Выступление Натальи Храмцовской о совершенствовании документооборота в Министерстве транспорта Московской области на семинаре «Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области», март 2005 г. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Improvement of the records management in the Ministry of Transport of the Moscow Region" at the workshop "Implementing electronic records management in the Ministry of Transport of the Moscow Region", Moscow, March 2005.

1. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 11
Совершенствование
документооборота в Министерстве
транспорта Московской области
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
ведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией
компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»»,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 22
ТекущееТекущее состояниесостояние делдел::
заложензаложен хорошийхороший фундаментфундамент
РуководствоРуководство понимаетпонимает необходимостьнеобходимость внедрениявнедрения
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
СпециалистыСпециалисты УправленияУправления информатизацииинформатизации
МинистерстваМинистерства готовыготовы взаимодействоватьвзаимодействовать сосо
службойслужбой ДОУДОУ припри внедрениивнедрении электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота
СпециалистыСпециалисты организационноорганизационно--контрольногоконтрольного
отделаотдела ужеуже освоилиосвоили ии активноактивно работаютработают вв
системесистеме ««ДелоДело»»

3. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 33
ТекущееТекущее состояниесостояние делдел::
заложензаложен хорошийхороший фундаментфундамент
ХорошоХорошо налаженналажен
бумажныйбумажный
документооборотдокументооборот

4. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 44
ТекущееТекущее состояниесостояние делдел::
заложензаложен хорошийхороший фундаментфундамент
УстановленаУстановлена
системасистема ««ДелоДело»»,,
налаженаналажена
регистрациярегистрация
документовдокументов

5. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 55
ПреимуществаПреимущества электронногоэлектронного движениядвижения
документовдокументов
ОблегчениеОблегчение поискапоиска нужнойнужной информацииинформации ии документовдокументов
УскорениеУскорение согласованиясогласования документовдокументов
УскорениеУскорение ии удешевлениеудешевление рассылкирассылки документовдокументов
((вв видевиде электронныхэлектронных копийкопий)) вв подведомственныеподведомственные
организацииорганизации
ОбеспечениеОбеспечение большейбольшей безопасностибезопасности подлинниковподлинников
документовдокументов
ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности важнейшихважнейших документовдокументов вв
случаеслучае чрезвычайныхчрезвычайных ситуацийситуаций

6. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 66
НашиНаши предложенияпредложения::
ПерейтиПерейти нана работуработу сс образамиобразами электронныхэлектронных документовдокументов,,
используяиспользуя длядля этогоэтого функциюфункцию поточногопоточного сканированиясканирования..
ОпределитьОпределить тете видывиды документовдокументов,, которыекоторые наиболеенаиболее
востребованывостребованы вв работеработе,, ии припри регистрациирегистрации ихих образыобразы
прикреплятьприкреплять кк карточкекарточке документадокумента..
ПодлинникПодлинник документадокумента остаетсяостается вв организационноорганизационно--контрольномконтрольном
отделеотделе ии вв оперативнойоперативной работеработе нене используетсяиспользуется..
ОпределитьОпределить тете видывиды документовдокументов сс которымикоторыми можноможно работатьработать
толькотолько вв электронномэлектронном видевиде

7. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 77
НашиНаши предложенияпредложения::
ПоэтапноеПоэтапное внедрениевнедрение системысистемы ««ДелоДело»» вв деловыхделовых
подразделенияхподразделениях министерстваминистерства
11 этапэтап –– внедрениевнедрение системысистемы нана рабочихрабочих местахместах
специалистовспециалистов,, отвечающихотвечающих заза делопроизводстводелопроизводство вв
подразделенияхподразделениях,,
22 этапэтап –– внедрениевнедрение системысистемы нана рабочихрабочих местахместах
руководителейруководителей ии исполнителейисполнителей..

8. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 88
СистемаСистема ««ДелоДело»» позволяетпозволяет
руководителюруководителю::
ИметьИметь оперативнуюоперативную информациюинформацию обоб исполненииисполнении
документовдокументов,, контролироватьконтролировать ходход исполненияисполнения,,
ОперативноОперативно получатьполучать всювсю информациюинформацию,,
необходимуюнеобходимую длядля принятияпринятия управленческихуправленческих
решенийрешений,, -- нене обращаясьобращаясь кк архивуархиву бумажныхбумажных
документовдокументов,,
ПрименятьПрименять вв работеработе современныесовременные методыметоды
управленияуправления

9. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 99
АвтоматизацияАвтоматизация архивнойархивной работыработы::
ПодсистемаПодсистема ««АрхивноеАрхивное делодело»»
ПолучаетПолучает данныеданные изиз системысистемы ««ДелоДело»»
ПозволяетПозволяет сформироватьсформировать номенклатуруноменклатуру делдел
СоставляютсяСоставляются внутренниевнутренние описиописи делдел ии описиописи
документовдокументов постоянногопостоянного храненияхранения
ПозволяетПозволяет проводитьпроводить экспертизуэкспертизу ценностиценности
документовдокументов

10. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 1010
СозданиеСоздание электронногоэлектронного архиваархива
МинистерстваМинистерства
ЦентрализованноеЦентрализованное хранениехранение электронныхэлектронных
документовдокументов ии материаловматериалов
ГибкаяГибкая рубрикациярубрикация ии полнотекстовойполнотекстовой поискпоиск
ВозможностьВозможность удаленногоудаленного доступадоступа
ВозможностьВозможность коллективнойколлективной работыработы сс документамдокументам
УправлениеУправление правамиправами доступадоступа

11. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 1111
ПроблемыПроблемы внедрениявнедрения::
НеобходимоНеобходимо разработатьразработать нормативныенормативные документыдокументы,,
которыекоторые будутбудут учитыватьучитывать особенностиособенности работыработы сс
электроннымиэлектронными документамидокументами вв организацииорганизации..
ВозможноВозможно,, потребуетсяпотребуется изменитьизменить технологиютехнологию
работыработы сс некоторыминекоторыми видамивидами документовдокументов
ВозможноВозможно,, потребуетсяпотребуется частичноечастичное обновлениеобновление ии
расширениерасширение ««машинногомашинного паркапарка»» организацииорганизации

12. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 1212
ОбщероссийскиеОбщероссийские проблемыпроблемы внедрениявнедрения
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота::
ЕдинообразноеЕдинообразное управлениеуправление электроннымиэлектронными ии
бумажнымибумажными документамидокументами..
ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности ии
контролируемоеконтролируемое уничтожениеуничтожение электронныхэлектронных
документовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения..

13. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 1313
КомпанияКомпания ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные
СистемыСистемы»» надеетсянадеется нана плодотворноеплодотворное
сотрудничествосотрудничество

14. 2323 мартамарта 20052005 СеминарСеминар "" СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 1414
Вопросы?