Trazabilidad 13 El valor diferencial de tu negocio

Presentado por
Fernando Fernández Urrizola
Un Valor añadido para su negocio

¿Qué es trazabilidad y en qué consiste?
Se define trazabilidad como:
“La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a
través de todas las etapas de
producción, transformación y distribución, de un
alimento, un pienso, un animal destinado a
la producción de alimentos o una sustancia
destinada a ser incorporados en alimentos o
piensos o con probabilidad de serlo”
(Artículo 3 del Reglamento CE Nº178/2002)

Trazabilidad
Biografía de un
producto o
proceso
Tracing
Tracking
Seguimiento
Rastreo
Control del
flujo de
información
Tipos
Hacia
Delante
Hacia Atrás
Interna
Externa
Trazabilidad

Objetivos de la trazabilidad
Las empresas deben de establecer un
procedimiento eficaz que se pondrá a
disposición de la autoridad competente cuando se
la solicite.
Encontrar y seguir el rastro de los alimentos
puestos en el mercado para proceder a
su retirada en el caso de que se detecte un peligro
para la salud pública.

El plan de trazabilidad
1. Definición del ámbito de aplicación del sistema de trazabilidad
dentro de su actividad, señalando los proveedores y clientes
inmediatos.
2. Definición de los criterios para la identificación de productos,
materias primas, los ingredientes o los aditivos y otros materiales
(envases, etiquetas); productos intermedios; y, productos finales, en
este caso, mediante definición de un sistema de loteado.
3. Creación de registros para la gestión de la información originada
por el sistema de trazabilidad.
4. Definición de un procedimiento para la localización o recogida de
productos no aptos para el consumo.
5. Validación, revisión y actualización del sistema de trazabilidad.
6. Recogerá la descripción de las posibles medidas correctivas.

Documentos y registros para la trazabilidad
􀂾 Registro de trazabilidad, dónde se identificarán:
o Los productos que reciban.
o Los productos que distribuyan.
􀂾 Registros específicos, para los supuestos reglamentados:
o Carne de vacuno
o Huevos.
o Etc.
􀂾 Registro de incidencias y medidas correctoras dónde se contemple la
pérdida de
trazabilidad.

Productos a trazar
• Materias primas.
• Materias auxiliares.
• Envases y embalajes (para aquellos que entren en contacto directo con el
producto).
• Productos intermedios (en el caso de que se generen).
• Subproductos (en el caso de que se destinen a alimentación humana o
animal).
• Productos terminados.

Identificación de los productos
􀂾 Nombre: Breve descripción del producto.
􀂾 Lote: Código que permite identificar de forma única e inequívoca
productos que han sido fabricados en idénticas condiciones de proceso y
realización de producto y por tanto, se les puede presuponer un
comportamiento post-productivo similar.
El grado de precisión y el criterio empleado en la definición de los lotes
corresponde a cada operador económico.

Formación de lotes
􀂾 Homogeneidad: El lote tiene que estar formado por un conjunto de
productos homogéneos
 producción de un día
 producción diaria de una línea
􀂾 Tamaño: Cuando más grande sea el lote, mayor cantidad de producto
será retirado en caso de que se detecte algún peligro para el consumidor
􀂾 Económico: Cuanto más valor tenga el lote, mayores serán las
pérdidas en caso de retirada y destrucción de producto.
􀂾 Destino: Los lotes pueden identificar destinos de los productos
 lote destinado a empresas de distribución.
Lote destinado a venta en canal propio.

Tipos de códigos
Código propio:
Consiste en un código definido específicamente por cada empresa y
puede ser:
Fecha de fabricación y lote: L 28-03-04
Fecha de consumo preferente o de caducidad, indicando al menos
día y mes y en este orden
Otro tipo de indicación o código definido por la propia empresa
(01, 2547, A-45.01, etc.)

