Aquí temos unha serie de realidades e consellos relativos á xestión do tempo, coa fin de reflexionar e ser quen de mellorar os nosos hábitos ao respecto. Non se trata de traballar máis, senón mellor e máis eficientemente. Contidos extraídos do libro "Time Management" de Marc Mancini.

1. Xestión do tempo
Guía rápida para disfrutar e aproveitar o noso tempo

2. Índice
• Mitos sobre a xestión do tempo
• “Poñer os patitos en fila”
• Deixar para mañá o que se pode facer hoxe róubanos tempo
• Como delegar eficientemente
• Aprende a dicir “non”
• Dar vida ao tempo morto
• Ferramentas para potenciar a administración do tempo
• Conclusión

3. Mitos sobre a xestión do tempo
• “A administración do tempo é outra etiqueta
para a conducta obsesiva”.
A adecuada xestión do tempo non é unha conducta obsesiva. Se nalgún caso tende a selo, debemos
aplicar a regra das 5 erres:
• Racionalizar a conducta (ser conscientes dela)
• Recoñecer que o estrés provocado supera os bos resultados.
• Decidir abandonar o hábito.
• Reemplazalo por unha conducta menos estresante.
• Repetir as novas pautas ata que sexan relaxantes e aceptadas.

4. Mitos sobre a xestión do tempo
• “A administración do tempo apaga a
espontaneidade e a alegría”.
Algunhas ideas xorden de xeito espontáneo, sen planificar nada. Pero, tamén é
verdade que moita xente sente que non ten tempo para dedicarllo ás cousas que lle
gustan, o cal é imprescindible, sexa ocio ou metas laborais/académicas que nos
sexan atractivas. Xestionando o tempo adecuadamente obteremos momentos para
isto.
Seremos productivos sobre todo cando estemos a disfrutar do que facemos.

5. Mitos sobre a xestión do tempo
• “A empresa/escola non sabe organizar o
traballo, nós si”.
Non podemos ignorar a influencia do noso entorno de traballo. Se temos constantes interrupcións, hai
que queixarse e/ou tratar de buscar horarios nos que non ser molestados.
Non todo o entorno é controlable. Nese caso adaptámonos ou vámonos a outro lugar. Simplemente
hai que ter control sobre a nosa área de responsabilidades.

6. Mitos sobre a xestión do tempo
• “Talla única”.
Somos diferentes, efectivamente, pero podemos telo en conta á hora de
decantarnos por diferentes sistemas de organización do tempo.

7. “Poñer os patitos en fila”
Cinco formas de ordenar as tarefas en función da
súa relevancia:

8. “Poñer os patitos en fila”
• Sistema ABC:
Asignar letras ás tarefas segundo a importancia (A=Realización inmediata, B=
convenientes, C=pospoñibles, D=nin é preciso realmente realizalas).
Se cumprimos con esta clasificación, eliminamos a carga emocional da tarefa (as
tarefas de tipo A, por exemplo, apetezcan ou non, sentirémonos obrigados a
facelas ao momento).

9. “Poñer os patitos en fila”
• Variación do ABC:
Empregar tarxetas ou post-it nas que escribir tarefas pendentes. Colocalas á
vista e presentalas en grupos segundo importancia ou necesidade de acción.
Nun espazo compartido pódese manter entre varias persoas, e ademais pódese
facer unha visión conxunta de todo o que queda por facer.

10. “Poñer os patitos en fila”
• Sistema de inventario:
Outra variante do ABC. Revísase a nosa xestión ao final do día. Evalúase a
productividade e razónanse cambios para mellorar no futuro.
É unha ferramenta de avaliación máis que de administración, pero permite
acadar mellores hábitos de xestión do tempo.

11. “Poñer os patitos en fila”
• Sistema de recompensa:
Xusto antes de comenzar unha tarefa, avaliar se a recompensa será alta, media
ou baixa. Desvantaxe: inflúen as nosas emocións e contexto.
Pódese medir o tempo en función da súa productividade, procurando non ter
demasiado tempo sen rendemento.

12. “Poñer os patitos en fila”
• Principio de Pareto:
“Nun orde de cousas, o 80% do valor provén do 20% das mesmas”. Por
exemplo, o 20% do noso correo electrónico proporciona o 80% da información
útil, ou vestímonos nun 80% de ocasións co 20% da roupa do noso armario.
Disto conclúese a necesidade de identificar a relevancia de certos recursos
fronte a outros, sexa no estudo, traballo, etc…

13. Deixar para mañá o que se pode
facer hoxe róubanos tempo
Oito razóns internas e externas son as que xeran
emocións que se opoñen as nosas obrigas.

14. Deixar para mañá o que se pode
facer hoxe róubanos tempo
Internas:
• Medo ao cambio
• Medo ao fracaso
• Deixalo todo para o último momento
• Tendencia a adquirir demasiados compromisos

15. Deixar para mañá o que se pode
facer hoxe róubanos tempo
Externas:
• Tarefas desagradables
• Tarefas demasiado complicadas
• Fluxo de tarefas difuso
• Metas difusas

16. Deixar para mañá o que se pode
facer hoxe róubanos tempo
Como loitar contra isto:
Anota todo o que non fas (e deberías facer) e reflexiona sobre o motivo para pospoñer a túa obriga.
• Fai as tarefas desagradables o primeiro día, ou busca a alguén que as disfrute máis. Fai unha
lista de vantaxes e inconvenientes.
• Divide as tarefas complicadas. Se as tarefas ou o seu fluxo no están claras, elabora un diagrama
e enúnciaas explicitamente.
• Non podemos estar a todo, escolle.
• Ollo con deixar todo para o final, se algo sale mal, non hai tempo de reacción.

