Kriterien für das erfolgreiche suchen & Finden eines Online-Dienstleisters. Präsentation von interactive-tools auf dem Socialcamp'10

1. Netzworking - NGO, ledig,
jung sucht …
Kriterien für das erfolgreiche Suchen &
Finden eines Online-Dienstleisters.
19. November 2010

2. Netzworking - NGO, ledig, jung sucht …
Eine schwierige Beziehung
2

3. Netzworking - NGO, ledig, jung sucht …
Eine schwierige Beziehung
3

4. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short!
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

5. Freelancer oder Agentur?
Konstellation I
NGO arbeitet nur mit Freelancern
Externer Projektleiter/Berater
Betreut Team aus verschiedenen
Einzel-Disziplinen
Konzept
Projekt- Design
NGO leiter
Technik

6. Freelancer oder Agentur?
Konstellation II
NGO arbeitet nur mit Agentur
Agentur stellt zentralen Ansprechpartner Agentur xy
Alle Disziplinen aus einer Hand
Marke | Positionierung
Usability
Konzeption
Interface Design
Projektleiter
NGO CMS – Programmierung
SEO / SEM
Social Media
Mobile | iPad | IPTV | ...

7. Freelancer oder Agentur?
Konstellation III
NGO stellt eigenen externen Projektleiter
Der Projektleiter vermittelt zwischen NGO und Agentur Agentur xy
Der Projektleiter koordiniert die Agentur
Marke | Positionierung
Usability
Konzeption
Interface Design
Projekt- Projektleiter
NGO leiter CMS – Programmierung
SEO / SEM
Social Media
Mobile | iPad | IPTV | ...
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8. Was spricht für eine namhafte Agentur?
Pros Cons
 Viele Disziplinen aus  Großer Overhead
einer Hand  Ggf. höhere Kosten
 Hohe Kreativität  Ggf. Motivations- bzw.
 Professionelle Steuerung Zielkonflikte
und Prozesse  Oft starke Persönlichkeiten
 Große Manpower (keine
Ausfälle durch Krankheit,
o.ä.)
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9. Wie ist die Attraktivität der NGOs als Kunden?
Pros Cons
 Bei namhaften NGOs  z.T. geringeres Budget als
großer Imagefaktor „kommerzielle“ Kunden
 Hohe Aufmerksamkeit  komplexere
 Abrunden des Portfolios Abstimmungsprozesse
 Potentiale als „Award“- („basisdemokratisch“)
Projekt
 z.T. hohe Motivation bei
den Agentur-Mitarbeitern,
da „sinnstiftend“
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10. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

11. Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
11

12. Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
 Longlist mit sieben bis zehn Agenturen,
als erster Schritt des Suchprozesses
 Identifizierung der Agenturen, die für
die Aufgabenstellung in Frage kommen
 Auflistung durch pers. Empfehlung,
Agenturbeobachtung und Recherche
 Credential Präsentation der Agentur
(Positionierung, Größe, Mitarbeiter,
Kunden, Internationalität, Case Studies)
 Persönliche Vorstellung mit dem
zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
 Kein spezifischer Aufwand der Agentur,
folglich nicht bewerten und bezahlen;
Präsentation geht noch nicht auf spezif.
Problemstellung des Kunden ein
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13. Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
 Longlist mit sieben bis zehn Agenturen,
als erster Schritt des Suchprozesses
 Identifizierung der Agenturen, die für
die Aufgabenstellung in Frage kommen
 Auflistung durch pers. Empfehlung,
Agenturbeobachtung und Recherche
 Credential Präsentation der Agentur
(Positionierung, Größe, Mitarbeiter,
Kunden, Internationalität, Case Studies)
 Persönliche Vorstellung mit dem
zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
 Kein spezifischer Aufwand der Agentur,
folglich nicht bewerten und bezahlen;
Präsentation geht noch nicht auf spezif.
Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen

14. Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
 Longlist mit sieben bis zehn Agenturen,  Auf Basis der Longlist wird eine
als erster Schritt des Suchprozesses engere Auswahl der Agenturen
 Identifizierung der Agenturen, die für zum Pitch eingeladen
die Aufgabenstellung in Frage kommen  Diese Agenturen – in der Regel drei
 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturen plus Etathalter –
Agenturbeobachtung und Recherche werden für die
 Credential Präsentation der Agentur Wettbewerbspräsentation gebrieft
(Positionierung, Größe, Mitarbeiter,
Kunden, Internationalität, Case Studies)
 Persönliche Vorstellung mit dem
zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
 Kein spezifischer Aufwand der Agentur,
folglich nicht bewerten und bezahlen;
Präsentation geht noch nicht auf spezif.
Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen

