Управление сроками и бюджетами в проекте комплексной застройки с использование Microsoft Project Server 2013

1. Управление сроками и бюджетами
в проекте комплексной застройки
27.03.2015
Исполнительный директор
Михаил Шишленин, PMP

2. 1
Международная инжинирингово-консалтинговая
группа ACCELERATION
Since2004
Консалтинг Инжиниринг
Структуризация
бизнеса
Обучение и развитие
персонала
Управление
строительными
объектами
Выстраивание внутренних
бизнес-процессов
Внедрение систем
управления проектами
Автоматизация
предприятий
Учебный центр
Корпоративные
и индивидуальные программы
Управление проектами
проектирования и
строительства
Технический заказчик
Проектирование под
заданную стоимость,
3D-5D моделирование

3. 2
Опыт ACCELERATION
 Энергетика
 Промышленное и гражданское строительство
 Нефтегазовая отрасль
 Sport&Event Development
Планирование
и контроль
строительства
бассейна заказчик
Планирование
и контроль
строительства
бассейна
заказчик
Управление проектом
строительства
временной
инфраструктуры
Администрация
Архангельской области

4. Содержание
1. Предпосылки, цели и задачи
внедрения ИСУП
2. Методология и подход
 Управление составом работ и сроками
 Управление стоимостью проекта
 Ролевая модель
 Архитектура системы
3. Демонстрация ИСУП
 Знакомство с интерфейсом и меню
 Модуль управления сроками
 Модуль бюджетирования в проекте
 Отчетность

5. Содержание
1. Предпосылки, цели и задачи
внедрения ИСУП
2. Методология и подход
 Управление составом работ и сроками
 Управление стоимостью проекта
 Ролевая модель
 Архитектура системы
3. Демонстрация ИСУП
 Знакомство с интерфейсом и меню
 Модуль управления сроками
 Модуль бюджетирования в проекте
 Отчетность

6. 5
Участники девелоперского проекта
БАНК
КОНСУЛЬТАНТ
БАНК
КРЕДИТОР
БРОКЕР
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ
ПРОЕКТИРОВЩИК
ЗАКАЗЧИК-
ЗАСТРОЙЩИК
ЭКСПЛУАТИРУЮЩАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ГЕНПОДРЯДЧИК
ТЕХНИЧЕСКИЙ
ЗАКАЗЧИК
Финансовые отчеты,
аналит. справка по
выполнению
проекта, Протоколы
совещаний
Согласование
ключевых
решений
Финансовые отчеты,
аналит. Справка по
выполнению проекта,
протоколы совещаний,
ключевые решения
по проекту
Кредитный
договор
по фонди-
рованию
Отчет брокера
Агентский
договор
Необходимые
отчеты
в установленной
форме
Договор
технических услуг
Рекомендации по тех.
Вопросам, Акты, счета,
РД, ИД, протоколы
совещаний
Договор ген. Подряда,
Проектная
документация
Акты , счета, ИД,
протоколы совещаний
(еженедельно)
Проектная
документация,
акты, счета, отчет
по субподрядчикам
Договор ген.
проектирования
Договор субподряда
Проектная
документация (дома)
Отчет о ходе
проектирования
Финансирование
работ

7. 6
Предпосылки внедрения
ФАКТОРЫ, УВЕЛИЧИВАЮЩИЕ РИСКИСТАНДАРТНЫЕ РИСКИ ПРОЕКТОВ
 Планирование происходит дискретно, отдельно внутри каждого из
функциональных блоков
 Нет централизованного общего верифицированного оперативного графика
 Значительное время для подготовки отчетности, возможны технические ошибки
Перенос сроков проектирования,
подготовки ИРД, строительства,
ввода в эксплуатацию,
неисполнение графика продаж
СОСТАВ РАБОТ И СРОКИ
 Необходимость вручную контролировать платежи (возможно дублирование,
ошибки)
 Подготовка отчетов происходит вручную с риском ошибок
 Не выстроен процесс управления графиками платежей по договорам
(централизованный учет платежей, прогнозирование платежей)
 Руководство, финансовые консультанты, кредитное подразделение банка не
имеет оперативного доступа к актуальной информации
Увеличение затратной части
проекта, неисполнение доходной
части, снижение эффективности
проекта
БЮДЖЕТ
 Информация разрознена по подразделениям, нет единого центра сбора и
хранения информации
 Не отлажены механизмы оперативного сбора информации по проекту в единые
отчетные формы (финансовая модель, сводный график)
 Не систематизирован механизм хранения информации по проекту, а также
механизмы движения документации между участниками проекта
Потеря информации,
несвоевременность
и дублирования платежей,
злоупотребления
ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИИ
В условиях существенного роста объемов информации
перед стартом строительных работ
ПРИНЯТО РЕШЕНИЕ О ВНЕДРЕНИИ ИСУП ДЛЯ СНИЖЕНИЯ РИСКОВ