17. Como delegar eficientemente
• Delegar é asignarlle a alguén unha tarefa que previamente era
para nós. Non se delega necesariamente nun subordinado,
tamén tense que contar coa xente que un ten por riba ou ao
lado.
• A tarefa idealmente será para quen teña máis ganas ou para
quen estea máis cualificado.
• Ao delegar xorde o medo á perda de control. Precisamente
delegar serve para poder manter o control noutros asuntos máis
importantes.

18. Aprende a dicir “non”
• En telemarketing é coñecido que á xente cústalle dicir non e
aprovéitanse sobre todo da xente educada.
• Hai dúas preguntas que debemos formularnos antes de
responder afirmativamente a algo que non nos convence:
– Que responsabilidades conlevará o compromiso?
– É un bo uso do noso tempo este compromiso, supoñendo que comezase
mañá mesmo?

19. Aprende a dicir “non”
• Se finalmente imos dicir que non, os psicólogos identificaron un
procedemento de catro pasos para que dicir “non” sexa seguro,
diplomático e efectivo:
– Dar unha razón.
– Ser diplomático.
– Suxerir unha recompensa.
– NON pospoñer a decisión.
Reflexionemos sobre tódalas responsabilidades do noso día a día ás que lles
deberíamos dicir que non.

20. Aprende a dicir “non”
• Tamén hai que dicir que non á sobrecarga de información, nos
nosos recursos, vendo a televisión en tempo real, reunións e
citas demasiado longas, etc…
• Ser capaz de decidir a que asignar o noso tempo e a que non
garante a capacidade de xestionar adecuadamente o noso
tempo.

21. Dar vida ao tempo morto
• Seis causas de pérdida de tempo máis
frecuentes no traballo:
– Socializar.
– Gardar as cousas no sitio que non é.
– Esquecerse das cousas.
– Oficinas “ambulantes” (traballar en calquer sitio).
– Malos hábitos de lectura.
– Roubo de tempo por parte dos demais.

22. Dar vida ao tempo morto
“Un sitio para cada cousa e cada cousa no seu sitio”, en media tres horas
gañaremos por semana se somos quen de evitar ter que buscar cousas que
perdimos por simplemente non deixalas no seu lugar.
Respectando o noso estilo persoal, unha mesa de traballo ten que facilitarlle atopar
as cousas axilmente e sen estrés. Tente ter enriba da mesa só proxectos activos e
os obxectos de uso frecuente máis a man. Tamén é interesante organizar os
documentos por fechas ou categorías.

23. Dar vida ao tempo morto
Esquecemos a metade das cousas que escoitamos e oimos en menos de un
minuto, polo tanto é moi importante, no caso de recibir a información só nun
momento concreto, ser quen de anotala, nunha axenda ou medio similar.
Cústanos ler os recursos actuais porque son demasiado extensos. Hai que plantarlle
cara aos contidos con resumos e subraiados.
Por último, hai que evitar a esas persoas que se extenden en demasía por teléfono
ou en persoa, sobretodo se estamos a traballar. Busquemos contactar con eles
cando saibamos que están mal de tempo, deixemos claro canto tempo ímoslles
dedicar, indicar coa linguaxe corporal que temos que finalizar o encontro, etc…

24. Ferramentas para potenciar a
administración do tempo
Cinco interrogantes antes de empregar unha destas ferramentas:
• Necesítoo?
• Necesito tódalas súas funcións?
• É doado de empregar?
• É seguro?
• Vai quedar obsoleto con rapidez?

25. Ferramentas para potenciar a
administración do tempo
Unha destas ferramentas pode ser o correo electrónico, pero só no caso de estar
ben empregado. Fuxa de situacións que impliquen unha cadea de envíos e
respostas, pois é moito mellor e práctico unha chamada. Sexa breve e trate só un
tema por cada correo; deixe claro o asunto dende o comezo. Se é urxente contacte
por outro medio primeiro. As mensaxes longas, mellor coma arquivos adxuntos.
A regularidade de consulta da nosa bandexa de entrada non implica estar a vela
constantemente, trátase de dedicar un par de momentos ao día para ver e atender o
noso correo. Ademais, pode probar a responder aos correos longos intercalando as
nosas respostas nas preguntas que nos formulen. Diríxase por mail á xente moi
faladora, cree respostas automáticas para cando estea de vacacións e
preferiblemente declare un día da semana como día sen e-mail (probablemente da
fin de semana).

26. Ferramentas para potenciar a
administración do tempo
Dende hai uns anos no mundo empresarial triunfaron as PDA, que non son máis
que axendas electrónicas. Do mesmo xeito existen xa aplicacións de xestión de
documentos e calendarios para ordenadores, tablets e smartphones. Ollo, non pode
ser que empregar unha ferramenta desta natureza empregue máis tempo que unha
axenda en papel, salvo que sexa imprescindible.
A mellor ferramenta para administra-lo tempo sen dúbida é o noso entorno e a nosa
relación con el: a boa categorización de documentos, a limpeza, a relación entre
mobles… son variables que afectan en gran medida á produtividade. Non é habitual
ser quen de modificar radicalmente o noso ambiente, no traballo por exemplo, pero
sobretodo en empresas que buscan coidar a súa imaxe isto empeza a cambiar.

27. Conclusión
Tras ler este resumo notará que, ou ben non
administra tan mal o seu tempo, ou ben que xa
ten as claves para cambiar pequenos hábitos
destrutivos que están a devorar o seu tempo.
Non é cuestión de aplicar estes principios o pé
da letra, senón de incorporar os detalles que se
adapten ao noso estilo.

28. Conclusión

29. Referencias
Marc Mancini, “Time Management”, ed. McGraw-
Hill, 2003