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Zeit ist Geld - Übersetzungsportale im Aufwind - Linnemann/Roos
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Zeit ist Geld - Übersetzungsportale im Aufwind - Linnemann/Roos
1.
Zeit ist Geld
– Übersetzungsportale im Aufwind Tecom Forum 6.5.2011 Winterthur Cécile Roos, Schindler Management Ltd Victor Linnemann, euroscript Switzerland AG
2.
Die Vorgeschichte Schindler in
Zahlen Schindler befördert weltweit täglich eine Billion Menschen mit seinen Aufzügen oder Fahrtreppen. – Weltweit Nr. 1 im Fahrtreppenbereich – Zweitgrösster Hersteller von Aufzügen – Weltweit rund 43’000 Mitarbeiter – Operiert in mehr als 100 Ländern – … in mehr als 1‘000 Filialen → Übersetzungen und Verfügbarkeit der Dokumente ist ein MUST! © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 2
3.
Die Vorgeschichte Reorganisation
Reorganisation der Abteilung Training – Verlagerung von Stellenprozenten von der Dokumentation ins Training – Gleiches Volumen mit weniger Ressourcen Lösungsansätze: –Optimierung von Prozessabläufen –Automatisierung von Prozessschritten –Komplettes Outsourcing © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 3
4.
Die Vorgeschichte Schindler Management
Ltd. als Kunde der euroscript Sehr wichtiger Industriekunde – Viele Jahre der Zusammenarbeit – Portal (auch) als Folge der Neuordnung der Beauftragung – Volumen ermöglicht und erfordert kundenspezifische Lösungen – Beauftragung angrenzender Dienstleistungen © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 4
5.
Anforderungen aus Kundensicht Gründe
für ein Beauftragungsportal 10 gute Gründe für ein Beauftragungsportal 1. Zentralisierter, schlanker und kostenoptimierter Übersetzungs- und Publikationsprozess 2. Reduktion von internen und externen Koordinations- und Kalkulationsaufwänden 3. Standardisierte Erfassung aller relevanten Informationen 4. Handling von komplexen Aufträgen (in einem Projekt) 5. Basis für weitere Automatisierung (Newsletter, Publikation, online Proofreading …) 6. Eine Prozessplattform für alle Dokumentengrössen 7. Priorisierung von Projekten im Proofreading 8. Zentralisierte Projektinformationen (Status, Kosten, Ver- einbarungen, Verantwortungen, spez. Terminologie…) 9. Reporting für Statistiken (Projekt Status und Kosten) 10. Beurteilung von Übersetzungsqualität © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 5
6.
Anforderungen aus Dienstleistersicht Vom
Auftrag zum Übersetzungsprozess 10 An- und Herausforderungen – Aktuell 10 Beauftrager: Informationserfassung und Beauftragungsworkflow müssen ohne spezifisches Vorwissen möglich sein – 50 und mehr Proofreader: Sicheres Ansteuern sporadischer Portalbenutzer (bei über 40 Zielsprachen) – Hosting und Sicherheit: Interne und externe Anforderungen – Mandantenfähigkeit (Auftragnehmer): Portal erhält eigenen Workflow mit Rechten und Rollen – Aufträge in Prozesse transformieren: Auch ein ZIP-Archiv kann auf dem Portal ein Dokument sein – Zwei Views: Auftrags- und Übersetzungsportal – Schnittstelle: Produktionssystem der euroscript – Automatisierung: Analyse, Vorverarbeitung, Dateisystem – Reporting: Projekte, Prozesse, Rechnungen – Format-Vielfalt: FM-XML, MS-Office, Adobe CS, Audio © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 6
7.
Einordnung des vorgestellten
Portalansatzes Portaltypen und Einsatzgebiete Portaltypen – Unspezifisches Auftragsportal – z.B. IBM Lotus QuickPlace als Plattform für den gesamten Dokumentationsprozess – Unspezifisches Übersetzungsportal – z.B. Lösung mit Typo3 (Beauftragung, Auftragsverfolgung, Statistik) – Dediziertes Übersetzungsportal – z.B. across LS im Server-zu-Server Kontext, erfordert eine Menge expliziten Wissens – Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal – z.B. Schindler Translation Portal © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 7
8.
Portaltypen Unspezifisches Auftragsportal Kunde
z.B. IBM Lotus QuickPlace (alt) Dienstleister − Kommunikation oder Microsoft SharePoint − Kommunikation − Anfrage − Angebotserstellung − Beauftragung v2 v2 − Auftragsbearbeitung − Auftragsverfolgung − Lieferung − Dokumentenverwaltung v2 v2 v2 − Veröffentlichung − Versionierung − Abrechnung − Freigabeprozess v1 − Statistik − Veröffentlichung v1 v1 v1 v1 © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 8
9.
Portaltypen Unspezifisches Übersetzungsportal Kunde
− Upload − Auftragsinf. erfassen − Auftrag verfolgen − Download − Statistik auswerten Dienstleister − Download − Verarbeitung − Upload − Statistik-Inf. erfassen © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 9
10.