8. 7
Ключевые потребности проекта,
автоматизированные в ИСУП
 Создан единый календарно-сетевой график проекта, выделены ключевые
вехи
 Ведется регулярная актуализация, контроль сроков и отклонений при
выполнении задач проекта
 Созданы визуальные представления (индикаторы) календарных планов,
используемых для упреждения срывов сроков проекта
СОСТАВ РАБОТ
И СРОКИ
 Ведется стоимостной анализ «план-факт» по выполненным работам,
объектам и очередям строительства
 Автоматизирована проверка форм КС-6а на наличие отклонений в объеме и
стоимости выполненных работ
 Формируется прогноз БДДС и БДР по проекту в зависимости от изменения
ключевых параметров (стоимость и сроки строительства, сроки
проектирования, согласований ИРД)
 Формируются отчеты о фактическом исполнении БДДС и БДР на основании
данных из смежной системы (1С)
БЮДЖЕТ
 Организовано взаимодействие, в том числе, удаленное, членов проектной
команды
и партнеров
 Ведется сбор, передача, согласование, хранение информации
по проектированию и строительству
 Создан единый центр отчетности для руководителей и участников проекта
КОММУНИКАЦ
ИЯ

9. 8
Методология:
управление составом работ и сроками проектаРУКОВОДИТЕЛЬ
ПРОЕКТА
РУКОВОДИТЕЛЬ
ФУНКЦИОНАЛЬНОГОБЛОКА
СТРАТЕГИЧЕСКИЕ
критичные для реализации проекта
события
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ
ключевые события по проекту
ПАКЕТЫ РАБОТ
Пакет работ включает в себя
операции графика и контрольные
точки, которые надлежит достигать
для выполнения результата пакета
работ
Мастер-план
Оперативный план
Актуализированный план Функциональный блок:
• Сбор ИРД
• Проектирование
• СМР
• Продажа
Один из основных инструментов управления
сроками проектов – методология контрольных
точек (событий)

10. 9
Методология:
структура декомпозиции работ
ОЧЕРЕДИ
ГЛАВЫ СВОДНО-
СМЕТНЫЙ РАСЧЕТ
+ ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРОДАЖ
ОБЪЕКТЫ
ПАКЕТЫ РАБОТ
ОПЕРАЦИИ
ОЧЕРЕДЬ 1
…
Объекты
подсобного
и обслуживающего
назначения
Основные
объекты
строительства
Подготовка
территории
строительства
…Дом №2Дом №1
…
Несущие
конструкции
Фундаменты
Земляные
работы
Разработка
грунта …
Снятие
растительного
слоя …
ЗАТРАТЫ
ИЗ СМЕТ
Структура работ в проекте должна
соответствовать структуре
затрат в управленческом учете

11. 10
Методология:
управление стоимостью проекта
Статья
Бюджетного
классификат
ора
Стоимостна
я оценка
Сметная Договорная
2015
Январь Февраль
План
Факт
План
Факт
Выполнено Заактивировано Выполнено Заактивировано
Оперативный
план
Актуализированный
график
Модуль
Бюджетирования
Текущее видение, как будет
реализовываться проект
Освоенный
объем Акты
ФИНАНСОВАЯ
МОДЕЛЬ
Главы Сводно-сметного
расчета + Приобретение
имущества, налоги,
организация продаж
Для управления стоимостью проекта системы календарного
планирования и бюджетирования интегрированы

