Практическая инструкция и полезные советы по работе с личный помощник. Дмитрий Тетервак _________________________________________________ Подробней о нашей деятельности: http://week4hours.com/ Подписывайтесь на новости в соц. сетях: Наше сообщество ВКонтакте - http://vk.com/week4hours_com Наше сообщество facebook: https://www.facebook.com/week4hours Наш канал на YouTube: https://www.youtube.com/user/ISO9001Consult

1. БИЗНЕС-
ПОМОЩНИК
Практическая инструкция и полезные советы

2. Вывод бизнеса на "автопилот"

3. Вывод бизнеса на "автопилот"

4. КТО ВАМ НУЖЕН?
«Многорукий многоног» Бизнес-ассистент

5. Что можно делегировать?
• Я – только я, и никто кроме меня
• В принципе, могут другие нормальные,
адекватные люди со знанием дела,
если их правильно научить, вовремя
проконтролировать
• Могу не я
• Точно должен делать не я

6. Как и что делегировать?
• Входящие звонки
Старайтесь использовать своей телефон только для ИСХОДЯЩИХ
звонков. Поручите ВСЕ входящие персональному помощнику (для
личных звонков – заведите отдельный номер). Помощник обязан
принять звонок, выяснить в чем суть вопроса и срочность. В
оговоренное Вами время (например утром и после обеда) доложить
Вам о поступивших звонках.

7. Как и что делегировать?
Электронная почта
- Надиктовывайте тексты электронных писем, когда Вы находитесь в пробках или когда Вам
это будет удобно
- Если необходимо, чтобы письмо ушло с Вашего персонального адреса – пусть она
подготовит Вам черновик письма по Вашей диктовке – а Вы потом просто подправите его
перед отправкой.
Например: Я говорю помощнику: «Напиши этому Алексею, что он «козел» и денег я ему
платить не буду, пока он не исправит «косяки», которые я ему показал». А мой
помощник в письме Алексею пишет: «Уважаемый, Алексей! При выполнении работ
возникло ряд недоразумений, о которых Вам сказал Андрей Валерьевич. Оплату
Выполненных Вами работ мы планируем после исправления этих недоработок»

8. Как и что делегировать?
Контроль
- выполнения Ваших поручений
- отчетности ваших менеджеров и отдела (Скажем, если отчеты
должны быть высланы до 21.00 в пятницу, то вам не нужно
самостоятельно сидеть около компьютера и ждать девяти часов
вечера, чтобы проверить, все ли успеют сдать вовремя. Это можно
без проблем делегировать)
- записей телефонных разговоров по чек-листу,

9. Как и что делегировать?
Личные задачи
Заказ билетов, бронирование столиков
в ресторанах, курьерские задачи.

10. Система взаимодействия.
Постановка задачи
Основной принцип постановки задач: Задача поставленная Вами ЛЮБЫМ
способом(по телефону, СМС, Е-мейл, устно) должна быть зафиксирована
Вашим помощником в ЕДИНОЙ учетной системе.
ЕДИНОЙ учетной системой может быть что угодно:
• файл word, excel в Dropbox
• Общий документ в Google Doc’s
• Система контроля поручений (типа “Мегаплан”, Wrike, ToDoist и т.д.)
Личный помощник ОБЯЗАТЕЛЬНО заносит задачу и время ее постановки
в единую учетную систему(независимо от того понял он ее или нет).

11. Система взаимодействия
Звонки Контроль
Установка
на день
Приоритеты
Один раз в день (по началу можно два – утром и после обеда)

12. Система взаимодействия
Звонки
Вам сегодня звонили: «….». По окончанию – зафиксировать действия,
необходимые по результатам звонка.
Например: «Звонил Николай – напоминает об оплате за …» Решение:
«Поставь в план оплат финансовому директору на четверг» - занести в
учетную систему.

