1. Club E-Tourisme n°5 – 16 décembre 2010 Mettre en place une centrale de réservation avec Google Docs © Nicolas Monseigne

2. Sommaire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Le fonctionnement général du système de réservation Préparer le modèle de Google Document Préparer les onglets pour les inscriptions L'onglet des disponibilités Dispo ou résa : régler les paramètres de partage Constituer les classeurs pour chaque prestataire Préparer le tableau de bord sous excel Rapatrier les données Google Doc d'un prestataire sur Excel Finaliser le tableau de bord Les liens du tableau de bord Aller plus loin : sécuriser certaines feuilles des classeurs Mettre à jour le tableau de bord

3. Objectif : reproduire l'exemple "Margaux Saveurs" TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Affichage de disponibilités en temps réel

4. Le principe de fonctionnement… TUTORIEL © Nicolas Monseigne Affichage sur le site OT organisateur OT partenaire Tableau de bord Le prestataire inscrit son client Le stock de places dispos est à jour Tous les stocks de toutes les animations sont regroupés L'OT dispose d'un tableau de stats et d'un accès rapide aux modules d'inscription ou disponibilités Le prestataire définit les règles d'accès : inscription ou juste accès à l'info disponibilités Prestataire Prestataire Prestataire Prestataire Prestataire Réservations Réservations Réservations Réservations Réservations Disponibilités Disponibilités Disponibilités Disponibilités Disponibilités

5. Les outils utilisés… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Pour inscrire les visiteurs, on utilise Google Documents -1- Un onglet par jour pour inscrire les visiteurs -2- Un onglet qui synthétise toutes les dispos du prestataires. C'est cet onglet qui apparaitra sur internet.

6. Les outils utilisés… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Pour le tableau de bord, on utilise Excel -1- Lien vers la résa si le prestataire l'a autorisé -2- Sinon lien vers l'info sur la dispo (le visiteur devra alors passer impérativement par le prestataire pour réserver)

7. La mise en place de l'outil : comment ça marche ? TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne L'office de tourisme est l'organisateur de l'événement, il coordonne donc l'ensemble des prestataires et le dispositif de résa. Il sollicite les prestataires pour savoir ce qu'ils peuvent proposer dans le cadre de cet événement. Dans certains cas (prestation payante par ex), le prestataire peut avoir besoin de prendre les résas en direct. L'OT demande donc à son prestataire qui peut réserver et/ou voir les dispos L'OT prépare donc autant de Google Docs que de prestataires , et accordera les droits de modification (pour la résa) ou de visualisation (pour les dispos), en fonction des choix du prestataire L'OT prépare le tableau de bord qui centralise toutes les infos et les liens, et l'envoie aux OT partenaires Et bien sûr l'OT prépare une notice/formation pour tout le monde ;-)

8. Club E-Tourisme n°5 – 16 décembre 2010 Préparer le Google Document © Nicolas Monseigne

9. Bien sûr il vous faut un compte Google… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne C'est ici que ça se passe : http://docs.google.com Créez une nouvelle feuille de calcul

10. Notre premier classeur… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Cliquez ici, une fenêtre va s'ouvrir pour renommer votre document. Mon conseil : le premier classeur que vous créez peut servir de modèle pour les suivants (on n'aura alors plus qu'à le dupliquer !)

11. Préparer les onglets pour les inscriptions TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

12. Notre premier classeur… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Pour préparer notre modèle de classeur, on va donc construire la structure du classeur. Ajoutons donc 2 feuilles…

13. Notre premier classeur… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne … et renommons-les !

14. Notre premier classeur… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne La mise en forme se fait avec les boutons du haut, de façon similaire à ce qu'on trouve sous Microsoft Office Cette colonne est importante pour le calcul des disponibilités… Ne l'omettez pas !

