OptiPost paperless future

Elektronisch factureren
Elektronisch archiveren
Elektronisch verzenden & ontvangen van alle
bedrijfskritische documenten.
E-handtekenen

Waarvoor staat de E ?
What’s in it for mE ?

By OptiPost Paperless
Future !
Eigendom van OptiPost N.V. | volg ons op twitter: @dauwes_optipost | www.optipost.be

AGENDA
1. Wat is elektronisch factureren en archiveren?
2. De wetgeving.
3. De markt in België.
4. Voor wie is dit interessant?
5. Wat zijn de argumenten?
6. Wat zijn uw mogelijkheden? OptiPost concept.
7. Wie is OptiPost?
8. Wat kost elektronisch factureren en archiveren?
9. Wat is de terugverdientijd van uw investering?
10.Conclusie


1. Wat is elektronisch
factureren en archiveren?
 Wat is de huidige situatie?
 Overload trend aan documenten en informatie:
• Papier overload: meer dan 15 triljoen pagina’s worden wereldwijd geprint dagelijks.
(Source: LYRA Research)
• Informatie overload: meer dan 1 miljoen direct mail stuks worden elke dag via
postdiensten bezorgd.

 Waarom zijn we bezorgd?
 Bijna 1 biljoen € in productiviteit is jaarlijks verloren omwille van deze overload. (Source:
Basex)
 Een onderneming spendeert jaarlijks tussen de 3-5% van zijn omzet aan het beheren
(opslaan, verwerken, printen, ontvangen, verzenden) van documenten.
 42% van de mensen gebruikt verkeerde informatie 1 X per week en 53% gelooft dat
minder dan de helft van de informatie welke ze ontvangen waardevol is. (Source:
Accenture)
 Milieu: er moeten 400 bomen worden gekapt voor het maken van 1 miljoen facturen.


 Wat moeten we doen?
– Het pad effenen tussen elektronisch en papieren documenten
– Laat technologie meer doen voor minder (geld, inspanning)
– Bespaar op kosten.
– In crisis tijden moeten we de efficiëntie verhogen en de cash flow verbeteren.
 Wat is elektronisch factureren en archiveren?
– Gelijkschakeling van juridische waarde tussen papieren en digitale documenten
– Geen papieren drager meer. Vertrekken van E, proces in E, output in E.
– Vereenvoudiging van uw document gedreven processen
– E-facturatie is een financieel of algemeen verhaal. (geen IT, wel strategie)
– Maak informatie voor u en uw klanten toegankelijk, eenvoudig te managen, te verwerken
en te beheersen.
– Verzekering van een constante, snelle en continue communicatiestroom naar uw klanten
(accounts receivable) en van uw leveranciers (accounts payable).
– Constante verbetering van de processen door digitale innovatie en connectie met andere
ondersteunende software tools. (incasso, online betaling, doc flow mgmt, BI,…)
– Verbetering van uw cash flow door snellere en vooral efficiëntere inning.
– Verhoging van uw werkkapitaal.
– Maatschappelijk verantwoord ondernemen: milieu aspect, lager CO2 emissie en kleinere
afvalberg.

Platform voorziet u van een overzicht en follow up van al uw ge-
outsourced documenten

 Document creatie (verschillende file formats)
 Goedkeuring, cancelling, put on hold documents
 Document delivery
information & notificatie
 Multi channel follow up
 Track & trace
 Manage templates
 Reporting
 Legal e-archive
 Payments
 Share documents
 Intelligent search
 Document e-signing.

2. Wetgeving
Voorwaarden omdat e-facturatie geldig zou zijn volgens de richtlijnen van de Europese Unie, zijn:

• Aanvaarding door de bestemmeling: De bestemmeling moet zelf bevestigen of hij kiest voor digitale facturen dan
wel voor papieren facturen. Bij het aanbieden van een factuur moet de bestemmeling de keuze hebben om te
beslissen in welke formaat hij deze wenst te ontvangen. Deze regel wordt enigszins versoepeld vanaf 1/01/2013 om
de aanvaarding van elektronische documenten te faciliteren. Opt-In principe wordt vervangen door Opt-Out.

