Podobała się Tobie prezentacja? W takim razie zapraszamy na nasz blog, gdzie znajdziesz artykuły o podobnej tematyce: https://smartbusiness.software/blog/

1. Elektroniczny obieg
dokumentów
Do it your way. Do it the SMART way!
Czyli jak skutecznie zautomatyzować
procesy w swojej firmie

2. Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań, aby usprawnić prace
administracyjne w firmie, jest elektroniczny obieg dokumentów.
Oszczędność czasu i pieniędzy to dopiero wierzchołek góry lodowej
korzyści, jakie może Ci przynieść wprowadzenie tego rozwiązania.
Od kilku lat workflow przestał być dostępny tylko dla korporacji z
ogromnym kapitałem. Rozwój technologii sprawił, że każda firma może
sobie pozwolić na takie rozwiązanie.

3. Tysiące dokumentów potrafią przysporzyć każdej firmie
wiele problemów. Zajmują ogromną ilość miejsca, niestety
bardzo często są one przechowywane w niezorganizowany
sposób, co prowadzi do chaosu w przedsiębiorstwie.
Pracownicy potrafią czasami spędzić nawet kilka godzin w
celu odnalezienia jednej faktury. Dodatkowo bardzo często
się zdarza, że dokumenty zostają zniszczone lub zgubione.
Tak nieefektywne przedsiębiorstwa niestety nie przetrwają
rewolucji technologicznej. Jeśli nie wprowadzą zmian, ich
firmy upadną.
Elektroniczny obieg dokumentów staje
się standardem w prowadzeniu firmy!

4. Jest to aplikacja, która pozwala zarządzać przepływem informacji pomiędzy
wyznaczonymi do tego osobami. W efekcie zeskanowane faktury trafiają do systemu, a
pracownicy mają szybki dostęp do danych, które następnie w sposób zorganizowany
trafiają do kolejnych osób zgodnie z wcześniej opracowanym i wdrożonym procesem
w firmie. Taki przepływ informacji pozwala na dostarczenie niezbędnych danych do
odpowiednich działów np. księgowości, administracji, czy zarządu.
Czym jest workflow i jak działa?

5. Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie
elektronicznego obiegu dokumentów?

6. Całkowity czas procesowania faktury zmniejsza się nawet kilkukrotnie.
Możliwość zapłacenia nawet kilkudziesięciu faktur kilkoma kliknięciami.
Wyeliminowanie ryzyka związanych z utratą, bądź zniszczenia papierowych
dokumentów.
Uwolnienie się od ogromnych ilości papierowych dokumentów w firmie.
Szybkość znajdowania faktur, bo wszystkie są w elektronicznym archiwum.
Łatwość sprawdzenia etapu, na którym znajduje się dokument.
Możliwość stworzenia szczegółowych raportów z przetworzonych
dokumentów oraz z zintegrowanych systemów.

7. Mniej błędów oraz większa spójność informacji.
Łatwy dostęp do ogromnej ilości przetworzonych danych w czasie rzeczywistym
24h na dobę.
Ułatwienia dla pracowników – szczególnie nowych – w zachowaniu ustalonych
procedur działania oraz ich odpowiedzialność jest jasno określona.
Większe bezpieczeństwo danych oraz ochrona przed ich utratą.
Zwiększona kontrola i wzrost wydajność pracy.
Zoptymalizowanie wszystkich procedur oraz łatwiejsze skalowanie biznesu.
Znaczne obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu.

8. Koordynacja
procesów
posiadamy wpływ na
każdy element naszego
biznesu.
Porządek w
dokumentach
mamy szybki i łatwy
dostęp do
przetworzonych danych.
Dostęp do
archiwum
mamy dostęp do
ogromnej ilości danych
z naszych przeszłych
działań.
Unikamy
nieporozumień
Harmonogram
pracy
każdy pracownik wie
jakie zadania musi
wykonać, ponieważ
system uwzględnia
poszczególne elementy,
które muszą zostać
zrobione.
możemy w realny
sposób ocenić długość
projektów, nad którymi
pracujemy.
Dlaczego zarządzanie przepływem
informacji jest takie ważne?

9. Elektroniczny obieg vs tradycyjny
- liczby mówią same za siebie!
Proces
Tradycyjny obieg
dokumentów
smartFlow
Księgowanie
faktur
30-50 faktur
na godzinę
120-200 faktur
na godzinę
Przejście faktury od
wejścia do zaksięgowania
i zapłacenia
3 dni - 2 tygodnie
od kilkudziesięciu
minut
Tworzenie oraz
dystrybucja raportu
kosztów dla działu
2 godziny/raport 1 minuta/raport

10. Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów smartFlow, rezygnujemy z
chodzenia pracowników pomiędzy działami i szukania odpowiedniej osoby,
rezygnujemy z ręcznego podpisywania i opisywania faktur, rezygnujemy z ręcznego
wprowadzania faktur przez pracowników księgowości, jednym słowem uwalniamy
mnóstwo zasobów i oszczędzamy czas, czyli pieniądze.
Jak wygląda proces w
elektronicznym obiegu
dokumentów na
przykładzie smartFlow

