3. Елементи комунікаційногоЕлементи комунікаційного
процесу:процесу:
відправниквідправник - той, хто герує ідеї, збирає
інформацію і передає її,
повідомленняповідомлення – інформація, закодована
певним чином за допомогою символів,
каналканал – засіб передачі інформації,
отримувачотримувач – особа, для якої призначена
інформація,
зворотній зв'язокзворотній зв'язок – реакція на
повідомлення, коли відправник і отримувач
міняються комунікаційними ролями.
4. Вимоги до комунікацій вВимоги до комунікацій в
організації:організації:
якість,
повнота,
лаконічність,
конкретність,
коректність.
5. Комунікації за сферою охопленняКомунікації за сферою охоплення
1) між організацією та зовнішнім1) між організацією та зовнішнім
середовищемсередовищем – обмін інформацією між
підприємством та елементами
зовнішнього середовища, такими як
конкурентами, споживачами,
постачальниками, державними органами,
і т.д. (наприклад, обмін інформацією зі
споживачами відбувається через
рекламу, з державними органами – через
звіти),
6. Комунікації за сферою охопленняКомунікації за сферою охоплення
2)2) організаційніорганізаційні – комунікації між рівнями управління,
працівниками, підрозділами організації
- від вищих рівнях управління до нижчихвід вищих рівнях управління до нижчих – комунікації
спрямовані на вирішення таких завдань: ознайомлення
працівників з цілями організації, з конкретними інструкціями з
виконання робіт, забезпечення розуміння роботи та її зв’язку і
іншими завданням організації, надання інформації про
процедури та методи виконання роботи, інформації про
результати роботи організації;
- від нижчих рівнів управління до вищихвід нижчих рівнів управління до вищих надходить звітна
інформація про рівень виконання завдань, недоліки, проблеми
та порушення у роботі;
- між різними підрозділамиміж різними підрозділами – комунікації між підрозділами,
відділами, службами, цехами, філіями;
- між менеджером (керівником) та його робочою групоюміж менеджером (керівником) та його робочою групою –
комунікації між керівником певного відділу та його підлеглими
працівниками, керівником проекту та його робочою групою;
7. Комунікації за способомКомунікації за способом
виникненнявиникнення
формальніформальні – комунікації, які передбачені
організаційною структурою підприємства,
створюються керівництвом організації для
досягнення її цілей та забезпечення
взаємодії між структурними підрозділами;
неформальнінеформальні – комунікації, непередбачені
організаційною структурою,
встановлюються на засадах особистих
стосунків в організації, як правило, в межах
неформальних груп.
8. Комунікації за способомКомунікації за способом
здійсненняздійснення
письмові комунікаціїписьмові комунікації – комунікації, які
здійснюються через письмові документи та
мають такі переваги: добре збереження
інформації, можливість вивчення та
багаторазового перечитування інформації,
ґрунтовність підготовки, можливість
доведення до багатьох працівників;
усні комунікаціїусні комунікації – комунікації, які
здійснюються через розмови та пояснення
в усній формі.
9. Модель процесу комунікацій:Модель процесу комунікацій:
етапиетапи
1 етап:1 етап: зародження ідеїзародження ідеї – тієї інформації
(чи повідомлення), яка має бути доведена
до відома працівників;
2 етап: кодування інформації2 етап: кодування інформації –
перетворення ідеї в ту форму, в якій вона
буде доступна і зрозуміла одержувачу
(письмова, таблична, графічна,
символічна) та підбір способу її передачі
(усний, письмовий, за допомогою
символів);
10. Модель процесу комунікацій:Модель процесу комунікацій:
етапиетапи
3 етап: передача інформації3 етап: передача інформації –
поширення інформації через відповідний
канал (письмовий чи усний);
4 етап: декодування4 етап: декодування інформаціїінформації –
розшифрування та осмислення її змісту;
5 етап: зворотній зв'язок5 етап: зворотній зв'язок – це сигнал,
що отримує відправник від отримувача, в
якому підтверджується факт отримання
повідомлення і характеризується ступінь
розуміння інформації, що міститься в
ньому.