• Authenticiteit van oorsprong en integriteit van inhoud moeten worden gegarandeerd:
– Authenticiteit wil zeggen dat de vermelde bron van de factuur de daadwerkelijke bron is en dit kan aantonen.
De meest courante, veilige en goedkoopste manier om dit aan te tonen is door het plaatsen van een digitale
handtekening. ( e-signing)
– Integriteit wil zeggen dat er geen verborgen verandering van data kan zijn gedurende de volledige
levenscyclus van de factuur inbegrepen de aanmaakperiode, verzendingsperiode, processing periode en
archiveringsperiode. ( time stamp & logboek). In België bedraagt de levensduur van een factuur 7 jaar.
Authenticiteit en integriteit kunnen worden bereikt door gebruik te maken van een "advanced electronic
signature", door gebruik te maken van "Electronic Data Interchange" (EDI) of door gebruik te maken van andere
manieren aanvaard door de lidstaat van de Europese Unie. Vanaf 1/1/2013 is er geen verplichting meer van de
wijze waarop u het bewijs levert.
• De factuur moet 10 verplichte informatieve vermeldingen bevatten met de mogelijkheid om 4 extra vermeldingen
toe te voegen onder specifieke omstandigheden.
• Archiveringsmethoden zijn gespecifieerd en verblijven in de digitale sfeer. Kortom als uw document elektronisch
wordt verstuurd dan moet het ook elektronisch worden gearchiveerd. Papieren verzending vereist dan weer een
papieren archivering of een legale omzetting naar een elektronische versie van het betreffende document.

3. De markt in België

Deze grafiek illustreert heel duidelijk dat E-invoicing, E-signing en E-HR nog in een
marktontwikkelingsfase zitten. E-mail is op de terugweg.

3. De markt in België

• Post volumes dalen jaarlijks met 3% . De daling is vooral voelbaar in transactionele
post. (facturen, herinneringen)
• In België versturen we jaarlijks 900 miljoen facturen. E-adaptatie ligt momenteel
tussen de 1% en 3%.
• 41% van alle facturen in België worden verzonden vanuit KMO’s.
• 12% van alle facturen worden verzonden van grote naar grote ondernemingen. Daar
is E-adaptatie meer ingeburgerd ( EDI ).
• Voornamelijk telecom en nutsbedrijven pushen e-facturatie naar de consument.

• Andere documenten die in het E verhaal worden betrokken:
– Contracten, personeelsdossiers, loonfiches, boetes
Hier zal e-signing (EID) een grote rol gaan spelen.


4. Voor wie interessant?
Voor iedereen !
B2B, B2G (e-facturatie wordt op korte termijn de regel) en B2C.

Misverstanden:
 Het implementeren is duur.
 We hebben noch de kennis noch de tijd om dit te implementeren.
 Mijn “omzet” & archief zit in “the cloud”. Is dit wel veilig?
 Zal mijn klant dit wel aanvaarden?
 Ik moet veel uitgaande of inkomende facturen hebben om e-facturatie rendabel te maken.
 Ik verstuur reeds een (klein) gedeelte van mijn facturen over elektronisch (pdf, platform).
 Ik verstuur elektronisch (email) gewoon pdf’s of scans van mijn facturen.
 Ik verstuur rechtstreeks mijn factuur vanuit mijn ERP.


