Новые стандарты по делопроизводству (международная практика).
•
0 gostou•1,191 visualizações
Выступление Натальи Храмцовской о новых стандартах по делопроизводству в международной практике на Четвертой всероссийской практической конференции «Эффективный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления», апрель 2006. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "New records management standards: International practice" at the Records Managers Guild' conference, Moscow, April 2006.
Recomendados
Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Destaque
Destaque (20)
Semelhante a Новые стандарты по делопроизводству (международная практика).
Semelhante a Новые стандарты по делопроизводству (международная практика). (20)
Mais de Natasha Khramtsovsky
Mais de Natasha Khramtsovsky (20)
Новые стандарты по делопроизводству (международная практика).
- 1. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 11 Новые стандарты по управлению документами Международная практика ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна ведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»»,, членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International
- 2. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 22 ЗачемЗачем говоритьговорить оо стандартахстандартах?? МыМы идемидем позадипозади –– уу наснас естьесть возможностьвозможность использоватьиспользовать опытопыт нашихнаших коллегколлег ВопросыВопросы,, затрагиваемыезатрагиваемые стандартастандарта ужеуже сейчассейчас востребованывостребованы вв практическойпрактической работеработе ПродвигатьПродвигать стандартыстандарты сложносложно –– незнаниянезнания языковязыков,, отсутствиеотсутствие переводовпереводов,, отсутствиеотсутствие привычекпривычек использованияиспользования стандартовстандартов
- 3. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 33 СтандартСтандарт ISO 22310:2006ISO 22310:2006 ««ИнформацияИнформация ии документациядокументация.. РуководствоРуководство длядля разработчиковразработчиков стандартовстандартов попо формулированиюформулированию требованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами»» УтвержденУтвержден вв февралефеврале 20062006 годагода
- 4. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 44 СтандартСтандарт ISO 22310:2006ISO 22310:2006 ОпределяетОпределяет нана будущеебудущее политикуполитику ISOISO вв областиобласти управленияуправления документамидокументами ВсеВсе стандартыстандарты вв отношенииотношении вопросоввопросов управленияуправления документамидокументами должныдолжны бытьбыть гармонизированыгармонизированы сс ISOISO 1548915489--11 ии ISO/TR 15489ISO/TR 15489--2.2. ПоложенияПоложения ISOISO 2231022310 должныдолжны будутбудут использоватьиспользовать всевсе органыорганы ISO,ISO, ихих такжетакже могутмогут использоватьиспользовать другиедругие организацииорганизации -- разработчикиразработчики международныхмеждународных илиили национальныхнациональных стандартовстандартов..
- 5. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 55 ТиповыеТиповые элементыэлементы требованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами СозданиеСоздание документовдокументов –– какиекакие документыдокументы должныдолжны бытьбыть созданысозданы ии введенывведены вв системусистему документооборотадокументооборота;; какуюкакую информациюинформацию этиэти документыдокументы должныдолжны содержатьсодержать;; какиекакие данныеданные обоб этихэтих документахдокументах должныдолжны бытьбыть сохраненысохранены ((метаданныеметаданные)) СрокиСроки храненияхранения –– вв течениетечение какогокакого срокасрока следуетследует сохранятьсохранять документыдокументы;; каккак организованыорганизованы передачапередача документовдокументов другимдругим заинтересованнымзаинтересованным сторонамсторонам,, процесспроцесс решениярешения судьбысудьбы документовдокументов попо истеченииистечении срокасрока храненияхранения;;
- 6. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 66 ТиповыеТиповые элементыэлементы требованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами ДоступДоступ кк документамдокументам –– комукому разрешенразрешен доступдоступ кк документамдокументам,, каккак осуществляетсяосуществляется управлениеуправление доступомдоступом;; ОбеспечениюОбеспечению сохранностисохранности -- какимкаким образомобразом поддерживаютсяподдерживаются доступностьдоступность документовдокументов ии возможностьвозможность ихих использованияиспользования;; ТребованияТребования кк системамсистемам,, вв задачизадачи которыхкоторых входитвходит созданиесоздание ии сохранениесохранение документовдокументов;;
- 7. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 77 ТиповыеТиповые элементыэлементы требованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами ИнструментыИнструменты ии процедурыпроцедуры управленияуправления документамидокументами –– каккак схемысхемы ((моделимодели)) метаданныхметаданных,, –– классификационныеклассификационные схемысхемы ((номенклатурыноменклатуры делдел),), –– процедурыпроцедуры храненияхранения документовдокументов –– схемысхемы ((моделимодели)) уровнейуровней допускадопуска попо безопасностибезопасности ии правправ доступадоступа,, –– нормативныенормативные документыдокументы,, нана основанииосновании которыхкоторых решаетсярешается судьбасудьба документовдокументов попо истеченииистечении срокасрока храненияхранения..
