. Tareas específicas (Autoridad + Rendición de cuentas + Responsab.)
“Involucrarse eficazmente con los interesados” <Individuos, Grupos,
Organizaciones>
Afectan o son afectados
Alcance, Cronograma, Costo, Eq. Proyecto, Planes, Cultura, Riesgo, Calidad…
Eq. Proyecto son interesados que involucran a otros para comprender, considerar,
comunicar, responder a intereses, necesidades y opiniones
“Enfocarse en el valor” <resultados, éxito, resultados comerciales, beneficios>
Proyectos exitosos entregan valor… a lo largo del Proyecto, al final o después
de completado. Los beneficios se materializan cuando interesados objetivo
perciben el valor positivo de los resultados que permiten los entregables.
24 Fuente: adaptado de la Guía del PMBOK 2021

“Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema”
< interdependencia, sistemas de sistemas, integracion, visión
holística>
Proyecto es engranaje de sistema más grande que incluye otros
factores interdependientes. Hay que considerar interacciones
“Demostrar comportamientos de liderazgo” < Motivación, empoderamiento,
ejemplo, influencia> …. (cualquier miembro del equipo)
Proyectos son esfuerzos complejos que necesitan fuerte liderazgo para que el
trabajo sea hecho. Aspectos como motivación, enfoque, conciencia de si
mismo y facilitación son críticas para alinear equipo y superar conflictos
“Adaptar en función del contexto” <Predictivo, iterativo, híbrido>
Cada Proyecto es único. Debe ser adaptado al trabajo, organización, aspectos culturales, para incrementar
beneficios y maximizar valor. Diseñar enfoque de desarrollo que aplique procesos, métodos apropiados (
plantillas y artefactos) ( = enfoque de entrega) “apenas suficientes” para producir resultado deseado del proyecto
“Incorporar calidad en los procesos y entregables” <satisfacer expectativas, cumplir: requisitos de producto y
proyecto; criterios de aceptación para entregables, garantizar procesos apropiados y eficaces>
Calidad es la forma en que los objetivos conectan los objetivos con la cadena de valor. Probabilidad de proveer
beneficios se reduce si no se puede producir entregables que cumplan requisitos
+

“Permitir el cambio para lograr estado futuro” <enfoque estructurado, involucramiento,
motivación>
El cambio es lo único permanente del Proyecto. Se debe actuar como agente de cambio y
crear condiciones para que otros se adapten al entorno evolutivo
“Adoptar adaptabilidad y resiliencia” <Recuperación, adaptabilidad, reacción, diversidad>
Su resiliencia permitirá “reconstruir mejor” después de un contratiempo. Si Ud. ó su
organización no son adaptables y resilientes , será duro aceptar cambios y
recuperarse de problemas
“Optimizar respuestas a los riesgos” <Amenazas, Oportunidades, Tolerancia y Apetito al riesgo>
Evaluar proactivamente la exposición del Proyecto y responder efectivamente a las amenazas y
oportunidades que pueden afectar la entrega de valor del Proyecto
“Navegar en la complejidad” <Volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambiguedad (VUCA) >
Buscar formas de aceptar la complejidad del ambiente en que está. VUCA son partes de cualquier
proyecto. Cambie enfoque de evitar complejidad a evaluar y reaccionar cuando sea necesario

1.3 Evaluación y selección de PROYECTOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Lo primero: INICIO
Reconocer necesidad, problema, u
oportunidad
Formas de identificación
• Planeamiento estratégico de la
organización
• Respuesta a eventos inesperados
• Grupo organizado determina necesidad
por razón particular
Definir con claridad la necesidad para
determinar el valor de hacerlo
Usar proceso de toma de decisiones para
priorizar y seleccionar el Proyecto que
produzca mayor beneficio general
(los “momentos”)

VISIÓN MISIÓN
OBJETIVOS ESTRATEGIAS
Requisitos
PROCESOS
PRODUCTOS
Servicios /Resultados
PROYECTOS
Plan 20XX
Usuarios
(USR)
Funcionalidades
y Características
D.Proy
Nuevos Productos
Tecnología?
Innovación de Procesos
Planeamiento estratégico

