Microsoft Excel Presentation

1. Microsoft Excel
2003
Mr. Trầ n
0912.60.80.99 | trangtv@outlook.com
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
www.skda.edu.vn
1

2. GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM BẢNG TÍNH
EXCEL
 Giới thiệu về Excel
 Là chương trình xử lý bảng tính của bộ phần mềm Microsoft
Office. Bảng tính Excel bao gồm nhiều ô được hợp thành nhiều
dòng và nhiều cột. Các phiên bản Excel về cơ bản là giống
nhau nhưng phiên bản sau có bổ sung nhiều công cụ hơn so
với phiên bản trước.
 Khởi động và thoát Excel
 Khởi động:
−
Start / programs / Microsoft Office / Microsoft Excel…
−
Hay chọn biểu tượng
−
Hay chọn biểu tượng này trên thanh Office bar.
trên Windows
 Thoát:: File / Exit (hay chọn biểu tượng
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
); hay Alt + F4
2

3. MÀN HÌNH EXCEL
 Màn hình chuẩn của phiên bản 2003.
 Các thanh trong Excel cũng như Word, nhưng Excel có
thêm thanh công thức (Formular bar)
Thanh công thức
(Formular bar)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
3

4. BẢNG TÍNH EXCEL
 Một tập tin Excel sẽ có nhiều bảng tính (Worksheet), trên mỗi bảng tính có
nhiều cột và dòng, giao giữa cột và dòng là các ô tính (Cell)
 Cột: Có tất cả 256 cột được đặt tên theo thứ tự A, B, C đến IV.
 Dòng: Có tất cả 65536 dòng được đặt tên theo thứ tự 1,2,3…
 Ô: Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bởi tên của cột
và dòng tạo ra ô đó, trong đó tên cột đứng trước còn tên dòng đứng
sau.
Ô C8 đang được chọn (Active)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
4

5. BẢNG TÍNH EXCEL (tt)
 Vùng
 Là tập hợp nhiều ô liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định
bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng
và ngăn cách bởi dấu (:). Ví dụ: vùng A1:C8.
−
Nếu ta muốn cố định dòng/ cột / ô / vùng thì ta sử dụng dấu
đô la ($) đứng trước địa chỉ của thành phần đó.

Ví dụ: $A1: cột A cố định, dòng 1 thay đổi.
$A$1: ô A1 cố định…
Vùng A1:E8
đang được
chọn
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
5

6. BẢNG TÍNH EXCEL (tt)
 Bảng tính
 Trong mỗi tập tin Excel đều có nhiều bảng tính với tên
mặc định là Sheet 1, Sheet 2, … (có thể đổi tên mặc định
này bằng cách phải chuột vào tên cần đổi, chọn rename)
 Dữ liệu trên bảng tính này đều có thể liên hệ với nhau
như trên một bảng tính.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
6

7. LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN
 Tạo tập tin mới: Một tập tin Excel có tên mở rộng là *.xls
 File New (hay Ctrl + N; hay chọn biểu tượng
màn hình làm việc)
trên góc trái
 Mở tập tin đã có:
 File Open (hay Ctrl + O; hay chọn
)
 Lưu một tập tin:
 File Save As… (Nếu chưa lưu tập tin trước đó)
 Ctrl + S (hay chọn biểu tượng
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
); đã lưu rồi.
7

8. NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
 Các kiểu dữ liệu
 Kiểu số: Kí tự nhập vào là số.
 Kiểu chuỗi: Kí tự nhập vào là chuỗi
 Kiểu ngày tháng: Phân cách giữa ngày, tháng, năm bằng dấu
gạch ngang (-) hay gạch xéo (/).
 Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức là các phép toán hay
các hàm. Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức phải nhập dấu
bằng (=) trước.
Cửa sổ Format Cell
dùng để định dạng kiểu
dữ liệu nhập vào
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
8