- 8. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 88 ТребованияТребования кк терминологиитерминологии ВоВо всехвсех стандартахстандартах припри включениивключении вв нихних требованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами должнадолжна использоватьсяиспользоваться согласованнаясогласованная терминологиятерминология,, основаннаяоснованная нана терминахтерминах,, введенныхвведенных стандартомстандартом ISOISO 15489,15489, сс темтем,, чтобычтобы ихих удобноудобно былобыло использоватьиспользовать,, ии чтобычтобы ониони былибыли совместимысовместимы другдруг сс другомдругом..
- 9. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 99 ТеперьТеперь уу наснас двадва равноправныхравноправных определенияопределения терминатермина ««документдокумент»» ««ДокументДокумент,, документированнаядокументированная информацияинформация:: ЗафиксированнаяЗафиксированная нана материальномматериальном носителеносителе информацияинформация сс реквизитамиреквизитами,, позволяющимипозволяющими ееее идентифицироватьидентифицировать»» ГОСТГОСТ РР 5114151141--9898 разделраздел 2.12.1 пп.3,.3, ««ОбОб информацииинформации,, информатизацииинформатизации ии защитезащите информацииинформации»» отот 2020 февраляфевраля 1995 . N 241995 . N 24--ФЗФЗ ии рядеряде другихдругих ««ДокументДокумент:: ОбъектОбъект информационногоинформационного взаимодействиявзаимодействия вв социальнойсоциальной средесреде,, предназначенныйпредназначенный длядля формальногоформального выражениявыражения социальныхсоциальных отношенийотношений междумежду другимидругими объектамиобъектами этойэтой средысреды..»» ГОСТГОСТ РР 5229252292——20042004 ««ИнформационнаяИнформационная технологиятехнология.. ЭлектронныйЭлектронный обменобмен информациейинформацией.. ТерминыТермины ии определенияопределения..»» пп. 4.1.1. 4.1.1
- 10. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1010 ОпределениеОпределение понятияпонятия ««документдокумент»» ««ДокументДокумент ((record)record)–– информацияинформация созданнаясозданная илиили полученнаяполученная,, ии сохраняемаясохраняемая организациейорганизацией илиили физическимфизическим лицомлицом вв качествекачестве свидетельствасвидетельства ии сведенийсведений,, вово исполнениеисполнение правовыхправовых обязательствобязательств илиили вв ходеходе деловойделовой деятельностидеятельности»» МеждународныйМеждународный стандартстандарт попо делопроизводствуделопроизводству ии документооборотудокументообороту ИСОИСО 1548915489 пп. 3.15. 3.15
- 11. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1111 ОпределениеОпределение понятияпонятия ««документдокумент»» вв законодательствезаконодательстве СШАСША ПонятиеПонятие ««документыдокументы»» включаетвключает вв себясебя всевсе книгикниги,, бумагибумаги,, картыкарты,, фотографиифотографии,, машинномашинно--читаемыечитаемые материалыматериалы ии другиедругие информационныеинформационные материалыматериалы,, независимонезависимо отот ихих физическойфизической формыформы ии характеристикхарактеристик,, созданныесозданные илиили полученныеполученные агентствомагентством ПравительстваПравительства СоединённыхСоединённых ШтатовШтатов вв соответствиисоответствии сс ФедеральнымФедеральным законодательствомзаконодательством илиили вв связисвязи сс ведениемведением государственнойгосударственной деятельностидеятельности,, ии сохранённыесохранённые илиили предназначенныепредназначенные длядля сохранениясохранения даннымданным агентствомагентством илиили егоего правопреемникомправопреемником вв качествекачестве свидетельствасвидетельства организацииорганизации,, функцийфункций,, политикиполитики,, решенийрешений,, процедурпроцедур,, операцийопераций ии другойдругой деятельностидеятельности ПравительстваПравительства,, илиили жеже вследствиевследствие информационнойинформационной ценностиценности содержащихсясодержащихся вв нихних данныхданных.. СводСвод законовзаконов СШАСША,, разделраздел 44,44, главаглава 33,33, статьястатья 33013301
