Presentatie Peter Haasdijk op Twinfield Masterclass, december 2013. Peter Haasdijk is oprichter van Profidor (http://www.profidor.nl) en van de SEPA Academy (http://www.sepa-academy.nl). In twee kleinschalige sessies heeft Peter uitgelegd wat bedrijven en accountants moesten doen om toch voor 1-2-2014 sepa-ready te worden.

1. Not started yet?
What to do now!
Twinfield Masterclass
4 december 2013

2. •
•
•
•
•
Voorstellen
Wat verandert er met SEPA
Wat moet ik doen
Wat gebeurt er als ik niets doe
Wat ga ik doen

3. Not started yet?

4. 1 februari 2014
• Afronding invoering SEPA;
• Huidige betaalproducten niet langer
bruikbaar;
• Alleen nog Europese overschrijvingen en
incasso’s.
• Andere Nederlandse betaalproducten
vervallen of worden SEPA compliant gemaakt
(PIN, Chipknip, iDeal, Acceptgiro).
Not started yet?

5. Wat er verandert
•
•
•
•
Rekeningnummer wordt IBAN;
Overschrijving wordt SEPA Credit Transfer (SCT);
Incasso wordt SEPA Direct Debit (SDD);
Bestandsformaat wordt ISO 20022.
• Meer informatie
–
–
–
–
–
–
Uw bank;
Softwareleveranciers;
overopiban.nl;
betaalvereniging.nl;
ibanbicservice.nl;
www.sepa-academy.nl.
Not started yet?
Wijzigingen

6. Een paar misverstanden
• De invoering van SEPA wordt uitgesteld;
• Ik hoef niets te doen want ik heb geen buitenlands
betalingsverkeer;
• Ik ben afhankelijk van mijn softwareleverancier;
• Ik hoef voorlopig niets te doen, ik maak gebruik van een
conversiedienst.
Not started yet?

7. Wat te doen
• Overschrijving;
• Incasso;
• Acceptgiro.
Not started yet?

8. Overschrijving – Wat te doen
• Pas software aan:
– Nieuw formaat voor aanleveren
betaalopdrachten;
– Opslaan IBAN / BIC;
– Reconciliatie.
• Vermeld IBAN op communicatie;
• Verzamel IBAN van relaties.
Not started yet?

9. Incasso – Wat te doen
• Pas software aan:
–
–
–
–
–
Nieuw formaat voor aanleveren incasso opdrachten;
Opslaan aanvullende gegevens;
Vooraankondigingen;
OOFF, FRST, RCUR;
Reconciliatie (bruto/netto, uitvalposten).
• Sluit (zakelijk) Europees incassocontract
(CreditorID);
• Ontwerp machtigingsformulieren;
Not started yet?

10. Incasso – Wat te doen
• Verzamel per klant IBAN en BIC, MandateID en
datum ondertekening;
• Nieuw Mandate bij zakelijk;
• Mandate registreren bij debtor bank;
• Informeer klanten over bedrag en moment
van incasso (+ CreditorID en MandateID).
Not started yet?

11. Acceptgiro – Wat te doen
• Pas software aan:
– Voor inprinten bij B- of C-contract;
– Opslaan IBAN / BIC;
– Reconciliatie, VerwInfo verdwijnt.
•
•
•
•
Systeemtest bij B- of C-contract;
Bestel IBAN-Acceptgiroformulieren;
Verzamel IBAN van relaties;
Duale periode tot februari 2014, informeer de
klant.
Not started yet?

12. Wat gebeurt er als ik niets doe
• IBAN / BIC
Omdat
– Banken niet langer
converteren in
internetbankieren:
– Debiteuren op zoek
moeten naar jouw IBAN:
– Transactie bestanden
niet worden voorzien
van IBAN:
Not started yet?
Betekent dit
Meer werk.
Debiteurentermijn loopt
op.
Betalingen alleen
handmatig. Incasso
onmogelijk.

