Les secrets d'un bon tableau de bord excel

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
Site web: lecfomasque.com
Cell.: 514-605-7112
Courriel: smarchand@lecfomasque.com
Les secrets d’un
bon tableau de
bord dans Excel

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
Cell.: 514-605-7112
 Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
 Experte en modélisation d’affaires
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 Services offerts
 Formations offertes
 Activités
 Boutique
 Blogue
 Forum
PRÉSENTATION

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 Éléments d’un tableau de bord
réussi dans Excel:
 Accès automatisé à des données
structurées
 Manipulation et croisement de
données efficaces
 Production automatique de
graphiques et d’autres éléments
de visualisations
 Options pour forer les données
et les voir sous divers angles
INTRODUCTION

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 Provenance des données:
 Systèmes comptables (ERP)
 Systèmes de relations clients (CRM)
 Systèmes transactionnels de vente
 Systèmes de facturation
 Systèmes « maisons »
 Données transmises par courriels
 Logiciels en ligne (Google Analytics, MailChimp, etc.)
 Données web (Wikipedia, etc.)
 Etc.
BASES DE DONNÉES

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 Format des données:
 Dans certaines entreprises, les données se retrouvent
dans un cube de données bien organisé ou un entrepôt
de données structuré.
 Mais attention! Cet entrepôt a été conçu pour les besoins
principaux des usagers mais ne couvrent pas
nécessairement tous leurs besoins.
 Souvent, les usagers doivent utiliser d’autres
sources de données ou faire des requêtes
particulières auprès de leur équipe de TI.
BASES DE DONNÉES
L’article suivant pourrait vous intéresser: Comment fonctionnent et à quoi servent les bases de données OLAP.

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 Format des données:
 Dans d’autres entreprises, il n’existe pas de cube ou
d’entrepôt de données oganisé
 Les données sont donc extraites des systèmes sources en
divers formats:
 Fichiers: .csv, .xlsx, .txt, .xml
 Bases de données: Access, MySql, Oracle, Sybase, SQL Server
 Autres: SAP BO, Sharepoint List, Hadoop File, etc.
 Parfois, ce sont les bases de données elles-mêmes qui
peuvent être extraites, d’autres fois, ce sont seulement des
rapports que l’on peut configurer (le propriétaire du logiciel
ne donne pas accès aux bases de données sources)
BASES DE DONNÉES

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 Volume des données:
 Dans Excel 2013, on a accès à un million de lignes par
feuille mais il n’est pas recommandé, côté performance,
d’utiliser un million de lignes pour loger les données de
son tableau de bord
 Si vous importez des données pour créer une base de
données dans Excel et que vous n’utilisez aucune
formule dans votre base de données, alors, vous pouvez
utiliser plusieurs centaines de milliers de lignes
BASES DE DONNÉES

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 Si vous devez ajouter des formules dans vos bases de
données dans Excel et que vous avez un volume de
plusieurs centaines de milliers de ligne, il est
recommandé d’utiliser le VBA pour affecter les formules
aux nouvelles données ajoutées à la base de données
au fil du temps et les copier ensuite immédiatement en
valeurs
 Cela améliorera largement la performance de votre
fichier
BASES DE DONNÉES

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 Si le volume de données est trop
important, on pourra simplement créer
une connexion vers la base de données (si
celle-ci est bien structurée)
 Par exemple, on pourra connecter un
tableau croisé dynamique directement sur
un cube OLAP
 On pourra aussi créer une connexion à
l’aide de Power Query
 Ou on pourra importer et loger les
données dans Power Pivot
BASES DE DONNÉES

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 Importation des données:
 Pour importer physiquement des données dans Excel, on peut
utiliser le VBA, i.e. qu’on peut écrire une macro qui, à
l’activation, ira chercher tous les documents enregistrés dans
un répertoire X
 On peut aussi faire la même chose avec Power Query
 Sinon, on peut utiliser des connecteurs, comme F9, qui lient
des données directement dans le système comptable
 En dernier recours, certaines données seront copiées/collées
ou entrées manuellement
BASES DE DONNÉES
L’article suivant pourrait vous intéresser: Power Query: Combiner plusieurs fichiers Excel.