11. Комунікаційні бар’єри:Комунікаційні бар’єри:
- інформаційні перевантаження в системі комунікацій,
- неадекватне сприйняття інформації адресатом,
- перешкоди, викликані нерозумінням способів
використання слів і словесних знаків,
- невербальні перешкоди (погляд, жести, пози),
- статус особи, яка надсилає повідомлення,
- опір змінам,
- вплив фізіологічних і психологічних чинників,
- поганий зворотній зв'язок,
- незадовільна структура управління організацією,
- громіздка структура комунікаційного процесу,
- географічна віддаль.
13. Інформацію класифікують заІнформацію класифікують за
такими ознаками:такими ознаками:
за формою передачіза формою передачі – письмова, візуальна,
усна;
за джерелами отриманняза джерелами отримання – зовнішня,
внутрішня, вхідна, вихідна;
за рівнем обробки інформаціїза рівнем обробки інформації – первинна,
вторинна;
за повнотою охоплення явищаза повнотою охоплення явища – повна,
часткова, надлишкова;
за періодом діїза періодом дії – разова, періодична,
довгострокова;
за змістомза змістом – планово-облікова, бухгалтерська,
технологічна, адміністративна, ін.;
за рівнем достовірності – достовірна,
недостовірна.
14. Операції з інформацією:Операції з інформацією:
1. Створення1. Створення – надання
інформації оформленого та
структурованого вигляду.
2. Передавання2. Передавання – переміщення
інформації якимось каналом від
відправника до отримувача.
15. Операції з інформацією:Операції з інформацією:
3. Перетворення3. Перетворення – аналітична обробка
інформації, вивчення її змісту та підготовка
вторинної інформації (мета – надати зручний
вигляд інформації для подальшого
використання).
4. Обробка4. Обробка – сукупність різних дій, здійснюваних
над наявною інформацією, які приводять до
тієї чи іншої зміни її виду або характеру
подання.
5. Зберігання5. Зберігання – полягає в забезпеченні
незмінності матеріального носія інформації.
16. Документація –Документація –
письмове подання інформації про
факти та події, що відбуваються в
організації.
В організації використовують різні
види документації за змістом,
складністю, призначенням, місцем
у системі менеджменту, етапами
використання.
17. Види документації:Види документації:
За змістом документаціяЗа змістом документація є:
адміністративна, планова-облікова,
бухгалтерська, фінансова, технічна,
зовнішньоекономічна, з обліку кадрів, ін.
За складністю документаціяЗа складністю документація є: простапроста
(відображає один процес, наприклад, рух
грошових коштів від одного споживача до
підприємства), складнаскладна (відображає
декілька процесів, наприклад, рух
грошових коштів від усіх споживачів до
підприємства).
18. Види документації:Види документації:
За призначенням документаціяЗа призначенням документація є:
індивідуальнаіндивідуальна (призначена для окремої посадової
особи), типоватипова (стосується всього колективу).
За місцем у менеджменті документаціяЗа місцем у менеджменті документація є:
службово-інформаційнаслужбово-інформаційна (службові листи,
записки, акти), розпорядчарозпорядча (накази, вказівки,
розпорядження, інструкції), спеціальнаспеціальна
(фінансова, бухгалтерська, планова, звітна).
За етапами використання документаціяЗа етапами використання документація є:
первиннапервинна (містить вихідну інформацію про роботу
підприємства – обсяги випуску, прибуток, витрати, і
т.д.), вториннавторинна (є результатом аналітичної
обробки чи переробки кількох документів).
21. Системи діловодства:Системи діловодства:
централізованацентралізована – коли документи
скеровуються в єдиний центр
організації (наприклад, канцелярію),
децентралізованадецентралізована – документи
надходять за призначення у відділи та
підрозділи,
змішаназмішана – поєднує властивості
централізованої та децентралізованої
систем діловодства.
