1. Materi Bagian Front office Kantor depan hotel
Tujuan dari
kantor depan hotel adalah sebagai berikut.
a. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel
dari
tahun ke tahun.
b. Meningkatkan jumlah tamu langganan.
c. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat
dan cepat kepada tamu.
d. Membentuk citra hotel yang positif.
MOTTO
WE DO NOT HAVE A
SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IM PRESSION TO OUR
GUESTS”
(Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk
memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita

2. Fungsi Kantor depan
a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima
pemesanan
b. kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar.
c. b. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas,
pelayanan, dan
d. aktivitas yang ada di hotel maupun di luar hotel.
e. c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam
rangka memenuhi
f. keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.
g. d. Melaporkan status kamar yang terkini.
h. e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani
rekening tamu.
i. f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel.
j. g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.
k. h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.
l. i. Menyelesaikan keluhan tamu.

3. Peranan Bagian Front office-1
a. Pemberi informasi
Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi
yang jelas, benar, dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas,
pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel. Informasi yang
diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu, tetapi informasi yang
dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.
b. Penjual (sales person)
Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain
dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah
bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.
c. Wakil manajemen
Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan
sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan
masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.
d. Penyimpan data
Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang
dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut
juga di bagian kantor depan. Oleh sebab itu, data yang dibuat dan
disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat
membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang
akan datang.

4. Peranan Bagian Front office-2
e.Diplomatis
Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi
tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan
secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan
yang baik dengan tamu dan pihak lain.
f. Pemecah masalah
Petugas kantor depan diharapkan dapat
memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak
terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.
g. Humas
Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif
dalam berhubungan dengan tamu, dan masyarakat
sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan
berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.

5. Kriteria staff Front office
a. Mempunyai pengetahuan yang baik
tentang produk hotel (good general
knowledge of hotel product)
b. Berpenampilan yang baik dan rapi
c. Mempunyai keahlian yang baik
d. Dapat dipercaya
e. Mampu berdiplomasi
f. Berinisiatif
g. Berkelakuan baik
h. Mempunyai kemauan yang besar untuk
selalu memberikan pelayanan

6. Receptionist/ Front Desk Agent
(FDA)
Area kerja : front desk. tamu,
 Ringkasan pekerjaan : menangani registrasi
memberikan pelayanan sebelum tamu menginap, selama
tamu menginap, serta menangani checkout tamu beserta
pembayarannya.
 Atasan langsung : FO Supervisor.
Tugas pokok :
1. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah
dan sopan.
2. Melakukan pendaftaran tamu.
3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap.
4. Menangani tamu check-out.
5. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal.
6. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan
harian.
7. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi
selama staf
tersebut bertugas pada hari tersebut.