Come informatizzare la gestione delle fatture di vendita

ORGANIZZARE IL
PROPRIO LAVORO
APPLICARE
COME INFORMATIZZARE LA GESTIONE DELLE
FATTURE DI VENDITA
TAGS
Fatture, prodotti, clienti, rubrica, calcolo IVA, consegna,
destinatario, partita IVA, IBAN, codice fiscale, indirizzo,
intestazione, condizioni di pagamento
Informatizzazione, pmi, piccola impresa, media impresa,
azienda, commercianti, produttori, fatturazione elettronica,
archivio digitale
Database, Microsoft Access, anteprima di stampa, report,
maschera, combo box, importazione dati, logo

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COME INFORMATIZZARE LA GESTIONE DELLE FATTURE DI VENDITA
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VANTAGGI DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE FATTURE
La gestione delle fatture di vendita in molte imprese di piccole dimensioni viene effettuata
ancora su carta. In questa guida vi spieghiamo quali sono i vantaggi derivanti
dall’informatizzazione del processo di inserimento clienti, prodotti e fatture ed emissione della
fattura da stampare o inviare in formato elettronico.
LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USA
Inoltre, vi forniamo uno strumento gratuito utilizzabile nella gestione quotidiana della vostra
attività che gira in Access, il programma di Microsoft Office che consente di gestire i
database, e vi spieghiamo come utilizzarlo
LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME FUNZIONA
A questa guida sono correlati dei tutorial su Microsoft Access che ripercorrono i momenti
chiave della costruzione del tool e descrivono come è costruito il database, quali sono le
principali funzioni e operazioni utilizzate, etc.
COME ESTRARRE I DATI E COSTRUIRE DEI REPORT
Infine in un tutorial successivo verrà spiegato come estrarre i dati relativi alle fatture emesse
ed analizzarli in Excel

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VANTAGGI DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE FATTURE
 Archivio informatizzato dei clienti, non più biglietti da visita o foglietti
difficili da catalogare e facili da perdere!
 Possibilità di creazione di una lista dei prodotti venduti
 Quando abbiamo bisogno di ricercare una fattura passata lo facciamo
semplicemente inserendo la data o il numero o il nome del cliente
 La lista clienti e prodotti ci permette di velocizzare l’inserimento delle
fatture
 I calcoli dei totali, dell’IVA e delle ritenute sono automatizzati, è impossibile
sbagliarli!

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2 LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USA
 La schermata START
 La maschera INSERIMENTO FATTURA
 L’ANAGRAFICA CLIENTI
 La maschera INSERIMENTO PRODOTTO
 Inserimento manuale e importazione dei dati
 L’ANTEPRIMA DI STAMPA
 Inserire il logo aziendale nell’intestazione fattura
 STAMPARE LA FATTURA
 Alcuni suggerimenti per un corretto funzionamento del database

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2 LO STRUMENTO DATABASE FATTURE: COME SI USA
Il database si apre con la schermata “START”, da cui è possibile selezionare il tipo di operazione che si intende
fare. Se non si apre automaticamente, fare doppio clic su “START” nella barra di ricerca sulla sinistra
Per creare una nuova fattura
Per inserire un nuovo cliente in rubrica
Per inserire un prodotto nella lista prodotti
Per utilizzare il database
occorre attivare le macro
(Opzioni->Attiva contenuto)

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Nell’intestazione va inserito il
numero progressivo della fattura.
Per evitare problemi di
numerazione dovuti a correzioni
fatte dopo l’inserimento, si è
scelto di farlo inserire
direttamente dall’utente. Le date
sono di default uguali all’attuale,
ma possono essere modificate
direttamente nella cella. Il flag
con ritenuta, se selezionato,
permette di calcolare e mostrare
in fattura la ritenuta d’acconto
In questa parte ci sono i
pulsanti di navigazione, per
salvare, stampare, duplicare,
scorrere tra le fatture nel
database o creare una nuova
fattura
Qui si inseriscono i campi, con la descrizione dei prodotti o dei servizi oggetto della
prestazione. Se la lista prodotti è compilata, è possibile selezionarli da un menù a
tendina ed il prezzo verrà aggiornato automaticamente. Non resterà che inserire la
quantità ed eventualmente lo sconto applicato. Gli imponibili sono calcolati in
automatico. Quando si inseriscono dati nella riga, viene mostrata la riga successiva che
può essere compilata, fino ad un massimo di XXX righe.
Nell’anagrafica cliente
ci vanno i dati del
cliente che andranno
nell’intestazione della
fattura. Possono essere
immessi direttamente in
questa schermata o
nella maschera rubrica
clienti. Il nome cliente
può essere anche
selezionato da un elenco
che punta alla rubrica
clienti. In tal caso tutti gli
altri campi relativi al
cliente si
autocompileranno
Nella parte dei
pagamenti si
inseriscono le
condizioni di
pagamento e l’IBAN
su cui dovrà essere
accreditato l’importo.