Tipos de códigos
Código EAN 128: Las etiquetas llevan una parte legible y otra en código
de barras que
permite:
􀂾 La automatización de procesos y evita el teclado manual de la información
􀂾 Identificar los productos y agrupaciones.
􀂾 Añadir características inherentes al producto:
lote
cantidad de unidades,
fecha de caducidad,
fecha de producción,
fecha de envasado.

Ejemplo de trazabilidad
en los huevos
1er dígito
Código de forma de cría:
0 - Producción ecológica
1 - Camperas
2 - Suelo
3 - Jaulas
2º y 3er dígitos
Código de Estado miembro de la UE del
que proceden los huevos. España: ES.
Siguientes dígitos
Código de identificación del productor:
•dos dígitos, código de la provincia,
•tres dígitos, código del municipio
donde esté ubicado el establecimiento
Resto de dígitos,
identifican la explotación
dentro del municipio.

¿Existen varios tipos de trazabilidad?
Sí, podemos considerar 3 tipos distintos de trazabilidad:
Trazabilidad ascendente (hacia atrás): saber cuales son los productos
que son recibidos en la empresa, acotados con alguna información de
trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo preferente), y quienes son
los proveedores de esos productos.
Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Trazabilidad dentro
de la propia empresa.
Trazabilidad descendente (hacia delante): saber cuales son los
productos expedidos por la empresa, acotados con alguna
información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo
preferente) y saber sus destinos y clientes.

Documentación necesaria
Trazabilidad ascendente (hacia atrás)
Origen de los productos y especificaciones de los mismos. Forma
de contactar con el proveedor (teléfono, fax).Identificación de los productos
que entran en la empresa: información lo más detallada posible del producto
recibido
(denominación, formato de presentación, volumen, lote, fechas,…).
¤Albarán, documento de acompañamiento comercial y/o factura siempre
que faciliten datos sobre la identidad del producto.
¤Fecha de recepción de los productos.
¤Cantidad de producto recibido: volumen total del producto.
¤Destino de los productos recibidos: lugar de almacenamiento, mezclas,
….
La trazabilidad hacia atrás debe permitir en lazar la trazabilidad interna con
la trazabilidad de nuestro proveedor.

Información a registrar:
• Datos del proveedor y origen del producto.
• Información detallada del producto.
• Número de lote (o números de lotes) del proveedor.
– Fecha de recepción.
–Destino del producto (ej. identificación del almacén, la ubicación, silo, depósito,
etc.).
• Resultados de controles higiénicos-sanitarios.
• Tratamientos aplicados a los productos.
• Incidencias y medidas correctoras aplicadas.

Documentación que debe aportar el proveedor:
􀂾 Albarán o Documento de acompañamiento comercial.
􀂾 Factura.
􀂾 Resultados analíticos proporcionados por el proveedor.
􀂾 Certificados de libre de OGM (organismos genéticamente modificados)
􀂾 Documentos acreditativos de origen geográfico.
􀂾 Registros de alimentación animal.
􀂾 Registros de tratamientos y vacunaciones.
􀂾 Registros de tratamientos fitosanitarios.

Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos:
¤ Registro de los productos utilizados en la elaboración del producto
intermedio o final, a partir de registros de recepción, registros de lotes, o de
stock,..
¤ Identificación de los puntos intermedios, aunque sea de forma temporal.
¤ Descripción de las operaciones a las que son sometidas los productos, y las
personas responsables de su control.
¤ Identificación del producto final, y del proceso mediante un código que
corresponda al lote.
¤ Registro de fecha u hora del proceso de elaboración del producto
¤ Relación de esta información con datos del control del procesado, como
pueden ser las temperaturas.
La trazabilidad interna puede ser la más compleja y debe relacionar de forma
exhaustiva al producto fabricado con los equipos, líneas, cámaras, almacenes,
mezclas o divisiones que ha sufrido a lo largo del proceso.

