Este documento descreve um projeto chamado Fal@Sampa que tem como objetivo principal melhorar a troca de experiências e conhecimento entre servidores públicos municipais em São Paulo, por meio de ferramentas virtuais de comunicação. O projeto visa promover a disseminação de boas práticas e inovações entre os órgãos, contribuindo para a melhoria da qualidade dos serviços públicos.

1. PROJETO
FAL@ SAMPA
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2. Participantes do Grupo
JOANA AP. B. MORALES SUB VILA MARIA/VILAGUILHERME
MARÍLIA T. ALONSO GIOVANZZI SUB VILA BRASILÂNDIA
PAULO SEABRA COSTA SUB SANTANA
RUTH M. A. TEIXEIRA SUB IPIRANGA
VIRGÍNIA CELIA ALVES DA COSTA SUB IPIRANGA
WAGNER DE AMORIN A. SILVA SUB JABAQUARA
WILSON DE SOUZA R. JUNIOR CMDH
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3. ÍNDICE
Nome do Projeto.......................................................................................1
Nome dos Integrantes...............................................................................2
1. Escopo do Projeto.................................................................................4
2. Análise do Contexto e Justificativa........................................................5
2.1 Análise do Contexto.............................................................................5
2.2 Justificativa...........................................................................................5
3. Árvore de Problemas .............................................................................6
3.1 Árvore de Objetivos.............................................................................7
4. Seleção do Projeto.................................................................................8
5. Detalhamento do Projeto.......................................................................9 e 10
6. Cronograma Executivo ..........................................................................11
7. Recursos Necessários. (Orçamento)......................................................12
8. Fontes de Financiamento .......................................................................12
9. Stakeholders............................................................................................12
10. Estratégia de Implementação........................... ....................................13 e
11. Monitoramento do Projeto......................................................................15
12. Indicadores de Execução e Formas de Verificação .............................16
1 – DESCRIÇÃO DO PROJETO
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4. Durante o curso observou-se a oportunidade para a troca de
experiências e essa troca possibilitou a identificação do potencial de
conhecimentos e o desejo de compartilhar com os outros servidores.
Considerando a importância da Gestão do Conhecimento como fator
estratégico das organizações, a criação de um canal de comunicação (espaços
virtuais) aberto, que facilite o diálogo entre os servidores, que possa divulgar o
conhecimento, práticas e experiências inovadoras, compartilhando idéias
inclusive com outros órgãos governamentais, objetivando a Melhoria na
Qualidade dos Serviços Públicos.
Objetivo principal : Melhorar a sinergia criando entre os participantes a
troca de experiências, envolvimento dos servidores e eficiência dos serviços.
Área geográfica : Município de São Paulo
População alvo: Todos os servidores e os que tiverem acesso ao
conteúdo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Elevar o grau de troca de experiências entre os diferentes órgãos e
unidades organizacionais integrantes da estrutura da prefeitura, através
da utilização de ferramentas virtuais sociais;
Criar condições para a prática mais efetiva de benchmark interno e
externo;
Aperfeiçoar processos e procedimentos operacionais através da
disseminação de práticas adotadas em unidades específicas que se
mostrarem mais racionais e eficientes;
Contribuir para o maior grau de homogeneização dos processos e
procedimentos comuns às diversas unidades da prefeitura;
2 – ANÁLISE DO CONTEXTO E JUSTIFICATIVAS.
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5. 2.1 – ANÁLISE DO CONTEXTO
A formulação da presente proposta de projeto partiu da hipótese de que
práticas inovadoras, tanto em termos de estilo de gestão como em termos de
mudanças nos procedimentos correntes de trabalho, estão frequentemente
sendo experimentadas nos órgãos e unidades da Prefeitura e que várias delas
apresentam resultados positivos.
Essas práticas não representam necessariamente alterações de grande
vulto nos processos operacionais, mas pequenas melhorias que, em seu
conjunto, podem contribuir significativamente para tornar o trabalho mais ágil e
efetivo.
No entanto, a aplicação destas práticas ficam, quase sempre, limitadas
às unidades que as implementam, deixando de ser disseminadas e
aproveitadas pelas demais pela ausência de canais de comunicação que
permitam uma troca de experiências mais efetivas entre os diversos atores.
O compartilhamento das práticas promoveria o diálogo entre os
servidores, que reduzindo o desperdício de informações e conhecimento,
evitando retrabalho e facilitando o desenvolvimento de novas práticas, bem
como a disseminação de inovações já existentes, dando maior efetividade na
Gestão.