9. NHẬP CHỈNH SỬA DỮ LIỆU
 Cách nhập dữ liệu:
 Click vào ô muốn nhập
rồi nhập bình thường.
Sau khi nhập xong nhấn
phím Enter.
 Chỉnh sửa dữ liệu:
 Click vào ô muốn chỉnh
sửa, sau đó click vào
thanh công thức, hoặc
nhấn phím F2 để sửa
nội dung của ô đã chọn.
 Có thể tăng bề rộng của
ô để định dạng kiểu dữ
liệu.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
Có thể nhập dữ
liệu tại ô hoặc trên
thanh công thức
Cách thể hiện số khi
dãy số dài hơn
chiều ngang của ô.
9

10. CHỌN VÙNG BẢNG TÍNH
 Chọn cả bảng tính:
 Click tại ô giao điểm giữa thanh tiêu đề và
thanh tiêu đề dòng.
 Chọn một cột hoặc một dòng:
 Click tại ô tiêu đề cột hoặc dòng
 Chọn nhiều cột và dòng
 Click và drag các cột và dòng muốn chọn
 Chọn các ô, khối không đứng liền nhau:
©Copyright 2007
 Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click hoặc click
và drag các ô, khối không đứng liền nhau.
MICROSOFT EXCEL
10

11. ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô
 Thay đổi độ rộng, chiều cao của cột:
 Đưa con trỏ chuột đến bên cạnh bên phải của cột tại ô tiêu
đề, double click để mở rộng chiều ngang của cột bằng ô
có dữ liệu dài nhất trong cột, hoặc click và drag để chỉnh
sửa chiều ngang.
 Cũng có thể chọn một hoặc nhiều ô, cột mở trình đơn
Format Column Width (or Height), nhập chiều ngang
cần thiết vào ô column width.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
11

12. ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô
 Định dạng kiểu chữ:
 Chọn khối muốn định
dạng.
 Chọn Format Cells…
(hay Ctrl + 1)
 Chọn các định dạng trong
khung Font.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
12

13. ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô
 Nối và tách ô
 Nối ô:
Chọn ô muốn nối, click
vào biểu tượng
trên thanh công cụ
để nối.
 Tách ô:
Chỉ tách được những ô
đã nối, chọn ô muốn
tách, mở trình đơn Edit
Clear Formats. (hoặc
chọn biểu tượng
)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
13

14. ĐỊNH DẠNG VỊ TRÍ
 Click vào các biểu tượng
định lề:
 Hoặc mở trình đơn
FormatCell trong hộp thoại
Format Cells.
 Khung Text Control:
− Wrap
text: nhiều
dòng trên một ô.
− Shift
to fit: Vừa bằng
ô.
−
Merge Cells: nối
nhiều ô.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
14

15. ĐỊNH DẠNG SỐ
 Cùng một giá trị nhưng có
nhiều cách thể hiện khác nhau,
để định dạng số có thể thực
hiện các bước sau:
 Chọn khối muốn định dạng
 Chọn FormatCellNumber
 Nhập số lẽ muốn có vào ô
decimals place
− Use
seprator: dùng dấu
phẩy để phân cách hàng
ngàn.
− Negative
numbers:
chọn cách thể hiện số
âm.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
15

16. KẺ KHUNG CHO BẢNG TÍNH
 Chọn vùng muốn kẻ khung
 FormatCell và chọn Border.
 Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại
 None: không kẻ khung.
 OutSide: kẻ khung bao quanh vùng
chọn.
 Inside: kẻ khung bao và các đường bên
trong.
 Style: Chọn kiểu khung.
 Color: Chọn màu.
 Ngoài ra, còn có thể chọn từng đường
kẻ trong khung Border bằng cách click
vào từng đường kẻ để chọn hay bỏ.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
16

17. CHÈN VÀ XÓA CỘT, DÒNG
 Chèn thêm cột:
 Chọn cột muốn chèn
 InsertColumns (chèn phía bên phải cột đã chọn) hoặc click
vào chuột phải chọn InsertEntire Column.
 Chèn thêm dòng:
 Chọn dòng muốn chèn
 Insert Row (chèn phía trên), hoặc Insert Entire Row.
 Chèn thêm ô, vùng:
 Chọn ô, vùng muốn chèn.
 InsertCells (hoặc InsertShift Cell Down - chuyển vùng đã
chọn xuống dưới), InsertShift Cell Right - chuyển vùng đã
chọn qua phải)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
17