Información del proceso productivo.
􀂾 Conocer y registrar información de las actividades que han tenido lugar para
elaborar los productos terminados (temperaturas de cocción, tiempos de
maceración, tiempos reposo, lugar de almacenaje, etc).
􀂾 Conocer las materias primas, aditivos, envases/embalajes que se han empleado
en la elaboración de los productos y el momento en el que se incorporan al
proceso de elaboración.
􀂾 Conocer los productos finales, subproductos y productos intermedios que se
generan así como su destino (alimentación animal, alimentación humana,
biocombustibles, etc.).
􀂾 Conocer la maquinaria, equipos y útiles empleados durante la elaboración.
􀂾 Nº de lote de los productos finales, subproductos y productos intermedios..

Información del APPCC o higiénico-sanitaria.
• Resultados de controles higiénico-sanitarios.
􀂾 Analíticos
􀂾 Visuales
􀂾 Organolépticos
􀂾 Registros de temperatura
􀂾 Registros de humedad
􀂾 Registros de pH
• Incidencias y medidas correctoras aplicadas.
– Incidencias y acciones correctoras definidas durante la elaboración.

¤ Empresa o persona responsable a la que se le hace entrega del producto.
¤ Forma de contactar con el cliente (teléfono, fax,..)
¤ Registro del número de lote y/o agrupación de productos que salen de la
empresa.
¤ Fecha en la que se entregaron los productos.
¤ Datos del transporte (transportista, tipo de contenedor, temperatura del
transporte, matrícula del vehículo,…)
¤ La trazabilidad hacia delante debe permitir enlazar con la trazabilidad hacia
atrás de los clientes y posibilitar la máxima información sobre el producto.
Trazabilidad descendente (hacia delante):

para llevar a cabo esta trazabilidad es necesario registrar y conservar la
información sobre los productos enviados y quienes son los clientes que
recepcionan esos productos.
Datos del cliente y destino del producto.
Información detallada del producto.
Número de lote (o números de lotes) del producto terminado.
Fecha de envío.
Resultados de controles higiénicos-sanitarios que se realizan en el momento de
a expedición (controles visuales, registro de temperaturas en expedición y
transporte, etc.).
Incidencias y medidas correctoras aplicadas.

Documentación que debe de conservar la industria:
􀂾 Albarán o Documento de acompañamiento comercial o Factura.:
􀂾 Datos de la empresa que distribuye el producto: nombre, NIF/CIF, dirección y
teléfono de contacto (24 horas).
􀂾 Descripción y cantidad de productos enviados junto con su número o números de
lotes.
􀂾 Datos de la operación mercántil: Nº de referencia del contrato o pedido.
􀂾 Fecha de la expedición.
􀂾 Datos del cliente: Nombre, NIF/CIF, Dirección y teléfono de contacto (24 horas).
􀂾 Resultados analíticos que evidencien las especificaciones acordadas con el
cliente.
􀂾 Certificados de libre de OGM.
􀂾 Documentos acreditativos de origen geográfico.

Trazabilidad hacia
atrás: Identificar el
origen de un
producto.
Trazabilidad interna
o trazabilidad de
proceso:
Trazabilidad de los
productos dentro de
la empresa.
Trazabilidad hacia
delante:
Seguimiento de
productos
preparados hasta el
consumidor final.

Con la ayuda del diagrama de flujo, la
empresa puede estudiar la
información que recibe
y entrega, su forma de trabajo, los
diferentes tipos de registros o
anotaciones que realiza,
bien en papel, bien de manera
informática, así como sus sistemas de
archivo y acceso a los
datos.
Todo esto le va a permitir conocer con que
nivel de información cuenta y de qué
manera está relacionada toda ella.

4. DEFINIR CRITERIOS PARA LA AGRUPACIÓN DE
PRODUCTOS EN RELACIÓN CON LA TRAZABILIDAD
Para aplicar de forma más efectiva un
sistema de trazabilidad, cada empresa
debe agrupar de alguna forma el
conjunto de unidades que produce,
elabora, envasa o en términos amplios
maneja. Además se debe detallar de qué
forma se realizará la agrupación.