2.2 – JUSTIFICATIVA
Uma vez constatada a insuficiência de canais diretos de comunicação
entre as diversas unidades e servidores da PMSP prejudicando o
aproveitamento mais eficiente do potencial sinérgico representado pelas
experiências positivas em determinados órgãos ou setores, bem como o
conhecimento acumulado na esfera da gestão pública, que podem ser
aproveitados pelos demais, o projeto vem propor um meio de organizar, ajudar
e estruturar uma forma de os servidores compartilharem o conhecimento.
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6. 3 - ÁRVORE DE PROBLEMAS e ÁRVORE DE OBJETIVOS
6

7. 7

8. 4 – SELEÇÃO DO PROJETO:
Da análise da árvore de problemas e de objetivos foi possível identificar
como problema central a Ausência de Cultura e de Instrumentos que
possibilitem o acesso e compartilhamento das informações, principalmente no
que tange às boas práticas que não são disseminadas.
Diante disso, o projeto Fal@Sampa, tem como objetivo principal
desenvolver instrumentos que incentivem a cultura da troca de informações e
conhecimento entre a servidores, onde o beneficiado serão os próprios
servidores que acessarem a ferramenta, com a conseqüente melhoria da
qualidade dos serviços públicos; promovendo maior satisfação ao munícipe.
Projeto: FAL@ SAMPA
Resultados esperado: Elevar o número de acesso às informações
contribuindo para a melhoria da Qualidade dos Serviços Prestados à
população, promovendo a redução de custo e do tempo gasto na busca
de soluções para desafios já alcançados por outros servidores,
padronizando diversos procedimentos de interesse comum.
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9. 5 – DETALHAMENTO DO PROJETO
Tendo em vista que o projeto Fal@Sampa é essencialmente virtual,
uma vez aceito e autorizado pela Secretaria de Gestão Desburocratização e
Modernização e após amplamente comunicado aos Secretários e Subprefeitos;
deve inicialmente contar com a Infra- estrutura do Ambiente onde será
instalado, tais como:
Computadores com a configuração mínima necessária.
Acesso ilimitado à rede Internet e Intranet
Gerenciamento da informação;
A partir dos critérios acima, descrevemos a seguir os passos
necessários para a implantação:
Fase 1 – Pesquisar e selecionar uma ou mais ferramentas de
Relacionamento e Comunicação, da Web 2.0 a ser utilizada, tais como;
Blogger www.blogger.com
Fóruns vários
Chat vários
Skype www.skype.com
Criação de comunidades específicas, por exemplo, do pessoal de RH, de
Finanças, de Limpeza, de Poda de Árvores, etc..
Fase 2 – Mapear a infra-estrutura já instalada:
A - Quantidade de computadores com a configuração necessária;
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10. B - Gerenciamento das informações e monitoramento por parte dos
responsáveis pelo suporte tecnológico da Informação e Comunicação;
C – Estabelecer critérios para Gerenciamento do Projeto Piloto;
Fase 3 – Implementar o Projeto Piloto com as ferramentas escolhidas;
3.1 – Avaliação do projeto piloto e detalhamento das ações para a
generalização.
Fase 4 – Capacitar o pessoal envolvido para o uso da ferramenta;
Fase 5 - Estabelecer critérios para o Gerenciamento das informações.
Fase 6 – Levantar os recursos necessários para a execução do projeto,
essencialmente de pessoas com o conhecimento,
Fase 7 – Monitorar a execução do projeto, identificando os possíveis
desvios e efetuando os ajustes,
Fase 8 – Identificar os indicadores que permitirão avaliar os resultados e
objetivos esperados.
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11. 6 – CRONOGRAMA
Meses
Atividades 1 2 3 4 5 6 7
Mapear a infra-estrutura
hardware e software instalada
Pesquisar e selecionar a
ferramenta da Web 2.0
Estabelecer critérios para o
Gerenciamento das
informações
Identificar servidor capacitado
para o treinamento ao uso das
ferramentas virtuais, ou
contratação externa
Capacitar a força de trabalho
envolvida
Implementar e avaliar um
Projeto piloto
Monitorar a execução do
projeto
Avaliar os resultados e
objetivos esperados
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12. 7 – RECURSOS NECESSÁRIOS (ORÇAMENTO)
Considerando a utilização da base hardware e software já instalada, o
investimento na implantação do Fal@Sampa, bem como para a capacitação de
pessoas, estariam essencialmente no custo horas de trabalho do servidor com
o conhecimento estratégico e domínio da tecnologia da informação.
8 – FONTES DE FINANCIAMENTO
Alocação de recursos em dotação própria do orçamento, destinada a
treinamento e desenvolvimento dos servidores, através da Escola do Servidor
ou cursos externos, ou ainda através de parcerias.
9 - STAKEHOLDERS
Do ponto de vista da estratégia da organização, podemos identificar que
estaria interessada no projeto, a própria Secretaria de Gestão que objetiva com
isso promover a Gestão do Conhecimento, em cumprimento à Agenda 2012,
eixo Cidade Eficiente.