12. 11
Ролевая модель системы управления проектом
БАНК
КОНСУЛЬТАНТ
БАНК
КРЕДИТОР
БРОКЕР
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ
ПРОЕКТИРОВЩИК
ЭКСПЛУАТИРУЮЩАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ГЕНПОДРЯДЧИК
ТЕХНИЧЕСКИЙ
ЗАКАЗЧИК
Ответственный
за продажи
Специалист
по планированию
Финансовый
директор
Главный бухгалтер
Бюджет проекта
Детальный
график проекта
Отчетность
по бюджетам
Отчет
по срокам
Документы
и фотографии
проекта
Руководитель
проекта
Генеральный
директор
Зам. Руководителя
проекта
Инженер проекта
Генеральный директор
Руководитель проекта
Главный бухгалтер
АКТ
КС6
ЗАКАЗЧИК-ЗАСТРОЙЩИК
СРОКИ
ДЕНЬГИ

13. 12
Архитектура ИСУП
Первичные документы
(акты, счета)
КС-6
Обменная форма
по срокам и %
выполнения
Интегрированная система управления проектом
Подсистема
«Бюджетирование»
Подсистема календарного
планирования и контроля
Хранение и согласование документации
Фотоотчеты
Поручения
Отчетность BI
Справочник Бюджетного
классификатора
Справочник
Объектов
ИД
объекта
ПРОВЕРКА
Учетная система
1С Бухгалтерия 8.3 (3.0)
Реестр
актов
Реестр
оплат
Справочник
Бюджетного
классификатора
Справочник
Объектов
Система управления
взаимоотношениями
с клиентом

14. 13
Польза для участников проекта
СОСТАВРАБОТИ
СРОКИБЮДЖЕТКОММУНИКАЦИЯ  Может прогнозировать,
отслеживать и контролировать
сроки завершения
строительства объектов
 Использует в работе единый
верифицированный график
проекта
 Отслеживает статус работ на
критическом пути
 Отслеживает соблюдение
планов по объемам и статьям
затрат
 Может контролировать
отклонения по объемам и
срокам в разрезе работ
 Может контролировать
соблюдение планов в разрезе
объемов/статей затрат
 Имеет возможность
формировать и отслеживать
прогноз БДДС и БДР по проекту
 Может оперативно актуализировать
БДДС и БДР по проекту
 Владеет детализированной
информацией по статьям затрат для
отражения по объектам и статьям
бюджетного классификатора
 ИСУП - гибкий инструмент для
перераспределения затрат между
объектами в случае корректировки
учетной политики
 Может контролировать
соблюдение планов в разрезе
объемов/статей затрат
 Может отслеживать отклонения
БДДС/БДР
 Имеет возможность
прогнозировать обслуживание
кредита, потребность
в финансировании
ИВЕСТИЦИОННО-
СТРОИТЕЛЬНЫЙ БЛОК
БЛОК УЧЕТА
И ОТЧЕТНОСТИ
БАНК
 Может пользоваться отчетностью в различных срезах информации по проекту с возможностью доступа к
максимальным уровням детализации
 Использует автоматизированный модуль поручений и согласований документации
 Имеет доступ к актуальным версиям документации, фотоотчету по строительству объекта

15. Демонстрация Интегрированной системы
управления проектами
1. Знакомство с интерфейсом и меню
2. Отчетность
3. Модуль управления сроками
 Сценарий актуализации планов
4. Модуль проектного бюджетирования
 Модуль формирования стоимостной оценки
 Модуль загрузки смет
 Модуль проверки форм КС-6А
 Формы БДР и БДДС
5. Вспомогательные модули
 Хранение и согласование документов
 Поручения

16. 15
Выводы
 Создан инструмент
по упреждению срывов
сроков проектов за счет
реагирования на
отклонения и принятия
управленческих
решений, используется
в ежедневной
деятельности
 Выстроен единый
централизованный
проектный
документооборот
 Обеспечивает
автоматизированный
контроль сроков и
отклонений при
выполнении задач,
стоимостной и
натуральный анализ
«план/факт»
 Позволяет
актуализировать отчеты
БДДС и БДР по проекту
при изменении
параметров (стоимость и
темпы строительства,
цена и темпы продаж,
сроки проектирования,
согласований ИРД)
 Обеспечено
взаимодействие членов
проектной команды и
партнеров
 Получает оперативные
прогнозные данные о
завершении этапов
строительства
 Запланирована
интеграция с CRM
брокеров на 5-ом этапе
 Выполнена интеграция
по фактическим данным
из 1С)
 Используется система
отчетности для
руководителей и
кредитора
 Моделирует БДДС и БДР
по проекту, в том числе
при изменении
параметров (стоимость и
темпы строительства,
цена и темпы продаж,
сроки проектирования,
согласований ИРД)
ИСУП ВЫПОЛНЯЕТ ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ
ИНВЕСТИЦИОННО-
СТРОИТЕЛЬНЫЙ БЛОК
УЧЕТНО–
ФИНАНСОВЫЙ БЛОК
БЛОК ПРОДАЖ БАНК-КОНСУЛЬТАНТ
ПЛЮСЫ
МИНУСЫ
 Создан инструмент управления, позволяющий сократить риски и
сохранять управляемость проектом, в том числе в случае изменений
 Дополнительные расходы (создание и поддержка ИСУП)
 Дополнительная нагрузка на персонал (обучение, изменение рабочих
процессов)