¿Cómo agrupar e identificar los productos?
La empresa del sector primario y la transformadora pueden
configurar sus agrupaciones según diferentes criterios, entre los que
se pueden encontrar uno o varios de los siguientes:
Periodo de tiempo: horario, diario, semanal
Línea de producción
Tipo de producto
Parcela, galpón proveedor, granja, etc.
Lugar y fecha de captura

Tamaño del lote o de la agrupación
Generalmente, cuanto más acotada esté una agrupación menor es la cantidad
de producto que hay que inmovilizar o retirar en caso de problemas de
seguridad alimentaria. En la práctica:
Si una empresa eligiera la “fecha de elaboración” como sistema de
identificación del lote o agrupación, todos los productos que lleven tal fecha
deberían ser localizados, inmovilizados o retirados en caso de un incidente de
seguridad alimentaria.
Si una empresa eligiera “fecha de fabricación, máquina en la que se ha
fabricado y hora de fabricación”, sólo la producción de esa hora, fecha y
máquina debería ser localizada, inmovilizada o retirada, en caso de un
incidente de seguridad alimentaria.

5. ESTABLECER REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN
NECESARIA
Es conveniente que la documentación del sistema de
trazabilidad implantado en una empresa incluya:
ámbito de aplicación del sistema
descripción y características del mismo
registros de las operaciones efectuadas
ejercicios de simulacro de rastreo y trazabilidad
procedimiento de revisión y actualización del sistema
responsables

6. ESTABLECER MECANISMOS DE
VALIDACIÓN/VERIFICACIÓN POR PARTE DE LA
EMPRESA
Es conveniente efectuar periódicamente revisiones del
sistema para comprobar que funciona de forma efectiva y
registrar que tal comprobación se ha producido.

7. ESTABLECER MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTER-
EMPRESAS
CONTINUA COMUNICACIÓN
DE UNA EMPRESA
DATOS
DIRECCION
TELEFONO
PROVEEDOR
C
O
N
T
R
O
L  trazabilidad

8. ESTABLECER PROCEDIMIENTO PARA LA
LOCALIZACIÓN, INMOVILIZACIÓN Y, DE SER EL CASO,
RETIRADA DE PRODUCTOS
Se debe tener en cuenta:
Lotes de producción
Fechas de producción
Un informe detallado en el
cual se lleve un historial de
las fechas que se
produccieron y en que año o
por un caso días que
posiblemente se vencen poner en el mercado productos
seguros que cumplan los
requisitos legales.
a pesar de que puedan haberse
tomado todas las precauciones,
hay ocasiones en que se
producen incidentes.

Oportunas entregasClientes
procesamientosproductospedidos
transporte56
1 32
4
SEGUIMIENTO DEL PROCESO

¿Quiénes deben de cumplirla en la cadena de
suministro y en qué sectores?
Deben de cumplirla todas las partes de la cadena de suministro
(proveedores, operadores logísticos, distribuidores...), debe existir un
sistema que relacione el producto final con el origen del mismo y los
procesos en que ha estado involucrado.
Se debe de cumplir en aquellos sectores en que se trabaje con
alimentos, piensos, animales destinados a la producción de alimentos y
de cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento
o pienso, o con probabilidad de serlo
Es obligatoria a partir del 1 de enero del 2005.

¿Qué ventajas aporta la trazabilidad y quiénes se
benefician de ella?
Podemos afirmar que todos los eslabones se beneficiaran del proceso de
trazabilidad, ya que supone:
• Control individualizado por partida y lote
• Mejora de la gestión de Stocks y Producto almacenado
• Controlar la evolución del producto. Herramienta fundamental del
sistema de calidad
• Permite detectar, acotar y analizar problemas con gran celeridad.
• Retirar selectivamente productos con alguna incidencia.
Un sistema de trazabilidad bien implantado permite en caso de una crisis
alimentaria acortar el tiempo de reacción lo que disminuye los costes y la
producción a retirar.