15. Von Long zu Short
Long-List Pitch-List
 Longlist mit sieben bis zehn Agenturen,  Auf Basis der Longlist wird eine
als erster Schritt des Suchprozesses engere Auswahl der Agenturen
 Identifizierung der Agenturen, die für zum Pitch eingeladen
die Aufgabenstellung in Frage kommen  Diese Agenturen – in der Regel drei
 Auflistung durch pers. Empfehlung, Agenturen plus Etathalter –
Agenturbeobachtung und Recherche werden für die
 Credential Präsentation der Agentur Wettbewerbspräsentation gebrieft
(Positionierung, Größe, Mitarbeiter,
Kunden, Internationalität, Case Studies)
 Persönliche Vorstellung mit dem
zuständigen Team (Chemie/Qualifikation)
 Kein spezifischer Aufwand der Agentur,
folglich nicht bewerten und bezahlen;
Präsentation geht noch nicht auf spezif.
Problemstellung des Kunden ein
7-10 Agenturen 3-4 Agenturen
vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

16. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

17. Schrittweise Annäherung
Step 1: Auswahl der Agentur
✔ Ist intern geklärt, welche Art von Agentur Sie für Ihr Projekt suchen?
z.B. Allrounder oder Spezialist?
✔ Im Kreis Ihrer Geschäftspartner und Kollegen nach Agenturempfehlungen
umgehört?
✔ Hat die Agentur bereits Kunden aus Ihrer Branche betreut / Erfahrung mit der
Thematik bzw. dem Produkt?
✔ Haben Sie über den Dienstleister schon häufiger in der Fachpresse gelesen?
✔ Haben Sie sich über folgende Kriterien informiert?
 Standort und Größe der Agentur
 Struktur/Arbeitsweise
 Kundenstruktur
 Kompetenzschwerpunkte
 Referenzen
✔ Entsprechen Stil, Auftreten und Darstellung der Agentur Ihrem Unternehmen/Ziel?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
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18. Schrittweise Annäherung
Wie informieren Sie sich über
potentielle Agentur-Kandidaten? Agenturportraits
5%
Eigenwerbung
42%
Empfehlungen
36%
Internet-
Recherche Werbe
24% Fachpresse
10%
Quelle: http://www.vdwa.de/downloads/Auswertung_2010.pdf

19. Schrittweise Annäherung
Step 2: Vorgespräch
✔ Soll ein erstes Gespräch persönlich oder telefonisch stattfinden?
✔ Genaue Vorstellungen darüber, welche Aufgaben die Agentur
übernehmen soll?
✔ Hat Ihr Ansprechpartner einen positiven, kompetenten Eindruck hinterlassen?
(war er über Ihr Unternehmen informiert? Interesse an Ihrem Anliegen gezeigt?
Bereits erste Ideen geäußert?)
✔ Werden Eigenschaften, die Ihnen sehr wichtig sind, vom Dienstleister erfüllt?
(Seriosität, Flexibilität, Termintreue, Dialogfähigkeit, Kreativität…)
✔ Können Sie sich auch auf zwischenmenschlicher Ebene eine längerfristige
Zusammenarbeit vorstellen?
✔ Wissen Sie darüber Bescheid, wie sich das Honorar zusammensetzt?
✔ Sind die Forderungen angemessen und entsprechen Ihrem Budget?
✔ Wenn Sie die Agentur zu einem Pitch einladen wollen:
Haben Sie über die Modalitäten gesprochen (z.B. Honorar)?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
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20. Schrittweise Annäherung
Nach welchen Kriterien kommen Agentur-Kandidaten
bei Ihnen in die engere Wahl?
Günstige
Preise
Starkes 7%
Interesse
10%
Branchenerfahrung
28%
Räumliche Nähe
14%
Erfolgsnachweis
10%
Sympathie
13%
Inhabergeführt Effizienz
3% 9%
Zitate/ Testimonials Namhafte Kunden
1% 5%
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21. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

22. Der Pitch
Ein Pitch ist ein
beidseitiger Charaktertest.

23. Der Pitch
Step 3: Auswertung eines Pitches
✔ Ist das Konzept in sich schlüssig und stringent?
✔ Sind die Ziele konkret definiert und entsprechen
diese Ihren Vorstellungen?
✔ Bauen die kreativen Maßnahmen auf die Strategie auf?
✔ Werden die Zielgruppen korrekt definiert?
✔ Sind Kontrollmechanismen und Feedbackmöglichkeiten
eingeplant?
✔ Entspricht das Auftreten der Agenturvertreter
Ihren Vorstellungen?
✔ Entspricht die Art der Präsentation Ihren Vorstellungen?
✔ Liegen die Kosten im Rahmen Ihres Budgets?
✔ Empfinden Sie das Preis-Leistungsverhältnis
als gerechtfertigt?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
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24. Der Pitch
Alternativen zum Pitch – Workshops, Testprojekte, etc.
 …sind qualitativ hochwertige Methoden, die den Verantwortlichen in den
Unternehmen und in den Agenturen umfassende Möglichkeiten zur
Entscheidungsfindung schaffen.
 Vorteil dieser Methoden:
 Intensiveres Kennen lernen ohne „Künstliche Pitch-Situation“
 Mehr persönliche Kommunikation, mehr Nähe (Stimmt die Chemie? Passen
wir zusammen?)
 Mehr Tiefgang in den Empfehlungen und Ausarbeitungen der Agentur (die
wahre Qualität)
 Klappt das partnerschaftliche Miteinander?
> Je besser Kunde und Agentur harmonieren, desto höher die Erfolgschance
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten
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25. Der Pitch
Was sind nach der (Pitch-) Präsentation ihre
wichtigsten Auswahlkriterien?
Positionierung
Leistungsbreite 3%
8%
Strategie
17%
Ganzheitliche
Lösung
14%
Sympathie
Kreativität
13%
20%
Spürbare
Begeisterung
13%
Erfolgsversprechen/
Sicherheit
25 12%

26. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

27. Vertragliches
Step 4: Auftragsvergabe
✔ Ist geklärt, ob ein Projekt- oder ein Rahmenvertrag mit der Agentur
geschlossen werden soll?
✔ Ist dem Vertragsabschluss ein ausführliches schriftliches sowie
ggf. zusätzlich ein persönliches Briefing (Kick-off Termin oder
Anforderungs-Workshop vorausgegangen? )
✔ Wurden darin alle offenen Fragen geklärt?
✔ Haben Sie ein Angebot von der Agentur erhalten, das alle
relevanten Aspekte enthält?
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

28. Vertragliches
Finanzierungsmodelle
100% pro bono
teilweise
NGO gesponsort
(z.B. 50/50)
Projekt
„reguläres“,
wirtschaftl.
Projekt

29. Vertragliches
Step 4: Vertragsinhalte
✔ Sind im Vertrag Vereinbarungen zu den folgenden Punkten getroffen?
 Agenturleistung/Auftragsumfang
 Bearbeitungszeitraum/Abgabetermine
 Regelungen zur externen Auftragsvergabe durch die Agentur
 Vergütung der Agenturleistungen
 Zahlungsmodalitäten/Fälligkeiten
 Grundsätze der Zusammenarbeit (z.B. Fristen für Protokolle
gemeinsamer Meetings, Freigabe von Arbeitsergebnissen)
 Haftungsausschluss/Gefahrenübergang
 Konkurrenzausschluss
 Geheimhaltung, Aufbewahrung von Unterlagen
 Nutzungsrechte
 Laufzeit/Vertragsdauer
vgl. http://www.complus-muenster.de/index.php?catalog=/service/checklisten

30. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

31. Spielregeln
Und nun noch ein paar
Spielregeln...

32. Zehn Spielregeln für Werbetreibende
1. Prüfen, ob Wettbewerbspräsentation das beste Auswahlinstrument ist.
> Oft sind andere Methoden effizienter, z.B. Erprobung über Projekte.
2. Zweistufiges Auswahlverfahren mit Longlist und Pitchlist.
3. Klar, offen und einfach kommunizieren.
4. Konkrete und transparente Fakten darstellen.
5. Gleiche Bedingungen für alle Teilnehmern gewährleisten.
6. Briefing immer persönlich erklären.
7. Grundsätzlich Rebriefing/Schulterblick anbieten.
8. Realistische Rahmenbedingungen (> 3 bis 6 Wochen Zeit für
strategisch-kreative Präsentation, 2 Stunden Zeit pro Agentur)
9. Vertraulichkeit schriftlich vereinbaren.
10. Partnerschaftliches Verhalten schon im Briefing zeigen.
Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

33. Fünf Spielregeln für Agenturen
1. Briefings für Fragen und Diskussionen nutzen, nicht nur, um einen
guten Eindruck zu hinterlassen.
2. Präsentationen nur von Mitarbeitern, die auch später die
Verantwortung tragen.
3. Nur mit Ressourcen arbeiten, die auch bei Projekt-Gewinn
darstellbar sind.
4. Kritische Punkte immer offen legen.
5. Konditionen mit verhandeln, nicht jeden Vertrag unterschreiben.
Vgl. http://www.gwa.de/fileadmin/media-center/Dokumente/Agenturauswahl.pdf

34. Freelancer oder Agentur?
Von Long zu Short
Schrittweise Annäherung
Der Pitch
Vertragliches
Spielregeln
Die Top 5

35. Die Top Five
Wie wähle ich die richtige Agentur aus?
Die Top Five Kriterien!
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36. Die Top Five
1 Matcht die Größe?
Hat die Agentur die richtige Dimension für mein Projekt?

37. Die Top Five
2 Stimmt die „Chemie“?
Kann ich gut mit den Ansprechpartnern der Agentur?

38. Die Top Five
3 Kennt sie meine Branche?
Hat die Agentur Erfahrung mit vergleichbaren Kunden?

39. Die Top Five
4 Stimmt das Budget?
Herrscht Transparenz über die finanziellen Modalitäten?

40. Die Top Five
5 Beherrscht sie die Tools?
Setzt die Agentur professionelle Arbeitsmittel ein?

41. Danke für Ihr Interesse!