تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ومصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار ) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) . ويطلق لفظ سکرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمديري الإدارات، وللرؤساء في مختلف المنشأت حيث تحوي هذه الوحدة جهازًا بشريًا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وإعداد المذكرات والخطابات والتقارير، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها.

1. ‫وادارة‬ ‫السكرتارية‬
‫المكاتب‬
‫تقديم‬ ‫إعداد‬
‫التدريبية‬ ‫للحقائب‬ ‫رؤية‬ ‫شركة‬

2. ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
‫ييدما‬ ‫و‬ ‫مخاواييا‬ ‫تقييدم‬ ‫التييت‬ ‫يفيية‬ ‫الو‬ ‫تلييو‬ ‫هييت‬
‫و‬ ‫يا‬‫ي‬‫المخاوا‬ ‫يات‬‫ي‬‫ه‬ ‫يم‬‫ي‬‫كاا‬ ‫يواو‬‫ي‬‫ء‬ ‫ياوا‬‫ي‬‫الرؤء‬ ‫و‬ ‫يادارا‬‫ي‬‫ل‬
‫و‬ ‫دارا‬ ‫ا‬ ‫ييتمك‬‫ي‬‫ت‬ ‫يير‬‫ي‬‫ت‬ ‫ييةا‬‫ي‬‫مكتبي‬ ‫و‬ ‫يية‬‫ي‬‫ي‬ ‫ة‬ ‫ييدما‬‫ي‬‫الخ‬
‫وقيم‬ ‫قل‬ ‫وةت‬ ‫رة‬ ّ
‫ميس‬ ‫بطريقة‬ ‫عملها‬ ‫إاجاز‬ ‫م‬ ‫الرؤءاو‬
‫تكلفة‬ ‫وبأقل‬ ‫ممك‬
.

3. ‫المك‬ ‫وإدارة‬ ‫فياية‬ ‫الت‬ ‫السكرتارية‬ ‫يفة‬ ‫و‬ ‫همية‬
‫اتب‬
:
1
‫بالخ‬ ‫اصة‬ ‫األءرار‬ ‫هات‬ ‫كاام‬ ‫ءواو‬ ‫المؤءسة‬ ‫ةت‬ ‫الخمل‬ ‫ءرار‬ ‫علر‬ ‫الحفاظ‬
‫مل‬
‫المؤءسة‬ ‫ةت‬ ‫في‬ ‫المو‬ ‫و‬
.
2
‫دارية‬ ‫ا‬ ‫األعمال‬ ‫جميع‬ ‫علر‬ ‫شراف‬ ‫ا‬
.
3
‫المطلوب‬ ‫الوقم‬ ‫ةت‬ ‫الخمل‬ ‫وإاجاز‬ ‫ا‬ ‫المخامال‬ ‫تدةق‬ ‫تسهيل‬
.

4. ‫الخامة‬ ‫السكرتارية‬
:
‫ية‬‫ي‬‫كاة‬ ‫ياز‬‫ي‬‫إاج‬ ‫يولر‬‫ي‬‫تت‬ ‫يأة‬‫ي‬‫إ‬ ‫م‬ ‫و‬ ‫ية‬‫ي‬‫نم‬ ‫م‬ ‫أ‬ ‫يت‬‫ي‬‫ة‬ ‫يام‬‫ي‬‫ه‬ ‫يم‬‫ي‬‫قس‬ ‫و‬ ‫إدارة‬ ‫يت‬‫ي‬‫ه‬
‫البريد‬ ‫عمال‬ ‫مثل‬ ‫ككلا‬ ‫نمة‬ ‫الم‬ ‫مستوى‬ ‫علر‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬
–
‫ال‬
‫سي‬
–
‫يوير‬
‫ي‬‫التص‬
–
‫يا‬
‫ي‬ ‫المحفو‬
–
‫يتخالما‬
‫ي‬‫االء‬
–
‫يث‬ ‫وتأ‬ ‫يب‬
‫ي‬‫المكات‬ ‫يب‬
‫ي‬‫ترتي‬
‫يا‬
‫ي‬‫ه‬
–
‫واالاصييراف‬ ‫الحرييور‬ ‫مراقبيية‬
–
‫عمييال‬ ‫ومتابخيية‬ ‫المكتبييية‬ ‫اتال‬ ‫صيييااة‬
‫ها‬ ‫يال‬‫ي‬‫إص‬
–
‫ترال‬ ‫ي‬‫ي‬‫الس‬ ‫يال‬‫ي‬‫عم‬ ‫و‬
–
‫دوا‬ ‫ي‬‫ي‬‫م‬ ‫ية‬‫ي‬‫نم‬ ‫الم‬ ‫يا‬‫ي‬‫تياج‬ ‫ا‬ ‫يوةير‬‫ي‬‫وت‬
‫ير‬‫ي‬ ‫للمب‬ ‫يارجت‬
‫ي‬‫والخ‬ ‫لت‬ ‫يدا‬‫ي‬‫ال‬ ‫ي‬‫ي‬‫األم‬ ‫يتلألما‬‫ي‬‫ومس‬ ‫ياو‬‫ي‬‫وإاف‬ ‫ية‬
‫ي‬‫اناة‬
–
‫يع‬‫ي‬‫ووض‬
‫الررورية‬ ‫ها‬ ‫ماك‬ ‫ةت‬ ‫رشادية‬ ‫ا‬ ‫الالةتا‬
.