¿Qué normativa existe en materia de
trazabilidad?
Dentro de la normativa existente en materia de trazabilidad encontramos
disposiciones de carácter horizontal, que afectan a todos los productos alimenticios
y, en su caso, a los piensos, así como otras de carácter vertical, que marcan normas
para grupos específicos de productos.
Entre las normas de carácter horizontal, cabe destacar el Reglamento nº 178/2002, y
en concreto su artículo 18.

¿Qué bases son necesarias para cumplir con la
legislación de trazabilidad?
Son 3 bases fundamentalmente:
1) Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de
suministro debe disponer de un sistema informático preparado para poder
generar, gestionar y registrar
la información de trazabilidad necesaria en cada momento (entendiendo
como información de trazabilidad los lotes y/o fechas asociados a cada
producto).

2) Correcta identificación de mercancías y características asociadas:
- Todas las Unidades de Consumo están codificadas y simbolizadas con un
código EAN
13 que las identifique de forma individual.
- Todas las Unidades de Consumo tienen impresas la fecha de caducidad o
consumo
preferente y/o número de lote.
- Todas las Unidades de Expedición (paletas y/o cajas) están codificadas
con un código
EAN 13/EAN 14 que las identifica como agrupación y tienen impreso el
lote y/o fecha
de caducidad o consumo preferente. Este código de agrupación se
simboliza con un
código EAN 128 que permite asignar características variables al producto
(lotes,
fechas…) y permite automatizar la captura de datos de trazabilidad y su
registro.

3) Transmisión: La transmisión de la información de
trazabilidad necesaria (número de lote) al siguiente agente de
la cadena de suministros.

¿Qué información es conveniente registrar?
• Qué: registrar qué productos se han recibido o se han expedido.
• Quién: registrar de quién se han recibido o a quién se han expedido los
productos.
• Cuándo: registrar la fecha en la que se recibieron o se expidieron los
productos.
• Información trazabilidad: registrar alguna información de trazabilidad
(lote
y/o fecha de caducidad/consumo preferente) que permita acotar el riesgo.

¿Es obligatorio el uso del EAN –128 en trazabilidad? ¿Y
del EDI?
Nunca se puede decir que el EAN –128 y el EDI sean herramientas
obligatorias para la trazabilidad, pero sí que es útil ya que:
• Con el EAN - 128 se consigue automatizar la captación de información,
y se asegura el seguimiento de los envíos a lo largo de la cadena de
suministro mediante el SSCC (número de matrícula del bulto)
• Los Mensajes EDI – EANCOM: Con la utilización del mensaje Aviso de
Expedición (DESADV) se permite informar con antelación al receptor del
contenido exacto de la expedición así como la comunicación de la
información necesaria para garantizar la trazabilidad.
También se puede tener implantantado un sistema de trazabilidad con
soluciones manuales. El problema aparece cuando el número de operaciones
logísticas es elevado, pues pasa a ser un sistema altamente basado en la mano
de obra y por supuesto no eficiente al no poder ser automatizado.

¿ Se cumple trazabilidad implantando simplemente el
EAN 128? ¿Es lo mismo un sistema de etiquetado que un
sistema de trazabilidad?
No, el EAN 128 es una herramienta que facilita la trazabilidad y permite
representar en m barras las características variables del producto (lotes,
fechas…) pero si no existe trazabilidad de procesos o los datos que
represento no son correctos o son inventados, la información que pueda
plasmar en la etiqueta no será veraz y no existirá un sistema de
trazabilidad correcto.
Por lo tanto se puede afirmar que no es lo mismo un sistema de
etiquetado que un sistema de trazabilidad, ya que se puede tener un
sistema de etiquetado perfecto pero que la información que se represente
en él sea incorrecta o inventada.

¿Es lo mismo trazabilidad que seguridad alimentaria?
No, aunque la trazabilidad es una herramienta clave para conseguir una
mayor seguridad alimentaria, no son términos equivalentes. Es posible
que un producto perfectamente trazado no sea seguro, lo que permitirá
su rápida retirada si se tiene un buen sistema de trazabilidad
implantado.

