3. 1.11 Combinación de correspondencia.
Corresponde a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del
proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este
sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del proceso. La serie incluye:
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal
Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros
Paso 3: agregar campos al documento principal
Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla
Una vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el uso de la
combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes de correo
electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del cuadro Vea también.
Las posibilidades de la combinación de correspondencia
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos
que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el
caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el
texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de
saludo serán distintas en cada una de ellas.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:
Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las
etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
4.
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o
faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes,
pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario,
como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo
excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.
Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón.
Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de
combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que
contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de
posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del
resto.
Comenzar el proceso de combinación de correspondencia
Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1. Inicie Word.
Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo
cierra, el paso siguiente no funcionará.
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en
Combinar correspondencia.
Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y
haga clic en el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso
de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