15. Notre premier classeur… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne On va programmer le calcul automatique des effectifs… Comme dans Excel, une formule commence toujours par "=" Ici, la formule est la suivante : =COUNTA($A$8:$A$17)-COUNTA(B8:B25)

16. Décryptons la formule… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Ici, la formule est la suivante : =COUNTA( A8:A17 )-COUNTA( B8:B25 ) En écrivant la formule, on voit les rectangles de couleur qui mettent en valeur les cellules dont il est question… En décodé, la formule dit : "donne-moi la différence entre le nombre de cellules remplies dans la série A8:A17 et le nombre de cellules remplies dans la série B8:B25" (  la différence entre le nombre de places disponibles et le nombre de places prises )

17. Décryptons la formule… TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Ici, la formule est la suivante : =COUNTA( A8:A17 )-COUNTA( B8:B25 ) Pourquoi prévoir un nombre de places pour les inscrits plus important ? ( le nombre de cases calculées dans la colonne B est plus important que dans la colonne A )  Parce que parfois, on peut avoir besoin de faire un surbook ;-)

18. Les tests, et la mise en forme finale TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Faites des tests, vous constaterez que la mise à jour de la disponibilité se fait automatiquement. Pour que les numéros de téléphones s'affichent correctement réglez le format de cellule sur "texte brut" Cellule mise en forme Cellule non mise en forme

19. Les tests, et la mise en forme finale TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Il faut maintenant copier la formule dans toutes les cases nécessitant un calcul automatique, comme par exemple ici. Et bien sûr on efface les tests ;-) On dispose donc de notre onglet modèle.

20. Duplication de l'onglet TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Le plus simple : dupliquer la page, puis la renommer "Dimanche", vous gardez ainsi la mise en forme. (pensez aussi à renommer le titre s'il y en a un!) Autre solution : Tout copier, et tout coller dans les autres onglets, mais vous perdrez la mise en forme sur les dimensions de colonnes…

21. L'onglet des disponibilités TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

22. L'onglet des disponibilités TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Dans l'onglet "Disponibilités", préparez votre mise en page Pensez que c'est cette page qui sera intégrée sur votre site web, donc faites attention aux couleurs et polices employées ;-)

23. L'onglet des disponibilités TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne On va intégrer dans ces cases les effectifs calculés automatiquement dans les onglets concernés

24. L'onglet des disponibilités TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Exemple avec la première case : 1- Cliquez dans la case et écrire "=", puis passez directement sur l'onglet "Samedi"

25. L'onglet des disponibilités TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne 2- Là, cliquez sur la case indiquant le calcul automatique des disponibilités (ici "B5"). Faites "Entrée", la formule est alors validée. Faites de même avec les autres cases !

26. Dispo ou résa : régler les paramètres de partage TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

27. Un classeur par prestataire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Pour régler les paramètres de partage, c'est ici Cliquez sur "Modifier"…

28. Réservation ou consultation des dispos ? TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Cochez ensuite ces deux cases, et enregistrez : les personnes arrivant sur ce classeur en cliquant sur le lien auront l'autorisation de modifier (donc de prendre des réservations) RESERVATION POSSIBLE Cochez uniquement cette case, et on ne pourra alors pas modifier le document : on pourra alors seulement consulter les disponibilités ! CONSULTATION DES DISPOS SEULEMENT

29. Constituer les classeurs pour chaque prestataire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

30. Un classeur par prestataire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Maintenant que notre modèle est fin prêt, on va donc le multiplier, et faire un classeur Google Doc par prestataire. Il suffit de renommer le classeur. Procéder ainsi pour chaque prestataire. Cocher la case copie les paramètres de partage (càd. dispo ou résa)

31. Un classeur par prestataire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Le nom du prestataire est repris ici Les paramètres de partage apparaissent ici

32. Un classeur par prestataire Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne ATTENTION ! On n'a fait que reproduire un modèle de classeur ! Tous les prestataires n'ayant pas forcément une offre calibrée, il faut donc modifier les offres dans les onglets ! On a ajouté un créneau Le prestataire ne proposant rien le dimanche, on a supprimé l'onglet "dimanche". Il peut accepter 15 pers au lieu de 10. On a donc modifié les formules de calcul et allongé les listes =COUNTA(A8:A22)-COUNTA(B8:B30)