Procesos
Objetivo Meta
Indicador
Potenciar los SI,
innovación
tecnológica e
infraestructura
Eficiencia del Proceso = Tiempo del proceso / (Tiempo de
proceso + Tiempos de transporte + Tiempos de espera y
otros tiempos asociados)
Dependiendo del
proceso
Implementación del Nuevo Software CORE % Avance
Segmentar y
adecuar oferta
Reestructuración y ampliación de oferta de servicios
Of. real /Cap. Inst. Max
60%
Ampliación de la Oferta y Adecuación de la Oferta con la
Demanda
Horas nuevas de Oferta
/ Horas totales
Demanda / Oferta
(Mayor a 80%)
Utilización eficiente de la Capacidad Instalada
Utilización de la
Capacidad Instalada
(mínimo 80%)
Cliente
Objetivo Meta
Indicador
De acuerdo a escala de encuesta de atención al cliente
Del 1 (malo) al 5 (muy bueno)
70% > Escala 4
Fidelización /
Conocimiento
del cliente
Clientes recurrentes
Total de clientes
Min. 20%
Satisfacción del
Cliente
Alcanzar venta en Canales de Servicio
Captar nuevos
clientes
Alcanzar venta a través de Canales de Atención 78.6M
Imagen
referente
Clientes que acuden por recomendación
Total de clientes
Min. 5% del total
41.3M
BSC: Financiero…
BSC: Aprendizaje y Crecim.

SELECCION DEL PROYECTO
Evaluar necesidades,
costos, beneficios
Determinar cuales son
proyectos
Selección del proyecto
• Desarrollar criterios
• Lista de supuestos
• Reunir datos
• Evaluar cada
oportunidad según
criterios
Combinar las experiencias o sentimientos (valores intangibles) y la información
cuantitativa para tomar una decisión
POSITIVO NEGATIVO
____________________ ____________________
____________________ ____________________
____________________ ____________________
____________________ ____________________
____________________ ____________________

SELECCION DEL
PROYECTO
Evaluar necesidades,
costos, beneficios
Determinar cuales son
proyectos
Selección del proyecto
• Desarrollar criterios
• Lista de supuestos
• Reunir datos
• Evaluar cada
oportunidad según
criterios
POSITIVO NEGATIVO
A<Inv; lleg.Merc; Éx Alto es el de < ROI
B> ROI y IPM: 5% Nva. Tec. Reputación- si no funciona; R=Alt; Ex Medio
C: Ex: Alto Caract. Puede no acept. globalmente
TODOS: evaluados crit. Comun Grandes diferencias en inversión (diferente esfuerzo)
____________________ ____________________
semana S3
NOTEBOOK para workshop

Autorizado
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Cierre
Procesos de
Inicio
Procesos de
Seguimiento y control
21
7
Actividad
(Trabajo)
SI GESTION DE PROYECTOS
Identificación y Selección
de Proyectos
Estratégicos

Producto servicio resultado
Contribución social
Eficiencia, Productividad,
efectividad
Transición a estado
futuro
Mantener beneficios de
programas, proyectos u
operaciones anteriores
Proyectos deben crear VALOR

Capacidad de utilizar características o
funciones específicas de un producto
Valor comercial determinado con métricas financieras, como los
Beneficios menos el costo de lograr esos beneficios
Contribución a grupos de personas,
comunidades o el medio ambiente

1.3 Evaluar el PROYECTO
Beneficios
• Financieros
• Costo de personal y de administración
• El Flujo de Capital y Control de Cobranzas
• Crecimiento de Negocios, Productividad
• Tangibles (se pueden monetizar?: VALOR)
• Información más precisa
• Información más facil o más rapida de obtener
• Intangibles (se puede monetizar?: Indicadores, Medidas de Procesos)
• Mejor servicio al cliente
• Mejor calidad de documentación
Funcionamiento
Operaciones: AÑ0S 1,2,3..