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2 Esempio maschera inserimento dati fattura compilata

Per modificare le voci presenti negli elenchi a discesa:
Poi selezionare il campo “IBAN associato al cliente” e visualizzare la
finestra proprietà
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Questa è la maschera per la compilazione dell’indirizzario clienti,
inserimento nuovi clienti. Oltre ai dati generali (Nome, indirizzo,
indicazioni sulla consegna se prevista, codice fiscale o partita IVA)
c’è la possibilità di selezionare da un elenco a discesa le condizioni
di pagamento concordate con il cliente e il proprio IBAN associato
ai pagamenti da quel cliente.
Selezionare
Visualizza>Struttura
Cliccare sul pulsante
evidenziato
Inserire gli IBAN da mostrare in
fattura e il valore predefinito
(che corrisponde di solito a
quello più utilizzato)

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2 Esempio maschera inserimento dati cliente compilata

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2 In questa maschera si possono inserire nuovi prodotti,
con la descrizione, il codice, la categoria
merceologica, il prezzo unitario e l’unità di misura,
nonché l’Aliquota IVA, i cui valori sono selezionabili
da un elenco a discesa (4, 10 e 22%)
Esempio maschera inserimento dati prodotto compilata
Il tool è stato pensato per un’applicazione il più possibile
generalizzata. Pertanto non è necessario compilare sempre tutti i
campi, ad esempio se i prodotti non sono codificati il campo
codice può essere lasciato in bianco, oppure se non esiste un
elenco prodotti o servizi standard, si può evitare di compilare il
database prodotti ed inserire la descrizione dei campi di volta in
volta quando si crea la fattura.

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2
Qualora si disponga già di un elenco clienti o prodotti, questi possono essere importati o inseriti
manualmente direttamente nelle tabelle sottostanti le maschere.
INSERIMENTO MANUALE DEI DATI
Selezionare la tabella
Prodotti o rubrica_clienti
con doppio clic nella barra
di ricerca
L’uso delle maschere è più adatto per l’aggiornamento degli
elenchi che per il primo inserimento, a meno che non si scelga di
inserire nuovi clienti o prodotti di pari passo con l’emissione delle
fatture, che può rivelarsi una tecnica vincente per basse
frequenze di emissione fatture.
Immettere il testo direttamente nelle celle della tabella.
Per spostarsi agevolmente tra una colonna ed un’altra si
può utilizzare il tasto TAB. L’asterisco sulla sinistra sta ad
indicare che il record è nuovo, deve essere compilato.
L’inserimento di dati in questa riga comporta la creazione
automatica di un nuovo record.

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2
IMPORTAZIONE DEI DATI DA EXCEL
• Aprire la tabella “rubrica clienti” in modalità Visualizzazione struttura
• Modificare le intestazioni della tabella in Excel riportando i nomi dei campi del database
Dati da importare
NOMI CAMPO IN
VISUALIZZAZIONE
STRUTTURA
• Dati esterni > Excel

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IMPORTAZIONE DEI DATI DA EXCEL
Seguire la procedura guidata di importazione dei campi nella rubrica_clienti, i quali
sono automaticamente associati alle colonne corrispondenti nel database e saranno
accodati ai record esistenti.
La stessa procedura può essere applicata al database prodotti.

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2 La fattura finale: visualizzare l’anteprima di stampa e stampare o salvare la fattura
Ecco come appare la fattura in anteprima di stampa
Selezionare
anteprima di
stampa nella
schermata di
inserimento dati
fattura
Per stampare selezionare stampa, per salvare il
documento utilizzare la stampante Document
XPS writer o una stampante PDF

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2 Inserire il logo aziendale nell’intestazione della fattura
1. Fare clic su campi fattura con il tasto destro del mouse ed
aprire il report in visualizzazione struttura
2. Selezionare “Logo” e scegliere l’immagine che si intende
inserire
3. Aggiustare le dimensioni
e la posizione
trascinando gli angoli
dell’immagine all’interno
del report

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2 Alcuni suggerimenti per il buon funzionamento del database
• Compilare le maschere seguendo l’ordine in cui compaiono i campi
• Per cancellare una fattura: aprire la tabella “intestazione fattura” con doppio clic nella
barra di ricerca
• L’inserimento della numerazione delle fatture è manuale, non indicizzato: questo permette
una maggiore flessibilità di modifica o cancellazione di record
• Valori consentiti o suggeriti per i campi seguenti
Selezionare la riga che si vuole cancellare cliccando sul quadratino blu adiacente; clic con il tasto destro
del mouse e selezionare “Elimina record”: a cascata verranno eliminati anche i campi fattura (quantità e
importi) associati a quella intestazione
IVA 0,04 0,10 0,22 Se le aliquote dovessero variare, verrà pubblicato un aggiornamento su come modificare il database
Uom Pz. Kg. Lt. Valori suggeriti, il campo è a libera compilazione, il prezzo è riferito all’unità (es. prezzo al kg,
prezzo per pezzo)
Imponibili Gli imponibili vengono calcolati IVA esclusa. L’IVA verrà incorporata nel totale direttamente nel report finale

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