33. Un classeur par prestataire TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Et bien sûr, à chaque offre modifiée, à chaque onglet ajouté/supprimé, on met à jour l'onglet "Disponibilités" ! Ici, notre créneau du samedi soir est bien ajouté, et on a bien supprimé le dimanche… Et les capacités d'accueil sont bien à jour

34. Club E-Tourisme n°5 – 16 décembre 2010 Préparer le tableau de bord sous Excel © Nicolas Monseigne

35. TUTORIEL Le tableau de bord sous excel Le SAV du club Affaires courantes On a donc bien dans Google Doc nos différents classeurs prêts, suivant la logique du "un classeur pour un prestataire" © Nicolas Monseigne

36. TUTORIEL Le tableau de bord sous excel Le SAV du club Affaires courantes On va ouvrir un classeur Excel, et préparer un onglet par prestataire, ainsi qu'un onglet de synthèse © Nicolas Monseigne

37. TUTORIEL Le tableau de bord sous excel Le SAV du club Affaires courantes Pour l'instant, on va juste indiquer quelques informations Dispo ou résa Infos sur les capacités d'accueil (la 3 e colonne peut être automatisée ;-) Les conditions de visite (utile pour les offices de tourisme partenaires qui devront prendre des résas ! © Nicolas Monseigne

38. Rapatrier les données Google Doc d'un prestataire sur Excel TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

39. TUTORIEL Le tableau de bord sous excel Le SAV du club Affaires courantes On va demander à excel de rapatrier les éléments paraissant dans les Google Docs. Résultat : - Pour chaque prestataire, il y a des conditions de réservation particulière - Pour chaque atelier, on a des disponibilités  Tout cela sera centralisé en un point, sur le tableau de bord.  Un prestataire est complet ? On est en mesure de voir quel autre prestataire pourrait répondre à la demande en un coup d'œil ;-) © Nicolas Monseigne

40. Etape 1 - Sur Google Doc Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Exemple de notre prestataire "Titanic" On va récupérer l'adresse web ("URL") de la version "page web" de notre classeur Bouton "Partager" > "Publier en tant que page web"

41. Etape 1 - Sur Google Doc Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne 1- Choisir la page "Disponibilités" 2- "Démarrer la publication" 3- Copier l'URL

42. Etape 2- On passe sous excel Le SAV du club Affaires courantes RDV sur l'onglet "Titanic" © Nicolas Monseigne 1- aller dans menu "Données" 2- Cliquer sur "A partir du site web"

43. Etape 2- On passe sous excel Le SAV du club Affaires courantes Dans la fenêtre du navigateur qui s'ouvre, collez l'URL que vous avez copiée sur Google Doc © Nicolas Monseigne Puis confirmez

44. Etape 2- On passe sous excel Le SAV du club Affaires courantes Sélectionnez la partie de la page web que vous souhaitez récupérer en cochant les cases correspondantes (la zone sélectionnée est alors entourée) © Nicolas Monseigne Puis cliquer sur "importer"

45. Etape 2- On passe sous excel Le SAV du club Affaires courantes Les données sont rapatriées sous excel. Procédez de la même manière pour les autres prestataires : sur chaque onglet devra apparaître les infos issues du Google Doc concerné © Nicolas Monseigne

46. Etape 2- On passe sous excel Le SAV du club Affaires courantes Les données sont rapatriées sous excel. Procédez de la même manière pour les autres prestataires : sur chaque onglet devra apparaître les infos issues du Google Doc concerné © Nicolas Monseigne

47. Finaliser le tableau de bord TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

48. Les formules du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes La formule est la suivante : =G9-somme('Bo voilier'!C:C) Explication : G9 = capacité totale de l'atelier Somme('Bo voilier'!C:C) = somme des données inscrites dans la colonne C de la feuille 'Bo voilier' (cad. Somme des effectifs inscrits dans chaque atelier organisé par 'Bo voilier') © Nicolas Monseigne

49. Les formules du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes Le taux de remplissage est un simple ratio © Nicolas Monseigne

50. Les formules du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes La moyenne… est une formule de calcul de moyenne ! © Nicolas Monseigne