17. Примеры отчетов

18. 17
Отчет о качестве проработки проекта
Сводная диаграмма показывает отношение пройденных контрольных точек функциональных блоков
работ к запланированным. Отчет строится на основании данных по всем функциональным блокам
работ (модулям) проекта: выводится общее количество КТ определенного пользователем типа,
количество планируемых на данную дату пройденных КТ и количество фактически пройденных КТ
20 преднастроенных
и динамических отчетов

19. 18
Отчет выполнения основных работ по проекту
Отчет показывает динамику выполнения работ по проекту в целом (сводный график)
и различных видов работ по объектам (графики подпроектов)
20 преднастроенных
и динамических отчетов

20. 19
Отчет о динамике реализации проекта
Отчет показывает отклонение подпроектов от плановых сроков:
отображаются сроки начала подпроектов, сроки окончания подпроектов,
текущий процент завершения, проценты завершения за последние четыре
актуализации и отклонение темпов от плана
20 преднастроенных
и динамических отчетов

21. 20
Отклонения оперативного плана от базового
20 преднастроенных
и динамических отчетов
Отчет показывает отклонение соотношение выполненных работ по проекту по
периодам исходя из показателей оперативного плана в сравнении с базовыми
показателями

22. 21
Основные показатели подпроектов
функционального блока
Отчет показывает основную информацию по подпроектам (объектам)
в разрезе очередей, функциональных блоков работ
20 преднастроенных
и динамических отчетов

23. 22
Отчет для кредитного комитета/подразделения
Отчет показывает изменения в выполненных работах за любой заданный пользователем
период времени (фильтр). Включаются только те работы, по которым произошло выполнение
(полное или частичное) в течение периода
20 преднастроенных
и динамических отчетов

24. 23
Отчет по текущим работам на дату
Основная информация по текущим работам проекта
Завершенные работы в отчете не отображаются
20 преднастроенных
и динамических отчетов

25. 24
Отчет о целевом использовании денежных средств
Отчет показывает как общая
сумма фактически
инвестированных на текущий
момент в проект денежных
средств разбивается по
объектам (по главам
справочника управленческого
учета)20 преднастроенных
и динамических отчетов

26. 25
Отчет по отклонению от стоимостной оценки
Отчет показывает только те статьи затрат, по которым сметная и/или договорная
стоимости не совпадают со стоимостной оценкой
20 преднастроенных
и динамических отчетов

27. 26
Отчет о выполнении финансового плана
относительно бюджета
Диаграмма, показывающая сколько на текущую дату всего выполнено,
заактировано и оплачено работ по проекту. Данные приводятся в стоимостном
и процентном выражении от общего бюджета
20 преднастроенных
и динамических отчетов

28. 27
Отчет о текущей себестоимости
Отчет показывает данные о текущей себестоимости проекта, в разрезе статей затрат. Информацию
в отчете можно посмотреть по одной из очередей строительства или по всем очередям вместе
При создании отчета используется константа «Общая жилая площадь к продаже, кв. м.» (вводится
отдельно для каждой очереди, при просмотре отчета по всем очередям, суммируется), для изменения
которой необходимо реализовать механизм ввода и изменения
20 преднастроенных
и динамических отчетов

29. 28
Отчет по отклонению фактической стоимости
от плановой
Отчет показывает отклонения фактических стоимостных показателей (по оплате)
от плановых показателей БДДС
20 преднастроенных
и динамических отчетов

30. Спасибо за внимание!
Россия, Москва, ул. Летниковская 10, стр. 4
Paris, France, 13 rue Robert Lindet 75015
+7 495 961 31 12
+33 6 60 60 46 73
www.acceleration.ru
Исполнительный директор
Михаил Шишленин
ms@acceleration.ru
+7 903 626 20 18