O Grupo idealizador do projeto Fal@Sampa, uma vez que poderemos
utilizar os benefícios das ferramentas para divulgar seus trabalhos.
Os servidores em geral através da disseminação das
experiências,
O munícipe que poderá acessar e conhecer os trabalhos desenvolvidos;
Outras organizações da Administração Pública, tais como outras
prefeituras que se beneficiariam com os conhecimentos dos servidores
paulistanos ora disseminados pela ferramenta.
A FUNDAP, como fomentadora e partícipe na geração das idéias em
suas oficinas, fortalecendo a importância da implementação do Fal@Sampa,
na busca de melhores resultados na Gestão da Cidade.
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13. 10 – ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO
10.1 – Análise Swot
Análise Swot
Ambiente externo
Oportunidades Ameaças
Momento propício para inovar, Instabilidade no sistema
uma vez que a Agenda 2012 operacional (provedor não
desperta para a necessidade de funcionar);
inovar; Descontinuidade administrativa;
Desenvolver e capacitar Tarifação (cobrança pelo uso da
servidores para utilizar as ferramenta).
ferramentas disponíveis pela
internet, aumentando a cultura
e a conscientização da
importância da comunicação;
Baixo custo para disseminação
do conhecimento, através do
Portal Corporativo para
consolidar, gerenciar, analisar e
distribuir a informação
Ambiente Interno
Forças Fraquezas
Poder contar com a infra- Resistência por parte dos
estrutura tecnológica já servidores em aceitar o novo;
instalada nas Unidades, em Ausência de cultura (hábito) de
conexão com a rede lógica, acessar e estudar pela internet;
suprida por provedores com Não deter o conhecimento das
acesso à Rede Municipal de ferramentas e as possibilidades
Computadores; que a internet nos oferece;
Servidores com potencial Falta de autonomia para
conhecimento específico e o divulgação ;
desejo de compartilhar; Não conscientização da
Possibilidade de controle do importância que a comunicação
acesso através de autenticação exerce na Organização;
inicial de cada usuário (login e Ausência de suporte em
senha) e configuração do seu tecnologia da informação e
grau de acesso às informações; comunicação;
Provedor de acesso limitado e
lento.
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14. 10.2 – Divulgação
Uma vez que a comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer
plano, considerando que a ferramenta objetiva a aproximação de pessoas,
idealizamos a promoção de ampla divulgação para a implantação do nosso
projeto, utilizando-se das seguintes mídias:
a) - Portal da PMSP na internet;
b) - Diário Oficial do Município;
c) - Associações e Entidades de Classe;
d) - Boletins Informativos das Subprefeituras;
e) - Emails
f) - News Letter;
g) - Jornal Mural;
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15. 11 – MONITORAMENTO DO PROJETO
Tendo em vista que o nosso projeto foi concebido através da utilização
das ferramentas virtuais, a implantação, o controle e o monitoramento devem
ser feitos sobre a qualidade do que será divulgado, dentro das normas ABNT
que define requisitos para Técnicas e Sistemas de gestão de Segurança da
Informação.
O monitoramento e o acompanhamento permanente da execução,
através do Gerenciamento das Informações, permitirá ao gestor identificar
oportunamente possíveis desvios na implantação do projeto Fal@Sampa,
possibilitando desta forma, que sejam efetuados os ajustes e as correções
necessárias.
12 – INDICADORES DE EXECUÇÃO
Para a obtenção do índice estatístico de utilização da ferramenta, que
possibilitará medir e avaliar a cada momento, se o projeto está sendo
executado dentro do plano previsto, uma vez que ferramentas virtuais
possibilitam fácil acesso para obtenção de dados.
Para tanto será necessário prever na implantação, o levantamento
pontual da quantidade de acessos, bem como o índice de participação. O
feedback será constantemente atualizado, possibilitando avaliar se os objetivos
estão sendo alcançados.
Em decorrência da implantação do Fal@Sampa, uma vez iniciado o
programa de Desenvolvimento e Capacitação de servidores, teremos um índice
mais elevado de servidores habilitados, fortalecendo o Projeto INOVAGESTÃO,
elevando a Prefeitura do Município de São Paulo como a organização que
aprende.
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16. MENSAGEM FINAL:
“Quando o mundo muda, os gerentes precisam de uma visão comum do
novo mundo. Caso contrário, decisões estratégicas descentralizadas irão
resultar em anarquia gerencial. Os cenários expressam e comunicam esta
visão comum, uma compreensão comum das novas realidades para todas as
partes da organização.”
Safári de Estratégia
Henry Mintzberg
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