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 Traitement des données:
 Malheureusement, quand on importe des données d’un autre
système dans Excel, elles ne sont pas toujours dans un format
idéal…
 Souvent, il faudra donc procéder à des manipulations afin de
rendre les données utilisables
 Exemples: transformer les points en virgules, convertir des
données textes en nombres, séparer une colonne en deux
 Ces étapes de transformation pourront être automatisées à
l’aide d’Excel, de VBA et/ou de Power Query
MANIPULATION DE DONNÉES
L’article suivant pourrait vous intéresser: Power Query: Importer, transformer et fusionner des tables de données dans Excel.

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 Croisement des données
 Une fois les bases de données bien ordonnées, il est
possible que vous souhaitiez croiser les données entre
les différentes sources
 Pour croiser les données,
on pourra utiliser des
formules Excel comme
« vlookup » et « sumifs »
ou encore Power Pivot
MANIPULATION DES DONNÉES
L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Créer un modèle de données.

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 Tableaux croisés dynamiques intermédiaires
 Avant de produire des graphiques ou d’autres informations
dans le tableau de bord, il est souvent préférable de créer
des tableaux croisés dynamiques intermédiaires
 Par la suite, on pourra ajouter des formules dans ce tableau
croisé dynamique et s’y connecter pour créer des
graphiques ou des formules de type «getpivotdata»
 Dans le cas où les données sont dans un cube OLAP ou un
modèle Power Pivot, on pourra aussi utiliser des formules
cubes
L’article suivant pourrait vous intéresser:
Excel: Comment se servir adéquatement de la fonction Liredonneestabcroidynamique (getpivotdata).

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 Power Pivot et le DAX
 Si on utilise Power Pivot, on
peut aussi utiliser le langage
DAX, pour ajouter des colonnes
de calculs à nos bases de
données ou créer des mesures
supplémentaires, qui ne
seraient pas supportées
directement dans le TCD
 On peut même y définir ses KPI
L’article suivant pourrait vous intéresser: PowerPivot: Colonnes et champs calculés en DAX.

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 Choix des graphiques
ÉLÉMENTS DE VISUALISATION
Il faut savoir
choisir les bons
graphiques pour
exprimer les bons
messages

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 Utilisation de slicers (segments)
L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Utiliser les slicers pour des tableaux de bord performants.
On peut utiliser les slicers
Segments pour
permettre le forage et
présenter les donnes
sous différentes
dimensions

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 Utilisation de sparklines
L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Utiliser les sparklines pour des tableaux de bord performants.
On peut utiliser les
sparklines pour
montrer l’évolution
des données

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 Utilisation de format conditionnel
L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Du format conditionnel dans vos tableaux de bord.
On peut utiliser une
panoplie d’indicateurs
visuels intéressants à
partir du menu de
format conditionnel

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 Utilisation de contrôles de formulaires
L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Améliorer vos présentations grâce aux contrôles de formulaires.
contrôles de formulaire
pour faciliter l’utilisation
et la navigation dans le
tableau de bord

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 Utilisation de zones de textes
L’article suivant pourrait vous intéresser: Les zones de texte, une bénédiction pour vos tableaux de bord.
zones de texte
automatisées et les
images pour une plus
grande
personnalisation

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 Power View
Les articles suivants pourraient
vous intéresser:
Power View: Visualiser vos
données sous forme de vidéo
Power View: 3 façons de
travailler avec les images
4 façons de forer les données
dans vos graphiques

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 Power Map

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 Options pour automatiser le tableau de bord
 Mettre toutes les données sources « sous forme de
tableau » (format as table)
 Ajouter des contrôles de formulaires, des slicers
(segments) et des boutons
 Utiliser le VBA
 Utiliser Power Query
 Utiliser des formules Excel avancées
AUTOMATISATION
L’article suivant pourrait vous intéresser: Découvrez la magie des tableaux Excel.

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 Découvrez nos formations liées aux tableaux de bord dans Excel:
 Excel – Tableaux de bord (niveau 1)
 Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 1)
 Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 2): Power BI
 Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 3): VBA
CONCLUSION
Lien: http://www.lecfomasque.com/formations/
Note: Toutes nos formations sont offertes en classe et en entreprise à des groupes de professionnels et
certaines d’entre elles sont offertes en ligne. Rendez-vous sur notre site pour en savoir davantage.

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 Découvrez nos autres formations
 Excel – Mise à niveau
 Excel – Modélisation financière (niveau 1)
 Finance corporative – Évaluation d’entreprise
 Finance corporative – Analyse de projets d’investissement
 Finance corporative – Restructuration et redressement d’entreprise
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