13. Wat gebeurt er als ik niets doe
• Dig. Dagafschriften
Omdat
– Inlezen niet mogelijk is:
– Posten onterecht blijven
openstaan:
Betekent dit
Meer werk.
Aanmaningen, relatie
afnemer komt onder druk.
• Incasso
Betekent dit
Continuïteit onderneming in
gevaar. Overstappen op
factureren.
Debiteurentermijn loopt op.
Omdat
– Incasso opdrachten
worden niet verwerkt:
Not started yet?

14. Wat gebeurt er als ik niets doe
• Acceptgiro
Omdat
– Verspreiden IBAN
Acceptgiro niet mogelijk
is
Not started yet?
Betekent dit
Overstappen op
factureren. Meer werk.
Debiteurentermijn loopt
op.

15. Bare minimum
• Nagaan of administratie IBAN / BIC aan kan;
• IBAN / BIC verzamelen;
• Aanpassen Briefpapier, facturen, website, …
Not started yet?

16. Conversiediensten
• Tools die huidige formaten omzetten naar
SEPA formaten (betaalopdrachten en
rapportages);
• Meerdere commerciële aanbieders;
• Wisselend qua functionaliteit / kosten;
• Tijdelijke oplossing.
Not started yet?

17. Alternatieve betaalproducten
• Incasso en Acceptgiro;
• AcceptEmail, factureren, FiNBOX, vooruitbetali
ng;
• Afstemmen op product, doelgroep, hoogte
transactie, enz.
Not started yet?

18. Machtiging via internet of telefoon
• Machtiging via internet
– Ongeldige machtiging, nu en onder SEPA;
– Twee opties:
• Doorgaan = risico acceptatie;
• Overgaan naar schriftelijke machtiging.
• Telefonische machtiging:
– Soms geldig en dus te converteren naar SEPA;
– Anders risico acceptatie of overgaan naar
schriftelijke machtiging.
Not started yet?

19. Pre-notificatie
•
•
•
•
•
Bedrag en datum vooraankondigen;
Minimaal 14 dagen voor incasso;
Persoonlijk adresseren;
Vormvrij;
Overweeg:
– Incassoschema;
– In algemene voorwaarden herincasso opnemen;
– Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving bij niet
bekende datum of bedrag.
Not started yet?

20. B2B incasso
• Nieuwe handtekening omdat bedrag niet
storneerbaar;
• Debiteur moet machtiging registreren bij zijn
bank;
• Onduidelijk wanneer te starten met incasso;
• CORE schema kan ook gebruikt worden;
• Stornorecht bij CORE
Not started yet?

21. Wat kan de accountant doen
• Voldoende SEPA kennis in huis?
• SEPA Implementatie Gids voor het MKB
– Eigen SEPA compliancy;
– Naslagwerk voor bediening klant.
Not started yet?

22. Wat kan de accountant doen
• Check:
– Zijn facturen voorzien van IBAN en BIC;
– Zijn IBAN en BIC van relaties opgenomen in
administratie;
– Zijn alle relaties op de hoogte van IBAN en BIC van
bedrijf.
Not started yet?

23. Wat kan de accountant doen
• Check:
– Hoe is het betalingsverkeer ingericht;
– Welke producten betalingsverkeer worden
gebruikt;
– Zijn systemen geschikt voor IBAN en BIC;
– Kunnen systemen met nieuwe formaten werken;
– Is alles goed getest.
Not started yet?

24. Wat kan de accountant doen
• Advies:
– Impact beperkt, implementatie zelfstandig uit te
voeren: risico’s analyseren en maatregelen
toetsen;
– Impact of risico groter: SEPA expertise in huis
halen.
Not started yet?

25. Het International Bank Account Number (IBAN) wordt nu vooral gebruikt
voor grensoverschrijdend betalingsverkeer. Straks zal zij ook voor het
binnenlands betalingsverkeer gebruikt worden.
De lengte verschilt per land en bestaat uit maximaal 34 tekens. In Nederland
bestaat het IBAN uit 18 tekens, als volgt:
NL99 BANK 0123 4567 89
De eerste twee tekens zijn de letters van de landcode (voor Nederland NL);
De volgende twee tekens vormen een controlegetal, een algoritme om de
geldigheid van het IBAN te controleren;
De vier tekens daarna identificeren de bank;
De laatste tien tekens worden gevormd door het huidig rekeningnummer, zo
nodig voorafgegaan door één of meer nullen.
Voor het omrekenen van het huidige rekeningnummer naar IBAN zijn diverse
tools beschikbaar, onder andere via http://www.ibanbicservice.nl.
Not started yet?