- 12. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1212 ОпределенияОпределения электронныйэлектронный документдокумент ЭлектронныйЭлектронный документдокумент -- документдокумент,, вв которомкотором информацияинформация представленапредставлена вв электронноэлектронно--цифровойцифровой формеформе;; ЗаконЗакон №№ 11--ФЗФЗ отот 20.01.200220.01.2002 ««ОбОб электронноэлектронно--цифровойцифровой подписиподписи»» ЭлектронныйЭлектронный документдокумент –– информацияинформация,, зафиксированнаязафиксированная вв формеформе,, требующейтребующей примененияприменения компьютеракомпьютера илиили другойдругой машинымашины длядля еёеё обработкиобработки,, ии подпадающаяподпадающая подпод юридическоеюридическое определениеопределение понятияпонятия ««документдокумент»» вв соответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством СШАСША Стандарт DoD 5015.2
- 13. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1313 ПрактическоеПрактическое значениезначение понятияпонятия ««документдокумент»»
- 14. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1414 НеНе хотитехотите платитьплатить таможнетаможне?? ШлитеШлите информациюинформацию попо интернетуинтернету!! ИнтересноИнтересно,, считаетсчитает лили правовоеправовое управлениеуправление ФТСФТС документомдокументом телеграммутелеграмму?? ВотВот кудакуда привелопривело определениеопределение ««попо ГОСТуГОСТу»»
- 15. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1515 ««ПроПро автомобильавтомобиль мымы понялипоняли.. НоНо вотвот кудакуда лошадьлошадь--тото запрягатьзапрягать??»» КтоКто--тото чточто--тото говорилговорил обоб ««электроннойэлектронной торговлеторговле»» ?? ПонятноПонятно,, чточто вопросвопрос сложныйсложный.. НоНо вводитьвводить фактическифактически налогналог ««нана дискетыдискеты»» ????
- 16. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1616 ЮридическаяЮридическая значимостьзначимость электронныхэлектронных документовдокументов КанадскийКанадский стандартстандарт CANCAN//CGSBCGSB-- 72.3472.34 ««ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы каккак документальноедокументальное доказательстводоказательство»» ("("Electronic records as documentaryElectronic records as documentary evidenceevidence««), 2005), 2005 ОдобренОдобрен канадскойканадской налоговойналоговой инспекциейинспекцией вв качествекачестве инструментаинструмента,, помогающегопомогающего обеспечитьобеспечить надёжностьнадёжность,, целостностьцелостность ии аутентичностьаутентичность электронныхэлектронных документовдокументов
- 17. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1717 ГлавноеГлавное –– хорошохорошо налаженноеналаженное управлениеуправление электроннымиэлектронными документамидокументами ««ВажнейшимиВажнейшими элементамиэлементами припри доказательстведоказательстве тоготого,, чточто уу васвас хорошохорошо налаженоналажено управлениеуправление электроннымиэлектронными документамидокументами,, служатслужат аккуратноеаккуратное ведениеведение документациидокументации ии доказательстводоказательство целостностицелостности применяемойприменяемой практикипрактики делопроизводстваделопроизводства»» ВиджиВиджи ГурушантаГурушанта ((VigiVigi GurushantaGurushanta),), председательпредседатель комитетакомитета CGSB,CGSB, разработавшегоразработавшего стандартстандарт
- 18. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1818 ВВ ходеходе судебногосудебного разбирательстваразбирательства доказываетсядоказывается ЦелостностьЦелостность системысистемы электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ((СЭДСЭД),), вв которойкоторой данныйданный конкретныйконкретный документдокумент былбыл создансоздан илиили сохраненсохранен,, АутентичностьАутентичность данногоданного документадокумента,, ТоТо,, чточто этотэтот документдокумент былбыл создансоздан вв ходеходе ««обычнойобычной нормальнойнормальной деловойделовой деятельностидеятельности»»..