13. Система взаимодействия
Например: «За вчерашний день полностью заполнили отчетность
отделы …. Не вовремя отчитались …. Не заполнена отчетность у …»
Проинформировать по движению основных проектов
Решения занести в учетную систему.
Контроль

14. Система взаимодействия
Например: «Меня сегодня нет ни для кого, кроме ….» или
«Сегодня плотно работаем с розницей, поэтому назначь встречи с 10
до 14 всем администраторам салонов»
Установка
на день

15. Система взаимодействия
Вы проходите по всем поставленным задачам и помогаете помощнику расставить
приоритеты выполнения в зависимости от ВАШИХ интересов (делается регулярно,
например раз в 2-3 дня).
СРОЧНО! - это означает: “Отложить все и делать то что я сказал”
В ПРИОРИТЕТЕ – это означает: “Доделать задачу, которую ты делаешь и следующей
заняться той что я сказал»
СЕГОДНЯ! - это означает: "Сделать сегодня в любое время»
НА НЕДЕЛЕ! Без указания этих приоритетов – это означает: “Задача должна быть
просто сделана. Срок – не срочно. Поставить задачу в общий перечень, выполнять в
порядке “живой” очереди”.
Приоритеты

16. Контроль и отчетность
После выполнения задачи Ваш персональный
помощник обязан отметить статус задачи и время,
которое он потратил на выполнение этого задания в
единой учетной системе, а затем отсылает SMS
(Viber сообщение или, если вам удобно, E-mail)
о том, что задача решена.

17. Вопросы
• Где и как их искать?
• Что лучше? Взять молодого, «сырого» за «недорого», или
опытного сотрудника?
• В каких случаях нужно жестко прописывать алгоритм для
выполнения, а в каких давать ему свободу, делай, как
считаешь нужным?
• С чего лучше может начать делегировать? С домработницы

18. ПРИМЕР ИНСТРУКЦИИ

19. Бизнес-помощник – это «дятел»
Вы платите ему деньги за
то, чтобы он Вас держал
постоянно «в фокусе»

20. Вывод
Если раньше вы не прибегали к услугам личного помощника, то вам следует
в ближайшую неделю его нанять, протестировать и начать с ним работать.
Громадное количество дел, которыми вам приходится заниматься постоянно, вы можете
делегировать. Для этого нужно всего лишь прописать четкую пошаговую инструкцию
решения задач и контролировать только процесс и результаты.
Распределяйте свое время эффективно, живите так, как вы хотите, а для текучки
и нелюбимых дел покупайте чужое время.
Со временем личный помощник, при желании, ОЧЕНЬ поднимается в уровне своих
навыков и либо уходит в свой бизнес, либо Вырастает на должность руководителя какого-
нибудь из направлений в Вашей компании. И Вам придется искать нового помощника…

21. ОБО МНЕ
В ходе этого всего:
• написал около тысячи инструкций для более чем 40
предприятий,
• обучил более 300 человек. Например на такие темы как:
◦ Эффективная формализация бизнес-процессов
◦ 21 способ увеличения эффективности вашего бизнеса.
Продажи+бизнес-процессы
◦ Постановка системы контроля на предприятии.
Управление по результатам
◦ и другие, которые касаются повышения эффективности (а
значит увеличения денег в вашем кармане и, что не менее
важно ВРЕМЕНИ тратить эти деньги)
• разработал более 200 чек-листов, как например вот такие: Чек-
лист подготовки к мероприятию
В «теме бизнес-процессов» уже с 2001 года.
Прошел путь от «менеджера по качеству» «МКС", Зам.генерального директора авиакомпании «UmAir»
по качеству - до консультанта по системам управления.
Всегда моим основным направлением и желанием было, чтобы «бизнес-процессы» - работали. Чтобы было минимальное
количество сбоев/проблем/потерь. Чтобы каждый человек на своем рабочем месте знал что, как, когда делать и (самое главное)
чтобы он это ДЕЛАЛ!!!
Веду блог по эффективности бизнес-процессов и
построению системы: www.week4hours.livejournal.com

22. ЧТО ДАЛЬШЕ?
Для обсуждения проекта необходимо связаться со мной:
Skype: tetervak80
E-mail: tetervak80@gmail.com
+38(091) 315-0-400 (Украина)
+7(925) 040-50-28 (Россия)
+7(702) 798-04-16 (Казахстан)
По окончаниивстречимыпоймемможемли мы быть друг другу полезныив
чем конкретно. Жду Вашего звонка…