26. De Business Identifier Code (BIC) identificeert de bank van
de rekeninghouder. De BIC bestaat uit minimaal acht en
maximaal 11 tekens.
BANK NL 2A
De eerste vier tekens identificeren de bank. De volgende
twee tekens zijn de letters van de landcode. De laatste twee
tekens vormen de plaatscode.
Voor SEPA betaalopdrachten geldt dat de code door de bank
wordt toegevoegd. Voor binnenlandse betalingen vanaf
februari 2014, voor grensoverschrijdende betalingen vanaf
februari 2016.
Not started yet?

27. Voor een SDD geldt:
•
•
•
•
•
Incasso's worden in euro's verricht;
Het gebruik van IBAN is verplicht;
BIC wordt door de bank toegevoegd. Voor binnenlandse
betalingen vanaf februari 2014, voor grensoverschrijdende
vanaf februari 2016. Sommige banken starten eerder;
Het betalingskenmerk (EndToEndId) krijgt 35 posities (nu 16) en
wordt gedurende het hele overboekingsproces ongewijzigd
doorgegeven. Daarmee is het betalingskenmerk bij uitstek
geschikt voor reconciliatie;
De ruimte voor de omschrijving wordt uitgebreid naar 140
posities (nu 96).
... vervolg ...
Not started yet?

28. ... vervolg ...
•
•
•
•
•
•
Het formaat voor het incassobestand wijzigt. Vanaf februari 2014 wordt het
huidige formaat ClieOp03 niet meer verwerkt. Het nieuwe formaat is
gebaseerd op de ISO20022 standaard en kan verschillen per bank. De
nieuwe bestanden in XML zijn tot 10x zo groot;
Een incasso-opdracht moet eerder worden aangeleverd bij de bank dan nu
het geval is;
De incassant sluit een Europees incassocontract met zijn bank;
Bij het afsluiten van het eerste Europees incassocontract verkrijgt de
incassant een IncassantID;
Het IncassantID is uniek voor de onderneming en kan worden hergebruikt in
Europese incassocontracten met alle banken;
Klanten verstrekken machtiging om eenmalig of doorlopend bedragen van
de rekening te laten incasseren. Daarin staat duidelijk omschreven welke
bedragen de incassant mag afschrijven.
Not started yet?

29. Voor een SCT geldt:
•
•
•
•
•
Overschrijvingen vinden plaats in euro's;
Het gebruik van IBAN is verplicht;
BIC wordt door de bank toegevoegd. Voor binnenlandse
betalingen vanaf februari 2014, voor grensoverschrijdende
vanaf februari 2016. Sommige banken starten eerder;
Het bedrag wordt in zijn geheel overgemaakt, kosten worden
apart in rekening gebracht. De kosten worden gedeeld door
debiteur en crediteur (shared);
Het betalingskenmerk (EndToEndId) krijgt 35 posities (nu 16) en
wordt gedurende het hele overboekingsproces ongewijzigd
doorgegeven. Daarmee is het betalingskenmerk bij uitstek
geschikt voor reconciliatie.
... vervolg ...
Not started yet?

30. ... vervolg ...
• De ruimte voor de omschrijving wordt uitgebreid naar
140 posities (nu 96);
• Het formaat voor het betaalbestand wijzigt. Vanaf
februari 2014 wordt het huidige formaat ClieOp03 en
BTL91 niet meer verwerkt. De BTL91 kan nog wel worden
gebruikt voor andere overboekingen dan SEPA
overboekingen. Het nieuwe formaat is gebaseerd op de
ISO20022 standaard en kan verschillen per bank. De
nieuwe bestanden, in XML, zijn tot 10x zo groot;
• Bijschrijving vindt gegarandeerd binnen één werkdag
plaats. Betalingen die worden aangeleverd voor de
uiterlijke aanlevertijd van de bank worden dezelfde dag
nog verwerkt.
Not started yet?