- 19. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 1919 ПодлинностьПодлинность электронныхэлектронных документовдокументов доказываетсядоказывается СЭДСЭД работалаработала надлежащимнадлежащим образомобразом,, -- либолибо тоготого,, чточто фактфакт работыработы СЭДСЭД ненадлежащимненадлежащим образомобразом нене повлиялповлиял нана целостностьцелостность электронногоэлектронного документадокумента,, ЭлектронныйЭлектронный документдокумент былбыл сохраненсохранен сторонойстороной-- участникомучастником судебногосудебного разбирательстваразбирательства ии свидетельствуетсвидетельствует противпротив неёнеё ЭлектронныйЭлектронный документдокумент былбыл создансоздан илиили сохраненсохранен ««вв ходеходе обычнойобычной нормальнойнормальной деловойделовой деятельностидеятельности»» сторонойстороной,, нене участвующейучаствующей вв судебномсудебном разбирательстверазбирательстве
- 20. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2020 ВнутреннийВнутренний нормативныйнормативный документдокумент обоб использованиииспользовании СЭДСЭД РаспоряжениеРаспоряжение оо созданиисоздании ии использованиииспользовании СЭДСЭД РаспоряжениеРаспоряжение оо разработкеразработке ии поддержанииподдержании вв актуальномактуальном состояниисостоянии регламентарегламента использованияиспользования СЭДСЭД,, НазначениеНазначение лицалица,, отвечающегоотвечающего заза вопросывопросы ДОУДОУ вв рамкахрамках даннойданной СЭДСЭД ПоддержаниеПоддержание СЭДСЭД вв соответствиисоответствии сс законодательнозаконодательно--нормативныминормативными актамиактами ии сс регламентомрегламентом использованияиспользования СЭДСЭД..
- 21. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2121 СтандартыСтандарты управленияуправления электроннымиэлектронными документамидокументами вв целяхцелях сохранениясохранения ихих аутентичностиаутентичности ии юридическойюридической силысилы BIP 0008:2004BIP 0008:2004 ««Code of practice for legal admissibility andCode of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronicallyevidential weight of information stored electronically»» ((ВеликобританияВеликобритания,, опубликованопубликован 2323 декабрядекабря 20032003 годагода)) BIPBIP 00080008--2:20052:2005 ««Code of practice for legal admissibility andCode of practice for legal admissibility and evidential weight of information communicated electronicallyevidential weight of information communicated electronically»» ISO/TR 15801:2004ISO/TR 15801:2004,, ««Electronic imagingElectronic imaging -- Information storedInformation stored electronicallyelectronically -- Recommendations for trustworthiness and reliabilityRecommendations for trustworthiness and reliability»» HBHB--171171 ««Guidelines for the Management of IT EvidenceGuidelines for the Management of IT Evidence»» ((АвстралияАвстралия,, опубликованопубликован 1212 августаавгуста 20032003 годагода)) NF Z 42NF Z 42--013013 ««SpSpéécifications relativescifications relatives àà la conception etla conception et àà l'exploitation de systl'exploitation de systèèmes informatiques en vue d'assurer lames informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intconservation et l'intéégritgritéé des documents stockdes documents stockéés dans cess dans ces systsystèèmesmes»» ((ФранцияФранция,, опубликованопубликован 2020 декабрядекабря 20012001 годагода))
- 22. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2222 УничтожениеУничтожение электронныхэлектронных документовдокументов РуководствоРуководство попо очисткеочистке носителейносителей информацииинформации ((проектпроект длядля публичногопубличного обсужденияобсуждения))»»,, NIST Special PublicationNIST Special Publication 800800--88, National Institute of88, National Institute of Standards and Technology,Standards and Technology, February, 2006February, 2006
- 23. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2323 РуководствоРуководство NIST SP 800NIST SP 800--8888 (2006(2006 годгод)) Порядок «очистки» носителей информации
- 24. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2424 Стандарты управления отдельными видами электронных документов NARA Guidance onNARA Guidance on Managing WebManaging Web RecordsRecords, January, January 20052005 ((РуководствоРуководство попо управлениюуправлению webweb--документамидокументами))
- 25. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2525 Стандарты управления электронными документами с ЭЦП ««РекомендацииРекомендации NARANARA попо управлениюуправлению документамидокументами длядля государственныхгосударственных агентствагентств,, использующихиспользующих электронныеэлектронные подписиподписи»», 18, 18 октябряоктября 20002000 ««РуководствоРуководство NARANARA попо управлениюуправлению транзакционнымитранзакционными документамидокументами,, аутентифицированнымиаутентифицированными ии защищеннымизащищенными сс помощьюпомощью цифровыхцифровых подписейподписей»»,, 1111 мартамарта 20052005
- 26. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2626 БазаБаза данныхданных -- документдокумент?? ««СохранениеСохранение документовдокументов вв базахбазах данныхданных»»,, РекомендацииРекомендации государственнымгосударственным агентствамагентствам штаташтата ВикторияВиктория ((АвстралияАвстралия),), маймай 20032003 годагода
- 27. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2727 ВыводыВыводы СтандартыСтандарты –– нене роскошьроскошь,, аа осознаннаяосознанная необходимостьнеобходимость!!
- 28. 2727 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 2828 Вопросы?