5. Argumenten
 Inkomende facturen: elektronische ontvangst
sneller verwerkt (direct input via xml, UBL 2.0 formaat = ERP onafhankelijk)
eenvoudiger te archiveren en op te zoeken
veiliger gearchiveerd (constante update van technologie)
enorme tijdsbesparing
 Uitgaande facturen: elektronische verzending
klantvriendelijk indien directe input mogelijk (secure signed pdf in combinatie met xml)
sneller de deur uit, sneller betaald
track & trace, bewijs van ontvangst, opvolging
extra features: online betaling, archivering voor de klant, resend, gerelateerde
documenten mee zenden en beschikbaar stellen.
beter debiteuren beheer mogelijk (DSO daalt gevoelig)
geen dubbel werk
milieu aspect
VEEL GOEDKOPER. (tot 70%)
 Archief: elektronisch archiveren
Technologische update & independency
100% back up
Geen kasten en mappen meer. Besparing op ruimte.
Veilig
Altijd van overal te raadplegen en eenvoudig opzoeken door document relaties & meta data.


6. OptiPost Concept
print Print Filled and send

Scanning/OCR
External
Managed by
OPTIPOST
fax

Customer
IT environment
sms/mms sms/mms

E-mail +link E-mail +link

E-documents E-documents
(invoices & salary slips) (invoices & salary slips)

Direct PAY
Document processing
Document creation
Document signing
MyCompany Format conversions MyCompany
Track and trace
Reporting

Legal e-archive
xml/edi xml/edi


7. Wie is OptiPost?
 OptiPost Missie
– Haal papier uit de organisatie. Laat het digitale overnemen binnen het juridisch kader.
– Verhoog de operationele efficiëntie voor onze klanten
– Focus op maximale financiële besparing en snelle ROI
– We managen het volledige “change” project (document strategie, analyse, implementatie, proces
integration, after sales support, ongoing improvement)
– Onze klant staat centraal in alles wat we ondernemen.
– We willen een betrouwbare en veilige partner zijn voor onze relaties.
– OptiPost = “Groene” onderneming welke werkt aan de verkleining van onze ecologische voetafdruk.
• Platform powered by :
– Unified Post is de ontwikkelaar en eigenaar van het e-platform
– Multi kanaal verzending en ontvangst
– Mix van digitale verzending en traditionele papieren verzending
– SPOC (single point of contact) & SAAS (software as a service) oplossing voor al uw document
processen in een multi verhuurder business model .
• Technology Partner :
– ‘into it’ is onze Technologie partner en behandelt het project van analyse tot en met implementatie
– ‘into it’ verzorgt de after sales support ( 1ste en 2de lijn)


7. Wie is OptiPost?
• OptiPost Slogan

– Verzend al uw bedrijfskritische communicatie via OptiPost en behaal de Sextus (6 x S)
status.
Save, Safe, Speed, Swift, Secure, Simple

– Save: bespaar geld en tijd ( tot 70%)
– Safe: verzend & archiveer uw documenten elektronisch veilig en op een juridisch correcte
wijze.
– Speed: werk en ontvang uw betalingen sneller. Snelle ROI !
– Swift: gebruiksvriendelijk platform met een constant overzicht voor u en uw klanten.
Track en trace module voor de opvolging van status.
– Secure: respecteer de wetgeving omtrent e-facturatie en e-archivering. Werk in een 100
% veilige omgeving. Archiveer uw documenten zonder zorgen en volgens de wet.
– Simple: wij maken het eenvoudig voor u!

TAKE PAPER OUT OF THE OFFICE

7. Wie is OptiPost
insu-
Banks interim leasing media soc sec telco utility travel others
rance

Referenties die gebruik maken van het UnifiedPost platform

8. Wat kost elektronisch
Wat kost een uitgaande factuur volgens een intern traditioneel proces?

Schatting van de standaard processing kost voor een uitgaande factuur. (source
Arthur D. Little) - Totaall Papieren factuur: 8 – 9,5 € / stuk

Type van besparing mogelijk dankzij dematerialisatie van uitgaande facturen
Totaal Elektronische factuur : 3 € / stuk