51. Les liens du tableau de bord TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

52. TUTORIEL © Nicolas Monseigne Affichage sur le site OT organisateur OT partenaire Tableau de bord Le prestataire inscrit son client Le stock de places dispos est à jour Tous les stocks de toutes les animations sont regroupés L'OT dispose d'un tableau de stats et d'un accès rapide aux modules d'inscription ou disponibilités Rappel du schéma de fonctionnement… Le prestataire définit les règles d'accès : inscription ou juste accès à l'info disponibilités Notre tableau de bord doit donc proposer des liens pour consulter les dispos ou les résas, suivant ce que les prestataires ont choisi… Prestataire Prestataire Prestataire Prestataire Prestataire Réservations Réservations Réservations Réservations Réservations Disponibilités Disponibilités Disponibilités Disponibilités Disponibilités

53. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes L'objectif : pour chacune de ces cases, on va ajouter un lien qui ouvre le navigateur au bon endroit © Nicolas Monseigne Exemple : cette case pointera vers l'onglet "dimanche" de la résa du prestataire "Bo Voilier"

54. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes C'est très simple : Une fois sur l'onglet dimanche de "Bo Voilier", il suffit de copier l'adresse web… © Nicolas Monseigne

55. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes Puis de retour sur notre tableau de bord excel : Cliquer sur la case du dimanche de "Bo Voilier", puis dans l'onglet "Insertion", cliquer sur "Lien hypertexte" (ou raccourci clavier : Ctrl+K) © Nicolas Monseigne Il suffit alors de coller l'adresse web du google document.

56. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes Procédez de même pour toutes cases pointant vers une feuille de réservation en ligne ! © Nicolas Monseigne

57. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes Pour les dispos, les choses sont plus simples… Puisqu'on n'a besoin de ne voir que les places restantes, il suffit de faire un lien vers une version non modifiables des onglets "Disponibilités" des Google Docs © Nicolas Monseigne

58. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes Pour les dispos, les choses sont plus simples… Puisqu'on n'a besoin de ne voir que les places restantes, il suffit de faire un lien vers une version web des onglets "Disponibilités" des Google Docs © Nicolas Monseigne Comme vu précédemment, on va donc récupérer la version "page web" de cet onglet

59. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne On récupère l'adresse web…

60. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Et on va la coller sur les cases "Dispos" du prestataire. Là, c'est bien la même adresse web qu'on colle à chaque fois : le lien pointe vers le récapitulatif global des disponibilités du prestataire

61. Les liens du tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Votre tableau de bord est opérationnel !!! Vous pouvez donc envoyer ce fichier excel à d'autres offices de tourisme qui auraient besoin de prendre des réservations ou voir des disponibilités. Ils ont au même endroit et en un coup d'œil toutes les places restantes Ils ont au même endroit tous les liens pour procéder rapidement aux inscriptions

62. Aller plus loin : sécuriser certaines feuilles des classeurs TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

63. Sécuriser les feuilles sous google docs Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Si plusieurs personnes peuvent prendre des réservations, elles ont donc accès en écriture sur le Google Doc. Elles peuvent donc potentiellement effacer des données/feuilles importantes ! Pensez donc à protéger l'onglet des disponibilités

64. Sécuriser les feuilles sous excel Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne De même sous excel, protégez votre classeur (on ne pourra pas supprimer les feuilles sur lesquelles sont recopiées les dispos des Google Docs) Et protégez également la feuille du tableau de bord (on ne vous effacera pas les formules ou les liens…)

65. Mettre à jour le tableau de bord TUTORIEL Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne

66. Mettre à jour le tableau de bord Le SAV du club Affaires courantes © Nicolas Monseigne Les inscriptions sont faites sur Google Docs, le tableau excel ne fait que synthétiser à un moment donné, les disponibilités. Il faut donc régulièrement le mettre à jour ! C'est ici que ça se passe ! (Menu "Données" > "Actualiser tout") Evidemment, il faut confirmer que les données sont fiables, ce sont les vôtres ;-)