5. ‫ي‬ ‫و‬ ‫لها‬ ‫تتخرض‬ ‫التت‬ ‫الخمل‬ ‫ضغوط‬ ‫اصر‬ ‫ع‬
‫فة‬
‫المكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
:
‫بي‬ ‫الجيد‬ ‫سيق‬ ‫الت‬ ‫عدم‬
‫دارا‬ ‫ا‬
.
‫المفاجئة‬ ‫األزما‬
.
‫شراةية‬ ‫ا‬ ‫الجها‬ ‫تخدد‬
.
‫ءليمة‬ ‫طط‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬
‫للخمل‬
.

6. ‫الس‬ ‫يفة‬ ‫بو‬ ‫الخاصة‬ ‫الإخصية‬ ‫المتطلبا‬
‫كرتير‬
:
‫مختلفة‬ ‫متطلبا‬ ‫السكرتارية‬ ‫يفة‬ ‫و‬ ‫تتطلب‬
(
‫ية‬ ‫ة‬
–
‫اصية‬
–
‫عامية‬
.)
‫ومهييارا‬ ‫قييدرا‬ ‫مييية‬ ‫ت‬ ‫علير‬ ‫الخميل‬ ‫يجيب‬ ‫ولياا‬
‫ميي‬ ‫مجموعيية‬ ‫ةييهم‬ ‫يتيواةر‬ ‫ن‬ ‫لريمان‬ ‫السيكرتارية‬ ‫ةيراد‬
‫ية‬
‫ي‬‫يف‬ ‫و‬ ‫يا‬
‫ي‬‫وواجب‬ ‫يال‬
‫ي‬‫عم‬ ‫و‬ ‫يام‬
‫ي‬‫مه‬ ‫ألداو‬ ‫يية‬
‫ي‬‫الالزم‬ ‫ييفا‬
‫ي‬‫المواص‬
‫عالية‬ ‫بفاعلية‬ ‫السكرتارية‬
.

7. ‫السكرتير‬ ‫ةت‬ ‫تواةرها‬ ‫الواجب‬ ‫المهارا‬
‫برامج‬ ‫مع‬ ‫التخامل‬ ‫علر‬ ‫القدرة‬
‫اتلت‬ ‫الحاءب‬
.
‫باللغتي‬ ‫س‬ ‫ال‬ ‫علر‬ ‫القدرة‬
‫اجليألية‬ ‫وا‬ ‫الخربية‬
.
‫ةت‬ ‫األوراق‬ ‫فظ‬ ‫علر‬ ‫القدرة‬
‫واءترجاعها‬ ‫الملفا‬
.
‫األجهألة‬ ‫اءتخدام‬ ‫علر‬ ‫القدرة‬
‫األعمال‬ ‫مجال‬ ‫ةت‬ ‫الحديثة‬
‫المكتبية‬
.

8. ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫مفهوم‬
‫و‬ ‫وتحلييل‬ ‫بجميع‬ ‫الخاصة‬ ‫الخمليا‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫تإمل‬
‫فييظ‬
‫المخلوميا‬ ‫بهيات‬ ‫الخلييا‬ ‫دارة‬ ‫ا‬ ‫وتألويييد‬ ‫ا‬ ‫المخلومييا‬ ‫وتإيغيل‬
‫الخمل‬ ‫دارة‬ ‫الالزمة‬
.