18. CHÈN VÀ XÓA CỘT, DÒNG
 Xóa cột, dòng
 Chọn cột, dòng muốn xóa.
 EditDelete hoặc chuột phải chọn Delete.
 Xóa cột, dòng
 Chọn ô hoặc vùng muốn xóa.
 EditDelete hoặc click chuột phải chọn Delete.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
18

19. SAO CHÉP DỮ LIỆU
 Thực hiện theo các bước sau:
 Chọn vùng muốn sao chép
 Chọn biểu tượng Copy
phải chọn copy).
(Hoặc EditCopy, hoặc click
 Di chuyển dấu nháy đến ô đích
 Chọn biểu tượng Paste
hoặc mở trình đơn EditPaste
hoặc click chuột phải chọn Paste.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
19

20. DI CHUYỂN, XÓA DỮ LIỆU
 Để di chuyển, thực hiện các bước sau:
 Chọn vùng muốn di chuyển.
 Chọn biểu tượng Cut
Cut)
(hoặc EditCut hoặc click phải chọn
 Di chuyển dấu nháy đến ô đích.
 Chọn biểu tượng Paste
Paste)
(EditPaste hoặc phải chuột chọn
 Để xóa dữ liệu:
 Chọn vùng muốn xóa, chọn phím Delete.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
20

21. CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN
 Các toán tử tính toán trong Excel
 Toán tử số:
%
Phần trăm
^
Lũy thừa
*, /
Nhân, chia
+, -
Cộng, trừ
 Toán tử chuỗi
&
Nối chuỗi
>, <
Lớn hơn, nhỏ hơn
=
Bằng
<=, >=
nhỏ/lớn hơn hoặc bằng
<>
Khác
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
21

22. CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN
 Trong Excel, ưu tiên việc tính toán trong dấu () trước.
 Nếu có nhiều toán tử có cùng độ ưu tiên thìưu tiên tính toán từ trái
sang phải.
 Nếu dạng chuỗi phải đặt trong dấu ngoạc kép “<text>”
 Những báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:
#DIV/O!
Trong công thức có phép toán chia cho 0.
#NUM!
Các con số trong công thức không hợp lý
#VALUE!
Sai dữ liệu, như cộng/ trừ các dữ liệu dạng chuỗi
làm cho kết quả trở nên vô nghĩa.
#NULL!
Kết quả không có giá trị
#REF!
Tham chiếu ô không hợp lệ
#N/A
Không có sẵn giá trị
#NAME!
Sử dụng trên ô, vùng không hợp lý hay nhập dữ liệu
dạng chuỗi không để trong dấu nháy đôi.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
22

23. CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN
 Địa chỉ tương đối:
 Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào công thức là
địa chỉ tương đối. Ví dụ: B5-F4-D6, A1:F6,…
 Khi sao chép công thức đến một ô mới thì địa chỉ tương đối sẽ
thay đổi ở ô tương ứng.
 Địa chỉ tuyệt đối:
 Các địa chỉ trong công thức sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt
đối (như đã đề cập). Có thể đặt địa chỉ tuyệt đối theo hàng, cột.
−
Ví dụ: $B$4 + $F4 - D$6


$F4: đặt giá trị tuyệt đối theo cột.

©Copyright 2007
$B$4: đặc giá trị tuyệt đối của cả cột và dòng.
D$6: Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng.
Khi sao chép đến ô mới, thì địa chỉ này không thay đổi.
MICROSOFT EXCEL
23

24. LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC BẢNG TÍNH
 Trong 1 tập tin Excel có nhiều WorkSheet, khi muốn sử dụng dữ
liệu trong các WorkSheet khác thì nhập tên Sheet đó với dấu ! ở
trước.
 Ví dụ: E23+Sheet2!E23 (tổng hai ô E23 của bảng Sheet 1 và ô E23
của sheet 2)
Tổng của ô E23 của Sheet1+E23 của Sheet 2
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
24

25. LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC TẬP TIN
 Mở các tập tin Excel trên cùng một cửa sổ Excel (File +
Open).
 Cách nhập công thức:
‘[<tên tập tin cần liên kết>.xls]sheet thứ i’!
 Ví dụ: D4 + ‘ [ktoan.xls]sheet1’!D4
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
25

26. ĐÁNH SỐ THỨ TỰ
 Có các cách sau:
 Đánh kí số bắt đầu vào ô. Giữ
phím Ctrl rồi Drag xuống hoặc
ngang. (sao cho có 2 dấu
xuất hiện như hình + )
 Hoặc đánh hai kí số bắt đầu và
chọn hai ô này, sau đó Drag
xuống bình thường.
 Ví dụ:
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
26

27. SẮP XẾP DỮ LIỆU
 Để sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính
 B1: Chọn vùng hoặc những dòng muốn sắp
xếp
 B2: Chọn DataSort. Nếu bước một chọn vùng
Excel hiện thị hộp thoại Sort Warning thì trong
hộp thoại này có 2 điều kiện:
−
Expend the selection: Mở rộng khối chọn,
chọn tất cả các dòng trong khối.
−
Continue with the current selection: chỉ
sắp xếp trong khối chọn. Click nút Sort để
sang bước 3:
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
27

28. SẮP XẾP DỮ LIỆU
 B3: Trong hộp thoại Sort chọn các điều kiện
sắp xếp:
−
−
Then by: chọn tên cột làm điều kiện phụ.
−
Ascending: sắp theo thứ tự A-Z
−
Descending: Sắp theo thứ tự Z-A
−
Header row: trong khối chọn có dòng tiêu đề
sẽ không sắp xếp dòng này.
−
©Copyright 2007
Sort by: chọn tên cột làm điều kiện sắp xếp.
Noheader row: không có dòng tiêu đề
 B4: Nhấp OK để sắp xếp.
MICROSOFT EXCEL
28

29. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 NHÓM HÀM SỐ: tên hàm (các tham số)
 ABS(<number>): lấy giá trị tuyệt đối của một số.
−
Ví dụ: = 2 + abs(-5.2) kết quả là 7.2
 INT(<number>): lấy phần nguyên của một số (trả về giá trị bé
hơn)
−
Ví dụ: = int(6.5) là 6; = int(-6.3) là -7
 MOD(số bị chia, số chia): lấy phần dư của phép chia.
−
Ví dụ: = Mod(10,3) là 1
 ROUND(Số cần làm tròn, số lẻ): làm tròn số lẻ.
−
Ví dụ:
= round(12.2369,2) là 12.24
= round(15.81236,0) là 16
= round(12356.124,-3) là 12000
 SQRT(<number>): lấy căn bậc hai.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
29

30. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm hàm thống kê:
 AVERAGE(số thứ nhất, số thứ 2, …): lấy trung bình các
số trong ngoặc.
 COUNT (giá trị 1, giá trị 2,…): đếm các phần tử kiểu số
 COUNTA (giá trị 1, giá trị 2): đếm các phần tử khác rỗng
(có chứa dữ liệu)
 MAX (số thứ 1, số thứ 2,…): trả về số lớn nhất trong dãy
số
 Min (số thứ 1, số thứ 2,…): trả về số nhỏ nhât trong dãy.
 SUM (số thứ 1, số thứ 2,…): Tính tổng các phần tử trong
ngoặc.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
30

31. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm hàm chuỗi
 LEFT(chuỗi,số kí tự muốn lấy): Lấy kí tự bên trái của
chuỗi.
 RIGHT(chuỗi, số kí tự muốn lấy): lây kí tự bên phải
chuôic.
 MID(chuỗi, số bắt đầu lấy, số kí tự lấy): Lấy các kí tự
giữa.
 UPPER(chuỗi): Đổi chuỗi thành chữ hoa
 LOWER(chuỗi): đổi chuỗi thành chữ thường
 PROPER(chuỗi): Đổi kí tự đầu tiên của chuỗi thành chữ
hoa.
 TRIM(chuỗi): Cắt bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
31

32. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm hàm có điều kiện
 IF(điều kiện,giá trị đúng,giá trị sai): trả về giá trị
đúng như điều kiện đúng, ngược lại là giá trị
sai.
 SUMIF(vùng tính, “điều kiện”, vùng tính tổng):
tính toán tổng giá trị các ô trong vùng tính tổng
khi vùng tính thõa mãn điều kiện.
 COUNTIF(vùng, điều kiện): đếm các ô thỏa
điều kiện trong vùng.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
32

33. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm ngày tháng:
 DATE(yy,mm, dd): Trả về chuỗi ngày tháng
năm.
 WEEKDAY(mm-ngay-nam): trả về số thứ trong
tuần
 DAY(mm, dd,yyyy): Trả về số thứ tự của ngày
trong tháng.
 MONTH(mm, dd, yy): Trả về số của tháng.
 YEAR(mm, dd, yy): trả về giá trị của năm.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
33

34. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Ví dụ cho các hàm thời gian:
DATE(yy, mm, dd)

Nhập ngày tháng năm (yy, mm, dd): nhập hai số cuối của năm
tháng ngày.
VD: = DATE(01, 12, 25) kết quả là 12/25/99
Tháng 12 ngày 25 năm 01
WEEKDAY(tháng-ngày-năm)

Trả về số thứ trong tuần
VD: dữ liệu trong ô B3 là ngày 11/6/98
= WEEKDAY(B3) kết quả là 6
Ngày 6/11/98 là ngày thứ sáu
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
34

35. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Ví dụ cho các hàm thời gian (tt):
DAY (tháng, ngày, năm)

Trả về số thứ tự của ngày trong tháng
VD: = DAY(11/25/98) kết quả là 25.

Có thể dùng hàm DAY để tính ngày, tuần.
VD: Trong ô C3 là ngày11/25/8
= (DAY(C3)-DAY(B3)) kết quả là 19
MONTH (tháng, ngày, năm)

Trả về số của tháng
VD: = MONTH(B3) kết quả là 11
YEAR (tháng, ngày, năm)

©Copyright 2007
Trả về giá trị của năm
VD: = YEAR(B3) kết quả là 98
MICROSOFT EXCEL
35

36. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm hàm logic
 AND(Các biểu thức điều kiện): trả về TRUE (nếu các biểu thức
điều kiện đều đúng) hay ngược lại là FALSE.
 OR(Các biểu thức điều kiện): trả về TRUE (nếu một trong các
biểu thức điều kiện đúng), còn sai hết trả về FALSE.
 NOT(Các biểu thức điều kiện): Trả về không logic (TRUE hay
FALSE) của các biểu thức điều kiện.
 NAND(các biểu thức điều kiện) = NOT(AND(các biểu thức điều
kiện)): Các biểu thức điều kiện không phải TRUE
 NOR(các biểu thức điều kiện) = NOT(OR(các biểu thức điều
kiện)): Một trong các biểu thức điều kiện không phải là TRUE.
 XOR(các biểu thức điều kiện): Chỉ một trong các biểu thức điều
kiện là TRUE.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
36

37. CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
 Nhóm hàm tìm kiếm
 VLOOKUP(x,vùng tham chiếu,n,0): Tìm giá trị x ở cột
thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng
của cột thứ n.
 HLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, 0): Tìm giá trị x ở
dòng thứ nhất trogn vùng tham chiếu và lấy giá trị
tương ứng ở dòng thứ n.
 INDEX(vùng,số dòng, [số cột]): Cho ra một phần tử của
mảng.
 MATCH(x,mảng dò, [đối số]): Cho vị trí liên quan của
một giá trị dò tìm x trong một mảng dò.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
37

38. TRỢ GIÚP SỬ DỤNG HÀM
 Click biểu tượng Paste Function trên thanh công cụ
để lựa chọn hàm muốn sử dụng. Trong hộp thoại
Paste Function Click chọn tên nhòm hàm trong
khung Function Category như:
Most recently used: Các hàm đã sử
dụng.
All: Tất cả các hàm.
Financial: Nhóm hàm tài chính.
Date & Time: Ngày và giờ
Staticcal: Nhóm hàm thống kê.
Lookup: Nhóm hàm tìm kiếm.
©Copyright 2007
Text: Nhóm hàm chuỗi
MICROSOFT EXCEL
38