¿Entendemos por información de trazabilidad
únicamente el lote?
No obligatoriamente pues la legislación no lo menciona explícitamente.
Dentro del Comité de Seguridad Alimentaria (CSA) de AECOC se decidió
que la información de trazabilidad es el “lote y/o fecha de
caducidad/consumo preferente”, es decir sí debería figurar como mínimo
uno de estos datos en la etiqueta o documento alternativo (albarán,
factura), aunque idealmente deberían ser todos los que existan para un
determinado producto.

¿Es obligatorio poner el lote o información de
trazabilidad en el albarán
papel?
No, la ley menciona que las entregas de mercancía deben estar
acompañadas por un documento o etiqueta equivalente con información
de trazabilidad, pero no establece si el documento es el albarán, la
factura o la propia etiqueta. Está claro que la transmisión adecuada de la
información es fundamental para una correcta trazabilidad, por lo que
cuanta más información (lote y fecha de caducidad/consumo
preferente) y en más medios (etiqueta y albarán) más se facilitará la
labor al siguiente eslabón de la cadena.

¿Cuáles son los puntos críticos o a tener especial
atención a la hora de
implantar un sistema de trazabilidad?
Se debe tener especial atención a:
• La mezcla de lotes en palets
• Picos en palets
• Copacking – comaking
• Graneles y silos
• Control de lotes en las devoluciones
• Errores en captura y traspaso de información.
• Traspasos entre tiendas o almacenes.

¿Durante cuánto tiempo se ha de mantener registros de
información de
trazabilidad?
No está detallado por la legislación RE 178/2002, pero intuitivamente se
puede
considerar que el tiempo de registro de información debe ser equivalente al
de la vida útil o existencia de stock en el mercado, más un periodo adicional
de 6 meses. Hay que prestar especial atención a los productos susceptibles
de ser sometidos a uno o varios sistemas de conservación (congelación) y/o
transformación (esterilización, secado)que prolongan la vida útil de los
mismos.
En estos casos, que el periodo de archivo no depende de la vida útil del
producto porque podrá verse prolongada según los procesos a los que sea
sometido, el tiempo de conservación de los registros debe ser de 5 años que
es el tiempo que se considera adecuado dentro del Grupo de Trabajo de la
Comisión Europea a efectos de desarrollo y aplicación del Reglamento
178/2002.

Procedimiento para la localización o recogida de
productos defectuosos
Es necesario que la empresa tenga establecidas por escrito las actuaciones que
debe realizar en caso de que ocurra un incidente con algún producto o una alerta
alimentaria.
El procedimiento para llevar a cabo tales actuaciones deberá contener:
¤ Método de recogida de toda aquella información que sea necesaria para analizar
el problema (naturaleza del problema, cómo localizar el producto, inmovilizarlo, …)
¤ Personas responsables que realizarán el análisis del problema.
¤ Responsabilidades en la toma de decisiones y el modo de actuación.
¤Sistema de comunicación con la Administración y las partes interesadas.
¤ Acciones correctoras.

Validación del sistema de trazabilidad
El sistema debe evaluarse teniendo en cuenta:
􀂾 La exactitud de la información almacenada.
􀂾 El tiempo de respuesta, que deberá ser el mínimo posible.
Mecanismos de validación/verificación del sistema:
• Realizar un simulacro dentro de la empresa analizando:
Si de un producto terminado se pueden conocer las materias
primas, materias auxiliares y envases/embalajes, que se han utilizado en
su elaboración, los procesos que ha sufrido, y de qué proveedores
proceden.
Si a partir de una materia prima se pueden conocer los productos
terminados que han sido elaborados, y a qué clientes ha sido
enviado.
• Auditoría realizada por terceros.
• Auditoría del sistema de trazabilidad de los proveedores.

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