9. ‫المرؤوءي‬ ‫مع‬ ‫الفخال‬ ‫التخامل‬
‫المرؤوءي‬ ‫مع‬ ‫الة‬ّ
‫ةخ‬ ‫يومية‬ ‫تخامال‬ ‫لتحقيق‬ ‫ةكار‬
:
‫وج‬ ‫تفهيم‬ ‫ن‬ ‫ياول‬ ‫و‬ ‫طائها‬ ‫بأ‬ ‫تصرح‬ ‫وال‬ ‫بها‬ ‫يإخر‬ ‫عما‬ ‫يخبر‬ ‫ودعه‬ ‫عليها‬ ‫او‬ ‫الث‬ ‫وتاكر‬ ‫المرؤوسا‬ ‫تقااع‬ ‫ال‬
‫هية‬
‫ي‬ ‫م‬ ‫صي‬ ‫ال‬ ‫واالب‬ ‫شكوىا‬ ‫ب‬ ‫صا‬ ‫كان‬ ‫إن‬ ‫مخه‬ ‫التخااف‬ ‫ر‬ ِ
‫ه‬ ‫و‬ ‫الخدواايةا‬ ‫األءئلة‬ ‫علر‬ ‫الرد‬ ‫وتجاهل‬ ‫انرتا‬
‫ها‬
‫مجاله‬ ‫ةت‬ ‫الخطأ‬ ‫المرؤوس‬ ‫يحاول‬ ‫دما‬ ‫ع‬ ‫ا‬ ً
‫مدرك‬ ‫وك‬ ‫لها‬ ‫األول‬ ‫االءم‬ ‫واءتخدم‬
.

10. ‫ةكارك‬ ‫ج‬ِّ
‫ترو‬ ‫كيف‬
:
‫المرؤ‬ ‫دا‬ ‫اصيةا‬ ‫ية‬ ‫لج‬ ‫و‬ ‫الفكرة‬ ‫إر‬ ‫لي‬ ‫التقرير‬ ‫يتلقر‬ ‫ا‬ ً
‫شخص‬ ‫اجخل‬
‫وءيي‬
‫يكيو‬ ‫الفرييق‬ ‫مي‬ ‫للفيرد‬ ‫مكاةيأة‬ ‫ِّم‬
‫قيد‬ ‫الفكرةا‬ ‫علر‬ ‫ا‬ ‫تحسي‬ ‫يخرضون‬
‫ن‬
‫ةكار‬ ‫الث‬ ‫اارح‬ ‫جاحا‬ ‫ب‬ ‫فياها‬ ‫ت‬ ‫علر‬ ‫ا‬ً
‫ر‬‫قاد‬
(
‫الفكيرة‬ ‫ها‬ ‫ضيم‬
)
‫ممي‬ ‫يان‬ ‫ا‬
‫ا‬
‫للفك‬ ‫المثيرة‬ ‫واألءماو‬ ‫الجاابة‬ ‫األةكار‬ ‫اءتخدم‬ ‫الفريقا‬ ‫يستبخدت‬
‫رة‬
.

11. ‫االجتماا‬ ‫مفهوم‬
•
‫ية‬ ‫مخي‬ ‫موضيوعا‬ ‫اقإية‬ ‫لم‬ ‫محيدد‬ ‫وقيم‬ ‫وةيت‬ ‫ميا‬ ٍ
‫مكان‬ ‫ةت‬ ‫األةراد‬ ‫م‬ ‫عدد‬ ‫التقاو‬ ‫هو‬
‫محددة‬ ‫ألهداف‬ ‫للتوصل‬
.
•
‫ي‬ ‫يمك‬ ‫ال‬ ‫ةبيدواها‬ ‫االجتميااا‬ ‫جياح‬ ‫ل‬ ‫الرئيسية‬ ‫المقوميا‬ ‫هت‬ ‫التالية‬ ‫اصر‬ ‫الخ‬ ‫وتخد‬
‫عقيد‬ ‫ا‬
‫االجتماا‬ ‫عقد‬ ‫م‬ ‫إأة‬ ‫الم‬ ‫هداف‬ ‫تحقيق‬ ‫الله‬ ‫م‬ ‫استطيع‬ ‫ال‬ّ
‫وةخ‬ ‫ااج‬ ‫اجتماا‬
.