Costos
• Costos por única vez (INVERSIÓN)
• Desarrollo de sistemas, Software, Conversión
• Personal, alquiler de equipos, vehículos, maquinarias,
materiales
• Hardware: (OS, HT, HO) instalación, configuración
• Licencias: S. Operativo + BBDD +..
• Entrenamiento y tiempo de usuarios
• Gastos, hoteles, viaticos etc
• Costos operativos (RECURRENTES)
• Mantenimiento, Soporte, Respaldos, Renovación de licencias
• Costos de papel, folletos etc.
AÑ0 0
Operaciones: AÑ0S 1,2,3..

Valoración del Proyecto - Cashflow
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
Gastos totales del proyecto:
* Capital (100)
* Costos de Mantenimiento (50) (50) (50)
Beneficios
*Ahorro de costos 150 150 150
Flujo de caja (100) 100 100 100
neto
)
Factor de descuento : 15% 1.0000 0.8696 0.7561 0.6575
Flujo de caja neto
descontado (FCND)
(100) 87 76 66
Valor Presente Neto (VPN) 129
Retorno en Meses 14
Rent. Anual descontada :
VPN/Inversión/años =
(129/100/3) = 43%
12m(primer año)+(13*12)/76
1
_______
(1+i)**n
Inversión
66 12m
13 Ym y= 13*12/66 = 2.3
12+12+2.3 =26.3 m
-100 + 87 + 76 + 66 = 129
-100 + 87 = -13 REGLA DE 3:
76 12 m (año 2)
13 X X= 13*12/76 = 2
------------Operaciones --------------

CASO 1
Proyecto Escenario 1 – Un Nuevo Sistema (UNS)
Objetivo: Implementar un nuevo sistema en la Compañía XYZ.
Se calcula un gasto inicial en Hardware de $ 30,000 y por el desarrollo del
nuevo aplicativo $20,000 así mismo se considera que el gasto de
mantenimiento será $10,000.
Se estima que con este sistema se puede realizar 20% más de nuevos negocios
lo cual se traduce en un beneficio anual de $20,000. También se estima que
con este sistema se producirá un ahorro en los gastos de operación que
equivalen al 50 % del beneficio anual.
Cuál sería el VAN, período de retorno y la rentabilidad
G1, G3

Proyecto Escenario 2 – Un Nuevo Producto Bancario (NPB)
Objetivo: Implementar un nuevo Producto de Banca Electrónica.
Los gastos de personal para el desarrollo, papelería para el nuevo producto, etc
se estima en $10,000
El gasto de la campaña de Correo Directo se estima en $5,000 por año y los
ingresos por intereses se estiman en $10,000 para el primer año, $20,000 para
el segundo y $30,000 para el tercero.
En el primer año se estima que no se incurriría en costos de administración, en
el segundo año se incurriría en $5,000 y en el tercero $10,000.
CASO 2
G2, G4

Proyecto Escenario 3 – Outsourcing
Objetivo: Tercerizar los servicios de manejo de siniestros (SMS)
La compañía de seguros XXX S.A. quiere usar los servicios de tu compañía para manejar
sus siniestros de rotura de parabrisas de autos, por un periodo de tres años.
Los gastos de implementar y cambiar los sistemas de gestión de tu compañía serán
$10,000. También hay que realizar una inversión de hardware de $50,000
Se estima que se manejaría alrededor de 5,000 siniestros por año. Por cada siniestro, la
aseguradora XXX le va a pagar $10. Los gastos de manejar cada siniestro serán de $5.
Al final de los tres años, la compañía de seguros XXX le va a comprar el hardware por
$30,000
CASO 3
G5, G6, G7

La evaluación: Selección por criterios
• MATRIZ DE SELECCIÓN DE PROYECTOS
Proyecto
(UNS)
Proyecto
(NPB)
Proyecto
(SMS)
Criterio Peso Calific. Punt Calific. Punt Calific. Punt
Rentabilidad 40 2 5 4
Participación 30 4 3 3
Imagen 20 4 3 5
Conocimiento 10 4 3 4
100
80
120
80
40
320
200
90
60
30
380
160
90
100
40
390

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