39. TRỢ GIÚP SỬ DỤNG HÀM
 Tên các hàm trong nhóm sẽ hiện khung
Function name, cú pháp của hàm và
hướng dẫn sử dụng bên dưới.
 Sau khi chọn tên hàm cần dùng Click OK
và nhập các tham biến cần thiết.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
39

40. CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Khái niệm vùng dữ liệu
 Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta
có thể: trích lọc (Filter), xóa(Delete), rút trích
(Extract) những dòng dữ liệu thõa mãn một
điều kiện nào đó. Để thực hiện các thao tác này
cần tạo ra những vùng sau.
 Vùng dữ liệu (Database)
−
Là vùng dữ liệu cơ sở ít nhất gồm hai dòng.
Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột (Field
name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là
mẫu tin (Record).
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
40

41. CƠ SỞ DỮ LIỆU
 Vùng điều kiện (Criteria)
−
Là vùng điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích
hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng.
Dòng đầu chứa các tiêu đề (Field name), các
dòmg còn lại chứa điều kiện.
 Vùng rút (Extract)
−
Là vùng chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu
(Database) thõa điều kiện của vùng điều
kiện. Vùng rút trích cũng có tiêu đề muốn rút
trích.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
41

42. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Phương pháp trích lọc
 Khi muốn kiếm hay liệt kê các mẩu tin
(Record) theo một yêu cầu nào đó trên một cơ
sở dữ liệu nào đó ta dùng phương pháp trích
lọc.
 Có hai phương pháp trích lọc:
−
Phương pháp lọc chi tiết (Advance Filter)
−
Phương pháp lọc tự động (AutoFilter)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
42

43. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Phương pháp lọc chi tiết (Advance ilter)
Trong phương pháp này ta cần xác định vùng dữ liệu và tạo trước
vùng điều kiện.

Di chuyển ô nhập vào trong bất kỳ ô nào của vùng dữ liệu.

Vào trình đơn DataFilterAvanced Filter. Trong hộp thoại này:
−
Chọn Filter the list, in-place trong Action (các mẩu tin đã trích lọc
sẽ xuất hiện trong vùng dữ liệu này).
−
Nhập vùng dữ liệu cần trích lọc trong khung List Range, nhập
vùng điều kiện trong khung Criteria Range.
−
Nếu chọn Unique record only thì dữ liệu lọc ra nếu có các dòng
trùng nhau sẽ hiển thị một dòng.

−
Click OK thực hiện trích lọc.
VD: Trích lọc các sinh viên có danh sách thuộc vùng ưu tiên “B”
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
43

44. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Phương pháp lọc tự động (AutoFilter)
−
Đưa ô nhập vào vùng trích lọc hay chọn vùng cần trích lọc.
−
Vào trình đơn DataFilterAutofilter.
−
Khi đó dấu hiệu mũi tên Autofilter
trong vùng cơ sở dữ liệu.
−
Click vào dấu hiệu mũi tên
để chọn các giá trị của cột cần
xác định điều kiện trích lọc. Khi đó các giá trị thỏa điều kiện sẽ
được hiển thị còn các giá trị không thỏa sẽ bị che đi (hide).
−
VD: trích lọc các sinh viên có tên trong danh sách thuộc vùng
ưu tiên “A”.
−
Muốn hiển thị lại các mẩu tin chọn DataFilterShow all.
−
Muốn bỏ trích lọc vào trình đơn DataFilterAutofilter một lần
nữa.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
sẽ xuất hiện trên các cột
44

45. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Xóa vùng dữ liệu
Trong thao tác xóa vùng dữ liệu ta cần xác định
vùng dữ liệu và tạo trước vùng điều kiện.
−
Thực hiên lại các bước đã trình bày trong
phần trích lọc.
−
Sau khi các mẩu tin thỏa điều kiện trình bày
đánh dấu chọn các dòng cần xóa.
−
Mở trình đơn EditDelete Row hoặc right
click tại các dòng cần xóa chọn Delete Row
trong trình đơn Popup.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
45

46. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Phương pháp rút trích
 Trong thao tác này ta cần xác định vùng dữ liệu và tạo trước
vùng chuẩn và vùng rút trích (Extract).
−
Di chuyển ô nhập vào trong một ô bất kỳ của vùng dữ liệu.
−
Vào trình đơn DataFilterAdvanced Filter.
 Trong hộp thoại này chọn Copy to another location (trình bày
các mẩu tin trích lọc sang vùng khác).
 Nhập vùng dữ liệu cần trích lọc vào khung List range, nhập
vùng điều kiện vào khung Criteria Range, nhập địa chỉ ô đầu
của vùng chứa dữ liệu rút trích vào khung Copy to.
 Chọn Unique Recort only để trình bày chỉ một dòng khi các
dòng rút trích giống nhau.
−
Clich OK.
 VD: tạo danh sách các sinh viên có vùng ưu tiên là “B”
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
46

47. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Các dạng điều kiện
 Điều kiện số: ô điều kiện có kiểu số.
 Điều kiện chuỗi: ô điều kiện có kiểu chuỗi.
Trong ô điều kiện có thể chứa các ký tự gộp.
−
*: thể hiện nhóm ký tự.
−
?: thể hiện cho một ký tự bất kỳ.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
47

48. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 Điều kiện so sánh: ô điều kiện chứa toán tử
so sánh cùng giá trị so sánh. Các toán tử
so sánh:
−
> lớn
−
< bé
−
= bằng
−
< = bé hơn bằng
−
> = lớn hơn bằng
−
< > khác
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
48

49. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 VD: Cho biết danh sách các sinh viên có điểm văn
> 6.
 Điều kiện công thức: ô điều kiện có kiểu công
thức. Trong trường hợp dùng điều kiện này có
2 yêu cầu sau:
−
Ô tiêu đề của vùng điều kiện phải khác tất cả
tiêu đề của vùng dữ liẹâu.
−
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong
mẩu tin đầu tiên (sau dòng tiêu đề hay dòng
thứ hai trong vùng dữ liệu).
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
49

50. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 VD: ghi chú sau khi xác lập công thức cho ô điều
kiện trong vùng điều kiện giá trị trả về phụ thuộc
vào điều kiện chọn (thường là các giá trị Logic).
 Liên kết điều kiện: có thể lọc, xóa hay rút trích
các mẩu tin trong vùng dữ liệu bằng phép giao
(AND) hay hợp (OR).
−
AND: khi các ô điều kiện khác cột.
−
OR: khi các ô điều kiện khác dòng.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
50

51. CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
 VD1: trích lọc các sinh viên có điểm văn > 5 và
điểm địa > 5.
 VD2: trích lọc các sinh viên có điểm văn > = 6
 Điều kiện trống: nếu các ô trong vùng điều
kiện không có gì thì có nghĩa là điều kiện tùy
ý (các phép toán cũng có giá trị tùy ý).
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
51

52. GIỚI THIỆU VỀ BIỂU ĐỒ
 Biểu đồ:
 Là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình
ảnh để người đọc nắm bắt được thông tin một
cách trực quan.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
52

53. GIỚI THIỆU VỀ BIỂU ĐỒ
 Khối dữ liệu:
 Để tạo được đồ thị phải có ít nhất hai ô dữ liệu số khác
nhau. Thông thường các dòng hoặc cột của ô dữ liệu số
phải đi kèm với một dòng hoặc cột của ô dữ liệu chuỗi.
Các ô chuỗi này gọi là tiêu đề của nhóm dữ liệu số
(Category label)
 Các thành phần của biểu đồ:
 Chart title: Tiêu đề
 X title, Y title: tiêu đề trục X và trục Y.
 Category title: tiêu đề của dữ liệu số.
 Data Series: đường biểu diễn của biểu đồ.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
53

54. BIỂU ĐỒ (tt)
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
54

55. BIỂU ĐỒ (tt)
 Các loại biểu đồ:
 Column: cột
 Bar: thanh ngang
 Line: đường kẻ
 Pie: miếng mảnh…
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
55

56. CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ
 Chọn khối dữ liệu muốn tạo biểu đồ hoặc di chuyển ô chọn đến vùng
này.
 Click vào biểu tượng Chart Wizard
trên tanh công cụ.
 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 1 of 4 – Chart Type chọn loại
biểu đồ, chọn dạng biểu đồ trong khung Chart sub-type, sau khi
chọn xong click nút Next…
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
56

57. CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)
 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source
Data, biểu đồ mẫu đã được tạo. Nếu không đồng ý với các thông
số trong biểu đồ có thể xác định lại vùng dữ liệu trong khung Data
Range. Chọn dạng biểu đồ theo cột, hay theo dòng trong khng
series in, sau đó click Next.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
57

58. CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)
 Trong hộp thoại
Chart Wizard –
Step 3 of 4 – Chart
Option, nhập tiêu
đề cho biểu đồ
trong khung Chart
Title và các tiêu đề
khác nhau sau đó
click Next.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
58

59. CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ (tt)
 Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart
Location, chọn vị trí đặt biểu đồ, As new sheet (ở bảng
tính mới), As object in (ở bảng tính hiện hành). Click
Finish để hoàn thành biểu đồ.
Tên biểu đồ
100%
50%
0%
1
2
3
4
Series2
5
7
9
11
Series2
Series1
1
2
3
4
Series1
Trục X
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
59

60. HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ
 Muốn hiệu chỉnh đối tượng nào đó thì chọn đối tượng đó.
 Di chuyển:
 Click and Drag đối tượng.
 Thay đổi kích cỡ
 Sau khi click chọn, đưa con trỏ chuột đến một trong các góc
của đối tượng, click và Drag để thay đổi kích cỡ.
 Định dạng kiểu chữ và màu nền
 Sau khi chọn một đối tượng hoặc cả biểu đồ. Chọn Format
Selected Chart Area (hoặc double click trên đối tượng)
 Chọn bảng Font trong hộp thoại Format để chọn kiểu chữ.
 Chọn bảng Patterns trong hộp thoại Format để định dạng màu
nền.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
60

61. HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ (tt)
 Xóa:
 Right Click đối
tượng và chọn
Clear, hoặc phải
chuột chọn
Delete. Hoặc
nhấn Delete trên
bàn phím.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
61

62. CÁC PHÉP TÍNH TOÁN VỀ MA TRẬN
 Hàm tính định thức của ma trận (MDETERM(ma trận))
 Ví dụ:
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
62

63. CÁC PHÉP TÍNH TOÁN VỀ MA TRẬN (tt)
 Hàm tính ma trận nghịch đảo (MINVERSE(ma trận))
 Ví dụ:
Nhấn Ctrl + Shift + Enter
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
63

64. CÁC PHÉP TÍNH TOÁN VỀ MA TRẬN (tt)
 Hàm chuyển vị ma trận (TRANSPOSE(ma trận))
 Ví dụ: làm tương tự như ví dụ trên với hàm TRANSPOSE.
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
64

65. CÁC PHÉP TÍNH TOÁN VỀ MA TRẬN (tt)
 Nhân ma trận (MMULT): độ chính xác 1E-16
 Ví dụ: Tính tích B*B-1
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
65

66. ỨNG DỤNG MA TRẬN ĐỂ GIẢI HPT TUYẾN TÍNH
 Ví dụ ta có HPT sau:
x - y = -3
3x + y = 12
Biến đổi thành:
Tương đương với : AX = B
1 − 1  x   − 3
3 1   y  =  12 

   
A
X
B
Nhân hai vế cho A-1: A-1AX = A-1.B tương đương với X = A-1.B
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
66

67. BÀI TẬP
 Giải các hệ phương trình tuyến tính sau:
x – 2y = -1
3x + 4 y = 17
2x+3y-2z = 15
3x -2y + 2z = 2
4x – y + 3z = 2
x – y – z – t = -1
X – y + z + 4t = -6
3x + y – z + 2t = -4
5x + y – 3z + t = -9
©Copyright 2007
MICROSOFT EXCEL
67