12. ‫التقارير‬ ‫وكتابة‬ ‫إعداد‬ ‫ل‬ ‫مرا‬
05
06
01
02
03
04
‫عداد‬ ‫ا‬ ‫لة‬ ‫مر‬
.
‫نيم‬ ‫وت‬ ‫تهيئة‬ ‫لة‬ ‫مر‬
‫والمخلوما‬ ‫البيااا‬
.
‫وتحليلها‬ ‫المخلوما‬ ‫تفسير‬ ‫لة‬ ‫مر‬
.
‫التقرير‬ ‫لهيكل‬ ‫التخطيط‬ ‫لة‬ ‫مر‬
.
‫التقرير‬ ‫عداد‬ ‫ت‬ ‫الألم‬ ‫الجدول‬
.
‫التقرير‬ ‫كتابة‬
.

13. ‫وتحليله‬ ‫المخلوما‬ ‫تفسير‬ ‫لة‬ ‫مر‬
‫ا‬
‫ايييييوا‬ ‫تالف‬ ‫بيييييا‬ ‫والمخلوميييييا‬ ‫البياايييييا‬ ‫تحليييييل‬ ‫ءييييياليب‬ ‫تختليييييف‬
‫يير‬‫ي‬‫علي‬ ‫ييائج‬‫ي‬‫تي‬ ‫ال‬ ‫ييتخالع‬‫ي‬‫اءي‬ ‫يير‬‫ي‬‫التقريي‬ ‫ييب‬‫ي‬‫كاتيي‬ ‫يير‬‫ي‬‫عليي‬ ‫ييب‬‫ي‬‫ويجيي‬ ‫ييرا‬‫ي‬‫التقريي‬
‫ن‬
‫تييائج‬ ‫ال‬ ‫هييات‬ ‫تكييون‬
..
‫بالمسيييت‬ ‫مؤييييدة‬ ‫دقيقييية‬ ‫واضييحة‬ ‫طقييية‬ ‫م‬
‫دا‬
‫متحيألة‬ ‫غييير‬
.

14. ‫االتصال‬ ‫عملية‬ ‫مكواا‬
‫ومخيان‬ ‫مخلوميا‬ ‫و‬ ‫ةكيرة‬ ‫اقيل‬ ‫هير‬ ‫صيورها‬ ‫بسط‬ ‫ةت‬ ‫االتصال‬ ‫عملية‬
(
‫رءيالة‬
)
‫شيخع‬ ‫مي‬
(
‫ل‬ ِ
‫مرء‬
)
‫شخع‬ ‫إلر‬
(
‫ل‬ِ‫مستقب‬
)
‫مخي‬ ‫اريق‬ ‫ع‬
(
‫اتصال‬ ‫اة‬ ‫ق‬
)
‫المواقف‬ ‫تالف‬ ‫با‬ ‫تختلف‬
.
‫يل‬ ِ
‫المرء‬ ‫بيي‬ ‫عليهيا‬ ‫ومتفيق‬ ‫مفهومية‬ ‫رميوز‬ ‫شيكل‬ ‫علير‬ ‫االتصيال‬ ‫ياة‬ ‫ق‬ ‫عبير‬ ‫الرءالة‬ ‫تقل‬ ‫وت‬
‫ها‬ ‫تترم‬ ‫التت‬ ‫الحرارة‬ ‫و‬ ‫المجتمع‬ ‫ةت‬ ‫شائخة‬ ‫رموز‬ ‫و‬ ‫ل‬ِ‫والمستقب‬
.

15. ‫الخمل‬ ‫مجموعا‬ ‫ل‬ ‫دا‬ ‫االتصال‬ ‫لتدعيم‬
:
‫تإجيع‬ ‫الل‬ ‫م‬ ‫الفريق‬ ‫عراو‬ ‫دعم‬
‫عليها‬ ‫او‬ ‫والث‬ ‫مساهماتهم‬
.
‫ويلق‬ ‫ا‬ ‫اقإا‬ ‫الم‬ ‫ثرأ‬ُ
‫ي‬ ‫ألاه‬ ‫تالف‬ ‫اال‬ ‫قبول‬
‫ت‬
‫زوايا‬ ‫م‬ ‫اقإة‬ ‫الم‬ ‫موضوا‬ ‫علت‬ ‫الروو‬
‫متخددة‬
.
‫ل‬َ‫ب‬ِ
‫ق‬ ‫م‬ ‫محاولة‬ ‫أ‬ ‫تواو‬ ‫ا‬
‫علر‬ ‫للسيطرة‬ ‫األعراو‬ ‫بخض‬
‫اقإة‬ ‫الم‬
.