"vanplan" is verregaande gerealiseerd

1. 28-11-2006 1 Sneak PreviewDeventer IDM - ECM visieSharepoint, Meridio ervaringen Henk Sligman & Gert Koerselman Gemeente Deventer Microsoft Office 2007 launch “Klaar voor het nieuwe werken” 28 November 2006, Rotterdam

2. 28-11-2006 2 Agenda Deventer en IDM. Deventer IDM - ECM concept. Eerste Meridio ervaringen. Vragen en discussie.

3. 28-11-2006 3 Welkom bij de gemeente Deventer

4. 28-11-2006 4 Informatie en Document Management

5. 28-11-2006 5 Algemene ontwikkelingen Mondigere burger. Transparantie. (keten) Samenwerking en ontkokering. Meer met minder. Europese en nationale regelgeving. Aandacht voor kwaliteit van informatie stijgt. Strategisch gebruik innovatieve technologie.

9. 28-11-2006 8 De eerste keuzes zijn gemaakt: Hoge ambities: excellente dienstverlening doormiddel van een excellente organisatie Reorganisatie: Klantgericht, cultuurveranderingen, nieuwe dienstverleningsconcepten, reductie van het aantal medewerk(st)ers, maximale inzet digitale dienstverlening. Proces verandering: Processen horizontaal ontkokeren, vertikaal integreren, proces- en keten denken, procesoptimalisatie door inzet innovatieve ICT. Huisvesting: Een nieuw gebouw in 2010, activiteiten gerelateerde werkplekken en (mobiele) werkvormen, reductie van het aantal m2 onder invloed van de digitale werkomgeving.

10. 28-11-2006 9 Focus op: Tijd en plaats onafhankelijk werken en dienstverlening. Multi Channelling (balie, post, telefoon, e-mail, website, huisbezoek). Rol georiënteerd, inhoud en presentatie gescheiden. Standaardisatie en hergebruik van kwalitatief hoogwaardige gegevens. Digitalisering en digitaal werken. Processen organiseren, informatiseren en dan pas automatiseren. Uitgangspunten en keuzes ECM

11. 28-11-2006 10 ECM Groeimodel Ontwikkeling in functionaliteit, mensen, werkwijzen, processen en bijbehorende systemen. Level 4 Integratie met administratieve systemen en optimalisatie toename strategische waarde elektronische dienstverlening Level 3 Electronisch archief met volledige workflow Level 2 Electronisch archief vooraf scannen Level 1 Electronisch archief achteraf scannen Level 0 Papieren archief

12. 28-11-2006 11 Deventer stap voor stap richting ECM 2003: Intranet Sharepoint: bestaande digitale informatie en documenten via browser ontsluiten, KA omgeving optimaliseren. 2004: Interactie, samenwerken, abonneren, persoonlijke pagina & team sites, sjablonen. 2005: Decentraal content beheer met directe publicatie naar vernieuwde site MS CMS, Infopath in Intranet. 2006: Scanning, start digitaal archief met DMS/RMA Meridio, site met e-forms middels Forms Server & Infopath 2007. 2007: Workflow, mijn loket en ontsluiting back office, integratie met GEO informatie. 2007 +: Uitbouw status informatie, KCC, Klant Contact Centrum en BI.

13. 28-11-2006 12 Eerste ervaringen Pilot “digitaal dossier” Meridio Snelle acceptatie binnen DIV specialisten en grote herkenbaarheid bij eindgebruikers (look en feel). Leren van mogelijkheden DMS/RMA is leren digitaal te gaan werken is leren digitaal te denken. Organisatie onafhankelijke inrichting bewijst zijn nut bij huidige reorganisatie. Fileplan op basis begroting blijkt herkenbaar en eenvoudig bruikbaar. Standaard (out of the box) is kracht van systeem maar ook noodzaak (RMA). Maar ook rendement zichtbaar.

14. 28-11-2006 13 Generieke en specifieke processtappen en werkprocessen X * Specifiek Behandelproces x Behandelproces x Bv. rolstoel- voorzieningen Periodieke Standaard herkeuring Standaard Archiveren Post - en Werk Afdoen en Initi ë ren en Agenderen Ontsluiten verdelen Archiveren Behandelen en besluiten Ontvangen, behandelen, besluiten, afdoen en archiveren

15. 28-11-2006 14 Meridio in werking: Van proces naar record De gebruiker selecteert een document om dit tot record te declareren En verzendt het document naar de de juiste locatie in Meridio

16. 28-11-2006 15 RMA: View m.b.t. retentie

17. 28-11-2006 16 HET RENDEMENT Voor de burger: Snellere, betrouwbare informatie en diensten. Meer transparantie. Voor de medewerker: Informatie in juiste versie op juiste moment beschikbaar. Tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk. Bestuurlijk: Ambitieniveau; optimaal digitaal 2010; top 10 realiseerbaar. “In control” ook voor ongestructureerde informatie. En niet in de laatste plaats: Reductie m2 van onder andere archief- en werplek ruimte. Verhoging kwaliteit informatievoorziening over grenzen heen.