O documento discute a estrutura e os processos de recebimento administrativo, destacando sugestões para melhorar a eficiência, como agendamento de recebimentos e alocação de funcionários para pré-entrada de notas. Também enfatiza a importância de otimizar a comunicação entre setores e eliminar erros por meio do uso de tecnologia na entrada de dados. As sugestões visam reduzir o tempo de processamento, minimizar erros e melhorar a gestão de pátio e docas.

1. ESTRUTURA E PROCESSOS DE RECEBIMENTORECEBIMENTOADMPORTARIA
RECEBIMENTO
NODEPOSITO
FORNECEDOR
FOCO - ETAPAS DE RECEBIMENTO ADMINISTRATIVO ago | 2015 - desenvolvido por Ananias Rodriguez | Microsoft Visio
Envio de
Mercadorias
RECEBE NFE
RECEBE NFE HÁ PEDIDO? SIM
NÃO
FORNECEDOR
HABILITADO
NO SINTEGRA?
AUTORIZADO O
RECEBIMENTO?
SIM
NÃO
SIM
NÃO
DEVOLUÇÃO TOTAL
NFE
APROVADA NO
SEFAZ?
SIM
NÃO
XML OU CTE
OK? SIM
NÃO
PROCESSAMENTO E
EMISSAO DE T.U’s
OK
LIBERAR VEÍCULO
PARA DOCA
OK
ENVIAR T.U’S PARA
CONFERÊNCIA
CONFERÊNCIA
ENCERRAMENTO E
ENVIO T.U.’s OK?
MOVIMENTAÇÕES OU
ENDEREÇAMENTOS
DIVERSOS
DIVERGENCIA?
RECEBE ITENS QUE
CONFERE COM NFE?
SIM
NÃO
1
2
COM QUEM ESTÁ E
QUAL A SOLUÇÃO |
COMUNICAR SETORES
NÃO
3
4
ArmazémExpediçãoInventário

2. Ponto 1:
1) Sugestão: Trabalhar com agendamento de recebimentos junto aos fornecedores
a) Vantagem: domínio do que e quando se receberá algo;
b) Melhor gestão de pátio e docas;
c) Possibilidade de antecipar os processos internos de recebimento como, por exemplo,
input de notas no sistema pelo XML (evitando erros) e processamento rápido de T.U’s.
Ponto 2:
2) Notação: observei que a distância entre a portaria, onde se recebem as notas, até onde
estão os administrativos (que farão o input), é uma distância considerável o que pode
causar demora em chegar aos administrativos, desgaste com motoristas, ociosidade de
colaboradores administrativos e operacionais, desfalque na equipe de portaria e
segurança.
a) Sugestão: alocar um funcionário administrativo para fazer a “pré-entrada” das notas
ou se o agendamento de descarga estiver funcionando, ele fará a programação desses
agendamentos.
i) Vantagem: elimina tudo que citei acima na “notação” ainda permite criar alguns
tipos de formulários que permitirão o monitoramento de desempenho de
recebimento.
Ponto 3:
3) Sugestão: trabalhando com agendamento de recebimento, o lançamento de notas através
do XML elimina todas as verificações que são feitas após o recebimento da nota.
a) Vantagem: Eliminação de erros, maior flexibilidade para solução de problemas
internos com relação à NF, pedido, sistêmico, ausência de funcionários, além de
solucionar problemas de ociosidade da equipe operacional.
Ponto 4:
4) Notação: em nossa conversa, observei que há uma grande preocupação como tempo que
se leva em resolver problemas que vão do recebimento da nota pela portaria, input dos
dados no sistema e o tempo que as T.U’s levam pra chegar às mãos dos conferentes.
a) Sugestão: definir timeline, melhorar comunicação com demais setores que precisam
solucionar determinados tipos de problemas como, por exemplo, T.I, Fiscal,
Financeiro, Depósito, criando padrões e prazos para soluções.
Ago | 2015 desenvolvido por Ananias Rodriguez