Portaltypen Dediziertes Übersetzungsportal Kunde
und Dienstleister im Single-Server-Szenario Server-zu-Server-Szenario LS LS − Beide führen im Client Client technischen Sinn das LS Übersetzungsmanagement durch − Kunde übt Datenhoheit LS LS aktiv aus und legt Workflow- parameter fest − Verdopplungsstrukturen im Projektmanagement Client Client © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 10
11.
Portaltypen Kundenspezifisches Auftrags- und
Übersetzungsportal © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 11
12.
Umsetzung des Projekts Vom
Konzept zum Launch Konzept und Prototyp – Workflow und Informationsmodell von Schindler und euroscript erarbeitet – Entscheidung für LAMP als Basis für Portal – Prototyp (nur Kundensicht) parallel zur Spezifizierung online gestellt – Frühes Audit mit der Schindler IT-Security Umsetzung 1. Erst Kundensicht, dann Dienstleistersicht 2. Mandantenfähige Version mit manuellem Workflow 3. Kopplung mit euroscript Produktionssystem 4. Statusauswertung und Synchronisieren der Workflows 5. Go Live! und Start des Änderungsprozesses 6. Portal-Logbuch (Auswertung nach 20 Live-Projekten) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 12
13.
Umsetzung des Projekts Logische
Umspannwerke PORTAL Workflows Services − RfQ, Order, Publishing only − Proofreading FILESYSTEM − Publishing − RS oder eLearning Auftragsinformationen (Portal-DB) − Dokumentypen und Formate − Quell- und Zielsprache − Projekt- Dokument- und Prozessmetadaten X PROD.-SYSTEM Cronjobs & Automatisierung Workorders − Vorverarbeitung (SDL Studio) − Überwachte Ordner − Benachrichtigungen − Statusabgleich © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 13
14.
Umsetzung des Projekts Verlauf
2010 Januar Februar März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Januar 2011 Anal yse Kick-off Partn er Lastenheft ca 10 W. Spezifikation Proto ca 10 W. Implementierung -typ ca 10 W. Pilot – Test 1 ca 9 W. Neue Anforderungen & Bug Fixing ca 13 W. Pilot – Test 2 Go-Live euroscript ca 7 W. Schindler Daten- migration © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 14
15.
Livebetrieb 01/2011 bis
heute Was ist bereits messbar? Stand 04/2011 – 30 Projekte – 3 Koordinatoren (Schindler) und 3 PMs (euroscript) – 8 Auftraggeber – >31 Proofreader / 31 Zielsprachen – 300 parametrisierte Prozesstemplates (Prod.-System) Tendenz im Vergleich mit 2010 (ohne Portal) – Qualität der Beauftragung – unverändert – Qualität der Dienstleistung – unverändert – Schnelligkeit der Projektabwicklung – positiv – Projektkosten – noch nicht messbar – Prozesssicherheit – positiv – Volumen – liegt gegenüber Vorjahr noch zurück – Rollout – Flaschenhals liegt noch nicht hinter uns © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 15
16.
Livebetrieb 01/2011 bis
heute Schindler Translation Portal Testportal Screenshots ;-)) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 16
17.
Ausblick Offenes Potential Aufträge
Koordination Publikation ins Schindler System Übersetzung / Proofreading Standardisierter Übersetzungsprozess Automatisierte Publikation Workflow platform PDM/PNC Translation Portal - online Proofreading PX3 - Automatisiere CLD Intranet Dokumentenentnahme aus dem Redaktionssystem - Koppelung mit Terminologie LMS Keine Publikation nötig S - Net © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 17
18.
Ausblick 2011, 2012
Erweiterungen – Universal Review (als Ersatz für RTF-Konverter) – workflowgestütztes Proofreading auf dem Portal mit Übernahme der Korrekturen in die Übersetzungsdateien – Schnittstelle zu Redaktionssystem (Beauftragung, Ex- und Import der Übersetzungsdateien) – Schnittstelle für automatisiertes Publishing auf Schindler- Plattformen – Automatisierte Vorverarbeitung der Übersetzungsdateien Change Request Process – Schindler Translation Portal ist ein Projekt (kein Produkt) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 18
19.
Fragerunde Dafür nehmen wir
uns Zeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Beiträge! © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 19
20.
Screenshots Project list (main
view) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 20
21.
Screenshots Process list © Schindler
| CLD | Cécile Roos | Seite 21
22.
Screenshots Create new project ©
Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 22
23.
Screenshots Edit source information ©
Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 23
24.
Screenshots Create new source
information after uploading files © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 24
25.
Screenshots Edit request information ©
Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 25
26.
Screenshots Edit target languages ©
Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 26
27.
Screenshots Workflow © Schindler |
CLD | Cécile Roos | Seite 27
28.
Screenshots View the processes
of a project © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 28
29.
Screenshots View a specific
process in a project © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 29
30.
Screenshots User administration (LDAP
and local users) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 30
31.
Screenshots Workflow states of
a project … and a process © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 31