11. Wprowadzenie danych
elektronicznych oraz ich weryfikacja
Opis merytoryczny i
wybranie rodzaju kosztu
Faktura jest ujęta w
raporcie kosztowym
Dokument gotowy do płatności -
generowanie paczki przelewów
Księgowość
zatwierdza dokument
-------------
------------- ------------- -------------
-------------
02
Jak wygląda obieg dokumentów
w firmie ze smartFlow01 Wprowadzenie faktury do systemu
smartFlow w formie skanu
Zatwierdzenie wydatku
przez osobę odpowiedzialną
03
04 05
Export dokumentu do
systemu księgowego06
Archiwizacja w
elektronicznym archiwum07
smartPay
smartControl

12. Całe przejście dokumentu w tym modelu może trwać nawet
kilkadziesiąt minut, zyskujemy kontrolę nad wydatkami, wiemy, kiedy
zbliżają się terminy płatności oraz gdzie dokładnie jest dana faktura,
koniec ze spóźnionymi przelewami oraz telefonami od dostawców, a
także biegania pracowników po firmie i szukania faktur.

13. Czy można zastosować to
rozwiązanie w małej firmie?
Kilka lat temu zostało stworzone nowe rozwiązanie, na które mogą
sobie pozwolić średnie oraz małe przedsiębiorstwa. Pojawienie się na
rynku oprogramowania, które jest oparte na modelu SaaS, na zawsze
zmieniło życie wielu przedsiębiorców. Zlikwidował on największą
barierę, która stała przed mniejszymi przedsiębiorcami, czyli wkład
finansowy na początkową inwestycję.
Aby uzyskać dostęp do elektronicznego obieg dokumentów w modelu
SaaS, przedsiębiorcy płacą miesięczny abonament. Dzięki temu nie
muszą płacić olbrzymich sum w celu stworzenia całego systemu od
podstaw. Dodatkowo przedsiębiorca nie musi się martwić aktualizacjami
systemu, zmianami prawnymi, bezpieczeństwem danych, ponieważ jest
za to odpowiedzialna firma oferująca oprogramowanie.

14. Na początku musisz zdać sobie sprawę, że elektroniczny obieg dokumentów to nie
tylko pojedyncze procesy, takie jak wprowadzanie faktur do systemu, czy podział
obowiązków. Ogromne możliwości, jakie oferuje workflow, sprawia, że przed
wdrożeniem systemu należy spojrzeć na swój biznes z szerszej perspektywy.
Do całego procesu zaproś również członków swojej firmy i zapytaj się ich, jakie mają
problemy, co zajmuje im dużo czasu, co według nich można zautomatyzować lub
poprawić. Posiadając te wszystkie informacje, zaplanuj na nowo procesy w firmie,
wybierz odpowiedni system workflow i zacznij wdrożenie.
Czy Twoja firma jest już gotowa na
wdrożenie systemu workflow?

15. Szukając systemu dla swojej firmy, musisz wziąć pod uwagę listę rzeczy, które chcesz
wdrożyć w swojej firmie. Dostępne na rynku rozwiązania mają podobne możliwości,
dlatego najważniejszymi cechami są elastyczność systemu i możliwości jego
rozbudowy. Sprawdź, czy rozważane przez ciebie oprogramowanie stale się rozwija i
podlega modyfikacji. Kolejnym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest stopień
skomplikowania systemu.
Czym się kierować
przy wyborze
odpowiedniego
oprogramowania
do workflow?

16. Sprawdź koniecznie, z jakimi systemami zewnętrznymi jest
zintegrowany określony workflow. Bardzo ważny jest
odpowiedni przepływ informacji pomiędzy różnymi
systemami, takimi jak CRM, ERP, czy Business
Intelligence.
Pamiętaj jednak, że jest to tylko narzędzie, które daje
wiele możliwości, ale tylko wtedy, kiedy wiesz, jak chcesz
je wykorzystać. Efekty, jakie może przynieść Ci wybrany
przez Ciebie system, będą w dużej mierze zależały od
tego, jak zaplanujesz swój biznes i poszczególne procesy.
Po wdrożeniu systemu przyglądaj się istniejącym
procedurom i je optymalizuj.

17. Ustal potrzeby swojej firmy
i wypisz, w jaki sposób
chcesz wykorzystać
workflow.
Wybierz odpowiedni system oraz
wykonawcę. Jest to bardzo
istotny element, więc warto
poświęcić na niego trochę czasu.
Poinformuj kluczowych
pracowników o zmianach, jakie
zachodzą w firmie i poproś ich
o wsparcie w trakcie wdrożenia
oprogramowania.
Przeszkol swoich
pracowników i wytłumacz, w
jaki sposób mają korzystać z
nowego rozwiązania.
1 2 3 4
Jak wdrożyć elektroniczny obieg
dokumentów w swojej firmie?

18. Elektroniczny obieg
dokumentów to przyszłość,
od której nie możesz uciec.
Tempo zmian i rozwój technologii jest błyskawiczny. Z każdym rokiem,
firmy, które zwlekają ze wdrożenia takich rozwiązań IT, coraz bardziej
oddalają się od konkurencji. Nie czekaj na moment kryzysowy w swojej
firmie. Zaimplementuj najnowsze technologie w swoim biznesie już teraz,
a sam będziesz zaskoczony rezultatami!

19. Sprawdź nasze
rozwiązania!
Do it your way. Do it the SMART way!
SPRAWDZAM!