8. Wat kost elektronisch
Welke type van documenten verzend u naar uw klanten?
Document Type Aantal Gem. # Pag’s Frequentie Wie Gem. Kost
Per Jaar per envelop verzend? handling?
Facturen 150.000 2 Dagelijks Intern 2€
Herinneringen 21.500 1 Wekelijks Intern 2€
Loonstroken 260.000 2 Wekelijks Intern 2€
Contracten 410.000 4 Wekelijks Lokaal service 3€
Vakantie attest 6.500 2 Jaarlijks Soc. Secr. 2€
Taks Loon attest 35.000 5 Jaarlijks Soc. Secr. 2€
TOTAAL ZEND 883.000 Per jaar 2.176.000 €
Opti-Invoice Out 171.500 Per jaar 343.000 €
Opti-Salary 301.500 Per jaar 603.000 €
Opti-Contracts 410.000 Per jaar 1.230.000 €
Opti-Archive 5Y & 7Y Local paper Central dig. 1€
Opti-Invoice In dagelijks Centraal 5€

9.Wat is de terugverdientijd
van uw investering?
Kost Estimatie gebaseerd op alle uitgaande doc / jaar = 883.000 (1A4 in US env. Non-prior BPOST)
Annual Operation Cost Cost in € with a % of Dematerialisation
Annual Simulation 0% 10% 15% 20% 25%

Investment (onces) 20.540 € 20.540 € 20.540 € 20.540 € 20.540 €
Electronic Sending (1) 0€ 26.967 € 40.451 € 53.934 € 67.418 €
Printing & Fulfilment 148.172 € 133.691 € 126.450 € 119.210 € 111.969 €
Postal Costs 538.630 € 484.767 € 457.836 € 430.904 € 403.973 €
Archiving fee 48.565 € 48.565 € 48.565 € 48.565 € 48.565 €
Service fee 8.400 € 8.400 € 8.400 € 8.400 € 8.400 €
total cost first year invest incl. 764.307 € 722.930 € 702.242 € 681.553 € 660.865 €

R.O.I. Cost in € with a % of Dematerialisation
Annual Simulation 0% 10% 15% 20% 25%
Actual Cost/ Year present 1.006.620 €
Gains (2) 242.313 € 283.690 € 304.378 € 325.067 € 345.755 €
Yearly ROI < 6 mois < 6 mois < 6 mois < 6 mois < 6 mois
Monthly ROI 0 0 0 0 0
Per 1000 Sends 764 € 723 € 702 € 681 € 661 €
% gain on inhouse handling present -24% -28% -30% -32% -34%


9.Wat is de terugverdientijd
van uw investering?
Geen verrassingen. Geen verborgen zaken. Geen trucs.
E-facturatie en E-archivering is geen hocus pocus !
Stap 1:
OptiPost bepaalt samen met u de kostprijs van uw uitgaande facturen en archivering in uw
huidige situatie. Gemiddeld komen we uit op een kost tussen 2 € en 5 € per document.
Stap 2:
OptiPost stelt samen met u de KPI’s op. (bvb. Snelheid van verzenden, days sales outstanding,
target % elektronisch versus traditioneel, marketing strategie,…)
Stap 3:
OptiPost stelt na analyse de implementatiekost (connectie tussen uw facturatiepakket en ons
platform) vast. Gemiddeld komen we op een éénmalige investering van 15.000 € a 25.000 €
Stap 4:
We berekenen samen de terugverdientijd. We maken ons sterk dat deze steeds onder het 1
jaar moet liggen. Geen investering dus, wel een kost.
Stap 5:
Na uw akkoord starten we de implementatie samen met een aangeduide interne project mgr.
(meestal CFO). Na 3 maanden bent u elektronisch aan het factureren en archiveren.
Stap 6:
Continue opvolging van het aanvaardingsproces bij u klanten (onboarding) & KPI’s.

10. Conclusie
Waarvoor staat de E ?
Elektronisch
Economisch
Eenvoudig
Efficiënt
Ecologisch
By OptiPost Paperless
Future !

OptiPost paperless future

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (9)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a OptiPost paperless future

Semelhante a OptiPost paperless future (20)

OptiPost paperless future