Presentación para taller de técnicas de Archivo, dirigido a estudiantes de 6to año en la escuela Técnica Comercial

1. Prof. Yelitza Colmenárez
TÉCNICAS
DE
ARCHIVO

2. LA OFICINA
Es el sitio de trabajo, donde por lo general
predomina la actividad intelectual sobre la
física.
Dentro de la oficina
opera el OFICINISTA o
trabajador que también
es llamado “Empleado”.
El Oficinista Procesa
información y se
encarga también de:
• Comunicar
• Modificar
• Archivar. Las Herramientas de trabajo
mas comunes son:
 Computadora.
 Teléfonos.
 Fotocopiadora.
 Mobiliarios.
 Artículos de Escritorio.
 Gabinetes de archivos.

3. ARCHIVO
ARCHIVISTA
Es un conjunto de
documentos que contienen
información guardada
ordenadamente para un
propósito.
Es la persona encargada
del archivo y de archivar.
ARCHIVADOR
Es el gabinete o mueble
destinado a salvaguardar o
contener los archivos.

4. ARCHIVO
Archivo Activo Archivo Inactivo o
Muerto
Es el que contiene
documentos que son
consultados constantemente
debido a que, contiene
información que es requerida
con frecuencia.(Facturas por
cobrar, correspondencia,
prestamos de bancos).
Es aquel que tiene un
valor histórico y no es
necesario consultar con
frecuencia.(Comprobaste
contables de años pasados,
documentos de ex-
empleados, Documentos
Legales).

5. TIPOS DE ARCHIVO
UNIDAD O ARCHIVO
VERTICAL:
Son muebles que
constan de gavetas
colocadas una
encima de otra, para
mantener en ella
carpetas en posición
vertical.
ARCHIVO
HORIZONTAL:
Son muebles que
constan de divisiones
colocadas en forma
horizontal, en algunos
casos pueden ser
abiertos o de puertas
corredizas.
FICHERO
Es un mueble que
consta de gavetas
pequeñas, en las
cuales se colocan
fichas o tarjetas,
relacionadas con
carpeta archivada.
EQUIPOS
ELECTRONICOS:
 Computador:
Disco duro o fijo.
 Cd.
 Pendrive.
 Teléfono Móvil.

6. MATERIALES Y SUMINISTROS
DE ARCHIVO
 Perforadora.
 Clips.
 Grapas.
 Etiquetas
Insertables.
 Etiquetas para
los separadores.
 Índices.
 Carpetas
 Acordeón
Fuelle.
 Tarjetas.
 Marbetes.
 Bandeja de
Escritorio.
 Ganchos.
 Guías y Subguías.
 Guía Fuera

7. MATERIALES Y SUMINISTROS
DE ARCHIVO
CARPETAS
CARPETA ACORDEON
O FUELLE
TARJETAS
Son unidades rectangulares
generalmente de 5 por 3 y 8 por
5 pulgadas. Es un organizador
de ficheros, facilita la ubicación
de carpetas, gavetas o
archivadores.

8. MATERIALES Y SUMINISTROS
DE ARCHIVO
BANDEJA DE ESCRITORIO
GANCHOS

9. MATERIALES Y SUMINISTROS
DE ARCHIVO
INDICES
MARBETES
A-Z

10. MATERIALES Y SUMINISTROS
DE ARCHIVO
GUIAS Y SUBGUIAS
GUIAS FUERAS (OUT)
FUERA

11. Alfabético Numérico
Geográfico Nombres por
asuntos
Cronológico

12. •Orden Estricto
•Secuencia
•1era letra y
subsiguientes
1er apellido
2do apellido
1er nombre
2do nombre
Apellido compuesto
Precedido de
preposición
Parte integral del
apellido
Martinez Martinez, Ana Maria
De Sousa Mora, Virginia Maria
(De) Quintero, Maria Isabel
Apellido de casada
•1ero apellido de sotera
•Entre paréntesis la
preposición (de)

13. Si no contiene nombre
de persona
Si el nombre de persona
forma parte de la
denominación
Si la denominación de la
organización contiene
números
Cafetería buenas tardes
Clínica la bondadosa
Almeida Sergio, Abasto
Gutiérrez Pedro, Librería
Cafetería 5 tazas
Cafetería 33
La pesca compañía
Anónima
Las siglas C.A, S.A

14. Alfabéticamente
Ordena, grupos
Bancos – nombres
repetidos
Cliente – numero
Actas firmadas en algún año
Falcón,
Lara,
Portuguesa
Yaracuy
230012
230013
.

15. Nombre – Identifique
Clasificar
Distribuye Material
Archiva
Alfabéticamente
•Personal Directivo
•Personal Administrativo
•Estudiantes

16. Recuerda:
ARCHIVAR ES
ORDENAR….